Kế tốn tài chính bao gồm việc ghi lại tất cả các giao dịch của một cơng ty có
ảnh hưởng đến tình trạng tài chính của tổ chức và sau đó sử dụng các giao dịch được lập thành văn bản đó để tạo báo cáo cho các nhà đầu tư, các bên và cơ quan bên ngoài. Các báo cáo này, thường được gọi là báo cáo tài chính, phải tuân theo các quy tắc và hướng dẫn được quy định của nhiều cơ quan khác nhau.
Báo cáo tài chính thơng thường bao gồm bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập. Bảng cân đối kế toán là bảng tổng hợp các số dư tài khoản như tiền mặt nắm giữ; số tiền khách hàng nợ cơng ty; chi phí ngun vật liệu và thành phẩm tồn kho; giá trị của tài sản cố định như tòa nhà; số tiền nợ nhà cung cấp, ngân hàng và các chủ nợ khác; và số tiền mà các nhà đầu tư đã đầu tư vào công ty. Bảng cân đối kế tốn cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của cơng ty tại một thời điểm, một yếu tố quan trọng cần xem xét đối với các chủ nợ và nhà đầu tư của công ty.
112 / 189
Bảng 9: Mẫu bảng cân đối kế toán của Fitter
Bảng cân đối kế tốn của Fitter Snacker Đơn vị tính: Ngàn $
Tài sản
Tiền mặt $ 5003
Khoản phải thu $ 4715
Tồn kho $ 9025 Nhà xưởng và trang bị $ 6231 Đất đai $ 1142 Tổng tài sản $ 26116 Nợ phải trả Khoản phải trả $ 6400 Ghi chú phải trả $ 10000 Tổng nợ $ 16400 Vốn chủ sở hữu Vốn góp $ 2000
Thu nhập giữ lại $ 7716
Tổng vốn chủ sở hữu $ 9716
Tổng nợ và vốn chủ sở hữu $ 26116
Báo cáo thu nhập, hay báo cáo lãi lỗ, cho biết doanh thu và chi phí của cơng ty
và lãi hoặc lỗ trong một khoảng thời gian (thường là một quý hoặc một năm). Khả năng sinh lời rất quan trọng đối với các chủ nợ và nhà đầu tư. Nó cũng là thông tin quan trọng cho các nhà quản lý phụ trách hoạt động hàng ngày. Nói chung, một nhà quản lý xem lợi nhuận là chỉ số đánh giá thành công và thua lỗ là chỉ số về các vấn đề cần giải quyết. Thông thường, các công ty lập báo cáo tài chính hàng q, đơi khi thường xun hơn. Để chuẩn bị các báo cáo này, một công ty phải "khóa sổ", có nghĩa là số dư cho các tài khoản tạm thời hoặc danh nghĩa như doanh thu, chi phí, lãi và lỗ được chuyển vào tài khoản lợi nhuận giữ lại. Các tài khoản danh nghĩa đã đóng sẽ có số dư bằng 0 để bắt đầu tích lũy doanh thu và chi phí trong kỳ báo cáo tiếp theo. Các bút toán kết thúc được thực hiện để chuyển số dư và thiết lập số dư bằng không cho các tài khoản danh nghĩa. Để làm điều này, nhân viên phải kiểm tra các tài khoản để đảm bảo chúng
113 / 189 chính xác và cập nhật. Nếu hệ thống thông tin của một cơng ty thường xun tạo ra dữ liệu chính xác và kịp thời thì việc đóng sổ sách có thể diễn ra suôn sẻ. Nếu không, các mục "điều chỉnh" phải được thực hiện, trong trường hợp đó, việc đóng sổ có thể là một cơng việc rất tốn thời gian với kết quả khơng chính xác.
Bảng 10: Mẫu báo cáo thu nhập của Fitter
Báo cáo thu nhập của Fitter Snacker Đơn vị tính: Ngàn $ Doanh thu Doanh thu bán hàng $ 36002 Tổng doanh thu $ 36002 Chi phí Chi phí bán hàng $ 25691 Chi phí quản lý doanh nghiệp $ 4251 Chi phí nghiên cứu và phát triển $ 962
Chi phí lãi vay $ 521
Tổng chi phí $ 31425
Lợi nhuận trước thuế $ 4577
Thuế thu nhập $ 1144
Lợi nhuận ròng $ 3433
Một ưu điểm của hệ thống thơng tin tích hợp là nó đơn giản hóa q trình khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Nhân viên kế tốn khơng cần phải tập hợp dữ liệu từ các hệ thống khác nhau vì tất cả dữ liệu cần thiết được chứa trong một hệ thống tập trung.
Trong hệ thống ERP, bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập là các báo cáo cơ sở dữ liệu có thể được tạo nhanh chóng bất cứ lúc nào và vì dữ liệu để chuẩn bị báo cáo được đọc từ các bảng cơ sở dữ liệu, các báo cáo này luôn được cập nhật. Một tính năng khác của ERP, bảng cân đối và báo cáo thu nhập có khả năng nhanh chóng hiển thị dữ liệu ở các mức độ chi tiết khác nhau. Ngoài ra, hệ thống ERP cho phép người
114 / 189 dùng tạo các biến thể báo cáo tài chính, là các báo cáo tài chính ở các định dạng khác, được lập để phù hợp với nhu cầu của các đối tượng sử dụng khác nhau.
Kế toán quản trị liên quan đến việc xác định chi phí và lợi nhuận của các hoạt
động của công ty. Mặc dù thông tin cấp cao xuất hiện trong bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập của cơng ty cho thấy liệu cơng ty có đang tạo ra lợi nhuận tổng thể hay không, mục tiêu của kế toán quản trị là cung cấp cho các nhà quản lý thông tin chi tiết để đưa ra các quyết định sáng suốt, tạo ngân sách, xác định lợi nhuận của một sản phẩm cụ thể, khu vực bán hàng hoặc chiến dịch tiếp thị, ... Kế tốn quản trị cung cấp thơng tin mà người quản lý sử dụng để kiểm soát các hoạt động hàng ngày của công ty và để phát triển các kế hoạch dài hạn cho hoạt động, tiếp thị, nhu cầu nhân sự, trả nợ và các vấn đề quản lý khác. Bởi vì kế tốn quản trị cung cấp các báo cáo và phân tích để sử dụng nội bộ, các cơng ty có thể linh hoạt trong cách họ định cấu hình hệ thống kế tốn quản trị của mình.
5.2 Các chức năng của phân hệ kế tốn và tài chính trong SAP ERP
SAP FI là viết tắt của Financial Accounting và nó là một trong những phân hệ quan trọng của SAP ERP. Nó được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính của một tổ chức. SAP FI giúp phân tích các điều kiện tài chính của một cơng ty trên thị trường. Nó có thể tích hợp với các mơ đun của SAP khác như SAP SD, SAP PP, SAP MM, SAP SCM, ... SAP FI bao gồm các mô đun con sau:
Tài chính Kế tốn - Sổ cái chung: Sổ cái chứa tất cả các chi tiết giao dịch của một
cơng ty. Nó hoạt động như một hồ sơ chính để duy trì tất cả các chi tiết kế toán. Các mục sổ cái chung phổ biến là các giao dịch của khách hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp và các giao dịch nội bộ của công ty.
Tài chính Kế tốn - Các khoản Phải thu (AR) và Phải trả (AP): Bao gồm chi tiết số
tiền khách hàng phải trả và số tiền công ty phải trả cho nhà cung cấp. Nói cách khác, AP bao gồm tất cả các giao dịch của nhà cung cấp và AR bao gồm tất cả các giao dịch của khách hàng.
Kế tốn Tài chính - Kế tốn Tài sản: Kế toán Tài sản xử lý tất cả các tài sản cố định
của công ty và cung cấp tất cả các chi tiết giao dịch về tài sản cố định. Phân hệ kế toán tài sản của Kế tốn Tài chính hoạt động chặt chẽ với các phân hệ khác như Quản lý nguyên liệu, Quản lý nhà xưởng, Quản lý kho mở rộng (EWM), ... của SAP. Ví dụ: Khi
115 / 189 một cơng ty mua một mặt hàng có thể coi là tài sản, chi tiết sẽ được chuyển đến phân hệ Kế toán tài sản từ mơ đun SAP MM.
Kế tốn Tài chính - Kế tốn Ngân hàng: Xử lý tất cả các giao dịch được thực hiện thông qua ngân hàng. Nó bao gồm tất cả các giao dịch đến và đi được thực hiện, quản lý số dư và dữ liệu tổng thể giao dịch ngân hàng. Bạn có thể tạo và xử lý bất kỳ loại giao dịch ngân hàng nào bằng cách sử dụng thành phần Kế toán ngân hàng.
Tài chính Kế tốn - Quản lý đi lại: Phân hệ này được sử dụng để quản lý tất cả các chi
phí đi lại của một cơng ty. Nó liên quan đến tất cả các yêu cầu chuyến đi, kế hoạch của họ và chi phí liên quan đến tất cả các chuyến đi được yêu cầu. Nó giúp một tổ chức quản lý chi phí đi lại một cách hiệu quả, vì nó cung cấp sự tích hợp với tất cả các mơ đun khác của SAP.
Tài chính Kế tốn - Quản lý Quỹ: Phân hệ này dùng để quản lý các quỹ trong công ty.
Mô đun Quản lý quỹ tương tác với các mơ đun khác như Kế tốn ngân hàng, Sổ cái chung (G/L), AR/AP và Quản lý vật tư của SAP, … Nó giúp một cơng ty tạo ra dự báo ngân sách và sử dụng quỹ một cách thích hợp.
Tài chính Kế tốn - Hợp nhất Pháp lý: Nó giúp một tổ chức coi nhiều đơn vị của mình
như một cơng ty duy nhất, do đó nó cho phép xem tất cả các chi tiết như một báo cáo tài chính duy nhất cho tất cả các cơng ty thuộc nhóm đó. Một tổ chức có thể có một ý tưởng rõ ràng về các điều kiện tài chính của mình như một thực thể duy nhất.
Lưu ý: Mô đun Hợp nhất pháp lý đã được hỗ trợ trong các phiên bản triển khai SAP ERP cũ hơn. Việc này được thực hiện bởi mô đun Hợp nhất Quy trình Nghiệp vụ (BPC) và SEM-BCS hiện nay.
Mô-đun SAP FI cho phép bạn quản lý dữ liệu kế tốn tài chính trong khn khổ quốc tế của nhiều công ty, đơn vị tiền tệ và ngôn ngữ. Mô đun SAP FI chủ yếu giải quyết các thành phần tài chính sau: Tài sản cố định, tích lũy, nhật ký tiền mặt, các khoản phải thu và phải trả, hàng tồn kho, kế toán thuế, sổ cái chung, chức năng đóng sổ nhanh, báo cáo tài chính, định giá song song, quản trị dữ liệu tổng thể.
Các chuyên gia tư vấn của SAP FI chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai Kế tốn Tài chính và Kế tốn Chi phí với SAP ERP Financials.
116 / 189
5.3 Sử dụng ERP đối với thông tin kế tốn
Kế tốn có thể “giữ sổ sách”, tức là duy trì bản ghi của tất cả các giao dịch tài chính. Tuy nhiên, việc chia sẻ dữ liệu thường khơng diễn ra trong thời gian thực, vì vậy dữ liệu của Kế toán thường lỗi thời. Hơn nữa, vì dữ liệu được chia sẻ thường khơng phải là thơng tin duy nhất mà Kế tốn cần để lập báo cáo cho ban giám đốc, kế toán và thư ký khu vực chức năng thường phải dành thời gian đáng kể để nghiên cứu thêm để tạo ra các báo cáo đó.
Hệ thống ERP với cơ sở dữ liệu tập trung sẽ tránh được những vấn đề này. Ví dụ, giả sử hàng hóa thành phẩm được chuyển từ dây chuyền lắp ráp đến nhà kho. Một nhân viên trong kho có thể dễ dàng ghi lại giao dịch bằng cách sử dụng thiết bị đầu cuối hoặc máy quét mã vạch. Trong SAP ERP, mô-đun Quản lý Vật tư sẽ xem sự kiện chuyển giao hàng từ nhà cung cấp là sự gia tăng hàng tồn kho thành phẩm có sẵn để vận chuyển; mơ-đun Kế toán sẽ xem sự kiện này là sự gia tăng giá trị tiền tệ của hàng tồn kho thành phẩm. Với ERP, mọi người đều sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu để ghi lại dữ liệu hoạt động. Cơ sở dữ liệu này sau đó được sử dụng để tạo báo cáo quản trị, lập báo cáo tài chính và lập ngân sách.
Trong kế tốn, các tài khoản của một công ty được lưu giữ trong một bản ghi gọi là sổ cái. Trong hệ thống SAP ERP, việc nhập vào sổ cái diễn ra đồng thời với giao dịch kinh doanh trong phân hệ cụ thể. Nhiều mô đun ERP của SAP khiến dữ liệu giao dịch được nhập vào sổ cái chung, bao gồm:
• Bán hàng và phân phối (SD): Mô-đun SD ghi lại một khoản bán hàng và sau đó tạo một mục nhập khoản phải thu (một tài liệu sổ cái tổng hợp cho biết khách hàng nợ tiền hàng mà khách hàng đã nhận).
• Quản lý Vật liệu (MM): Mơ-đun MM kiểm soát việc mua hàng và ghi lại các thay đổi trong kho. Việc nhận hàng từ một đơn đặt hàng tạo ra một bút toán phải trả trên sổ cái, cho biết cơng ty có nghĩa vụ thanh tốn cho hàng hóa mà họ đã nhận. Bất cứ khi nào nguyên vật liệu chuyển vào hoặc hết hàng tồn kho (nguyên vật liệu mua đến từ nhà cung cấp, nguyên liệu thô được đưa ra khỏi kho để hỗ trợ sản xuất, hoặc thành phẩm chuyển từ nơi sản xuất đến hàng tồn kho), tài khoản sổ cái sẽ bị ảnh hưởng.
• Kế tốn tài chính (FI): Phân hệ FI quản lý các khoản phải thu và các khoản phải trả được tạo trong phân hệ SD và MM tương ứng. Mô-đun FI cũng là nơi các tài khoản
117 / 189 sổ cái được đóng vào cuối kỳ tài chính (q hoặc năm) và nó được sử dụng để tạo báo cáo tài chính.
• Kiểm sốt (CO): Mơ đun CO theo dõi các chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm. Để tạo ra lợi nhuận, một cơng ty phải có một bức tranh chính xác về giá thành sản phẩm của mình để có thể đưa ra các quyết định chính xác về việc định giá và khuyến mãi sản phẩm, cũng như đầu tư vốn.
• Nhân sự (HR): Mô đun nhân sự quản lý việc tuyển dụng, thuê mướn, bồi thường, thôi việc và cho thôi việc của nhân viên; phân hệ nhân sự cũng quản lý lợi ích và tạo bảng lương.
• Quản lý Tài sản (AM): Mô đun AM quản lý việc mua tài sản cố định (nhà máy và máy móc) và khấu hao liên quan.
5.4 Vấn đề ra quyết định vận hành: Quản lý nợ 5.4.1 Quản lý nợ ngành công nghiệp 5.4.1 Quản lý nợ ngành công nghiệp
Các công ty thường bán chịu cho khách hàng; tuy nhiên, quản lý tài chính tốt địi
hỏi chỉ có thật nhiều tín dụng được cấp cho một khách hàng. Tại một thời điểm nào đó,
khách hàng phải trả một số khoản nợ để chứng minh cho niềm tin mà người bán đã thể
hiện (và do đó người bán có thể biến các khoản phải thu thành tiền mặt). Việc quản lý
nợ đòi hỏi sự cân bằng giữa việc cấp đủ tín dụng để hỗ trợ việc bán hàng và đảm bảo
công ty không bị mất quá nhiều tiền bởi việc cấp tín dụng cho những khách hàng cuối
cùng khơng có khả năng thực hiện nghĩa vụ tín dụng của họ.
Trên thực tế, người bán quản lý mối quan hệ này bằng cách đặt giới hạn về số tiền mà khách hàng có thể nợ tại bất kỳ thời điểm nào và sau đó theo dõi giới hạn đó khi có đơn đặt hàng mới và nhận được khoản thanh toán. Nếu người mua đạt đến hạn mức nợ, người bán sẽ không chấp nhận đơn bán hàng nào nữa cho đến khi cô ấy trả hết một số khoản nợ của mình. Hoặc thay vì từ chối đơn đặt hàng, đại diện bán hàng của người bán có thể đề nghị người mua giảm kích thước đơn đặt hàng hoặc yêu cầu cơ ấy gửi một khoản thanh tốn trước khi xử lý đơn đặt hàng, do đó giảm được khoản nợ của người mua. Rõ ràng, để làm cho hệ thống này hoạt động, đại diện bán hàng cần có quyền truy cập vào số dư tài khoản phải thu cập nhật cho tất cả khách hàng.
Nếu Kế toán giữ cho sổ sách được cập nhật và có thể cung cấp số dư tài khoản phải thu hiện tại cho Tiếp thị và Bán hàng khi cần, thì hạn mức nợ có thể được quản lý
118 / 189 một cách hợp lý. Tiếp thị và Bán hàng có thể so sánh hạn mức nợ của khách hàng với số dư nợ chính xác (cộng với giá trị của đơn đặt hàng) để đưa ra quyết định. Tuy nhiên,
