Quỏ trỡnh phỏt triển cỏc kế hoạch bịảnh hưởng bởi 3 yếu tố tỡnh huống và phương phỏp đề ra kế hoạch.
Cỏc nhõn tố tỡnh huống trong hoạch định
Xem lại phần mởđầu chương về “Dự ỏn Eden”. Làm thế nào nhúm phỏt triển biết được cần phải thiết lập loại kế hoạch nào để vận dụng vào cỏc g7iai đoạn xõy dựng khỏc nhau và những hoạt động tac nghiệp khỏc nhau trong dự ỏn khổng lồ này? Những kế hoạch chiến lược và tỏc nghiệp cú cần thiết khụng? Cũn về những kế hoạch trực tiếp và định hướng thỡ sao? Trong một vài trường hợp, những kế hoạch dài hạn là cần thiết, nhưng cú những trường hợp thỡ khụng. Đú là những trường hợp như thế nào? Những yếu tố ảnh hưởng đến việc hoạch định là: vị trớ trong tổ chức, mức độ bất ổn định của mụi trường, và thời gian cần thiết.
Hoạ ch định chiến lược Hoạ ch định tỏc nghiệp Quả n trị cấp cao Quả n trị cấp trung Quả n trị cấp cơ sở
Hỡnh 7.5 sẽ cho thấy mối tương quan giữa cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức và loại kế hoạch đề ra. Thụng thường những nhà quản trị cấp thấp sẽđề ra những kế hoạch tỏc nghiệp. Cũn những nhà quản trị cấp cao hơn sẽđề ra những kế hoạch chiến lược cho tổ chức.
Nhõn tố thứ hai ảnh hưởng đến việc hoạch định là yếu tố bất ổn của mụi trường. Khi mụi trường cú nhiều bất ổn thỡ cỏc kế hoạch phải cụ thể nhưng linh hoạt. Những nhà quản trị phải sẵn sàng bắt đầu lại hay sửa chữa kế hoạch nếu cần. Thậm chớ đụi lỳc, cỏc nhà quản trị phải huỷ bỏ kế hoạch của mỡnh. Continental Airlines là một vớ dụ, Tổng giỏm đốc- ụng Gordon M.Bethune và cỏc ủy viờn khỏc đó đề ra một kế hoạch cụ thể – cung cấp những chuyến bay đỳng giờ, điều mà khỏch hàng quan tõm nhất, để giỳp cụng ty tăng tớnh cạnh tranh trong ngành hàng khụng đầy bất ổn. Do tớnh bất ổn cao đú, ban giỏm đốc đó xỏc định là “một nơi đến, chứ khụng phải một chuyến bay”, và sẵn sàng thay đổi kế hoạch nếu điều đú là cần thiết để đạt được mục tiờu là những chuyến bay đỳng giờ. Hơn nữa, cỏc nhà quản trị nờn tiếp tục cụng tỏc hoạch định một cỏch cẩn thận vào thời điểm thị trường bất ổn bởi vỡ cỏc nghiờn cứu cho thấy rằng phải mất ớt nhất bốn năm thỡ cỏc nỗ lực của tổ chức mới cú tỏc động tớch cực đến hiệu quả hoạt động.
