0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (189 trang)

Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 150 -150 )

Lưu đồ là công cụ đơn giản nhất trong số các công cụ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Lưu đồ là bất kỳ biểu diễn đồ họa nào của chuyển động hoặc dòng chảy của các vật liệu, chứng từ, logic, ... cụ thể hoặc trừu tượng. Lưu đồ là sự trình bày rõ ràng, bằng đồ thị của một quy trình từđầu đến cuối, bất kể quy trình đó là một thuật toán hay một quy trình sản xuất.

Lưu đồ sử dụng một tập hợp các ký hiệu được tiêu chuẩn hóa đểđại diện cho các hoạt động kinh doanh khác nhau. Có thể sử dụng nhiều loại ký hiệu để lập bản đồ quy trình nghiệp vụ, sau đây là tập hợp

cơ bản các ký hiệu đủ để mô tả ngay cả một quy trình nghiệp vụ phức tạp. Việc sử dụng một vài ký hiệu đơn giản sẽ tập trung vào quy trình nghiệp vụ hơn là vào công cụ được sử dụng để đại diện cho nó.

Hình 42: Các biểu tượng cơ bản của sơ đồ dòng công việc Ranh giới (Bắt đầu / Kết thúc quy trình Hành động Quyết định logic hướng Đầu nối

151 / 189

Quy trình báo cáo chi phí của Fitter Snacker

Maria là một nhân viên bán hàng của Fitter, người thường xuyên đi công tác xa. Sau khi Maria phát sinh chi phí đi lại trên thẻ tín dụng cá nhân của mình, cô ấy hoàn thành báo cáo chi phí bằng giấy, sao chép hồ sơ, đính kèm biên lai cho bất kỳ khoản chi phí nào trên $ 25 và gửi báo cáo đến quản lý khu vực của mình tại văn phòng chi nhánh. Người quản lý, Kevin, xem xét báo cáo và phê duyệt nó hoặc gửi nó lại cho Maria với một ghi chú yêu cầu giải thích, xác minh hoặc sửa đổi. Khi Kevin phê duyệt báo cáo chi phí, anh ta sẽ gửi nó đến văn phòng công ty.

Sau khi trợ lý hành chính sắp xếp thư tại văn phòng công ty, cô ấy chuyển báo cáo chi phí cho thư ký khoản phải trả (A/P), người thực hiện kiểm tra sơ bộ báo cáo. Nhân viên bán hàng liên hệ với Kevin để có bất kỳ sự làm rõ cần thiết nào, sau đó chuyển báo cáo chi phí cho người kiểm tra báo cáo chi phí, người sẽ xem xét nó. Nếu có vấn đề với báo cáo, kiểm toán viên sẽ gửi nó lại cho Maria, người sẽ chỉnh sửa và gửi lại báo cáo. Sau đó, kiểm toán viên nhập báo cáo vào hệ thống kế toán dựa trên PC của Fitter và gửi một bản in ra giấy có biên lai trong tủ hồ sơ, được sắp xếp theo tên nhân viên.

Vào cuối mỗi tuần, nhân viên A/P sử dụng hệ thống kế toán dựa trên PC để in séc bảng lương, thanh toán cho nhà cung cấp và séc hoàn trả chi phí. Khi Maria nhận được séc hoàn tiền, cô gửi nó vào tài khoản séc của mình và gửi một khoản thanh toán đến công ty thẻ tín dụng, công ty ghi có vào tài khoản thẻ của cô ấy.

Thiết lập ranh giới quy trình nghiệp vụ là một trong những bước quan trọng nhất trong lập bản đồ quy trình. Các ranh giới quy trình nghiệp vụ xác định những hoạt động nào sẽ được đưa vào quy trình và những hoạt động nào được coi là một phần của môi trường bên ngoài quy trình.

Điều quan trọng là phải xác định rõ ràng các hoạt động là một phần của quy trình và những hoạt động bên ngoài quy trình. Nếu không có ranh giới xác định rõ ràng, một dự án có thể mở rộng đến mức không thể quản lý được. Ví dụ: Fitter có thểứng trước tiền mặt hoặc phát hành thẻ tín dụng của công ty để chi trả cho chi phí đi lại. Nhân viên có thể cần đặt chỗ cho việc đi lại bằng máy bay hoặc khách sạn thông qua văn phòng du lịch của công ty. Công ty có thể yêu cầu nhân viên sử dụng một khách sạn ưa thích hoặc có thể có các chính sách cụ thể về dịch vụ cho thuê xe hơi, bao gồm các công ty

152 / 189 cho thuê ưu tiên, hạng xe được chấp thuận, bảo hiểm và trả trước tiền xăng. Mặc dù tất cả những cân nhắc này đều quan trọng và cần được ghi lại ở đâu đó, nhưng ranh giới của quy trình báo cáo chi phí không bao gồm các hoạt động bổ sung liên quan đến việc đi lại này. Việc đưa những cân nhắc bên ngoài này vào bản đồ quy trình sẽ làm tăng đáng kể quy mô của dự án lập bản đồ quy trình và khiến dự án cải tiến quy trình gặp rủi ro. Bản đồ quy trình hoàn chỉnh cho quy trình báo cáo chi phí bắt đầu sau khi chi phí đi lại đã phát sinh và kết thúc với việc nhân viên bán hàng nhận được séc hoàn tiền. Các điểm bắt đầu và kết thúc này là ranh giới quy trình cho quy trình báo cáo chi phí.

Chi phí phát sinh

Nhân viên chuẩn bị

báo cáo chi phí

Nhân viên sao chép báo cáo và biên nhận

Nhân viên đính kèm biên nhận cho chi phí

> $ 25

Nhân viên gửi email báo cáo chi phí cho quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng xem lại báo cáo chi phí

Báo cáo chi phí có duyệt không?

Quản lý bán hàng gửi email báo cáo chi phí

đến văn phòng công ty

1

Duyệt

Quản lý bán hàng gửi email báo cáo ngược lại cho nhân viên Không

duyệt

Nhân viên chỉnh lại báo cáo chi phí

153 / 189 Tất cả các quy trình nghiệp vụ chỉ nên có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc. Ranh giới của quy trình nghiệp vụ bắt đầu được thể hiện bằng hình bầu dục có chứa dòng chữ “Chi phí phát sinh”. Tiếp theo, bản đồ quy trình hiển thị bốn khối hoạt động xác định các nhiệm vụđược thực hiện bởi nhân viên trong việc hoàn thành báo cáo chi phí. Số lượng khối thao tác được sử dụng và mức độ chi tiết trong các mô tả là vấn đề được ưu tiên và phụ thuộc vào mục đích mà bản đồ quy trình được tạo ra. Nếu bản đồ quy trình sẽđược sử dụng để cải tiến quy trình nghiệp vụ và các thành viên của nhóm cải tiến quy trình đã quen thuộc với quy trình thì cần ít chi tiết hơn. Trên thực tế, quá nhiều chi tiết có thể che khuất các tính năng chính của quy trình. Mặt khác, nếu bản đồ quy trình sẽđược sử dụng để ghi lại quá trình đào tạo nhân viên bán hàng mới, thì cần phải chi tiết hơn để đảm bảo rằng nhân viên mới có thể sử dụng bản đồ quy trình để thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ.

Biểu tượng viên kim cương quyết định hỏi một câu hỏi có thểđược trả lời là Có hoặc Không. Trong trường hợp này, viên kim cương quyết định hỏi liệu người quản lý bán hàng có phê duyệt báo cáo chi phí hay không. Chỉ có hai lựa chọn khả thi Có và Không. Nó có thể hấp dẫn người mới tạo bản đồ quy trình với các viên kim cương quyết định có nhiều hơn hai kết quả; tuy nhiên, làm như vậy có thể dẫn đến logic nhầm lẫn. Tất cả các quy trình nghiệp vụ có thểđược xác định bằng cách sử dụng một hoặc nhiều viên kim cương quyết định, mỗi viên kim cương chỉ có hai kết quả.

Cuối cùng, sơđồ minh hoạ chỉ cho thấy một phần của quy trình báo cáo chi phí, nên sơ đồ kết thúc bằng một đầu nối. Hầu hết các quy trình nghiệp vụ quá phức tạp để có thể nằm gọn trên một tờ giấy. Đầu nối cung cấp một cách để tiếp tục xử lý bản đồ từ trang tính này sang trang tính tiếp theo.

Mở rộng bản đồ quy trình nghiệp vụ

Mô hình hoá phân cấp (hierarchical modeling) là một loại ánh xạ quy trình nghiệp vụ trong đó quy trình nghiệp vụ có thểđược mô tả chi tiết hơn hoặc ít hơn, tùy thuộc vào nhiệm vụ hiện tại.

