0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (189 trang)

Quy trình phỏng vấn và thuê

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 137 -137 )

Tại Fitter Snacker, bộ phận yêu cầu phát triển một danh sách ngắn các ứng viên cho vị trí bằng cách chọn tối đa ba ứng viên, dựa trên dữ liệu do Bộ phận Nhân sự cung cấp. Bộ phận Nhân sự liên hệ với các ứng viên trong danh sách ngắn, lên lịch phỏng vấn và tạo hồ sơ cho từng ứng viên. Hồ sơ của ứng viên bao gồm biểu mẫu cho biết thời

138 / 189 điểm nhận được đơn đăng ký, (các)vị trí ứng viên đã nộp đơn và ngày giờ của bất kỳ cuộc phỏng vấn nào. Nếu đây không phải là lần đầu tiên ứng viên nộp đơn xin việc với công ty, biểu mẫu cho biết tình trạng gần đây của ứng viên: ứng viên có được phỏng vấn và bị từ chối hay không, ứng viên có từ chối lời mời làm việc hay không, v.v.

Nếu một ứng viên chấp nhận lời đề nghị phỏng vấn, Bộ phận Nhân sự sẽ sắp xếp cho ứng viên công việc, bao gồm sắp xếp việc đi lại và lịch trình các hoạt động phỏng vấn. Đại diện từ Bộ phận Nhân sự thực hiện một cuộc phỏng vấn bao gồm thảo luận về kinh nghiệm của ứng viên và các câu hỏi liên quan đến vị trí mà ứng viên đã ứng tuyển. Người giám sát của bộ phận cũng phỏng vấn ứng viên và các nhân viên khác trong bộ phận cũng thường được dành thời gian để nói chuyện với ứng viên. Đối với hầu hết các vị trí chuyên môn tại Fitter, ứng viên được phỏng vấn bởi giám đốc nhà máy và thường xuyên là chủ tịch công ty.

Sau quá trình phỏng vấn ban đầu, nhân viên của Bộ phận Nhân sự cập nhật hồ sơ của ứng viên để cho biết liệu họ có còn khả năng được tuyển dụng hay không. Trong một số trường hợp, một cuộc phỏng vấn thứ hai được lên lịch. Sau khi đã phỏng vấn tất cả các ứng viên trong danh sách ngắn, đại diện của Bộ phận Nhân sự và người giám sát của bộ phận yêu cầu sẽ xếp hạng các ứng viên trong danh sách ngắn. Nếu có một ứng viên được chấp nhận, nhân viên Bộ phận Nhân sự sẽđưa ra lời mời làm việc bằng lời nói qua điện thoại cho người đó. Nếu ứng viên chấp nhận lời đề nghị, một thư mời bằng văn bản sẽđược gửi đi, ứng viên phải ký tên và gửi lại. Khi ứng viên chính thức chấp nhận lời đề nghị bằng văn bản, hồ sơ của họ sẽ được cập nhật một lần nữa, cho thấy rằng ứng viên đã chấp nhận lời đề nghị. Sau đó, nhân viên Nhân sự lên lịch kiểm tra lý lịch và kiểm tra ma tuý cho ứng viên, xác định ngày bắt đầu của nhân viên và lập kế hoạch cho buổi định hướng của nhân viên mới.

Nếu không tìm thấy ứng viên nào được chấp nhận hoặc nếu không ai trong số họ chấp nhận lời mời làm việc, thì quy trình này phải được lặp lại, tối thiểu sẽ yêu cầu phát triển một danh sách ngắn mới nhưng có thể bao gồm việc bắt đầu lại với một tin tuyển dụng mới.

Nhiều vấn đề của Fitter Snacker trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng liên quan đến luồng thông tin và giao tiếp. Fitter Snacker không có phần mềm lịch cuộc hẹn nhóm, điều này sẽ cho phép nhân viên Nhân sự dễ dàng tìm thấy thời gian mà tất cả các

139 / 189 nhân sự chủ chốt sẽ có mặt để phỏng vấn một ứng viên. Lịch cuộc hẹn nhóm (có sẵn trong hệ thống email và hệ thống ERP như SAP) cho phép người dùng kiểm tra lịch của những người khác để lên lịch họp. Nếu không có công cụ lịch như vậy, việc lên lịch phỏng vấn thường là một quy trình rườm rà, đòi hỏi nhân viên Bộ phận Nhân sự phải điều phối lịch phỏng vấn giữa ứng viên và nhân sự phù hợp tại Fitter Snacker. Bởi vì việc này được thực hiện qua email và điện thoại, có thể mất vài ngày và đôi khi vài tuần để lên lịch phỏng vấn. Một vấn đề tương tự xảy ra sau khi các cuộc phỏng vấn đã hoàn thành. Việc thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan và xếp hạng các ứng cử viên mất nhiều thời gian và có thể yêu cầu nhiều cuộc họp. Quản lý việc sắp xếp đi lại và hoàn trả chi phí đi lại của ứng viên cũng là những nhiệm vụ nặng nề. Đã hơn một lần, Fitter để mất một ứng viên triển vọng vào tay một công ty khác vì sự chậm trễ trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng của Fitter Snacker.

Fitter Snacker thuê một công ty tư vấn nhân sựđể thực hiện xét nghiệm ma túy và tiến hành kiểm tra lý lịch để xác minh rằng các ứng viên không làm sai lệch thông tin và không có tiền án tiền sự nghiêm trọng. Fitter Snacker thuê ngoài công việc này vì các kỹ năng đặc biệt cần thiết. Nếu việc kiểm tra lý lịch và kiểm tra ma túy đạt yêu cầu, thông tin này sẽđược thêm vào hồ sơ của ứng viên và lời mời làm việc sẽ có hiệu lực. Nếu nhà tư vấn tìm thấy bằng chứng về thông tin giả mạo hoặc rắc rối pháp lý hoặc ứng viên không đạt yêu cầu kiểm tra ma túy, hồ sơ cũng được cập nhật và lời mời làm việc sẽ bị hủy bỏ kèm theo lời giải thích bằng văn bản.

Vào ngày đầu tiên làm việc của nhân viên mới, họ sẽ tham dự một cuộc họp định hướng, bao gồm việc hoàn thành các thủ tục giấy tờ bổ sung gồm các điều khoản và điều kiện tuyển dụng, khấu trừ thuế và phúc lợi. Tất cả nhân viên của Fitter Snacker phải ký vào một biểu mẫu nói rằng nhân viên đó đã được cung cấp một bản sao và đồng ý tuân theo các chính sách và thủ tục của công ty. Nhân viên mới phải hoàn thành biểu mẫu IRS W-4, mẫu đơn này cho chủ doanh nghiệp biết số tiền thuế chính xác phải khấu trừ từ phiếu lương của nhân viên. Tiếp theo, đại diện Bộ phận Nhân sự xem xét kế hoạch phúc lợi của Fitter Snacker. Fitter Snacker cung cấp một kế hoạch phúc lợi toàn diện mang đến cho nhân viên nhiều lựa chọn cho các kế hoạch chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, kế hoạch hưu trí và tài khoản tiết kiệm y tế. Những người phụ thuộc của nhân

140 / 189 viên cũng có thể được bảo hiểm theo chương trình bảo hiểm sức khỏe của Fitter Snacker.

Bởi vì nhân viên phải cung cấp một lượng lớn dữ liệu chi tiết để quản lý hợp lý lương thưởng và phúc lợi, không có gì ngạc nhiên khi Fitter Snacker thường xuyên gặp vấn đề trong việc tuyển dụng nhân viên mới theo đúng kế hoạch phúc lợi và thiết lập các khoản khấu trừ lương phù hợp. Thường có thể mất hàng tháng để quản lý chính xác các khoản bồi thường và phúc lợi của nhân viên mới.

6.2.3 Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự sau khi tuyển dụng

Bộ phận nhân sự có những trách nhiệm liên tục ngoài việc tuyển dụng và bắt đầu công việc của một nhân viên. Bộ phận nhân sự phải duy trì liên lạc liên tục với nhân viên và người giám sát của họđể đảm bảo rằng nhân viên đang làm việc tốt.

Fitter Snacker, giống như hầu hết các công ty, đưa ra đánh giá hiệu suất cho nhân viên mới và hiện tại. Là một phần của quy trình, người giám sát thực hiện đánh giá và xem xét bản đánh giá với nhân viên. Sau khi xem xét, người giám sát có thể sửa đổi bản đánh giá, mà cả người giám sát và nhân viên sau đó đều ký tên. Nhân viên cũng có thể gửi phản hồi bằng văn bản cho việc xem xét, liệt kê bất kỳ sự bất đồng hoặc giải thích nào. Người quản lý bộ phận của nhân viên phải xem xét đánh giá hiệu suất và phản hồi của nhân viên, đồng thời có thể thêm một nhận xét bằng văn bản riêng biệt. Sau đó, hồ sơđánh giá được chuyển đến Phòng Nhân sự, nơi tất cả các tài liệu trở thành một phần trong hồ sơ của nhân viên. Nếu một nhân viên phải bị chấm dứt hợp đồng, công ty cần có đủ tài liệu để chứng minh rằng việc chấm dứt hợp đồng là có hiệu lực; ngược lại, nếu nhân viên kiện công ty về việc chấm dứt sai trái, công ty có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh quyết định chấm dứt.

Vì Fitter Snacker không có hệ thống thông tin hiệu quả nên rất khó quản lý dữ liệu đánh giá hiệu suất. Điều này làm cho Bộ phận Nhân sự trở nên khó khăn hơn trong việc xác định các vấn đề với nhân viên và thực hiện hành động khắc phục (chẳng hạn như tư vấn về hiệu suất công việc hoặc thuyên chuyển) trước khi các vấn đềđó dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng. Với hệ thống dựa trên giấy tờ của Fitter Snacker, mỗi người chỉ có thể xem hồ sơ của một nhân viên và có thể mất dấu hồ sơ của nhân viên tạm thời hoặc vĩnh viễn. Ngoài ra, rất khó để duy trì kiểm soát thích hợp thông tin cá nhân nhạy cảm khi nó được lưu trữ trong các tệp giấy.

141 / 189 Sự luân chuyển của nhân viên có thể là một vấn đềđáng kểđối với một công ty. Chi phí thuê một nhân viên đã được ước tính từ hàng ngàn $ đến hơn $ 50.000. Khi đánh giá chi phí thuê nhân viên, một công ty nên xem xét cả chi phí trực tiếp của việc thuê nhân viên và chi phí hữu hình ít xảy ra trong năm đầu tiên của nhân viên mới hoặc lâu hơn. Ví dụ, trong khi nhân viên mới đang học công việc của họ, những nhân viên khác phải dành thời gian từ công việc bình thường của họ để đào tạo, điều này có thể tác động tiêu cực đến năng suất của họ.

Một chi phí khác rất khó định lượng là kinh nghiệm và kiến thức công việc của nhân viên bị mất đi khi họ rời công ty. Ví dụ: nếu người quản lý mua hàng rời khỏi công ty, thì tất cả kiến thức của người quản lý về mối quan hệ với nhà cung cấp có thể bị mất. Công ty sẽ có hồ sơ về các hợp đồng đã ký với các nhà cung cấp khác nhau, nhưng chi tiết của các cuộc đàm phán dẫn đến từng hợp đồng có thể không được ghi lại.

Những chi tiết như vậy có thể rất quan trọng trong việc đàm phán thành công hợp đồng tiếp theo. Người quản lý có thể đã phát triển quan hệ tốt với một nhà cung cấp nhất định và biết liên hệ với ai khi có vấn đề phát sinh. Những mối quan hệ này không được chỉđịnh như một phần của vị trí giám đốc mua hàng mà tích lũy theo thời gian với cá nhân nắm giữ vị trí này. Khi các công ty trải qua tỷ lệ doanh thu cao, họ sẽ mất đi kiến thức và kỹ năng có thể quan trọng để duy trì khả năng cạnh tranh của họ.

Sự thay đổi của nhân viên gắn liền chặt chẽ với sự hài lòng trong công việc và lương thưởng. Nếu nhân viên có công việc thỏa mãn và được trả công xứng đáng, họ sẽ ít có khả năng rời bỏ công ty hơn.

Bộ phận nhân sự có thể giúp duy trì một môi trường làm việc thỏa mãn thông qua một số cách như tổ chức các chương trình đào tạo cho người giám sát và quản lý, thực hiện các cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên định kỳ và thu thập dữ liệu từ các cuộc khảo sát về việc rời bỏ của nhân viên. Bộ phận nhân sự cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc trả lương, điều này phải liên quan đến các kỹ năng và nhiệm vụ theo yêu cầu của công việc và kết quả hoạt động của nhân viên. Một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là đảm bảo mức lương thưởng cạnh tranh và được áp dụng công bằng cho tất cả nhân viên.

142 / 189

6.3 Các tính năng quản lý nguồn nhân lực chính trong hệ thống SAP ERP

Mô đun Nguồn nhân lực (HR) của SAP ERP cung cấp các công cụ để quản lý vai trò và trách nhiệm, định nghĩa, thông tin cá nhân của nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến quản lý thời gian, tính lương, quản lýđi lại và đào tạo nhân viên.

Hầu hết các công ty đều có một sơđồ hoặc kế hoạch tổ chức giúp xác định trách nhiệm quản lý. Nếu không có hệ thống ERP, sơđồ tổ chức thường chỉ xác định các mối quan hệ quản lý giữa các nhân viên. Với hệ thống ERP, có thể tạo một sơ đồ tổ chức chi tiết hơn hỗ trợ các nhiệm vụ nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng nhân viên và lập kế hoạch thay đổi tổ chức.

SAP ERP cung cấp một công cụ Organization and Staffing Plan được sử dụng để xác định cơ cấu quản lý của công ty và các vị trí trong toàn bộ cơ cấu tổ chức. Công cụ Organization and Staffing Plan cũng nêu tên người đảm nhiệm từng vị trí.

SAP ERP phân biệt giữa một người, nhiệm vụ, công việc và vị trí. Trong SAP, một người là một cá nhân duy nhất giữ một vị trí và người thực hiện các nhiệm vụ, đó là những trách nhiệm được giao liên quan đến một công việc hoặc vị trí cụ thể. Các

nhiệm vụ có thểđược giao cho một vị trí trực tiếp hoặc chúng có thểđược nhóm lại với nhau trong một công việc. Công việc là sự phân loại chung các công việc được thực hiện thường xuyên cùng nhau. Ví dụ, công việc của trưởng bộ phận có thể được xác định bằng cách giao cho nó những nhiệm vụ nhưđánh giá kết quả hoạt động của nhân viên và lập báo cáo ngân sách hàng tháng.

Chức vụ là sự phân công của từng nhân viên trong tổ chức. Nhiệm vụ có thểđược giao trực tiếp cho một vị trí, hoặc họ có thểđược giao cho vị trí đó bằng cách giao việc cho vị trí đó.

Hỗ trợđiều hành

Marketing Chun b báo cáo bán hàng

Hỗ trợđiều hành

Chuẩn bị báo cáo ngân sách Xem lại báo cáo

chi phí Xem lại chi phí thời gian Vị trí (Position) Người (Person) Công việc (Job) Nhiệm vụ (task)

143 / 189 Ví dụ, vị trí giám đốc mua hàng có thểđược xác định với công việc trưởng bộ phận được giao cho nó. Sau đó, giám đốc mua hàng sẽ chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất của nhân viên và chuẩn bị các nhiệm vụ báo cáo ngân sách hàng tháng. Vị trí giám đốc mua hàng cũng có thể có các nhiệm vụ như xem xét chi tiêu hàng tháng được giao trực tiếp. Công việc của trợ lý hành chính được giao một số nhiệm vụ, chẳng hạn như xem xét phí thời gian của nhân viên, xem xét báo cáo chi phí của nhân viên và lập báo cáo ngân sách hàng tháng cho bộ phận. Đây là những nhiệm vụ mà công ty yêu cầu đối với bất kỳ trợ lý hành chính nào, cho dù công việc đó là tiếp thị, kỹ thuật hay sản xuất. Nếu các nhiệm vụ gắn liền với công việc và vị trí được xác định rõ ràng và hiện tại, các nhà tuyển dụng trong lĩnh vực nhân sự có thể dễ dàng xác định liệu ứng viên có đủ trình độ cần thiết cho công việc hay không. Việc xác định mức lương thưởng thích hợp cho một vị trí cũng được đơn giản hóa nếu các nhiệm vụ cần thiết cho mỗi vị trí trong một công ty được xác định rõ ràng và nhất quán.

Dữ liệu nguồn nhân lực đầy đủ và chính xác giúp đơn giản hóa nhiệm vụ của người quản lý. Công cụ Manager’s Desktop trong mô đun Nguồn nhân lực của SAP cung cấp quyền truy cập vào tất cả dữ liệu nguồn nhân lực và các giao dịch tại một vị trí.

Dữ liệu nguồn nhân lực bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên, vì vậy việc kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu đó là rất quan trọng. Một ưu điểm của hệ thống thông tin tích hợp so với hệ thống dựa trên giấy là việc kiểm soát quyền truy cập vào

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 137 -137 )

×