7.1 Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
7.1.2 Sơ đồ chuỗi quy trình sự kiện
Định dạng EPC chỉ sử dụng hai ký hiệu để đại diện cho một quy trình nghiệp vụ. Ưu điểm của định dạng EPC là nó phù hợp với logic và cấu trúc của thiết kế phần mềm
Đại diện bán hàng Quản lý bán hàng Thư ký kế tốn phải trả Kiểm tốn
Chi phí phát sinh
Nhân viên chuẩn bị báo cáo chi phí
Nhân viên sao chép báo cáo và biên nhận
Nhân viên đính kèm biên nhận cho chi phí
> $ 25
Nhân viên gửi email báo cáo chi phí cho quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng xem lại báo cáo chi phí
Báo cáo chi phí có duyệt khơng?
Quản lý bán hàng gửi email báo cáo chi phí
đến văn phịng cơng ty
1
Duyệt Quản lý bán hàng gửi
email báo cáo ngược lại cho nhân viên Khơng
duyệt Nhân viên chỉnh lại
báo cáo chi phí
156 / 189 ERP của SAP. Kỹ thuật lập mơ hình EPC có sẵn như một cơng cụ phần mềm thông qua nền tảng ARIS (Kiến trúc của Hệ thống Thơng tin Tích hợp) của Software AG.
Trong mơ hình EPC, hai cấu trúc được sử dụng để đại diện cho các quy trình nghiệp vụ là các sự kiện (Event) và chức năng (Function). Các sự kiện phản ánh một trạng thái hoặc tình trạng trong quy trình nghiệp vụ và được biểu thị bằng một hình lục giác kéo dài và các chức năng phản ánh một phần của quy trình nghiệp vụ nơi xảy ra thay đổi và được biểu thị bằng hình chữ nhật với các góc trịn.
Hình 46: Các thành phần của chuỗi sự kiện quy trình
Quy ước đặt tên tiêu chuẩn hóa cho các chức năng và sự kiện cũng được sử dụng trong mơ hình EPC. Ví dụ: quy ước đặt tên Event là đối tượng (Object) - quá khứ phân từ (Past participle), như thể hiện trong các ví dụ sau:
Object Past Participle Expense incurred
Expense report approved
Hard copy filed
Đối với các Function, quy ước đặt tên là động từ (Verb) - đối tượng (Object), như thể hiện trong các ví dụ sau:
Động từ Đối tượng Prepare expense report
Review expense report
157 / 189 Sau đây trình bày một sơ đồ EPC đơn giản cho một phần của quy trình báo cáo chi phí Fitter. Sơ đồ EPC bắt đầu và kết thúc bằng các sự kiện. Hơn nữa, các sự kiện phải được theo sau bởi các chức năng, và các chức năng phải được theo sau bởi các sự kiện.
Hình 47: Lược đồ EPC của phần đầu quy trình báo cáo chi phí của Fiiter Snacker
Ngồi việc kết nối trực tiếp các sự kiện với các chức năng, sơ đồ EPC sử dụng ba loại đầu nối phân nhánh. Sự phân nhánh xảy ra khi logic đến từ nhiều nguồn hoặc dẫn đến nhiều hơn một kết quả tiềm năng. Ba loại đầu nối là AND, OR và Exclusive OR (XOR). Hình sau đây là ví dụ về chức năng của đầu nối AND, chỉ ra rằng báo cáo chi phí phải được ghi lại và phải nộp một bản cứng.
Hình 48: Ví dụ về đầu nối AND trong lược đồ EPC
Đầu nối
158 / 189 Đầu nối OR chỉ ra rằng một hoặc nhiều kết quả tiềm năng có thể xảy ra; nó khơng phải là loại trừ. Hình sau đây là ví dụ về đầu nối OR, cho biết rằng sau khi thanh toán được xử lý, nhân viên bán hàng được thông báo hoặc người quản lý bán hàng được thông báo hoặc cả nhân viên bán hàng và người quản lý bán hàng đều được thơng báo.
Hình 49: Ví dụ về đầu nối OR trong lược đồ EPC
Không giống như đầu nối OR, đầu nối XOR là loại trừ; chỉ một sự kiện có thể xảy ra sau đầu nối XOR. Hình sau cho biết cách sử dụng đầu nối XOR để thể hiện quyết định của người quản lý về việc có chấp thuận báo cáo chi phí hay khơng, nó chỉ ra rằng chỉ một sự kiện có thể xảy ra sau khi xem xét báo cáo chi phí: được chấp thuận hoặc khơng được chấp thuận.
Hình 50: Ví dụ về đầu nối XOR trong lược đồ EPC
Sau đây là hình hiển thị tất cả các kết hợp đầu nối có thể có. Lưu ý rằng khơng thể có một sự kiện duy nhất kết nối với nhiều chức năng bằng các đầu nối OR hoặc XOR, vì các sự kiện đại diện cho một trạng thái hoặc tình trạng.
Đầu nối OR
Đầu nối
159 / 189
Hình 51: Sự kết hợp giữa đầu nối và trigger có thể có
Khi các đầu nối OR và XOR dẫn đến nhiều kết quả (chức năng / sự kiện), thì cần có một quyết định để quyết định (các) đường dẫn nào nên được tuân theo và một sự kiện không thể tạo ra quyết định.
Trong lược đồ EPC có thể thấy sự phân tách và hợp nhất của một đường dẫn trong suốt quy trình nghiệp vụ. Trong ví dụ này, nhân viên bán hàng của Fitter có thể gửi báo cáo chi phí của mình trực tuyến nếu cơ ấy có quyền truy cập Internet; nếu không, cô ấy phải gửi báo cáo giấy. Lưu ý rằng cùng một loại đầu nối được sử dụng để chia đường dẫn phải được sử dụng để hợp nhất nó.
Khơng cho phép
Khơng cho phép
160 / 189
Hình 52: Đường dẫn phân tách và hợp nhất trong lược đồ EPC
Lược đồ EPC cơ bản có thể được bổ sung thêm thông tin. Trong thuật ngữ EPC, thông tin bổ sung này được gọi là phần tử dữ liệu. Ví dụ, phần đầu tiên của sơ đồ EPC cho quy trình báo cáo chi phí Fitter hiển thị các yếu tố dữ liệu (“Báo cáo chi phí đa bản khơng được chấp thuận”) và các yếu tố tổ chức (“Nhân viên bán hàng”, “Người quản lý bán hàng”). Các yếu tố bổ sung cho phép mô tả đầy đủ hơn về quy trình nghiệp vụ, ghi lại các khía cạnh “ai” và “cái gì” của quy trình nghiệp vụ.
161 / 189
Hình 53: Lược đồ EPC với thành phần dữ liệu và tổ chức