Chỳng ta cú thể xỏc định ớt nhất bốn lý do cần phải hoạch định. Hoạch định cho định hướng, giảm thiểu những ảnh hưởng của sự thay đổi, giảm thiểu sự lóng phớ thừa thói và định cỏc tiờu chuẩn cho quỏ trỡnh kiểm soỏt. Bõy giờ chỳng ta sẽ đi sõu vào từng mục đớch.
Hoạch định thiết lập nỗ lực được điều phối. Nú định hướng cho cỏc nhà quản trị cũng như cỏc nhõn viờn thừa hành. Khi cỏc nhõn viờn xỏc định được tổ chức hoặc đơn vị của họ đang đi đõu và và những gỡ họ sẽ phải đúng gúp để đạt được mục tiờu thỡ họ cú thể phối hợp cỏc hoạt động của mỡnh và hợp tỏc với nhau. Nếu khụng cú cụng tỏc hoạch định thỡ cỏc phũng ban và cỏ nhõn sẽ làm việc chồng chộo, khiến tổ chức khú cú thểđạt mục tiờu một cỏch cú hiệu quả.
Hoạch định cũng hạn chế sự bất ổn định vỡ nú buộc cỏc nhà quản trị phải nhỡn xa trụng rộng, dự bỏo được những thay đổi cú thể xảy ra, đỏnh giỏ tỏc động của cỏc thay đổi đú và chuẩn bị cỏc phương ỏn đối phú thớch hợp. Nú cũng buộc cỏc nhà quản trị phải nghĩ đến ảnh hưởng của cỏc động thỏi mà nhà quản trị sử dụng đểứng phú trước thay đổi. Dự rằng hoạch định khụng thể loại trừ những thay đổi nhưng nú cú thể giỳp nhà quản trị dự đoỏn dược những thay đổi và cú cỏch ứng phú hữu hiệu nhất. Ngoài ra, hoạch định giỳp
tiờu cần thực hiện được xỏc định rừ ràng qua cụng tỏc hoạch định, sự hoạt động yếu kộm sẽ trở nờn dễ nhận biết, cú thể kịp thời sửa chữa hoặc loại bỏ.
Cuối cựng, hoạch định thiết lập hệ thống mục tiờu và cỏc tiờu chuẩn mực cho hoạt động kiểm soỏt. Nếu chỳng ta khụng chắc chắn là chỳng ta đang cố gắng đểđạt được điều gỡ, thỡ làm sao chỳng ta cú thể biết được liệu chỳng ta đó đạt được điều đú hay chưa? Trong hoạch định, cỏc mục tiờu và kế hoạch được thiết lập. Sau đú, thụng qua cụng tỏc kiểm soỏt, chỳng ta so sỏnh hiệu quả hoạt động thực tế với cỏc mục tiờu đặt ra, nhõn biết những sai khỏc cơ bản nào, và cú những thay đổi sửa chữa kịp thời. Nếu khụng cú hoạch định thỡ sẽ chẳng cú cỏch nào để kiểm soỏt cả!