0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (189 trang)

Các bước thực hiện quy trình thu tiền mặt trên phần mềm SS4U ERP

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 103 -111 )

Express

Bước 1: Theo dõi công nợ

Kế toán phải thu theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bao gồm các công nợ theo hóa đơn và công nợ khác đã xác nhận với các thời hạn thanh toán khác nhau.

Khi sắp tới hạn thanh toán Kế toán phải thu nên lập Đề nghị thanh toán để gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán theo đúng tiến độ.

Việc theo dõi công nợ thể hiện trên các báo cáo và dữ liệu trên hệ thống.

Bước 2: Đề nghị thanh toán

Khi các khoản nợ phải thu tới hạn thanh toán Kế toán phải thu lập Đề nghị thanh toán và trình Ban Lãnh Đạo ký duyệt để nắm tình hình đòi nợ khách hàng. Các thông tin về công nợ, hóa đơn chứng từ làm căn cứđể lập Đề nghị thanh toán và trình Ban Lãnh Đạo của công ty ký duyệt.

Bước 3: Ký duyệt

Kế toán trưởng nhận được các Đề nghị thanh toán yêu cầu khách hàng thanh toán công nợ theo đúng thời hạn từ Kế toán phải thu sẽ tiến hành xem xét theo tình hình thực tế và ký duyệt. Nếu các thông tin chưa đúng hoặc không hợp lý với tình hình thực tế Kế toán trưởng sẽ phản hồi lại để nhân viên làm lại hoặc không duyệt.

Để công việc đòi nợ khách hàng được thực hiện theo đúng kế hoạch và tiến độ thanh toán Kế toán trưởng nên có sự trao đổi với Ban lãnh đạo của khách hàng về khoản phải thu của họ sắp tới. Ở đây có thể sẽ có những thỏa thuận, thương lượng về nghiệp vụđòi nợ. Kế toán phải thu Xác nhận công nợ Thu tin Thu tiền ngân hàng Thu tiền mặt Cấn trừ công

104 / 189 Nếu các thông tin yêu cầu thanh toán đã đúng và hợp lý với tình hình thực tế Kế toán trưởng ký duyệt để Kế toán phải thu chuyển Đề nghị thanh toán cho khách hàng.

Bước 4: Khách hàng ký duyệt

Ban lãnh đạo công ty khách hàng nhận được Đề nghị thanh toán sẽ tiến hàng ký duyệt và thực hiện thanh toán công nợ theo yêu cầu.

Nếu các thông tin đòi nợ không đúng hoặc chưa hợp lý khách hàng sẽ phản hồi hoặc không thanh toán cho Công ty. Nếu các thông tin đòi nợđã đúng và hợp với tình hình thực tế thì khách hàng sẽ duyệt thanh toán theo yêu cầu. Thao tác này thực hiện bên ngoài hệ thống.

Bước 5: Nhập thông tin phiếu thu tiền

Hình 39: Màn hình Nhập thông tin phiếu thu

Khi khách hàng đồng ý thanh toán công nợ và thông báo thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán tiền mặt tiến hành lập Phiếu thu tiền mặt để làm chứng từ xác nhận pháp lý giữa 2 bên. Sau khi đã thu tiền và các thủ tục hoàn tất chính xác Kế toán tiền mặt Complete - Hoàn thành chứng từ thu tiền để tăng tiền mặt và giảm công nợ phải thu trên báo cáo.

4.5.6 Các bước thực hiện quy trình thu tiền qua ngân hàng trên phần mềm SS4U ERP Express

Đường dẫn: Phân hệ kế toán phải thu (AR)/ Ngân hàng/ Thu tiền hóa đơn Bước 1: Theo dõi công nợ

105 / 189 Kế toán phải thu theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bao gồm các công nợ theo hóa đơn và công nợ khác đã xác nhận với các thời hạn thanh toán khác nhau.

Khi sắp tới hạn thanh toán Kế toán phải thu nên lập Đề nghị thanh toán để gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán theo đúng tiến độ. Các yêu cầu thanh toán đã được lập cần có sự xét duyệt của Ban lãnh đạo, tùy vào tình hình thực tế có duyệt đòi nợ khách hàng hay không.

Việc theo dõi công nợ thể hiện trên các báo cáo và dữ liệu trên hệ thống.