Đối với mục đích đào tạo, điều quan trọng là phải ghi lại các bước chi tiết mà nhân viên bán hàng phải tuân theo để hoàn thành báo cáo chi phí; tuy nhiên, các chi tiết có thể làm cho bản đồ quy trình trở nên cồng kềnh đối với các hoạt động cải tiến quy trình. Trong mô hình hoá phân cấp, bốn bước mà nhân viên bán hàng tuân theo để hoàn

154 / 189 thành báo cáo chi phí có thểđược cô đọng thành một bước: “Nhân viên hoàn thành báo cáo chi phí”.

Phần mềm mô hình hoá phân cấp cung cấp cho người dùng sự linh hoạt để di chuyển dễ dàng từ các chếđộ xem cấp cao hơn, ít chi tiết hơn sang các chếđộ xem cấp thấp hơn với nhiều chi tiết hơn. Mô hình hoá phân cấp có thể hỗ trợ trong việc lập bản đồ quy trình bằng cách cho phép người dùng tạo ra một cái nhìn rộng, cấp cao về một quy trình nghiệp vụ và sau đó thêm chi tiết hơn khi quy trình nghiệp vụđược phân tích. Một loại kỹ thuật lập bản đồ quy trình khác được sử dụng rộng rãi và được công nhận rộng rãi là lưu đồ triển khai (còn được gọi là lưu đồ làn bơi – swimlane flowchart).

Chi phí phát sinh

Nhân viên chuẩn bị

báo cáo chi phí

Nhân viên sao chép báo cáo và biên nhận

Nhân viên đính kèm biên nhận cho chi phí

> $ 25

Nhân viên gửi email báo cáo chi phí cho quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng xem lại báo cáo chi phí

Báo cáo chi phí có duyệt không?

Quản lý bán hàng gửi email báo cáo chi phí

đến văn phòng công ty

1

Duyệt

Quản lý bán hàng gửi email báo cáo ngược lại cho nhân viên Không

duyệt

Nhân viên chỉnh lại báo cáo chi phí Quản lý bán hàng xem

lại báo cáo chi phí

Báo cáo chi phí có duyệt không?

Quản lý bán hàng gửi email báo cáo chi phí

đến văn phòng công ty

1

Duyệt

Quản lý bán hàng gửi email báo cáo ngược lại cho nhân

viên Không

duyệt

Nhân viên chỉnh lại báo cáo chi phí Chi phí phát sinh

Nhân viên chuẩn bị

báo cáo chi phí

155 / 189 Loại lưu đồ này mô tả các thành viên trong nhóm ở trên cùng, với mỗi bước được căn chỉnh theo chiều dọc bên dưới nhân viên hoặc nhóm thích hợp. Bên dưới là quy trình báo cáo chi phí của Fitter dưới dạng lưu đồ triển khai. Kỹ thuật lập bản đồ quy trình này có ưu điểm là xác định rõ ràng nhiệm vụ của mỗi người trong quy trình.

7.1.2 Sơđồ chuỗi quy trình sự kiện

Định dạng EPC chỉ sử dụng hai ký hiệu đểđại diện cho một quy trình nghiệp vụ. Ưu điểm của định dạng EPC là nó phù hợp với logic và cấu trúc của thiết kế phần mềm

Đại diện bán hàng Quản lý bán hàng Thư ký kế toán phải trả Kiểm toán

Chi phí phát sinh

Nhân viên chuẩn bị

báo cáo chi phí

Nhân viên sao chép báo cáo và biên nhận

Nhân viên đính kèm biên nhận cho chi phí

> $ 25

Nhân viên gửi email báo cáo chi phí cho quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng xem lại báo cáo chi phí

Báo cáo chi phí có duyệt không?

Quản lý bán hàng gửi email báo cáo chi phí

đến văn phòng công ty

1

Duyệt Quản lý bán hàng gửi

email báo cáo ngược lại cho nhân viên Không

duyệt Nhân viên chỉnh lại

báo cáo chi phí

156 / 189 ERP của SAP. Kỹ thuật lập mô hình EPC có sẵn như một công cụ phần mềm thông qua nền tảng ARIS (Kiến trúc của Hệ thống Thông tin Tích hợp) của Software AG.

Trong mô hình EPC, hai cấu trúc được sử dụng để đại diện cho các quy trình nghiệp vụ là các sự kiện (Event) và chức năng (Function). Các sự kiện phản ánh một trạng thái hoặc tình trạng trong quy trình nghiệp vụ và được biểu thị bằng một hình lục giác kéo dài và các chức năng phản ánh một phần của quy trình nghiệp vụ nơi xảy ra thay đổi và được biểu thị bằng hình chữ nhật với các góc tròn.

