2.3 Hệ thống thông tin theo khu vực chức năng
2.3.1Quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) cũng cần thông tin từ các khu vực chức năng khác nhau.
Các công ty sản xuất thường xây dựng các kế hoạch sản xuất có độ dài và chi tiết khác nhau để mở rộng năng lực sản xuất, thuê công nhân mới và trả thêm giờ làm thêm cho công nhân hiện có. Kế hoạch sản xuất dựa trên thơng tin về doanh số bán sản phẩm (thực tế và dự kiến), xuất phát từ Tiếp thị và Bán hàng. Chức năng thu mua căn cứ vào đơn đặt hàng nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất, lô hàng dự kiến, thời gian giao hàng và mức tồn kho hiện có. Với dữ liệu chính xác về mức sản xuất cần thiết, ngun liệu và bao bì có thể được đặt hàng khi cần thiết và mức tồn kho có thể
37 / 189 được giữ ở mức thấp, tiết kiệm tiền. Mặt khác, nếu dữ liệu khơng chính xác hoặc khơng cập nhật, q trình sản xuất có thể hết nguyên liệu hoặc bao bì. Sự thiếu hụt loại này có thể làm ngừng hoạt động sản xuất và khiến công ty bỏ lỡ ngày giao hàng. Để tránh tồn kho, ban giám đốc có thể chọn dự trữ thêm nguyên liệu thơ và bao bì, được gọi là dự trữ an tồn, điều này có thể dẫn đến đầu tư quá mức vào hàng tồn kho. Nếu một số hàng hóa nhạy cảm với thời gian được giữ quá lâu, chúng có thể hư hỏng và sẽ phải bị tiêu hủy thay vì bán để kiếm lời. Độ chính xác của dự báo xác định lượng dự trữ an toàn cần thiết để giảm rủi ro tồn kho xuống mức có thể chấp nhận được. Dự báo càng kém chính xác thì tồn kho an tồn được u cầu càng nhiều. Dự báo chính xác và lập kế hoạch sản xuất có thể giảm nhu cầu tăng thêm hàng tồn kho và năng lực sản xuất. Ngoài ra, Quản lý chuỗi cung ứng có thể chia sẻ thơng tin lập kế hoạch của mình với các nhà cung cấp của cơng ty để họ có thể lập kế hoạch hoạt động hiệu quả hơn, điều này sẽ cho phép các nhà cung cấp giảm giá mà cơng ty tính cho sản phẩm của họ.
Các bản ghi của Quản lý chuỗi cung ứng có thể cung cấp dữ liệu cần thiết cho Tài chính để xác định mức độ sử dụng của từng nguồn lực (nguyên vật liệu, nhân cơng, chi phí) để tạo ra sản phẩm đã hoàn thành trong kho.
Dữ liệu Quản lý chuỗi cung ứng có thể hỗ trợ Tiếp thị và Bán hàng cung cấp thơng tin về những gì đã được sản xuất và vận chuyển. Ví dụ, các nhà bán lẻ trực tuyến như Amazon cung cấp thông tin chi tiết trên các trang Web của khách hàng và một số
Nhà cung cấp Kế tốn và Tài chính Nhân sự Marketing và bán hàng Quản lý chuỗi cung ứng Đơn hàng nguyên liệu và đóng gói Khả năng có sẵn và giao hàng nguyên liệu
Các yêu cầu luật pháp và thông
tin công việc
Nhu cầu thuê và thông tin nhân sự Dữ liệu khả năng có sẵn sản phẩm và tình trạng đơn hàng Dự báo bán hàng và đơn đặt hàng Dữ liệu bán hàng và phân tích chi phí sản xuất Kế hoạch sản xuất,
nguyên liệu, tồn kho
Hình 4: Khu vực chức năng Quản lý chuỗi cung ứng trao đổi dữ liệu với các nhà cung cấp và với các khu vực chức năng Nhân sự, Tiếp thị và Bán hàng, Kế tốn và
38 / 189 gửi email tự động để thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được giao. Các công ty vận chuyển, như UPS và FedEx, cung cấp thông tin trực tuyến. Bằng cách nhập số theo dõi, khách hàng có thể xem quy trình nghiệp vụ bằng cách ghi lại nơi mã vạch của gói hàng đã được quét. Domino’s Pizza cho phép những khách hàng đặt hàng qua trang Web của họ theo dõi tiến trình từ khâu chuẩn bị đến nướng bánh đến giao hàng. Do đó, thơng tin sản xuất chính xác và kịp thời hỗ trợ q trình bán hàng và có thể làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Trên thực tế, Amazon đã xếp hạng số một trong cuộc khảo sát năm 2011 của Tập đoàn Temkin về trải nghiệm khách hàng. Hai trong ba thành phần khảo sát liên quan đến quy trình nghiệp vụ: trải nghiệm chức năng (mức độ khách hàng có thể làm những gì họ muốn làm) và trải nghiệm khả năng tiếp cận (mức độ dễ dàng tương tác với công ty). Để thực hiện tốt một cuộc khảo sát như vậy đòi hỏi phải tích hợp nhuần nhuyễn các quy trình Tiếp thị và Bán hàng và Quản lý chuỗi cung ứng. Quản lý chuỗi cung ứng cũng tương tác với Nguồn nhân lực. Ví dụ: Quản lý chuỗi cung ứng chuyển thơng tin tuyển dụng cho Bộ phận nhân sự và Bộ phận nhân sự thông báo cho Ban quản lý chuỗi cung ứng về chính sách sa thải và thu hồi của cơng ty, có thể liên quan đến cơng nhân trong nhà máy.
