chớnh nhiều hơn cho cụng ty. Vậy Joan và Lin cần làm gi? Điều đầu tiờn mà họ cần làm là xỏc định mục tiờu. Xỏc định như thế nào? Chỳng ta sẽ tỡm hiểu vấn đề trờn trong phần này.
Phương phỏp thiết lập mục tiờu
Nhưđó núi ở trờn, mục tiờu giỳp định hướng quỏ trỡnh ra quyết định và hoạt động của cỏc nhà quản trị cũng như xỏc lập những tiờu chuẩn để đỏnh giỏ cụng việc. Bất cứ cụng việc gỡ mà cỏc thành viờn tổ chức thực hiện đều phải gúp phần giỳp cho đơn vị của mỡnh cũng như tổ chức của mỡnh đạt được mục tiờu đặt ra. Cỏc mục tiờu cú thểđược xỏc định thụng qua cỏc phương phỏp truyền thống hoặc phương phỏp quản trị bằng mục tiờu (MBO).
Nguyờn tắc trọng tõm của phương phỏp xỏc lập mục tiờu theo kiểu truyền thống là cỏc mục tiờu sẽđược đưa ra ở cấp cao nhất và sau đú sẽđược phõn chia thành cỏc mục tiờu nhỏ hơn phõn bổ cho cấp dưới trong tổ chức. Chẳng hạn như, chủ tịch của một doanh nghiệp sản xuất sẽ thụng bỏo cho phú chủ tịch phụ trỏch sản xuất rằng ụng muốn chi phớ sản xuất trong năm tới sẽ là bao nhiờu cũng như sẽ thụng bỏo phú chủ tịch phụ trỏch Marketing về mức doanh số mà ụng mong đợi trong năm nay. Sau đú, hiệu quả hoạt động sẽđược xem xột, đỏnh giỏ đểđưa ra kết luận cuối cựng rằng cụng ty cú đạt được những mục tiờu đó đề ra hay khụng. Phương phỏp này giảđịnh rằng những nhà quản trị cấp cao biết được điều gỡ là tốt nhất cho tổ chức mỡnh vỡ họ là người thấy được “bức tranh toàn cảnh” của vấn đề. Do đú, cỏc mục tiờu được thiết lập và phõn bổ cho từng cấp bậc trong tổ chức khụng chỉ cú tớnh chất hướng dẫn và chỉđạo, đụi khi cũn cú tớnh ỏp đặt phương cỏch làm việc của từng cỏ nhõn nhõn viờn. Những nỗ lực làm việc của nhõn viờn ở cỏc cấp bậc khỏc nhau và trong những lĩnh vực khỏc nhau đều hướng vào việc đạt được mục tiờu đó đề ra trong phần trỏch nhiệm của họ. Một trong những vấn đề nảy sinh trong cỏch tiếp cận theo kiểu truyền thống này là, nếu những nhà quản trị cấp cao đưa ra những mục tiờu cho tổ chức một cỏch chung chung, vớ dụ như đạt được lơi nhuận cao hay gia tăng thị phần, thỡ những mục tiờu kiểu này cần phải được cụ thể hơn, chi tiết hơn khi đưa xuống cỏc cấp thấp hơn. Ỏ mỗi cấp bậc, nhà quản trị xỏc định và cụ thể hoỏ cỏcmục tiờu theo cỏch lý giải và suy nghĩ của riờng mỡnh. Tuy nhiờn, việc đú sẽ làm cho cỏc mục tiờu bị mất đi tớnh khỏch quan và tớnh đồng nhất xuyờn suốt tổ chức. Hỡnh 7.2 minh họa cho tỡnh huống sẽ xảy ra trong trường hợp đú.
HèNH 7.2 THIẾT LẬP MỤC TIấU TRUYỀN THỐNG
Tuy nhiờn, khi thứ tự cỏc mục tiờu trong tổ chức được xỏc lập một cỏch rừ ràng, nú sẽ tạo nờn một hệ thốn cỏc mục tiờu thống nhất với nhau, hay dõy chuyền phương tiện – mục tiờu. Điều này cú nghĩa là những mục tiờu ở cấp cao hơn - cỏc mục tiờu cuối cựng – được kết nối với những mục tiờu ở cấp thấp hơn, đúng vai trũ là phương tiện giỳp đạt được những mục tiờu cuối cựng. Núi cỏch khỏc, việc đạt được mục tiờu ở cấp độ thấp sẽ trở thành phương tiện giỳp đạt được mục tiờu ở cấp độ cao. Và việc đạt được những mục tiờu ở cấp độđú sẽ trở thành phương tiện đểđạt được mục tiờu ở những cấp độ tiếp theo nữa (mục tiờu cuối cựng). Và quy trỡnh cứ thế tiếp diễn xuyờn suốt tất cả mọi cấp độ của tổ chức. Đõy chớnh là quy trỡnh của phương phỏp xỏc lập mục tiờu theo kiểu truyền thống.