Nhõn tố khỏch quan cuối cựng cú ảnh hưởng đến hoạch định là thời hạn của kế hoạch. Đối với những kế hoạch cú ảnh hưởng đến những dự định trong tương lai thỡ cỏc nhà quản trị nờn định một thời hạn dài hơn . Khỏi niệm cam kết cú nghĩa là những kế hoạch nờn được trải ra trong khoảng thời gian đủ dài đểđạt được những dự kiến đặt ra khi triển khai kế hoạch. Việc hoạch định với thời hạn quỏ dài hoặc quỏ ngắn đều khụng đạt được hiệu quả và hiệu suất cao. Để hiểu được tầm quan trọng của ý niệm cam kết đối với việc hoạch định ra sao, hóy xột trường hợp của nhà hỏt Opera Sydney trong chương 6. Cụng trỡnh với chi phớ đắt đỏ này đó được khởi cụng trước khi bản thiết kế hoàn tất. Chớnh phủ bang dự kiến thi cụng trong vũng 4 năm với phớ tổn 7 triệu đụla nhưng thực tế đó phải mất 16 năm để xõy dựng cụng trỡnh với phớ tổn trờn 100 triệu đụla. Rừ ràng chớnh phủđó tỏ ra quỏ nhiệt tỡnh trước khi hiểu rừ tớnh quy mụ của dự ỏn. Một vớ dụ khỏc về ý niệm cam kết là một trường đại học cú chớnh sỏch cung cấp đất cho đội ngũ giảng viờn cú hơn 20 tuổi nghề mà khụng cú một kế hoạch để thực hiện dựđịnh đú cho 5 năm tiếp theo. Bạn cũng cú thể xem xột trường hợp của chớnh phủ New Zealand với dự ỏn đầu tư 0,8 tỉ đụla cho ngành hàng khụng New Zealand vào thỏng 10 năm 2001 khi mà cỏc hóng hàng khụng trờn thế giới đang thua lỗ và lượng vốn đầu tư cho ngành hàng khụng giảm sỳt trầm trọng. Những vớ dụ vừa nờu đó minh họa cho ý niệm cam kết như thế nào? Những quyết định được đưa ra trở thành những ràng buộc cho những hành động và mức chi tiờu
trong tương lai. Tỏc động của những quyết định được đưa ra này buộc những nhà lập kế hoạch phải sống chết với chỳng cựng với tất cả những hệ quả của nú bất kể là tốt hay xấu.
Những phương phỏp hoạch định
Cỏc nhà chức trỏch địa phương, tiểu bang và liờn bang cựng hợp tỏc với nhau trong một kế hoạch nhằm giảm thiểu tỡnh trạng nhiễm mặn và xúi mũn ở tất cả cỏc vựng miền của nước Australia. Cỏc nhà quản trị tại Testra (nhà cung cấp điện thoại và cỏc dịch vụ viễn thụng khỏc ở Australia) triển khai cỏc kế hoạch để đối phú với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt ở cỏc thị trường truyền thống sau khi ngành này dỡ bỏ cỏc rào cản gia nhập ngành. John Ross, một thương nhõn vềđồ cổ người Australia chuyờn kinh doanh cỏc mỏy ảnh cổ hoặc bỏn đấu giỏ trờn trang web E-bay. ễng đó nhận ra rằng hỡnh thức mua bỏn trờn trang web E-bay ở Mỹ cú xu hướng sụt giảm, do ảnh hưởng của sự suy thoỏi kinh tế và thảm họa ở New York năm 2001. ễng ta đó lập kế hoạch kinh doanh mới để thay thế cho những thương vụ bị mất. Trong mỗi trường hợp như vậy, việc hoạch định được thực hiện khỏc đi đụi chỳt. Người ta cú thể nắm rừ cỏch thức một tổ chức tiến hành hoạch định như thế nào bằng cỏch nhỡn vào những người làm cụng tỏc hoạch định đú.
Theo phương thức tiếp cận truyền thống, việc hoạch định được thực hiện hoàn toàn bởi cỏc nhà quản trị cấp cao - những người thường được hỗ trợ bởi phũng kế hoạch chớnh thức, nơi tập trung một nhúm cỏc chuyờn gia hoạch định cú trỏch nhiệm hỗ trợ thiết lập những kế hoạch khỏc nhau của tổ chức. Theo phương thức tiếp cận này, cỏc kế hoạch được triển khai bởi cỏc nhà quản trị cao cấp sẽ chuyển xuống những cấp độ tổ chức thấp hơn, giống như cỏch tiếp cận truyền thống trong việc xỏc lập mục tiờu. Khi những kế hoạch chuyển xuống cỏc bộ phận trong tổ chức, chỳng sẽđược điều chỉnh để phự hợp với nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Mặc dầu phương thức tiếp cận này giỳp hoạch định một cỏch toàn diện, cú hệ thống và liền mạch, nhưng chủ yếu chỉ là tập trung triển khai
cỏi kế hoạch – một bản kế hoạch chỉ toàn những thụng tin tối nghĩa bị vất sang một bờn và chẳng bao giờđược ai sử dụng để hướng dẫn hay điều phối những nỗ lực trong cụng việc. Trong thực tế, khi thực hiện một cuộc khảo sỏt với cỏc nhà quản trị về tiến trỡnh hoạch định theo kiểu từ trờn xuống trong tổ chức, trờn 75% số người cho rằng phương thức tiếp cận trong việc hoạch định của cụng ty là chưa được thỏa đỏng. Lời phàn nàn phổ biến là “những kế hoạch chẳng qua chỉ là một mớ giấy tờ mà bạn chuẩn bị sẵn cho cỏc
việc tạo ra loại tài liệu hữu dụng, khả thi để cỏc thành viờn trong tổ chức thực sự thấy được hướng đi và lời chỉ dẫn.
