Đặc điểm của những mục tiờu được thiết lập tốt
Khụng phải tất cả cỏc mục tiờu đều được đề ra như nhau! Cú một số mục tiờu hơn hẳn những mục tiờu khỏc. Làm thế nào bạn cú thể phõn biệt được chỳng? Điều gỡ là yếu tố tạo nờn một mục tiờu cụ thể? Hỡnh 7.4 cho ta thấy những đặc điểm của những mục tiờu rừ ràng đú.
Một mục tiờu cụ thể cần xỏc định rừ những kết quả hơn là đặt ra cỏc hành động. Kết quả cuối cựng là nhõn tố quan trọng nhất quyết định trong việc đề ra bất kỳ mục tiờu nào, và do đú cỏc mục tiờu được đặt ra phải phản ỏnh được điều này. Yếu tố tiếp theo đú là, một mục tiờu phải đo lường và định lượng được. Nếu một mục tiờu cú thểđịnh lượng thỡ việc đỏnh giỏ đó đạt được mục tiờu hay khụng sẽđơn giản hơn nhiều. Giả sử một trong những mục tiờu mà tổ chức bạn hướng đến là “sản xuất ra những sản phẩm chất lượng cao”. Đối với bạn, thế nào là sản phẩm “chất lượng cao” ? Vỡ cú rất nhiều cỏch định nghĩa về chất lượng, do đú mục tiờu đưa ra phải đưa ra cỏch thức đỏnh giỏ cụ thể sản phẩm của bạn cú chất lượng cao hay khụng. Thậm chớ ngay cả lĩnh vực khú định lượng, bạn cũng phải tỡm một vài cỏch cụ thể nào đú để xỏc định xem mục tiờu của bạn cú đạt được khụng. Tại sao phải đặt ra mục tiờu khi mà chớnh bạn cũng khụng thể xỏc định rằng cú đạt được mục tiờu đú hay khụng? Khi đề cập đến việc xỏc định những cỏch thức đỏnh giỏ việc hoàn thành mục tiờu, thỡ một mục tiờu rừ ràng cần phải được định rừ trong một khung thời hạn cụ thể. Mặc dự bạn cú thể thớch những mục tiờu kết thỳc mở hơn vỡ tớnh linh hoạt của nú, nhưng trờn thực tế thỡ chớnh những mục tiờu khụng xỏc định khung thời hạn như thế lại làm cho tổ chức kộm linh hoạt hơn. Sở dĩ cú điều này là do bạn khụng chắc chắn khi nào thỡ cần phải hoàn thành mục tiờu hay khi nào thỡ nờn loại bỏ những mục tiờu đú sẽ khụng bao giờ cú thể hoàn thành được. Một mục tiờu cụ thể luụn xỏc định rừ khung thời hạn cụ thể. Ngoài ra, mục tiờu cụ thể cú tớnh thỏch thức nhưng phải là mục tiờu khả thi. Những mục tiờu quỏ dễ dàng hay những mục tiờu khú đạt tới đều khụng thỳc đẩy được con người. Yếu tố tiếp theo, một mục tiờu cụ thể cần được trỡnh bày bằng văn bản. Điều này dường như sẽ mất nhiều thời gian, nhưng chớnh việc viết ra mục tiờu đú sẽ khiến người ta phải cõn nhắc cẩn thận hơn. Thờm vào đú, những mục tiờu được viết ra chớnh là những bằng chứng hữu hỡnh núi lờn tầm quan trọng của việc phải thực hiện mục tiờu. Cuối cựng, một mục tiờu cụ thể cần phải được phổ biến tới tất cả cỏc thành viờn trong tổ chưc. Việc mọi người đều nhận thức rừ về mục tiờu sẽ bảo đảm rằng tất cả họđều đang ở
HèNH 7.4 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA MỤC TIấU ĐƯỢC THIẾT LẬP TỐT
Cỏc bước trong việc xỏc lập một mục tiờu rừ ràng
Những bước nào mà một nhà quản trị cần phải tiến hành khi thiết lập một mục tiờu? Quỏ trỡnh xỏc lập mục tiờu bao gồm 5 bước sau.
1. Đỏnh giỏ lại sứ mạng của tổ chức - mục đớch quan trọng của tổ chức. Những tuyờn bố khỏi quỏt về sứ mạng của tổ chức và những điều tổ chức muốn đạt tới sẽ là những hướng dẫn chung cho những điều mà cỏc thành viờn trong tổ chức cho là quan trọng. (Chương 8 sẽ núi rừ hơn về sứ mạng của tổ chức). Do đú cần thiết phải xột đến cỏc sứ mạng của tổ chức trước khi thảo mục tiờu vỡ những mục tiờu này sẽ phản ỏnh chớnh sứ mạng của tổ chức.
2. Đỏnh gớa những nguồn lực sẵn cú. Bạn khụng nờn đề ra những mục tiờu mà bạn khụng thểđạt tới với nguồn lực cú hạn của mỡnh. Mặc dự những mục tiờu thỡ cần cú tớnh thỏch thức nhưng nú cũng phải thực tế. Bởi vỡ, nếu như những nguồn lực bạn cú khụng đủđể bạn đạt được mục tiờu dự bạn đó cố gắng và nỗ lực hết sức, thỡ bạn cũng khụng nờn đề ra nú. Điều đú giống như chuyện một người cú thu nhập $50.000 mỗi năm và khụng cú thờm bất kỳ nguồn tài chớnh nào khỏc mà lại đề ra mục tiờu xõy dựng một căn nhà trị giỏ $1 triệu trong 2 năm. Mặc dự người ấy cú làm việc chăm chỉ đến thế nào đi nữa, thỡ điều đú cũng bất khả thi.
3. Tự mỡnh quyết định mục tiờu hay với sự hỗ trợ của người khỏc. Những mục tiờu này phản ảnh những kết quả mà tổ chức mong đợi; do đú nờn tương xứng với những mục tiờu khỏc của tổ chức trong những lĩnh vực khỏc. Những mục tiờu cần phải cụ thể, đo lường được và bao gồm một khung thời hạn rừ rệt.
• Đề ra mục tiờu trờn cơ sở kết quả, chứ khụng phải hành động
• Đo lường được và xỏc định được
• Xỏc định khung thời hạn rừ ràng
• Cú tớnh thỏch thức nhưng phải khả thi
• Phải được trỡnh bày bằng văn bản
4. Viết ra những mục tiờu và phổ biến nú cho tất cả những người cú liờn quan. Lợi ớch của việc viết ra và phổ biến mục tiờu đó được trỡnh bày ở phần trước.
5. Đỏnh giỏ kết quả xem cú đạt được mục tiờu hay khụng. Đưa ra sửa đổi nếu cần. Một khi mục tiờu đó được thiết lập, viết ra và phổ biến, điều đú cú nghĩa là nhà quản trịđó sẵn sàng phỏt triển một kế hoạch theo đuổi mục tiờu.