Bước 2: Đề nghị thanh toán

Khi các khoản nợ phải thu tới hạn thanh toán Kế toán phải thu lập Đề nghị thanh toán và trình Kế toán trưởng ký duyệt để nắm tình hình đòi nợ khách hàng. Các thông tin về công nợ, hóa đơn chứng từ làm căn cứđể lập Đề nghị thanh toán và trình Ban lãnh đạo công ty ký duyệt.

Bước 3: Ký duyệt

Kế toán trưởng nhận được các Đề nghị thanh toán yêu cầu khách hàng thanh toán công nợ theo đúng thời hạn từ Kế toán phải thu sẽ tiến hành xem xét theo tình hình thực tế và ký duyệt. Nếu các thông tin chưa đúng hoặc không hợp lý với tình hình thực tế Kế toán trưởng sẽ phản hồi lại để nhân viên làm lại hoặc không duyệt.

Để công việc đòi nợ khách hàng được thực hiện theo đúng kế hoạch và tiến độ thanh toán Kế toán trưởng nên có sự trao đổi với Ban lãnh đạo của khách hàng về khoản phải thu của họ sắp tới. Ở đây có thể sẽ có những thỏa thuận, thương lượng về nghiệp vụđòi nợ. Nếu các thông tin yêu cầu thanh toán đã đúng và hợp lý với tình hình thực tế Kế toán trưởng ký duyệt để Kế toán phải thu chuyển Đề nghị thanh toán cho khách hàng.

Bước 4: Khách hàng ký duyệt

Ban lãnh đạo công ty khách hàng nhận được Đề nghị thanh toán sẽ tiến hàng ký duyệt và thực hiện thanh toán công nợ theo yêu cầu.

Nếu các thông tin đòi nợ không đúng hoặc chưa hợp lý khách hàng sẽ phản hồi hoặc không thanh toán cho công ty. Nếu các thông tin đòi nợ đã đúng và hợp với tình hình thực tế thì khách hàng sẽ duyệt thanh toán theo yêu cầu. Thao tác này thực hiện bên ngoài hệ thống.

106 / 189 Sau khi khách hàng duyệt thanh toán công nợ qua ngân hàng, bên ngân hàng thực hiện lệnh thanh toán và Giấy bsáo có được gửi về cho công ty SS4U.ERP, Kế toán phải thu sẽ lấy chứng từ này làm căn cứđể ghi nhận giảm nợ cho khách hàng, tiền trong tài khoản ngân hàng đã về thì hoàn thành nghiệp vụ giảm nợ này.

Thao tác nhận Giấy báo có được thực hiện bên ngoài hệ thống, theo dõi tiền trong tài khoản ngân hàng tăng.

Bước 6: Nhập thông tin thu tiền, giảm nợ

Hình 40: Màn hình nhập thông tin giấy báo có

Sau khi đã nhận Giấy báo có của ngân hàng, theo dõi tiền trong tài khoản ngân hàng tăng Kế toán phải thu sẽ tiến hành ghi nhận thu tiền ngân hàng và giảm công nợ phải thu cho khách hàng theo chứng từ Báo có trên hệ thống.

Sau khi đã nhập các thông tin thu tiền giảm nợ, Kế toán phải thu kiểm tra lại các thông tin và tiến hành Complete (hoàn thành) nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng này và theo dõi công nợ trên các báo cáo của hệ thống. Khi đó, có thể in chứng từ kế toán (Nếu cần) để ký xác nhận giữa hai bên.

4.6 Câu hỏi ôn tập và bài tập

Bài tập 1: Giả sử bạn là giám đốc tiếp thị mới của Fitter Snacker, được thuê để giải quyết một số vấn đề của công ty, nhưđã nêu ở đầu chương này. Bạn chỉ mới bắt đầu công việc này và bạn đang tìm hiểu vềđội ngũ bán hàng của mình và các quy trình của công ty. Mô tả tất cả các vấn đề bạn quan sát được về cách đội ngũ bán hàng của Fitter

107 / 189 hiện đang tiếp nhận và thực hiện đơn đặt hàng. Bây giờ, hãy thuyết phục ban lãnh đạo cấp trên về nhu cầu cải tiến hệ thống hiện có và đưa hệ thống ERP vào đúng chỗ.