Thay vỡ xỏc lập mục tiờu theo kiểu truyền thống, hiện nay nhiều tổ chức đang ỏp dụng phương phỏp quản lý bằng mục tiờu (MBO). Theo hệ thống quản lý này, nhõn viờn và cỏc nhà quản trị của họ sẽ cựng nhau quyết định phương phỏp cụ thể để thực hiện cỏc mục tiờu, xem xột, đỏnh giỏ tiến độ thực hiện mục tiờu một cach thường xuyờn và theo từng giai đoạn, khen thưởng cũng sẽđược quyết định dựa trờn những đỏnh giỏ này. Trong MBO, mục tiờu khụng chỉđể quản lý mà cũn là động cơ thỳc đẩy nhõn viờn.
Quản lý bằng mục tiờu bao gồm 4 yếu tố: mục tiờu cụ thể, tập thể ra quyết định, cú
Mục tiờu của từng nhõn viờn Mục tiờu của Ban quản trị cấp phũng Mục tiờu của quản trị ban Mục tiờu của Ban điều “Chỳng ta cần cải thiện hiệu quả hoạt động của cụng ty” “Tăng lợi nhuận bất kể bằng cỏch nào” “Tụi muốn thấy một sự cải thiện về lợi nhuận của ban” “Khụng cần phải quan tõm đến chất lượng; chỉ cần là h h ”
HèNH 7.3 CÁC BƯỚC TRONG MỘT QUY TRèNH MBO ĐIỂN HèNH
Vậy phương phỏp MBO cú hiệu quả như thế nào? Một cụng trỡnh nghiờn cứu về phương phỏp MBO đó khẳng định phương phỏp này làm tăng năng suất hoạt động của tổ chức và hiệu quả làm việc của nhõn viờn. Chẳng hạn như một bảng nghiờn cứu trờn 70 tổ chức cú sử dụng phương phỏp MBO đó cho thấy, 68 trong số đú cụng nhận rằng MBO giỳp làm tăng năng suất của tổ chức họ. Bảng nghiờn cứu này cũng đưa ra kết luận về những yếu tố cần thiết cho sự thành cụng trong việc ứng dụng MBO vào tổ chức, đú là những cam kết sẽ thực hiện mục tiờu của cỏc nhà quản trị cấp cao.
Một vấn đề nảy sinh khi ỏp dụng phương phỏp này vào tổ chức đú là, xột trong mụi trường luụn biến động như hiện nay thỡ việc ứng dụng này cú thể là khụng cú hiệu quả nhiều. Một quy trỡnh MBO đũi hỏi tớnh ổn định để nhõn viờn cú thời gian hoàn thành cỏc mục tiờu đó đề ra của mỡnh. Nếu cứ liờn tục mỗi tuần lại đề ra một mục tiờu mới, nhõn viờn sẽ khụng cú đủ thời gian làm việc đểđạt được mục tiờu cũng như xem xột, đỏnh giỏ lại kết quảđú. Một vấn đề khỏc nữa đú là, nếu một nhõn viờn chỉ chăm chăm vào việc thực hiện cỏc mục tiờu của mỡnh mà khụng quan tõm gỡ đến cụng việc của người khỏc trong nhúm, trong tổ chức, điều đú cú thể gõy ra tỏc dụng ngược cho tổ chức. Do đú, một nhà quản trị phải biết cỏch làm việc thật chặt chẽ với tất cả cỏc thành viờn trong nhúm mỡnh để bảo đảm rằng tất cả cỏc thành viờn đều thụng hiểu được cụng việc của nhau. Cuối cựng, nếu ứng dụng MBO đơn giản chỉ để hoàn thành tốt cỏc cụng việc bàn giấy, những nhõn viờn sẽ khụng cú động lực thụi thỳc họ hoàn thành cỏc mục tiờu.