4.5 Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ bán hàng đến thu tiền trên
4.5.5 Các bước thực hiện quy trình thu tiền mặt trên phần mềm SS4U ERP
Express
Bước 1: Theo dõi cơng nợ
Kế tốn phải thu theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bao gồm các cơng nợ theo hóa đơn và cơng nợ khác đã xác nhận với các thời hạn thanh toán khác nhau.
Khi sắp tới hạn thanh toán Kế toán phải thu nên lập Đề nghị thanh toán để gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán theo đúng tiến độ.
Việc theo dõi công nợ thể hiện trên các báo cáo và dữ liệu trên hệ thống.
Bước 2: Đề nghị thanh toán
Khi các khoản nợ phải thu tới hạn thanh toán Kế toán phải thu lập Đề nghị thanh tốn và trình Ban Lãnh Đạo ký duyệt để nắm tình hình địi nợ khách hàng. Các thơng tin về cơng nợ, hóa đơn chứng từ làm căn cứ để lập Đề nghị thanh tốn và trình Ban Lãnh Đạo của cơng ty ký duyệt.
Bước 3: Ký duyệt
Kế toán trưởng nhận được các Đề nghị thanh toán yêu cầu khách hàng thanh tốn cơng nợ theo đúng thời hạn từ Kế toán phải thu sẽ tiến hành xem xét theo tình hình thực tế và ký duyệt. Nếu các thông tin chưa đúng hoặc khơng hợp lý với tình hình thực tế Kế tốn trưởng sẽ phản hồi lại để nhân viên làm lại hoặc khơng duyệt.
Để cơng việc địi nợ khách hàng được thực hiện theo đúng kế hoạch và tiến độ thanh tốn Kế tốn trưởng nên có sự trao đổi với Ban lãnh đạo của khách hàng về khoản phải thu của họ sắp tới. Ở đây có thể sẽ có những thỏa thuận, thương lượng về nghiệp vụ địi nợ.
Kế tốn phải thu Xác nhận
cơng nợ Thu tiền Thu tiền ngân
hàng Thu tiền mặt
Cấn trừ công
104 / 189 Nếu các thơng tin u cầu thanh tốn đã đúng và hợp lý với tình hình thực tế Kế tốn trưởng ký duyệt để Kế toán phải thu chuyển Đề nghị thanh toán cho khách hàng.
Bước 4: Khách hàng ký duyệt
Ban lãnh đạo công ty khách hàng nhận được Đề nghị thanh toán sẽ tiến hàng ký duyệt và thực hiện thanh tốn cơng nợ theo u cầu.
Nếu các thơng tin địi nợ khơng đúng hoặc chưa hợp lý khách hàng sẽ phản hồi hoặc khơng thanh tốn cho Cơng ty. Nếu các thơng tin địi nợ đã đúng và hợp với tình hình thực tế thì khách hàng sẽ duyệt thanh toán theo yêu cầu. Thao tác này thực hiện bên ngoài hệ thống.
Bước 5: Nhập thơng tin phiếu thu tiền
Hình 39: Màn hình Nhập thông tin phiếu thu
Khi khách hàng đồng ý thanh tốn cơng nợ và thơng báo thanh tốn bằng tiền mặt, Kế toán tiền mặt tiến hành lập Phiếu thu tiền mặt để làm chứng từ xác nhận pháp lý giữa 2 bên. Sau khi đã thu tiền và các thủ tục hồn tất chính xác Kế tốn tiền mặt Complete - Hoàn thành chứng từ thu tiền để tăng tiền mặt và giảm công nợ phải thu trên báo cáo.
4.5.6 Các bước thực hiện quy trình thu tiền qua ngân hàng trên phần mềm SS4U ERP Express
Đường dẫn: Phân hệ kế toán phải thu (AR)/ Ngân hàng/ Thu tiền hóa đơn Bước 1: Theo dõi cơng nợ
105 / 189 Kế tốn phải thu theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bao gồm các cơng nợ theo hóa đơn và cơng nợ khác đã xác nhận với các thời hạn thanh toán khác nhau.
Khi sắp tới hạn thanh toán Kế toán phải thu nên lập Đề nghị thanh toán để gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán theo đúng tiến độ. Các u cầu thanh tốn đã được lập cần có sự xét duyệt của Ban lãnh đạo, tùy vào tình hình thực tế có duyệt địi nợ khách hàng hay không.
Việc theo dõi công nợ thể hiện trên các báo cáo và dữ liệu trên hệ thống.
Bước 2: Đề nghị thanh toán
Khi các khoản nợ phải thu tới hạn thanh toán Kế toán phải thu lập Đề nghị thanh tốn và trình Kế tốn trưởng ký duyệt để nắm tình hình địi nợ khách hàng. Các thơng tin về cơng nợ, hóa đơn chứng từ làm căn cứ để lập Đề nghị thanh tốn và trình Ban lãnh đạo công ty ký duyệt.
Bước 3: Ký duyệt
Kế toán trưởng nhận được các Đề nghị thanh tốn u cầu khách hàng thanh tốn cơng nợ theo đúng thời hạn từ Kế toán phải thu sẽ tiến hành xem xét theo tình hình thực tế và ký duyệt. Nếu các thông tin chưa đúng hoặc không hợp lý với tình hình thực tế Kế tốn trưởng sẽ phản hồi lại để nhân viên làm lại hoặc không duyệt.
Để cơng việc địi nợ khách hàng được thực hiện theo đúng kế hoạch và tiến độ
thanh toán Kế tốn trưởng nên có sự trao đổi với Ban lãnh đạo của khách hàng về khoản
phải thu của họ sắp tới. Ở đây có thể sẽ có những thỏa thuận, thương lượng về nghiệp
vụ đòi nợ. Nếu các thơng tin u cầu thanh tốn đã đúng và hợp lý với tình hình thực tế
Kế tốn trưởng ký duyệt để Kế toán phải thu chuyển Đề nghị thanh toán cho khách
hàng.
Bước 4: Khách hàng ký duyệt
Ban lãnh đạo công ty khách hàng nhận được Đề nghị thanh toán sẽ tiến hàng ký duyệt và thực hiện thanh tốn cơng nợ theo yêu cầu.
Nếu các thơng tin địi nợ khơng đúng hoặc chưa hợp lý khách hàng sẽ phản hồi hoặc khơng thanh tốn cho cơng ty. Nếu các thơng tin địi nợ đã đúng và hợp với tình hình thực tế thì khách hàng sẽ duyệt thanh toán theo yêu cầu. Thao tác này thực hiện bên ngoài hệ thống.
106 / 189 Sau khi khách hàng duyệt thanh tốn cơng nợ qua ngân hàng, bên ngân hàng thực hiện lệnh thanh toán và Giấy bsáo có được gửi về cho cơng ty SS4U.ERP, Kế toán phải thu sẽ lấy chứng từ này làm căn cứ để ghi nhận giảm nợ cho khách hàng, tiền trong tài khoản ngân hàng đã về thì hoàn thành nghiệp vụ giảm nợ này.
Thao tác nhận Giấy báo có được thực hiện bên ngồi hệ thống, theo dõi tiền trong tài khoản ngân hàng tăng.
Bước 6: Nhập thơng tin thu tiền, giảm nợ
Hình 40: Màn hình nhập thơng tin giấy báo có
Sau khi đã nhận Giấy báo có của ngân hàng, theo dõi tiền trong tài khoản ngân hàng tăng Kế toán phải thu sẽ tiến hành ghi nhận thu tiền ngân hàng và giảm công nợ phải thu cho khách hàng theo chứng từ Báo có trên hệ thống.
Sau khi đã nhập các thơng tin thu tiền giảm nợ, Kế tốn phải thu kiểm tra lại các thông tin và tiến hành Complete (hoàn thành) nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng này và theo dõi công nợ trên các báo cáo của hệ thống. Khi đó, có thể in chứng từ kế toán (Nếu cần) để ký xác nhận giữa hai bên.
4.6 Câu hỏi ôn tập và bài tập
Bài tập 1: Giả sử bạn là giám đốc tiếp thị mới của Fitter Snacker, được thuê để giải quyết một số vấn đề của công ty, như đã nêu ở đầu chương này. Bạn chỉ mới bắt đầu cơng việc này và bạn đang tìm hiểu về đội ngũ bán hàng của mình và các quy trình của công ty. Mô tả tất cả các vấn đề bạn quan sát được về cách đội ngũ bán hàng của Fitter
107 / 189 hiện đang tiếp nhận và thực hiện đơn đặt hàng. Bây giờ, hãy thuyết phục ban lãnh đạo cấp trên về nhu cầu cải tiến hệ thống hiện có và đưa hệ thống ERP vào đúng chỗ.
