- Tầm nhỡn hạn chế về mục tiờu của tổ chức
Cỏc nhõn tố tỡnh huống trong kiểm soỏt
Những sự khỏi quỏt húa về hệ thống kiểm soỏt hiệu quả cung cấp những hướng dẫn, nhưng tớnh hợp lý của nú bịảnh hưởng bởi những yếu tố tỡnh huống. Những -lọai nhõn tố tỡnh huống nào sẽảnh hưởng đến thiết kế của một hệ thống kiểm soỏt trong tổ chức? Những nhõn tố đú bao gồm quy mụ của tổ chức, địa vị và cấp bậc của một người trong hệ thống cấp bậc của tổ chức, mức độ phõn quyền, văn húa doanh nghiệp và tầm quan trọng của họat động (Xem hỡnh 18.7).
HèNH 18.6 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ
Hệ thống kiểm soỏt thay đổi tựy theo quy mụ của tổ chức. Một tổ chức nhỏ dựa nhiều vào cỏch kiểm soỏt cỏ nhõn và khụng chớnh thức. Sự kiểm soỏt đồng thời thụng qua việc giỏm sỏt trực tiếp cú lẽ là hiệu quả nhất.Tuy nhiờn, khi quy mụ của tổ chức tăng lờn thỡ việc giỏm sỏt trực tiếp cú thểđược bổ sung bằng việc mở rộng hệ thống bỏo cỏo kiểm soỏt chớnh thức, những quy định và luật lệ. Những tổ chức rất lớn thường cú hệ thống kiểm soỏt phũng ngừa và hệ thống kiểm soỏt phản hồi khỏch quan và được chớnh thức húa.
Một người càng ở cấp bậc cao thỡ sự cần thiết về một hệ thống tiờu chớ kiểm soỏt càng nhiều, gắn với mục tiờu của cụng việc. Điều này phản ỏnh sự mơ hồ tăng lờn trong việc Một hệ thống kiểm soỏt hiệu quả thỡ người sử dụng phải hiểu nú
Một hệ thống kiểm soỏt khụng chỉ bỏo hiệu những sai lệch quan trọng mà cũn gợi ý hành động hiệu chỉnh phự hợp
Vỡ cỏc nhà quản trị khụng thể kiểm
soỏt mọi thứ, họ phải chọn những yếu tố mang
tớnh chiến lược đối với
hoạtđộng của tổchức
Cỏc tiờu chuẩn kiểm soỏt phải hợp lý và cú thể đạtđược
Một hệ thống kiểm soỏt hiệu quả phải mang tớnh kinh tếkhi hoạtđộng
Một hệ thống kiểm soỏt hiệu quả phải đủ linh hoạt để điều chỉnh trước những thay đổi Vỡ cỏc
nhà quản trị khụng thể kiểm soỏt mọi hoạt động, cỏc cụng cụ kiểm soỏt nờn chỳ trọng đến cỏc vấn đề đặc biệt HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ Một hệ thống kiểm soỏt hiệu quả phải cung cấp thụng tin kịp thời
Một hệ thống kiểm soỏt hiệu quả phải đỏng tin cậy và cung cấp dữ liệu chớnh xỏc Kị p thời Hà nhđộng Tớ Nhấn mạnhđến Đa tiờu chớ C Tập trung vào vấnđềchiến Tiờu chớ hợp lý Dễ hiểu Li nh hoạt Đo lường nhiều khớa cạnh sẽ giảm xu hướng cú sự tập trung hẹp hũi
Mức độ phõn quyền càng cao thỡ cỏc nhà quản trị cần càng nhiều thụng tin phản hồi về những quyết định và kết quả họat động của nhõn viờn. Bởi vỡ những cỏc quản trị mặc dụ đó ủy thỏc quyền hạn về ra quyết định và thực hiện cụng việc nhưng vẫn chịu trỏch nhiệm cuối cựng đối với hành động của những người mà họđó ủy quyền, họ sẽ muốn sự đảm bảo chắc chắn rằng cỏc quyết định và hoạt động của nhõn viờn cú hiệu quả và hiệu suất.
HèNH 18.7 CÁC NHÂN TỐ TèNH HUỐNG TRONG VIỆC THIẾT KẾ CÁC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Văn húa doanh nghiệp cú thể là văn húa sự tin cậy, tự chủ và cởi mở hoặc cú thể là văn húa mang tớnh sợ hói, trảđũa và nghi ngờ. Trong nhúm thư nhất, chỳng ta cú thể kỳ
Nhỏ
Lớn
Khụng chớnh thức, cỏ nhõn, quản trị bằng thị sỏt
Chớnh thức, khỏch quan, rất nhiều cỏc quy tắc và quy định
Quy mụ tổ chức Cao Thấp Nhiều tiờu chớ Ít tiờu chớ và cỏc tiờu chớ dễ đo lường Vị trớ và cấp bậc Cao Thấp Số lượng và mức độ kiểm soỏt ngày càng tăng Giảm số lượng cỏc hoạt động kiểm soỏt Mức độ phõn quyền Mở và hỗ trợ Đe dọa Khụng chớnh thức, tự kiểm soỏt Chớnh thức, kiểm soỏt được ỏp đặt từ bờn ngoài Văn húa tổ chức Cao Thấp
Kiểm soỏt chi tiết và toàn diện
Kiểm soỏt lỏng lẻo và khụng chớnh thức
Tầm quan trọng của
vọng chứng kiến hoạt động tự kiểm soỏt khụng chớnh thức và trong nhúm sau hệ thống kiểm soỏt được ỏp đặt từ bờn ngũai và mang tớnh chớnh thức đểđảm bảo rằng những họat động nằm trong những chuẩn mực. Như chỳng ta đó thảo luận về phong cỏch lónh đạo, cỏc kỹ thuật động viờn, những quyết định về cấu trỳc tổ chức, những kỹ thuật về quản trị xung đột và mức độ tham gia đưa ra quyết định, hỡnh thức và mức độ kiểm soỏt nờn phự hợp với văn húa doanh nghiệp.
Cuối cựng, tầm quan trọng của một họat động ảnh hưởng đến việc nú được kiểm soỏt khi nào và như thế nào. Nếu việc kiểm soỏt mà tốn kộm và là những phản hồi từ những lỗi nhỏ thỡ hệ thống kiểm soỏt khụng quỏ phức tạp. Tuy nhiờn, nếu một sai lầm cú thể làm thiệt hại đến tổ chức thỡ việc kiểm soỏt chặt chẽ cú thểđược triển khai – ngay cả khi chi phớ kiểm soỏt cao.
