Mục tiờu là những kết quả mong muốn đối với cỏc cỏ nhõn, nhúm và toàn bộ tổ chức. Mục tiờu là mục đớch và hai thuật ngữ này cú thể sử dụng thay thế cho nhau. Chỳng đưa ra định hướng cho cỏc quyết định quản trị và hỡnh thành chuẩn mực để đỏnh giỏ thành quả cụng việc. Đú là lý do vỡ sao mục tiờu được gọi là nền tảng của hoạch định. Bởi vỡ nếu như bạn khụng biết kết quả mong muốn đú là gỡ thỡ làm sao bạn cú thể lập kế hoạch hành động để đạt điều đú được? Cỏc kế hoạch là những văn bản phỏc thảo cỏch thức đểđạt tới mục tiờu và thường chỉ rừ sự phõn bố nguồn lực trong tổ chức, cỏc hành động cần thiết khỏc đểđạt được mục tiờu. Khi cỏc nhà quản trị hoạch định, họ thường xõy dựng và phỏt triển cả mục tiờu và kế hoạch.
Cỏc loại mục tiờu
Thoạt đầu, cú vẻ như cỏc tổ chức chỉ cú một mục tiờu duy nhất: đối với cỏc tổ chức kinh doanh thỡ mục tiờu của họ là lợi nhuận; cũn đối với cỏc tổ chức phi lợi nhuận thỡ mục tiờu của họ lại là thoả món nhu cầu của cỏc thành viờn. Trờn thực tế, tất cả mọi tổ chức đều cú nhiều mục tiờu khỏc nhau. Cụng ty kinh doanh cũng mong muốn tăng thị phần và duy trỡ sự nhiệt tỡnh của nhõn viờn đối với cụng ty của mỡnh. Một nhà thờ khụng chỉđơn thuần là nơi tớn ngưỡng mà cũn giỳp đỡ cho những người nghốo khổ trong cộng đồng và là nơi sinh hoạt xó hội của những thành viờn trong nhà thờ. Khụng cú biện phỏp đơn lẻ nào cú thểđỏnh giỏ được là tổ chức đú thành cụng hay khụng. Tập trung vào một mục tiờu duy nhất, như lợi nhuận chẳng hạn, sẽ bỏ qua cỏc mục tiờu lõu dài cần thiết khỏc. Thật vậy, nhưđó từng đề cập ở chương 5 thỡ việc chỉ tập trung vào một mục tiờu duy nhất là lợi nhuận sẽ dẫn đến cỏc hành động vụ đạo đức, bởi vỡ khi đú nhà quản trịđó
BẢNG 7.1 CÁC MỤC TIấU CHÍNH THỨC CỦA CÁC CễNG TY LỚN CỦA MỸ
Cỏc mục tiờu tài chớnh Mục tiờu chiến lược
• Doanh thu tăng trưởng nhanh
• Tăng trường lợi nhuận cao
• Cổ tức cao • Lợi nhuận biờn lớn • Lợi nhuận trờn vốn đầu tư cao • Trỏi phiếu và tớn dụng mạnh • Dũng tiền lớn • Giỏ cổ phần tăng • Được đỏnh giỏ là cụng ty hiệu qủa
• Nguồn doanh thu đa dạng
• Lợi nhuận ổn định trong những giai đoạn suy thoỏt kinh tế
• Thị phần lớn hơn • Vị thế trong ngành cao và ổn định • Chất lượng sản phẩm cao • Chi phớ sản xuất thấp hơn so với cỏc đối thủ chớnh • Dũng sản phẩm đa dạng và hấp dẫn • Danh tiếng tốt đối với khỏch hàng • Chất lượng dịch vụ tuyệt hảo
• Được cụng nhận luụn đi dầu trong kỹ thuật và phỏt triển sản phẩm mới
• Nõng cao năng lực cạnh tranh trờn thị
trường quốc tế
• Cỏc cơ hội phỏt triển được mở rộng
Nguồn: A.A Thompson Jr & A.J. Strickland III, Strategic Management (New York: McGraw-Hill/Irin, 2001), tr.43
Bảng 7.1 cho ta cỏc vớ dụ về mục tiờu tài chớnh và mục tiờu chiến lược của cỏc tập đoàn nổi tiếng của Mỹ. Nghiờn cứu cỏc bản bỏo cỏo hàng năm của cỏc cụng ty Australia và New Zealand cũng cho thấy cỏc mục tiờu tương tự như vậy. Mục tiờu tài chớnh phụ thuộc vào tỡnh hỡnh hoạt động tài chớnh của tổ chức; cũn mục tiờu chiến lược thỡ lại phụ thuộc vào hiệu quả hoạt động ở nhiều mặt khỏc nhau. Ngoại trừ một số ớt chỉ tiờu tài chớnh nhất định, đa số cỏc mục tiờu này cũng cú thể ỏp dụng đối với cỏc tổ chức phi lợi nhuận. Cần chỳ ý rằng, mặc dự việc tồn tại của tổ chức khụng được xỏc định là mục tiờu cụ thể thỡ nú vẫn đúng vai trũ cực kỳ quan trọng đối với mọi tổ chức. Một số mục tiờu đặt ra trong bảng 7.1 cú liờn quan trực tiếp đến lợi nhuận, nhưng rừ ràng là chỉ khi cỏc mục tiờu khỏc cũng đạt được thỡ tổ chức đú mới tồn tại và phỏt triển được.
Một cỏch khỏc để xỏc định mục tiờu là xỏc định xem mục tiờu đú là mục tiờu thực hay mục tiờu cụng bố. Bảng 7.1 đưa ra cỏc mục tiờu cụng bố – đú thường là những lời phỏt biểu chớnh thức về những mục tiờu mà tổ chức muốn những cỏ nhõn liờn quan biết và tin tưởng. Tuy nhiờn, những mục tiờu được cụng bố rừ ràng trong cỏc bản bỏo cỏo năm của tổ chức, cỏc thụng bỏo trong hoạt động quan hệ cụng chỳng, cỏc lời phỏt biểu chớnh thức của cỏc nhà quản trị… thỡ thường mõu thuẫn với nhau và bị tỏc động nặng nề bởi những kỳ vọng của xó hội đối với tổ chức.
Đụi lỳc mõu thuẫn giữa cỏc mục tiờu trờn cũng xảy ra vỡ cỏc tổ chức phải đỏp ứng yờu cầu của nhiều nhúm tỏc nhõn khỏc nhau. Cỏc nhúm tỏc nhõn khỏc nhau lại cú cỏch đỏnh giỏ hoạt động của tổ chức khỏc nhau. Vớ dụ như, một trong những mục tiờu của một tổ chức ở Australia là : cụng bằng trong tuyển dụng. Rất nhiều cơ hội tuyển dụng đăng trờn cỏc bỏo với dũng chữ : ”chỳng tụi là những nhà tuyển dụng rất cụng bằng”. Tuy nhiờn, nếu bạn quan sỏt tỷ lệ nam nữ giữ cỏc chức vụ trọng yếu trong tổ chức, thỡ sẽ thấy rằng nam giới luụn chiếm ưu thế. Rất nhiều tổ chức đó từng tuyờn bố là “những nhà tuyển dụng rất cụng tõm” trong 10, 15 năm, vậy thực tế thỡ như thế nào? Một bài bỏo trờn tờ
Business Review Weekly – thỏng 10/2001 đó cho biết rằng: phụ nữ chiếm khoảng 43% lực lượng lao động nhưng chỉ cú 10% số cụng ty cú giỏm đốc là phụ nữ. Bài bỏo cú phụđề là: “Cỏc tổ chức phụ nữ phản ỏnh rằng sự thờơ và hành động thiếu quyết đoỏn của chớnh phủ và cỏc nhà tuyển dụng đó duy trỡ tỡnh trạng này”. Cụng ty tuyển dụng TMP Worldwide đó tiến hành thăm dũ ý kiến của 6.000 cụng ty Australia và rỳt ra kết luận: khoảng 43% cỏc tổng giỏm đốc và quản trị viờn cấp cao khỏc cho rằng phụ nữ sau kỳ nghỉ phụ sản sẽ khụng được làm lại vị trớ cũ nữa hoặc sẽ khụng cú được quyền hạn như trước. Rừ ràng mục tiờu trở thành một nhà tuyển dụng cụng bằng lại khỏc nhau đối với từng người khỏc nhau.
Cú bao giờ bạn suy nghĩ về những mục tiờu của một tổ chức nào đú được in trờn tờ quảng cỏo chưa? Ngõn hàng Westpac phỏt biểu mục tiờu của họ là ở tất cả cỏc thị trường và lĩnh vực kinh doanh chớnh yếu, họ đều là sự lựa chọn số một của khỏch hàng. Mục đớch của Boral lại là trở thành doanh nghiệp đầu tàu trong ngành cụng nghiệp vật liệu xõy dựng và đúng vai trũ chủ chốt trong ngành năng lượng ở Australia và khu vực Thỏi Bỡnh Dương. Sứ mạng của Email là: “trở thành cụng ty cụng nghiệp hàng đầu ở Australia và khu vực Chõu Á – Thỏi Bỡnh Dương, hoạt động ổn định và cú trỏch nhiệm xó hội. Mục tiờu là phải mang lại cho cổđụng nguồn thu nhập lớn hơn cỏc cụng ty khỏc.” Trường Đại học Monash hướng đến mục tiờu bảo đảm chất lượng cao nhất trong việc giảng dạy, học tập, nghiờn cứu và cú nhiều hoat động sỏng tạo, quốc tế hoỏc mang tớnh cộng đồng và chuyờn mụn cao. Những lời phỏt biểu này rất mơ hồ và xem ra chỉ thể hiện được những kỹ năng quan hệ cụng chỳng của cỏc nhà quản trị hơn là mang tớnh định hướng để cỏc cụng ty phấn đấu. Do đú chẳng cú gỡ bất ngờ khi mà cỏc mục tiờu đặt ra của một tổ chức thường khụng phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của tổ chức đú. Cỏc nhúm cổ đụng, khỏch
việc của cỏc thành viờn trong tổ chức. Hành động sẽ chứng minh được những sựưu tiờn. Vớ dụ: cú khỏ nhiều cỏc trường đại học cam kết sẽ giới hạn sĩ số lớp học, giữ mối quan hệ chặt chẽ giữa sinh viờn với giỏo viờn và tớch cực giỳp sinh viờn tham gia học tập nghiờn cứu,…thỡ lại dồn sinh viờn vào những giảng đường cú hơn 300 người hoặc cú thể giảng dạy bằng những bài giảng được ghi hỡnh lại ở một lớp khỏc. Cần phải nhận thức được rằng mục tiờu thực và mục tiờu cụng bố là rất khỏc nhau để hiểu được lý do vỡ sao hoạt động quản trị lại cú nhiều bất cập đến vậy!
Cỏc loại kế hoạch
Cỏch phổ biến nhất để mụ tả cỏc kế hoạch của một tổ chức là thụng qua việc mụ tả phạm vi ảnh hưởng (chiến lược và tỏc nghiệp), khung thời gian (ngắn hạn, dài hạn), vai trũ (định hướng, hoặc hướng dẫn cụ thể) và mức độ ỏp dụng (chỉ một lần, hay thường xuyờn). Cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ kế hoạch nờu trờn khụng độc lập với nhau. Như thể hiện ở bảng 7.2, kế hoạch chiến lược thường dài hạn, định hướng và ỏp dụng một lần. Kế hoạch tỏc nghiệp thỡ ngắn hạn, hướng dẫn cụ thể, và ỏp dụng thường xuyờn. Sau đõy là cỏc mụ tả chi tiết từng loại kế hoạch.
Cỏc kế hoạch chiến lược là những kế hoạch được ỏp dụng trong phạm vi toàn tổ chức, thiết lập cỏc mục tiờu tổng quỏt của tổ chức và xỏc định vị trớ của tổ chức trong mụi trường hoạt động của nú. Những kế hoạch cụ thể hoỏ những phương phỏp đểđạt được cỏc mục tiờu tổng quỏt của tổ chức thỡ được gọi là cỏc kế hoạch tỏc nghiệp. Hai loại kế hoạch này khỏc nhau như thế nào? Kế hoạch chiến lược thường bao gồm khung thời gian dài hơn. Nú cũng bao gồm những định hướng xa, rộng hơn của tổ chức. Kế hoạch chiến lược cũng gồm cả việc thiết lập của mục tiờu, trong khi kế hoạch tỏc nghiệp thỡ xỏc định những cỏch đểđạt được mục tiờu. Kế hoạch tỏc nghiệp cũng chỉ bao gồm những khoảng thời gian tương đối ngắn: hàng thỏng, tuần hay theo ngày.
Sự khỏc biệt về thời gian giữa kế hoạch ngằn hạn và dài hạn đó được rỳt ngắn dần. Trước đõy, kế hoạch dài hạn thường kộo dài đến hơn bảy năm. Hóy thử tưởng tượng sau bảy năm thỡ bạn sẽ thớch mỡnh trở nờn như thế nào, khi đú bạn sẽ hiểu được cỏc nhà quản trịđó vất vả thế nào khi hoạch định kế hoạch cho một tương lai xa như thế. Hiện nay do mụi trường hoạt động của cỏc tổ chức trở nờn ớt ổn định hơn nờn khỏi niệm về kế hoạch dài hạn phần nào đó thay đổi. Trong cuốn sỏch này, cỏc kế hoạch dài hạnđược quy định là những kế hoạch kộo dài hơn ba năm. Cỏc kế hoạch ngắn hạn thỡ chỉ khoảng dưới một năm. Cỏc cụm từ khỏc để chỉ bất kỳ khoảng thời gian nào trong phạm vi thời gian trờn. Cỏc từ chuyờn dựng chỉ thời gian như trờn đõy thỡ được sử dụng rộng rói, tuy vậy, một tổ
chức cú thể tự đặt ra một khung thời gian riờng phự hợp với ý định, hay kế hoạch của mỡnh.
Thụng thường những kế hoạch cụ thểđược xem là tốt hơn cỏc kế hoạch mang tớnh định hướng. Cỏc kế hoạch cụ thểđược xõy dựng rất chi tiết, rừ ràng và khụng cần phải giải thớch thờm. Chỳng xỏc định những mục tiờu rất cụ thể, và rừ ràng. Vớ dụ như, một giỏm đốc muốn tăng năng suất cụng việc lờn 8% trong 12 thỏng, sẽ thiết lập một quy trỡnh làm việc cụ thể, phõn bổ ngõn sỏch, và cỏc kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiờu đú. Nhược điểm của cỏc kế hoạch cụ thể là chỳng đũi hỏi sự rừ ràng và sự dựđoỏn chớnh xỏc – điều này lại thường rất khú thực hiện.
Khi tỡnh hỡnh khụng ổn định, và cụng việc quản lý đũi hỏi sự linh hoạt nhằm phản ứng kịp thời trước những biến đổi bất ngờ, thỡ lại cần phải sử dụng cỏc kế hoạch mang tớnh định hướng. Cỏc kế hoạch định hướng là những kế hoạch linh động, chỉ đưa ra những chỉ dẫn chung. Chỳng đặt ra những điểm trọng yếu nhưng lại khụng ràng buộc cỏc nhà quản trị với những mục tiờu hay những tiến trỡnh cụng việc cụ thể. Thay vỡ đưa ra mục tiờu cắt giảm chi phớ 4% và tăng doanh thu lờn 6% trong vũng 6 thỏng, cỏc nhà quản trị cú thểđặt ra cỏc kế hoạch định hướng để tăng lợi nhuận từ 5% đến 10% trong vũng 6 thỏng đú. Cần phải cõn nhắc giữa tớnh linh hoạt cú được từ cỏc kế hoạch mang tớnh định hướng với những thiệt hại cú thể cú khi khụng ỏp dụnh kế hoạch cụ thể.
Một số kế hoạch được sử dụng nhiều lần trong khi một số khỏc thỡ lại chỉ được sử dụng một lần. Kế hoạch sử dụng một lần là những kế hoạch được ỏp dụng một lần để giải quyết một vấn đề nào đú trong một bối cảnh cụ thể. Vớ dụ như, khi cụng ty Singapore Telecom (SingTel) đưa vào hoạt động hệ thống kiểm soỏt Cable & Wireless Optus thỡ cần phải cú một kế hoạch sử dụng một lần hướng dẫn việc kiểm soỏt Optus. Ngược lại, Cỏc kế hoạch thường trựclà những kế hoạch được dựng nhiều lần để hướng dẫn cỏc cụng việc lặp đi lặp lại. Kế hoạch liờn tục gồm cỏc chớnh sỏch, luật lệ, và cỏc tiến trỡnh. Một vớ dụ của dạng kế hoạch liờn tục là chớnh sỏch chống quấy rối tỡnh dục của trường Đại học Sydney.