Bài tập 2: Nếu Fitter cài đặt hệ thống ERP, họ có thể tổ chức lại bộ phận bán hàng của
mình như thế nào để hiệu quả hơn? Hãy nói cụ thể về cách bạn sẽ sắp xếp lại các bộ phận hoặc hợp nhất chúng.
Bài tập 3: Giả sử bạn là một thực tập sinh mùa hè mới tại Fitter Snacker, làm việc trực
tiếp dưới quyền của CIO. Công việc đầu tiên của bạn là viết một bản ghi nhớ mô tả luồng thông tin nghèo nàn giữa ba khu vực chức năng trong công ty: Tiếp thị và Bán hàng, Kế tốn và Tài chính, và Quản lý Chuỗi cung ứng. Đặc biệt, tập trung vào việc thiếu luồng thông tin đến và đi từ Tiếp thị và Bán hàng.
Bài tập 4: Làm thế nào để một hệ thống ERP như SAP đơn giản hóa việc tra cứu các
mã số khách hàng, thiết lập ngày giao hàng và tính một mức giá duy nhất cho một khách hàng nhất định? Bao gồm một cuộc thảo luận về dữ liệu chủ (master data).
Bài tập 5: Kịch bản thực hành quy trình từ bán hàng đến thu tiền3
Nghiệp vụ 1: Tìm các khách hàng đã khai báo trên hệ thống để xem Master data của
khách hàng. Hiểu ý nghĩa từng thông tin.
STT Tên khách hàng Địa chỉ giao hàng Bảng giá bán Hạn mức tín dụng Phương thức thanh toán 1 Con cưng TP. HCM 2 Con cưng Cần Thơ 3 Bibo Phú Yên
…
Hiểu và giải thích giải pháp quản lý khách hàng theo mơ hình đa cơng ty của SS4U.ERP dựa vào khách hàng Con Cưng hay Lotte.
Nghiệp vụ 2:
Tham khảo chương trình khuyến mãi, chiết khấu đã tạo trên hệ thống SS4U.ERP trong bảng dưới đây và nghiên cứu trường hợp giảm 2% trên tổng hóa đơn thì giải pháp sẽ như thế nào?
108 / 189 STT Tên khách hàng Mặt hàng bán Điều kiện SL mua SL tặng/ giảm giá Thời gian hiệu lực
1 Con Cưng TP.HCM Nôi giường cũi 4 sao
= 10 1 31/12/2020
2 Con cưng Cần Thơ Nôi gỗ đa
năng
= 5 1 31/12/2020
Tham khảo chương trình khuyến mãi, chiết khấu đã tạo trên hệ thống SS4U.ERP và nghiên cứu trường hợp giảm 2% trên tổng hóa đơn thì giải pháp sẽ như thế nào?
STT Tên khách hàng Mặt hàng bán Điều kiện SL mua SL tặng/ giảm giá Thời gian hiệu lực
3 Bibo Phú Yên All 5% 31/12/2020
Nghiệp vụ 3: Ngày 02/01/2020 lập báo giá gửi cho Công ty Con Cưng CN Cần Thơ.
STT Mặt hàng Số lượng mua Phương thức thanh toán Điều kiện vận chuyển Thời gian hiệu lực Ghi chú 1 Nôi giường cũi 4 sao
10 15 ngày Tại kho 08/01/2020
2 Nôi gỗ đa
năng
2 15 ngày Tại kho 08/01/2020
In báo giá và gửi mail báo giá cho khách hàng trực tiếp trên ERP.
Nghiệp vụ 4: Ngày 05/01/2020, chuyển thông tin báo giá ở nghiệp vụ số 3 thành đơn
hàng bán với thông tin như báo giá. Ngày giao hàng 08/01/2020. Nghiệp vụ “Bán hàng trong nước VAT 10%”. Số hợp đồng là MSSV.
- Chạy chương trình khuyến mãi đã được định nghĩa. - Kiểm tra hạn mức nợ, tuổi nợ.
- Kiểm tra nhanh tồn kho trước khi duyệt đơn hàng. - Thực hiện duyệt đơn hàng trên ERP theo cây duyệt.