Một phương thức tiếp cận khỏc là nhiều thành viờn trong tổ chức cựng tham gia hoạch định. Theo phương thức tiếp cận này, những kế hoạch khụng được chuyển từ cấp độ cao đến cấp độ thấp, thay vào đú, nú được thiết lập và triển khai bởi cỏc thành viờn ở những cấp độ khỏc nhau, những đơn vị cụng việc khỏc nhau của tổ chức đểđỏp ứng được những nhu cầu cụ thể. Trong Văn phũng thủ tướng và Nội cỏc cấp cao của Queensland, mọi nhõn viờn đều liờn quan đến tiến trỡnh hoạch định, chẳng hạn như:
Tiến trỡnh hoạch định chiến lược cho giai đoạn 1999—2002 đó được sửa đổi để phự hợp vơớ những tiờu chuẩn quản lý kết quả hoạt động và để tận dụng cỏc tiện ớch của cỏc quỏ trỡnh tham vấn được sử dụng nhằm đưa ra những cơ sởđỏnh giỏ kết quả hoạt động. Tiến trỡnh hoạch định cú sự tham vấn đảm bảo sự kết nối trực tiếp giữa kế hoạch chiến lược, cỏc kế hoạch kinh doanh, việc đỏnh giỏ hoạt động và cỏc chứng từ về ngõn sỏch sẽ được cỏc nhõn viờn sử dụng triệt để đạt được những mục tiờu tài chớnh và chiến lược của phũng ban đú. Việc hoạch định cỏ nhõn cũng được đem ra kiểm nghiệm. Những bài học kinh nghiệm từ cỏc thử nghiệm trong cỏc phũng ban trước đõy được sử dụng để tỏi thiết kế cỏc thỏa thuận hoạt động điều hành và tiến trỡnh thỏa thuận hoạt động cỏ nhõn. Tiến trỡnh mới này được thực hiện bởi cỏ nhõn dựa trờn nền tảng tập thể.
Một khi cỏc thành viờn trong tổ chức tham gia tớch cực vào việc hoạch định, họ sẽ nhận ra rằng kế hoạch khụng đơn thuần chỉ là những gỡ được viết ra trờn giấy. Họ cú thể hiểu được rằng những kế hoạch cũn được dựng cho chỉđạo và điều phối cụng việc.
SUY NGHĨ VỀ CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ
1. Việc hoạch định sẽ trở nờn quan trọng hơn hay ớt quan trọng hơn trong tương lai? Tại sao?
2. Nếu việc hoạch định là quan trọng, tại sao vẫn cú những nhà quản trị khụng làm điều đú? Bạn sẽ núi gỡ với họ?
3. Giải thớch tại sao việc hoạch định liờn quan đến việc ra quyết định hụm nay lại cú ảnh hưởng đến sau này.
4. Việc hoạch định trong cỏc tổ chức phi lợi nhuận như Hội chữ thập đỏ khỏch với việc hoạch định trong cỏc tổ chức vỡ lợi nhuận như Cụng ty Carlton United Brewery như thế nào?
5. Loại hoạch định nào bạn thực hiện trong cuộc sống của mỡnh? Mụ tả cỏc kế hoạch này dựa trờn cỏc khỏi niệm (a) chiến lược hoặc tỏc nghiệp (b) ngắn hạn hoặc dài hạn (c) cụ thể hoặc định hướng.
Chương 5: