3.3 Quản trị chuỗi cung ứng và sản xuất trong hệ thống SAP ERP
3.3.4 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) là quá trình xác định số lượng và thời gian sản xuất hoặc mua các cụm lắp ráp phụ và nguyên liệu thô cần thiết để hỗ trợ tiến độ sản xuất tổng thể. Quá trình lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu trả lời các câu hỏi, "Chúng ta nên đặt hàng số lượng nguyên liệu thô nào để chúng ta có thể đáp ứng mức sản xuất đó?" và "Khi nào thì nên đặt hàng những vật liệu này?".
Đối với Fitter, tất cả các thành phần sản phẩm (nguyên liệu, giấy gói thanh thức ăn nhanh và hộp trưng bày) đều được mua, vì vậy cơng ty có thể sử dụng quy trình lập kế hoạch nhu cầu nguyên liệu để xác định thời gian và số lượng cho các đơn đặt hàng. Để hiểu việc lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu, phải hiểu bảng kê nguyên vật liệu (Bill of Material – BOM), thời gian thực hiện nguyên liệu (lead time) và định cỡ lô nguyên liệu (lot sizing).
58 / 189 Bảng kê nguyên vật liệu (BOM) là danh sách các nguyên vật liệu (bao gồm cả số lượng) cần thiết để tạo ra một sản phẩm.
Bảng 7: Bảng kê nguyên liệu (BOM) cho các thanh NRG của Fitter
Số lượng
Thành phần NRG-A NRG-B
Yến mạch (pound) 300 250
Mầm lúa mì (pound) 50 50
Quế (pound) 5 5
Nhục đậu khấu (pound) 2 2
Đinh hương (pound) 1 1
Mật ong (gal.) 10 10
Dầu cải (gal.) 7 7
Nho kho (pound) 50
Bột protein (pound) 50
Hạt phỉ (pound) 30
Chà là (pound) 35 35
BOM cho các thanh NRG của Fitter khá đơn giản vì tất cả các thành phần được trộn với nhau để tạo thành bột; khơng có bước trung gian. Tuy nhiên, nhiều sản phẩm khác được sản xuất bằng cách ghép các bộ phận thành phần thành các cụm lắp ráp con, sau đó được nối với nhau để tạo thành sản phẩm hồn chỉnh. Rõ ràng là phức tạp hơn để tính tốn các u cầu nguyên liệu cho các sản phẩm có BOM phức tạp hơn.
Thời gian thực hiện nguyên liệu (lead time) và định cỡ lô nguyên liệu (lot sizing)
BOM có thể được sử dụng để tính tốn lượng nguyên liệu thô cần thiết để sản xuất thành phẩm. Tuy nhiên, việc xác định thời gian và số lượng đơn đặt hàng yêu cầu thông tin về lead time và lot sizing.
Ví dụ: nếu một nhà sản xuất đặt hàng một mặt hàng may sẵn, lead time là thời gian tích lũy cần thiết để nhà cung cấp nhận và xử lý đơn đặt hàng, lấy nguyên liệu ra khỏi kho, đóng gói, chất lên xe tải và giao nó cho nhà sản xuất. Nhà sản xuất cũng có thể bao gồm thời gian cần thiết để nhận nguyên liệu vào kho của mình (dỡ hàng lên xe tải, kiểm tra hàng hóa và chuyển hàng hóa vào vị trí lưu trữ).
Lot sizing đề cập đến quy trình xác định số lượng sản xuất (đối với nguyên vật
59 / 189 hợp của Fitter, nhiều nguyên liệu thơ chỉ có thể được đặt hàng từ một nhà cung cấp với số lượng lớn nhất định. Ví dụ, vì Fitter sử dụng số lượng lớn yến mạch, cách hiệu quả nhất để mua yến mạch là mua với số lượng lớn từ xe tải, có nghĩa là nguyên liệu phải được đặt hàng với số lượng 44.000 pound. Tuy nhiên, mầm lúa mì được sử dụng với số lượng ít hơn, và để tránh việc mầm lúa mì bị ơi thiu, Fitter đặt hàng nó trong các thùng chứa số lượng lớn 2.000 pound. Bột protein được đóng gói trong các túi 50 pound được xếp 25 túi vào một pallet, do đó, cách hiệu quả nhất về chi phí để đặt hàng bột protein là đóng pallet (1.250 pound).
Hãy xem quy trình lập kế hoạch yêu cầu nguyên liệu sử dụng yến mạch, có thời gian thực hiện hai tuần và phải được đặt hàng với số lượng xe tải (bội số của 44.000 pound).
Bảng 8: Bản ghi MRP cho yến mạch trong thanh NRG, Tuần từ 1 đến 5
Yến mạch Lead time = 2 tuần
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5
MPS (thùng) NRG-A NRG-B 984 422 984 422 984 422 984 422 1037 444 MPS 500 pound lô NRG-A NRG-B 142 61 142 61 142 61 142 61 149 64
Yêu cầu tổng thể (pound) 57850 57850 57850 57850 60700
Biên nhận theo lịch trình 44000 44000
Biên nhận theo kế hoạch 88000 44000 44000
Trong tay 29650 15800 1950 32100 18250 1550
Đơn hàng theo kế hoạch 88000 44000 44000
Để xác định khi nào và bao nhiêu pound yến mạch nên được đặt hàng, hãy bắt đầu với lịch trình sản xuất tổng thể hàng tuần cho các thanh NRG-A và NRG-B, sau đó sẽ hồn thành các bước sau:
1. Chuyển đổi số lượng thanh NRG từ hộp sang lô 500 pound.
2. Nhân số lô với số lượng pound trên mỗi lô (được đưa ra trong BOM) để có được yêu cầu chung cho mỗi nguyên liệu thô.
3. Trừ lượng tồn kho nguyên vật liệu hiện có và các đơn đặt hàng đã được đặt ra khỏi yêu cầu tổng, để xác định yêu cầu ròng.
60 / 189 4. Lập kế hoạch các đơn đặt hàng theo bội số của kích thước lô 44.000 pound, cho phép thời gian chờ đợi là hai tuần đối với yến mạch, để đáp ứng các yêu cầu ròng trong bước 3.
Bảng 8 ở trên thể hiện nội dung được gọi là bản ghi MRP, là cách chuẩn để xem
quy trình MRP trên giấy.
Hai dòng đầu tiên của bản ghi MRP là MPS là kết quả đầu ra từ bước quản lý nhu cầu. Số lượng sản xuất NRG này được thể hiện trong các thùng vận chuyển. Bước đầu tiên là chuyển đổi MPS từ các thùng vận chuyển thành các lô 500 pound. Mỗi thùng hàng nặng 72 pound (không bao gồm bao bì), do đó, để chuyển đổi thùng hàng thành lô 500 pound, hãy nhân số thùng hàng với 72 pound cho mỗi thùng, sau đó chia cho 500 pound mỗi lơ. Do đó, để sản xuất 984 thùng vận chuyển thanh NRG-A trong Tuần 1 của năm sẽ cần 142 lô, như thể hiện trong hàng thứ ba.
Dòng tiếp theo là yêu cầu tổng thể. Các số liệu yêu cầu tổng thể được tính bằng cách nhân số lượng MPS (trong các lô sản xuất) với khối lượng yến mạch cần thiết cho một lô thanh ăn nhanh. Fitter sử dụng 300 pound yến mạch cho mỗi mẻ thanh NRG-A và 250 pound yến mạch cho mỗi mẻ thanh NRG-B. Thông tin này được lấy từ BOM. Do đó, đối với Tuần 1, Fitter cần:
• NRG-A: 142 mẻ × 300 pound / mẻ = 42.600 pound yn mch ã NRG-B: 61 m ì 250 pound / mẻ = 15.250 pound yến mạch • Tổng = 57.850 pound yến mạch
Dòng tiếp theo là biên nhận theo lịch trình. Dịng này hiển thị thời gian dự kiến của các đơn đặt hàng nguyên vật liệu đã được đặt, nghĩa là nhà cung cấp có Hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất đã được cung cấp đơn đặt hàng và đang trong q trình hồn thành đơn đặt hàng đó. Thời gian thực hiện đơn hàng cho yến mạch là hai tuần, vì vậy để có yến mạch vào Tuần 1 và Tuần 2 năm nay, các đơn hàng yến mạch phải được đặt vào hai tuần cuối của năm trước.
Dòng tiếp theo, biên nhận theo kế hoạch, hiển thị khi nào các đơn đặt hàng đã lên kế hoạch sẽ đến. Dòng của biên nhận theo kế hoạch liên quan trực tiếp đến dòng Đơn đặt hàng theo kế hoạch ở cuối bản ghi.
Đơn đặt hàng theo kế hoạch là đơn đặt hàng chưa được đặt với nhà cung cấp nhưng sẽ cần được đặt để ngăn ngừa việc bộ phận Sản xuất hết nguyên liệu. Vì có thời
61 / 189 gian chờ đợi hai tuần cho các đơn đặt hàng yến mạch, số lượng trong dịng của đơn đặt
hàng theo kế hoạch sẽ có sẵn để sản xuất trong hai tuần, được biểu thị bằng một mục
nhập trong dòng Biên nhận theo kế hoạch.
Các mũi tên cho thấy mối quan hệ giữa các đơn đặt hàng theo kế hoạch và các khoản thu theo kế hoạch. Ví dụ: tính tốn lập kế hoạch yêu cầu nguyên liệu cho thấy rằng đơn đặt hàng 88.000 pound yến mạch nên được đặt vào Tuần 1 để nó sẽ đến vào Tuần 3. Nói cách khác: đơn đặt hàng theo kế hoạch cho 88.000 pound yến mạch trong Tuần 1 sẽ khơng có sẵn để sử dụng cho đến Tuần 3, được thể hiện bằng việc nhận 88.000 bảng Anh theo kế hoạch trong Tuần 3. Chỉ có một đơn đặt hàng, nhưng nó hiển thị ở hai vị trí trên hồ sơ MRP.
Dòng tiếp theo là dòng hiện có (On hand). Số đầu tiên trong hàng này (29.650) là số lượng yến mạch tồn kho vào đầu Tuần 1. Số hiện có trong cột Tuần 1 (15.800) là dự báo về số lượng hàng tồn kho sẽ có vào cuối Tuần 1 (và do đó vào đầu Tuần 2) - kế toán cho hàng tồn kho đầu kỳ, yêu cầu tổng thể, và các biên nhận theo kế hoạch và theo
lịch trình. Trong trường hợp của Tuần 1, hàng tồn kho ban đầu là 29.650 pound, cộng
với 44.000 pound biên nhận theo lịch trình, trừ đi yêu cầu tổng thể 57.850 pound, còn lại 15.800 pound yến mạch vào đầu Tuần 2.
Dòng cuối cùng là dòng Đơn hàng theo kế hoạch. Đây là số lượng mà phép tính MRP khuyến nghị đặt hàng và nó là kết quả đầu ra từ quy trình MRP mà việc mua hàng sử dụng để xác định những gì cần đặt hàng để sản xuất sản phẩm và thời điểm đặt hàng.
Nhiều lần, một người lập kế hoạch sẽ cần phải can thiệp để thông báo cho hệ thống điều chỉnh đơn hàng theo kế hoạch. Ví dụ: lưu ý rằng số lượng yến mạch có sẵn trong Tuần 2 chỉ là 1.950 pound. Trong trường hợp tốt nhất, giả sử dây chuyền sản xuất thanh NRG-B (vì thanh đó sử dụng ít yến mạch hơn). Với 250 pound mỗi mẻ, 1.950 pound yến mạch sẽ là đủ yến mạch cho đủ 7 mẻ. Dây chuyền sản xuất có thể sản xuất 6 mẻ một giờ, vì vậy 7 mẻ bột chỉ hỗ trợ dây chuyền sản xuất trong 70 phút. Nếu đơn
đặt hàng theo lịch trình khơng đến đủ sớm vào ngày đầu tiên của Tuần 2, dây chuyền sản xuất có thể bị ngừng hoạt động. Khi đơn đặt hàng theo kế hoạch đến vào Tuần 1 đã sẵn sàng được đặt (hai tuần trước khi bắt đầu Tuần 1), người lập kế hoạch nên đánh giá đơn đặt hàng đó, xem xét mức tồn kho thấp dự kiến cho đầu Tuần 2. Người lập kế hoạch có thể đã quyết định đặt hàng cho hai xe tải chở yến mạch, thay vì đơn đặt hàng theo
62 / 189
kế hoạch cho một tải. Hoặc anh ta có thể đảm bảo rằng biên nhận theo lịch trình được
hiển thị trong Tuần 2 sẽ thực sự được gửi vào cuối Tuần 1.
Các yếu tố lập kế hoạch như thời gian thực hiện chỉ là ước tính, vì vậy người lập kế hoạch phải đánh giá các đơn đặt hàng theo kế hoạch được đề xuất bởi tính tốn hoạch
định nhu cầu vật liệu (MRP) trước khi cho phép chương trình tự động chuyển chúng thành đơn đặt hàng mua.