Tóm lại, đầu vào cho Quản lý chuỗi cung ứng có thể bao gồm dữ liệu bán sản phẩm, kế hoạch sản xuất, mức tồn kho, chính sách sa thải và thu hồi của công ty. Đầu ra cho Quản lý chuỗi cung ứng có thể bao gồm đơn đặt hàng ngun liệu thơ, đơn đặt hàng đóng gói, dữ liệu chi tiêu nguồn lực, báo cáo sản xuất và tồn kho, thông tin tuyển dụng.
2.3.2 Tiếp thị và bán hàng
Khu vực Tiếp thị và Bán hàng (M/S) cần thông tin từ tất cả các các khu chức năng để hồn thành có hiệu quả các hoạt động kinh doanh do mình phụ trách.
Khách hàng thông báo đơn đặt hàng của họ với nhân viên bán hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại, email, fax, web,... Trong trường hợp hệ thống dựa trên Web, dữ liệu khách hàng và đơn đặt hàng được lưu trữ tự động trong hệ thống thông tin; nếu không, dữ liệu phải được nhập theo cách thủ công, bằng cách nhập dữ liệu vào bàn phím máy tính hoặc hệ thống điểm bán hàng, hoặc bằng cách sử dụng đầu đọc mã vạch hoặc thiết bị tương tự. Các đơn đặt hàng phải được chuyển cho Quản lý chuỗi cung ứng cho mục đích lập kế hoạch và cho Kế tốn và Tài chính để lập hóa đơn. Dữ liệu đơn
39 / 189 hàng bán cũng có giá trị để phân tích xu hướng bán hàng để đưa ra quyết định kinh doanh. Ví dụ: quản lý Tiếp thị và Bán hàng có thể sử dụng báo cáo cho thấy xu hướng bán hàng của một sản phẩm để đánh giá các nỗ lực tiếp thị và xác định chiến lược cho lực lượng bán hàng.
Tiếp thị và Bán hàng cũng có một vai trị trong việc xác định giá sản phẩm, đòi hỏi sự hiểu biết về sự cạnh tranh của thị trường và chi phí sản xuất sản phẩm. Giá có thể được xác định dựa trên chi phí đơn vị của sản phẩm, cộng với một số tỷ lệ phần trăm. Ví dụ: nếu một sản phẩm có giá $ 5 cho mỗi đơn vị sản xuất và ban quản lý muốn tăng 40% thì giá bán phải là $ 7 cho mỗi đơn vị. Dữ liệu chi phí trên mỗi đơn vị đến từ đâu? Việc xác định chi phí sản xuất một sản phẩm u cầu thơng tin từ Kế tốn và Tài chính, do đó, dựa vào dữ liệu Quản lý chuỗi cung ứng.
Tiếp thị và Bán hàng cần tương tác với Bộ phận Nhân sự để trao đổi thông tin về nhu cầu tuyển dụng, yêu cầu pháp lý và các vấn đề khác. Ví dụ: khi Bộ phận Tiếp thị và Bán hàng có cơ hội tuyển dụng nhân viên bán hàng cấp dưới, Bộ phận Nhân sự sẽ thực hiện quảng cáo cho vị trí tuyển dụng. Bộ phận Nhân sự cũng có thể truyền đạt thơng tin về các chính sách hồn trả chi phí cho những nhân viên bán hàng có cơng việc yêu cầu phải đi lại.