Bài tập 2: Nếu Fitter cài đặt hệ thống ERP, họ có thể tổ chức lại bộ phận bán hàng của mình như thế nào để hiệu quả hơn? Hãy nói cụ thể về cách bạn sẽ sắp xếp lại các bộ phận hoặc hợp nhất chúng.

Bài tập 3: Giả sử bạn là một thực tập sinh mùa hè mới tại Fitter Snacker, làm việc trực tiếp dưới quyền của CIO. Công việc đầu tiên của bạn là viết một bản ghi nhớ mô tả luồng thông tin nghèo nàn giữa ba khu vực chức năng trong công ty: Tiếp thị và Bán hàng, Kế toán và Tài chính, và Quản lý Chuỗi cung ứng. Đặc biệt, tập trung vào việc thiếu luồng thông tin đến và đi từ Tiếp thị và Bán hàng.

Bài tập 4: Làm thế nào để một hệ thống ERP như SAP đơn giản hóa việc tra cứu các mã số khách hàng, thiết lập ngày giao hàng và tính một mức giá duy nhất cho một khách hàng nhất định? Bao gồm một cuộc thảo luận về dữ liệu chủ (master data).

Bài tập 5: Kịch bản thực hành quy trình từ bán hàng đến thu tiền3

Nghiệp vụ 1: Tìm các khách hàng đã khai báo trên hệ thống để xem Master data của khách hàng. Hiểu ý nghĩa từng thông tin. STT Tên khách hàng Địa chỉ giao hàng Bảng giá bán Hạn mức tín dụng Phương thức thanh toán 1 Con cưng TP. HCM 2 Con cưng Cần Thơ 3 Bibo Phú Yên …

Hiểu và giải thích giải pháp quản lý khách hàng theo mô hình đa công ty của SS4U.ERP dựa vào khách hàng Con Cưng hay Lotte.

Nghiệp vụ 2:

Tham khảo chương trình khuyến mãi, chiết khấu đã tạo trên hệ thống SS4U.ERP trong bảng dưới đây và nghiên cứu trường hợp giảm 2% trên tổng hóa đơn thì giải pháp sẽ như thế nào?

108 / 189 STT Tên khách hàng Mặt hàng bán Điều kiện SL mua SL tặng/ giảm giá Thời gian hiệu lực

1 Con Cưng TP.HCM Nôi giường cũi 4 sao

= 10 1 31/12/2020

2 Con cưng Cần Thơ Nôi gỗ đa năng

= 5 1 31/12/2020

Tham khảo chương trình khuyến mãi, chiết khấu đã tạo trên hệ thống SS4U.ERP và nghiên cứu trường hợp giảm 2% trên tổng hóa đơn thì giải pháp sẽ như thế nào?

STT Tên khách hàng Mặt hàng bán Điều kiện SL mua SL tặng/ giảm giá Thời gian hiệu lực

3 Bibo Phú Yên All 5% 31/12/2020

Nghiệp vụ 3: Ngày 02/01/2020 lập báo giá gửi cho Công ty Con Cưng CN Cần Thơ.

STT Mặt hàng Số lượng mua Phương thức thanh toán Điều kiện vận chuyển Thời gian hiệu lực Ghi chú 1 Nôi giường cũi 4 sao 10 15 ngày Tại kho 08/01/2020 2 Nôi gỗ đa năng 2 15 ngày Tại kho 08/01/2020

In báo giá và gửi mail báo giá cho khách hàng trực tiếp trên ERP.

Nghiệp vụ 4: Ngày 05/01/2020, chuyển thông tin báo giá ở nghiệp vụ số 3 thành đơn hàng bán với thông tin như báo giá. Ngày giao hàng 08/01/2020. Nghiệp vụ “Bán hàng trong nước VAT 10%”. Số hợp đồng là MSSV.

- Chạy chương trình khuyến mãi đã được định nghĩa. - Kiểm tra hạn mức nợ, tuổi nợ.

- Kiểm tra nhanh tồn kho trước khi duyệt đơn hàng. - Thực hiện duyệt đơn hàng trên ERP theo cây duyệt.

Nghiệp vụ 5: Ngày 08/01/2020, Phòng Kinh doanh tiến hành lập đề nghị giao hàng giao 100% số lượng đơn hàng cho Con Cưng CN Cần Thơ.