Nghiệp vụ 5: Ngày 08/01/2020, Phòng Kinh doanh tiến hành lập đề nghị giao hàng giao
109 / 189
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng
1 Nôi giường cũi 4 sao cái 10 2 Nôi gỗ đa năng cái 2 - Kiểm tra và in phiếu đề nghị giao hàng.
- Duyệt
Nghiệp vụ 6: Ngày 09/01/2020, Phòng Kinh doanh tiến hành xuất hóa đơn cho đơn hàng cơng ty Con Cưng CN Cần Thơ, với số serial là TVH/20e, số sổ: 3LL, số hóa đơn là MSSV.
Yêu cầu: In hóa đơn thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên chuyển kèm theo đề nghị giao hàng xuống bộ phận kho để bốc xếp hàng, chuyển kèm theo xe, 1 liên chuyển phịng Kế tốn ghi nhận nợ. Kiểm tra kết quả khuyến mãi cho hóa đơn.
Nghiệp vụ 7: Kho tiến hành xuất kho thành phẩm theo số đề nghị của phòng kinh doanh
cho đơn hàng Con Cưng CN Cần Thơ và thực hiện xuất kho trên hệ thống. Số lô thành phẩm là MSSV.
- In 3 liên phiếu xuất kho
- Xem báo cáo tồn kho thành phẩm
- Xem báo cáo tình hình thực hiện đơn hàng - Xem báo cáo bán hàng, công nợ
- Vẽ sơ đồ kế toán ở nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ 8: Ngày 15/01/2020, thu 30 triệu tiền bán hàng cho công ty Con Cưng CN
Cần Thơ, diễn giải nhập MSSV.
- Xem tuổi nợ để xem số dư công nợ bán hàng
- Thu tiền ngân hàng ACB CN Bình Thạnh (tài khoản ngân hàng đã tạo sẵn trong phần mềm ERP)
- Thực hiện quy trình thu tiền hóa đơn bằng tài khoản ngân hàng - Xem báo có ngân hàng
- Xem báo cáo công nợ phải thu
Nghiệp vụ 9: Ngày 16/01/2020, lập hóa đơn xuất khẩu cho cơng ty Amazon Singapore.
Nghiệp vụ “Bán thành phẩm xuất khẩu USD”, tờ khai số TK-MSSV. Tỷ giá USD/VND 23,200 với các nội dung:
110 / 189
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Giá bán USD Ngày giao hàng
1 Nôi giường cũi 4 sao cái 10 100 16/01/2020
2 Nôi gỗ đa năng cái 2 200 16/01/2020
- Kiểm tra và in phiếu đề nghị giao hàng. - Duyệt
- Chạy chương trình khuyến mãi
Nghiệp vụ 10: Ngày 18/01/2020, thu 50% số tiền hóa đơn xuất cho cơng ty amazon
singapore. Tỷ giá USD/VND ngày 18/01/2020 là 23,300, diễn giải là MSSV. - Thu tiền ngoại tệ ở ngân hàng ACB - chi nhánh Bình Thạnh
- Thực hiện quy trình thu tiền hóa đơn bằng TK ngân hàng - Tính chênh lệch tỷ giá
- Thực hiện báo cáo công nợ, ngân hàng
Nghiệp vụ 11: Ngày 17/01/2020, khách hàng muốn mua 2,000 cái Khung sắt nôi 4 sao,
yêu cầu:
- Tính giá thành sản xuất 1 cái
- Xác định giá bán dựa vào dữ liệu sau: Chi phí quản lý 10%, bán hàng 5%, lãi vay 2%, lợi nhuận 12%.
111 / 189
CHƯƠNG 5: KẾ TỐN VÀ TÀI CHÍNH TRONG HỆ THỐNG
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP Mục tiêu chương:
Sau khi học xong chương này, người học sẽ đạt được các kiến thức và kỹ năng sau:
- Hiểu tổng quan về các hoạt động kế toán.
- Nắm được các chức năng của phân hệ kế tốn và tài chính trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
- Hiểu cách hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sử dụng thông tin kế toán. - Hiểu được các vấn đề liên quan đến quản lý nợ (công nợ, chấp nhận nợ, … của
khách hàng).
- Hiểu được việc phân tích lợi nhuận, tạo các báo cáo quản trị với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
- Biết được vụ phá sản của công ty Enron, các đặc điểm của đạo luật Sarbanes-Oxley và hàm ý của nó đối với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
- Thực hành được các nghiệp vụ kinh tế trên một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thực tế.