Tóm lại, các yếu tố đầu vào cho Tiếp thị và Bán hàng có thể bao gồm những điều sau: Dữ liệu khách hàng, dữ liệu đặt hàng, dữ liệu xu hướng bán hàng, chi phí trên mỗi
Khách hàng Nhà cung cấp Nhân sự Kế toán và Tài chính Marketing và bán hàng Tình trạng đơn hàng Đơn đặt hàng
Các yêu cầu luật pháp và thông
tin công việc
Nhu cầu thuê và thông tin nhân sự
Dữ liệu đơn hàng bán Phân tích chi phí lợi nhuận Dữ liệu sản phẩm sẵn có và tinh trạng đơn hàng Dự báo bán hàng và đơn đặt hàng
Hình 5: Khu vực chức năng Tiếp thị và Bán hàng trao đổi dữ liệu với khách hàng và với các khu vực chức năng Nhân sự, Kế tốn và Tài chính và Quản lý
40 / 189 đơn vị, chính sách chi phí đi lại của cơng ty. Đầu ra cho Tiếp thị và Bán hàng có thể bao gồm những điều sau: Chiến lược bán hàng, định giá sản phẩm, nhu cầu việc làm.
2.3.3 Kế tốn và tài chính
Kế tốn và Tài chính (A/F) cần thông tin từ tất cả các khu vực chức năng khác để hồn thành nhiệm vụ của mình một cách chính xác.
Nhân viên Kế tốn và Tài chính ghi lại các giao dịch của cơng ty trong sổ sách kế toán (thường là các bản ghi trên máy vi tính). Ví dụ, họ ghi lại các khoản phải thu khi bán hàng và các khoản thu tiền mặt khi khách hàng gửi thanh tốn. Ngồi ra, họ còn ghi nhận các khoản phải trả khi mua nguyên vật liệu và các khoản xuất quỹ khi thanh toán nguyên vật liệu. Cuối cùng, nhân viên Kế tốn và Tài chính tóm tắt dữ liệu giao dịch để chuẩn bị báo cáo về tình hình tài chính và khả năng sinh lời của công ty.
Nhân viên ở các khu vực chức năng khác cung cấp dữ liệu cho Kế tốn và Tài chính: Tiếp thị và Bán hàng cung cấp dữ liệu bán hàng, Quản lý Chuỗi cung ứng cung cấp dữ liệu sản xuất và hàng tồn kho, và Bộ phận Nhân sự cung cấp dữ liệu bảng lương và chi phí phúc lợi. Tính chính xác và kịp thời của dữ liệu Kế tốn và Tài chính phụ thuộc vào tính chính xác và kịp thời của dữ liệu từ các khu vực chức năng khác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân viên Tiếp thị và Bán hàng yêu cầu dữ liệu từ Kế tốn và Tài chính để đánh giá tín dụng của khách hàng. Nếu một đơn đặt hàng khiến khách hàng vượt quá giới hạn tín dụng của họ, thì Tiếp thị và Bán hàng nên thấy rằng số dư tài khoản phải thu
Khách hàng Quản lý chuỗi cung ứng Nhân sự Marketing và bán hàng Kế tốn và Tài chính Hố đơn và ghi
nhớ nợ
Thanh tốn
Các u cầu luật pháp và thơng
tin công việc
Nhu cầu thuê và thông tin nhân sự Phân tích chi phí / Lợi nhuận Dữ liệu đơn hàng bán Dữ liệu bán hàng và phân tích chi phí sản xuất Dữ liệu kế hoạch sản xuất, nguyên liệu, tồn kho
Hình 6: Khu vực chức năng Kế tốn và Tài chính trao đổi dữ liệu với khách hàng và với các khu vực chức năng Nhân sự, Tiếp thị và Bán hàng và Quản lý
41 / 189 của khách hàng (số tiền nợ công ty) quá cao và giữ lại đơn đặt hàng mới cho đến khi số dư nợ của khách hàng được giảm xuống. Nếu Kế tốn và Tài chính chậm ghi nhận doanh thu, số dư tài khoản phải thu sẽ khơng chính xác và Tiếp thị và Bán hàng có thể phê duyệt tín dụng cho những khách hàng đã vượt q hạn mức tín dụng và những người có thể khơng bao giờ thanh tốn hết tài khoản của họ. Nếu Kế tốn và Tài chính khơng ghi nhận các khoản thanh toán của khách hàng kịp thời, cơng ty có thể từ chối cấp tín dụng cho những khách hàng thực sự nợ ít hơn hạn mức nợ của họ, có khả năng làm tổn hại mối quan hệ của cơng ty với những khách hàng đó.