109 / 189

STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng

1 Nôi giường cũi 4 sao cái 10 2 Nôi gỗđa năng cái 2 - Kiểm tra và in phiếu đề nghị giao hàng.

- Duyệt

Nghiệp vụ 6: Ngày 09/01/2020, Phòng Kinh doanh tiến hành xuất hóa đơn cho đơn hàng công ty Con Cưng CN Cần Thơ, với số serial là TVH/20e, số sổ: 3LL, số hóa đơn là MSSV.

Yêu cầu: In hóa đơn thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên chuyển kèm theo đề nghị giao hàng xuống bộ phận kho để bốc xếp hàng, chuyển kèm theo xe, 1 liên chuyển phòng Kế toán ghi nhận nợ. Kiểm tra kết quả khuyến mãi cho hóa đơn.

Nghiệp vụ 7: Kho tiến hành xuất kho thành phẩm theo sốđề nghị của phòng kinh doanh cho đơn hàng Con Cưng CN Cần Thơ và thực hiện xuất kho trên hệ thống. Số lô thành phẩm là MSSV.

- In 3 liên phiếu xuất kho

- Xem báo cáo tồn kho thành phẩm

- Xem báo cáo tình hình thực hiện đơn hàng - Xem báo cáo bán hàng, công nợ

- Vẽ sơ đồ kế toán ở nghiệp vụ bán hàng

Nghiệp vụ 8: Ngày 15/01/2020, thu 30 triệu tiền bán hàng cho công ty Con Cưng CN Cần Thơ, diễn giải nhập MSSV.

- Xem tuổi nợđể xem số dư công nợ bán hàng

- Thu tiền ngân hàng ACB CN Bình Thạnh (tài khoản ngân hàng đã tạo sẵn trong phần mềm ERP)

- Thực hiện quy trình thu tiền hóa đơn bằng tài khoản ngân hàng - Xem báo có ngân hàng

- Xem báo cáo công nợ phải thu

Nghiệp vụ 9: Ngày 16/01/2020, lập hóa đơn xuất khẩu cho công ty Amazon Singapore. Nghiệp vụ “Bán thành phẩm xuất khẩu USD”, tờ khai số TK-MSSV. Tỷ giá USD/VND 23,200 với các nội dung:

110 / 189

STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Giá bán USD Ngày giao hàng

1 Nôi giường cũi 4 sao cái 10 100 16/01/2020 2 Nôi gỗđa năng cái 2 200 16/01/2020 - Kiểm tra và in phiếu đề nghị giao hàng.

- Duyệt

- Chạy chương trình khuyến mãi

Nghiệp vụ 10: Ngày 18/01/2020, thu 50% số tiền hóa đơn xuất cho công ty amazon singapore. Tỷ giá USD/VND ngày 18/01/2020 là 23,300, diễn giải là MSSV.

- Thu tiền ngoại tệở ngân hàng ACB - chi nhánh Bình Thạnh - Thực hiện quy trình thu tiền hóa đơn bằng TK ngân hàng - Tính chênh lệch tỷ giá

- Thực hiện báo cáo công nợ, ngân hàng

Nghiệp vụ 11: Ngày 17/01/2020, khách hàng muốn mua 2,000 cái Khung sắt nôi 4 sao, yêu cầu:

- Tính giá thành sản xuất 1 cái

- Xác định giá bán dựa vào dữ liệu sau: Chi phí quản lý 10%, bán hàng 5%, lãi vay 2%, lợi nhuận 12%.

111 / 189

CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN VÀ TÀI CHÍNH TRONG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

Mục tiêu chương:

Sau khi học xong chương này, người học sẽđạt được các kiến thức và kỹ năng sau:

- Hiểu tổng quan về các hoạt động kế toán.

- Nắm được các chức năng của phân hệ kế toán và tài chính trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

- Hiểu cách hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sử dụng thông tin kế toán. - Hiểu được các vấn đề liên quan đến quản lý nợ (công nợ, chấp nhận nợ, … của

khách hàng).

- Hiểu được việc phân tích lợi nhuận, tạo các báo cáo quản trị với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

- Biết được vụ phá sản của công ty Enron, các đặc điểm của đạo luật Sarbanes-Oxley và hàm ý của nó đối với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

- Thực hành được các nghiệp vụ kinh tế trên một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thực tế.

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 103 -111 )

×