Hình 46: Các thành phần của chuỗi sự kiện quy trình

Quy ước đặt tên tiêu chuẩn hóa cho các chức năng và sự kiện cũng được sử dụng trong mô hình EPC. Ví dụ: quy ước đặt tên Event là đối tượng (Object) - quá khứ phân từ (Past participle), như thể hiện trong các ví dụ sau:

Object Past Participle Expense incurred

Expense report approved

Hard copy filed

Đối với các Function, quy ước đặt tên là động từ (Verb) - đối tượng (Object), như thể hiện trong các ví dụ sau:

Động từ Đối tượng Prepare expense report

Review expense report

157 / 189 Sau đây trình bày một sơ đồ EPC đơn giản cho một phần của quy trình báo cáo chi phí Fitter. Sơ đồ EPC bắt đầu và kết thúc bằng các sự kiện. Hơn nữa, các sự kiện phải được theo sau bởi các chức năng, và các chức năng phải được theo sau bởi các sự kiện.

Hình 47: Lược đồ EPC của phần đầu quy trình báo cáo chi phí của Fiiter Snacker

Ngoài việc kết nối trực tiếp các sự kiện với các chức năng, sơ đồ EPC sử dụng ba loại đầu nối phân nhánh. Sự phân nhánh xảy ra khi logic đến từ nhiều nguồn hoặc dẫn đến nhiều hơn một kết quả tiềm năng. Ba loại đầu nối là AND, OR và Exclusive OR (XOR). Hình sau đây là ví dụ về chức năng của đầu nối AND, chỉ ra rằng báo cáo chi phí phải được ghi lại và phải nộp một bản cứng.

Hình 48: Ví dụ về đầu nối AND trong lược đồ EPC

Đầu nối AND

158 / 189 Đầu nối OR chỉ ra rằng một hoặc nhiều kết quả tiềm năng có thể xảy ra; nó không phải là loại trừ. Hình sau đây là ví dụ vềđầu nối OR, cho biết rằng sau khi thanh toán được xử lý, nhân viên bán hàng được thông báo hoặc người quản lý bán hàng được thông báo hoặc cả nhân viên bán hàng và người quản lý bán hàng đều được thông báo.

Hình 49: Ví dụ về đầu nối OR trong lược đồ EPC

Không giống nhưđầu nối OR, đầu nối XOR là loại trừ; chỉ một sự kiện có thể xảy ra sau đầu nối XOR. Hình sau cho biết cách sử dụng đầu nối XOR để thể hiện quyết định của người quản lý về việc có chấp thuận báo cáo chi phí hay không, nó chỉ ra rằng chỉ một sự kiện có thể xảy ra sau khi xem xét báo cáo chi phí: được chấp thuận hoặc không được chấp thuận.

Hình 50: Ví dụ về đầu nối XOR trong lược đồ EPC

Sau đây là hình hiển thị tất cả các kết hợp đầu nối có thể có. Lưu ý rằng không thể có một sự kiện duy nhất kết nối với nhiều chức năng bằng các đầu nối OR hoặc XOR, vì các sự kiện đại diện cho một trạng thái hoặc tình trạng.

Đầu nối OR

Đầu nối XOR

159 / 189

Hình 51: Sự kết hợp giữa đầu nối và trigger có thể có

Khi các đầu nối OR và XOR dẫn đến nhiều kết quả (chức năng / sự kiện), thì cần có một quyết định để quyết định (các) đường dẫn nào nên được tuân theo và một sự kiện không thể tạo ra quyết định.

Trong lược đồ EPC có thể thấy sự phân tách và hợp nhất của một đường dẫn trong suốt quy trình nghiệp vụ. Trong ví dụ này, nhân viên bán hàng của Fitter có thể gửi báo cáo chi phí của mình trực tuyến nếu cô ấy có quyền truy cập Internet; nếu không, cô ấy phải gửi báo cáo giấy. Lưu ý rằng cùng một loại đầu nối được sử dụng để chia đường dẫn phải được sử dụng để hợp nhất nó.

Không cho phép

Không cho phép

160 / 189

Hình 52: Đường dẫn phân tách và hợp nhất trong lược đồ EPC

Lược đồ EPC cơ bản có thểđược bổ sung thêm thông tin. Trong thuật ngữ EPC, thông tin bổ sung này được gọi là phần tử dữ liệu. Ví dụ, phần đầu tiên của sơ đồ EPC cho quy trình báo cáo chi phí Fitter hiển thị các yếu tố dữ liệu (“Báo cáo chi phí đa bản

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 150 -150 )

×