- Tầm nhỡn hạn chế về mục tiờu của tổ chức
NỀN TẢNG CỦA KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT LÀ Gè?
KIỂM SOÁT LÀ Gè?
Kiểm soỏt là một tiến trỡnh gồm cỏc hoạt động giỏm sỏt nhằm đảm bảo rằng cỏc hoạt động đú được thực hiện theo đỳng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sút quan trọng. Tất cả cỏc nhà quản trịđều cú trỏch nhiệm trong tiến trỡnh kiểm soỏt cho dự cỏc bộ phận của họ cú đuợc thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Cỏc nhà quản trị khụng thể thật sự hiểu hết cỏc bộ phận của họ đó được thực hiện đỳng hay chưa cho đến khi họ đó đỏnh giỏ những hoạt động nào đó hoàn thành và so sỏnh kết quả thực tế với tiờu chuẩn đó được đề ra trước đú. Một hệ thống kiểm soỏt cú hiệu quả đảm bảo rằng cỏc hoạt động
đú cú hộ trợ tốt cho việc đạt đuợc mục tiờu? Hệ thống mà càng giỳp được cỏc nhà quản trị dễ dàng đạt được cỏc mục tiờu đề ra thỡ hệ thống đú càng cú hiệu quả.
Một cỏch lý tưởng, mỗi tổ chức đều mong muốn đạt được mục tiờu đề ra một cỏch hiệu quả và hiệu suất. Tuy nhiờn, cú phải điều đú cú nghĩa là hệ thống kiểm súat mà cỏc tổ chức sử dụng đều giống nhau? Núi cỏch khỏc, cú phải SAS Institute, Inc., Matsushita, và BP Amoco cú cựng một loại hệ thống kiểm soỏt? Cú lẽ là khụng. Ba cỏch tiếp cận đối với hoạt động kiểm soỏt là : kiểm soỏt thị trường, kiểm soỏt hành chớnh và kiểm soỏt nhúm.
Kiểm soỏt thị trường là một cỏch tiếp cận về kiểm soỏt trong đú nhấn mạnh đến việc sử dụng cơ chế thị trường bờn ngoài, như là cạnh tranh giỏ cả, thị phần tương đối, để thiết lập nờn tiờu chuẩn sử dụng trong hệ thống kiểm soỏt. Phương thức này thường được sử dụng bởi cỏc tổ chức mà trong đú cỏc sản phẩm hoặc dịch vụ của cụng ty rất rừ ràng và khỏc biệt và ởđú sự cạnh tranh trờn thị trường là đỏng kể. Trong những điều kiện đú, cỏc phõn bộ của một cụng ty thuờng được chuyển thành những trung tõm lợi nhuận và được đỏnh giỏ bởi tỷ lệ phần trăm trong tổng lợi nhuận chung thu đuợc mà mỗi phõn bộ đú đúng gúp. Vớ dụ như ở Boral, cỏc phõn bộ trực thuộc (như Bộ phận Vật tư Xõy dựng Australian, Xi măng, Vữa, Cỏc sản phẩm đất sột và bờ tụng, Gỗ và USA) được đỏnh giỏ dựa trờn lợi nhuận mà mỗi phõo bộ đúng gúp. Trờn cơ sở cỏch đo lường này, cỏc nhà quản trị của cụng ty đưa ra quyết định về phõn bổ nguồn lực trong tương lai, sự thay đổi về chiến lược, và cỏc hoạt động khỏc cần phải đuợc chỳ ý hơn.
Một cỏch tiếp cận khỏc về một hệ thống kiểm soỏt là kiểm soỏt hành chớnh, phương phỏp này tập trung vào quyền hạn dựa trờn cỏc quy định hành chớnh, luật lệ, thủ tục và cỏc chớnh sỏch. Cỏch kiểm soỏt này dựa trờn việc tiờu chuẩn húa cỏc hoạt động, bản mụ tả cụng việc chi tiết, và cỏc cơ chế hành chớnh khỏc như ngõn quỹ đảm bảo rằng cỏc nhõn viờn thể hiện cỏch cư xửđỳng mực và đạt được cỏc tiờu chuẩn hoạt động. BP Amoco đó đưa ra một vớ dụ rất tốt về phương phỏp kiểm soỏt hành chớnh này.
Mặc dự cỏc nhà quản trị của cỏc phõn bộ khỏc nhau của BP Amoco được phộp điều hành bộ phận của mỡnh một cỏch tự chủ và tự do nếu họ thấy cần, nhưng họ vẫn phải thực hiện chặt chẽ ngõn sỏch của họ và nằm trong định hướng của cụng ty.
BẢNG 18.1 CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC CÁCH TIẾP CẬN ĐỐI VỚI CÁC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Cỏc loại kiểm soỏt
Cỏc đặc điểm
thị phần tương đối, để thiết lập cỏc tiờu chuẩn kiểm soỏt sử dụng trong hệ thống. Chủ yếu được sử dụng bởi cỏc tổ chức mà sản phẩm hoặc dịch vụ của họ tương đối cụ thể và khỏc biệt và những tổ chức đối mặt với mức độ cạnh tranh đỏng kể trờn thị trường. Hành chớnh Nhấn mạnh đến quyền hạn của tổ chức. Dựa trờn cỏc cơ chế hành chớnh và thứ bậc, như cỏc quy chế, quy tắc, thủ tục, chớnh sỏch, sự tiờu chuẩn húa của cỏc hoạt động, mụ tả cụng việc rừ ràng, kế hoạch ngõn sỏch, đểđảm bảo rằng cỏc nhõn viờn thể hiện những hành vi phự hợp và đỏp ứng cỏc tiờu chuẩn hoạt động. Nhúm Điều chinhe hành vi của nhõn viờn bằng cỏc giỏ trị chia sẻ,
cỏc chuẩn mực, truyền thống, lễ nghi, niềm tin và cỏc khớa cạnh khỏc của văn húa tổ chức. Hỡnh thức này được sử dụng bởi cỏc tổ
chức trong đú cỏc nhúm hay tổ đội được sử dụng và cụng nghệ
thay đổi nhanh chúnh
Trong cỏch tiếp cận kiểm soỏt nhúm, hành vi của nhõn viờn được điều chỉnh bởi những giỏ trịđược chia sẻ, chỉ tiờu, truyền thống, lễ nghi, niềm tin và cỏc khớa cạnh khỏc của văn húa tổ chức. Vớ dụ, cỏc nghi lễ của cụng ty như dạ tiệc trao thưởng thành tớch của nhõn viờn hàng năm hoặc thưởng kỡ nghỉ đúng một vai trũ quan trọng trong kiểm soỏt hành vi. Trong khi kiểm soỏt hành chớnh dựa trờn cơ chế thứ bậc, kiểm soỏt nhúm phụ thuộc vào mỗi cỏ nhõn và nhúm (hoặc tổ đội) để định hỡnh những hành vi kỳ vọng hoặc phự hợp đo lường thành tớch. Bởi vỡ nhúm nảy sinh từ cỏc giỏ trị chia sẻ và những chuẩn mực nhúm đề ra, loại kiểm soỏt này thường được dễ dàng tỡm thấy trong cỏc tổ chức trong đú sử dụng cỏc đội nhúm cho cỏc cụng việc và những thay về kĩ thuật thường xuyờn diễn ra. Vớ dụ nhưở trụ dở SAS, cỏc cỏ nhõn hiểu rất rừ về kỳ vọng liờn quan đến hành vi làm việc phự hợp và cỏc tiờu chuẩn thành tớch. Văn húa tổ chức – thụng qua những giỏ trị chia sẻ, cỏc chuẩn mực và những cõu chuyện về người sỏng lập của cụng ty, Jim Goodnight – được truyền đạt đến từng cỏ nhõn về “những gỡ là quan trọng ở đõy” và “những gỡ khụng quan trọng”. Thay vỡ dựa trờn việc kiểm soỏt hành chớnh cú sắn, cỏc nhõn viờn của SASđợc hướng dẫn và kiểm soỏt bởi văn húa của nhúm. Loại kiểm soỏt nhúm cũng xuất hiệnh trong cỏc tổ chức định hướng giỏ trị như nhà thờ, hội từ thiện hay cỏc đảng chớnh trị. Vớ dụ như nhà thờ Uniting ở Australia, lũng trung thành của những con chiờn đều xuất phỏt từ tớn ngưỡng, giỏ trị và triết lý, được củng cố bằng việc nghiờn cứu và cỏc buổi thảo luận.
Hầu hết cỏc tổ chức khụng chỉ dựa hoàn tũan vào một trong những cỏch kiểm soỏt trờn khi thiết kế một hệ thống kiểm soỏt phự hợp. Thay vỡ vậy, ngũai việc sử dụng cỏc