Tóm lại, các yếu tố đầu vào cho Kế tốn và Tài chính có thể bao gồm các khoản thanh tốn từ khách hàng, dữ liệu các khoản phải thu, dữ liệu các khoản phải trả, dữ liệu bán hàng, dữ liệu sản xuất và hàng tồn kho, dữ liệu bảng lương và chi phí. Kết quả đầu ra cho Kế tốn và Tài chính có thể bao gồm các khoản thanh tốn cho nhà cung cấp, báo cáo tài chính, dữ liệu tín dụng của khách hàng.
2.3.4 Nguồn nhân lực
Giống như các khu vực chức năng khác, Bộ phận Nhân sự (HR) cần thông tin từ các bộ phận khác để hoàn thành các hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả.
Các nhiệm vụ liên quan đến tuyển dụng nhân viên, phúc lợi, đào tạo và tuân thủ pháp luật đều là trách nhiệm của bộ phận nhân sự. Nhân viên Nhân sự cần có những dự
Quản lý chuỗi cung ứng Kế toán và tài chính Marketing và bán hàng Nhân sự
Dữ liệu chi phí tiền lương và phúc lợi; các yêu cầu luật pháp và thông tin công việc Nhu cầu thuê và
thông tin nhân sự
Các yêu cầu luật pháp và thông tin công việc
Nhu cầu thuê và thông tin nhân sự Các yêu cầu luật pháp và
thông tin công việc
Nhu cầu thuê và thông tin nhân sự
Hình 7: Khu vực chức năng Nguồn nhân lực trao đổi dữ liệu với các khu vực chức năng Kế tốn và Tài chính, Tiếp thị và Bán hàng và Quản lý Chuỗi cung ứng
42 / 189 báo chính xác về nhu cầu nhân sự từ tất cả các khu vực chức năng. Ngoài ra, bộ phận Nhân sự cần biết những kỹ năng nào được yêu cầu để thực hiện một công việc cụ thể và cơng ty có thể chi trả bao nhiêu cho nhân viên. Những dữ liệu này cũng đến từ tất cả các khu vực chức năng.
Luật pháp yêu cầu các công ty tuân thủ nhiều quy định của chính phủ trong việc tuyển dụng, đào tạo, bồi thường, thăng chức và cho thôi việc nhân viên - và những quy định này phải được tuân thủ trong tồn cơng ty. Thơng thường, bộ phận Nhân sự cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo kịp thời và họ được chứng nhận (và chứng nhận lại) về các kỹ năng chính, chẳng hạn như xử lý vật liệu và vận hành thiết bị. Bộ phận Nhân sự cũng phải giải ngân tiền lương, tiền công, tiền tăng lương và tiền thưởng. Vì những lý do này và những lý do khác, Bộ phận Nhân sự của công ty cần dữ liệu kịp thời và chính xác từ các lĩnh vực khác.
Bộ phận Nhân sự phải tạo ra các dữ liệu và báo cáo chính xác và kịp thời để quản lý sử dụng. Ví dụ, bộ phận Nhân sự nên duy trì một cơ sở dữ liệu về các kỹ năng cần thiết để làm những công việc cụ thể cũng như mức lương phổ biến cho từng vị trí. Khi cơng ty đánh giá hiệu suất và lương thưởng của nhân viên, việc phân tích những dữ liệu này có thể giúp ngăn ngừa việc mất đi những nhân viên có giá trị vì mức lương thấp.
Tóm lại, đầu vào cho Nguồn nhân lực có thể bao gồm các dự báo về nhân sự, dữ liệu kỹ năng sau đây. Đầu ra cho Nguồn nhân lực có thể bao gồm việc tuân thủ các quy định pháp luật, đào tạo và cấp chứng chỉ cho nhân viên, cơ sở dữ liệu kỹ năng, đánh giá và bồi thường cho nhân viên.
2.4 Câu hỏi ôn tập và bài tập
Bài tập 1: Làm thế nào một trường đại học có thể tổ chức việc kinh doanh dịch vụ giáo
dục của mình xung quanh các quy trình nghiệp vụ hơn là các chức năng nghiệp vụ? Việc nào sẽ có lợi cho học sinh?
Bài tập 2: Truy cập trang web Amazon (http://www.amazon.com) và thực hiện quy
trình mua một mặt hàng mà khơng thực sự mua mặt hàng đó. Dựa trên kinh nghiệm này, hãy mô tả các luồng thông tin giữa Tiếp thị và Bán hàng, Kế tốn và Tài chính, và Quản lý Chuỗi cung ứng tại Amazon. Làm thế nào dễ dàng để mua mặt hàng đó? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bài tập 3: Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn mua một món đồ điện tử công nghệ cao. Quy
43 / 189