4.2 Một ví dụ về quy trình bán hàng tại công ty Fitter Snacker
4.2.2Hoàn tất đơn hàng
Quy trình hồn tất đơn đặt hàng của Fitter khơng hiệu quả hơn quy trình đặt hàng bán của nó. Danh sách đóng gói và nhãn vận chuyển được in tại bộ phận bán hàng hai lần một ngày vào buổi trưa và cuối ngày. Những thứ này được vận chuyển bằng tay đến nhà kho, nơi chúng được phân loại theo cách thủ công thành các đơn hàng nhỏ và đơn hàng lớn.
Bộ phận sản xuất sản xuất và bao gói thanh thức ăn nhanh và đóng gói trong hộp trưng bày, 24 thanh cho một hộp. Các hộp trưng bày có in ấn quảng cáo và được thiết kế để phục vụ như một tủ trưng bày. Fitter đóng gói 12 hộp trưng bày lại với nhau để
90 / 189 tạo thành một thùng vận chuyển tiêu chuẩn. Nhà kho lưu trữ cả hộp trưng bày riêng lẻ và thùng vận chuyển, được sắp xếp theo loại nhãn (thương hiệu Fitter và thương hiệu cửa hàng), vì vậy tùy thuộc vào mức tồn kho trong kho, Nhân viên sản xuất có thể chuyển các hộp trưng bày riêng lẻ trực tiếp đến kho hoặc họ có thể đóng gói trước các hộp trưng bày vào các thùng vận chuyển.
Đối với những đơn hàng nhỏ (ít hơn một thùng vận chuyển đầy đủ), người nhận đơn hàng đi đến kho bằng một chiếc xe đẩy tay và kéo theo số hộp trưng bày được liệt kê trong danh sách đóng gói. Nếu khơng có đủ các hộp trưng bày riêng lẻ trong kho để thực hiện đơn đặt hàng, người lấy hàng có thể mở thùng vận chuyển để lấy số lượng hộp trưng bày theo yêu cầu. Nếu anh ta làm điều này, anh ta phải tư vấn cho người giám sát kho để cơ ấy có thể cập nhật hồ sơ hàng tồn kho nhưng đôi khi bước này bị bỏ qua. Sau đó, người lấy hàng sẽ mang các hộp trưng bày trở lại khu vực đóng gói đơn hàng nhỏ, nơi chúng được đóng gói vào một hộp có dán nhãn với danh sách đóng gói kèm theo và chuẩn bị để vận chuyển bởi một người giao hàng gói nhỏ.
Đối với những đơn hàng lớn (một hoặc nhiều thùng vận chuyển), người lấy hàng sử dụng xe nâng để di chuyển số thùng vận chuyển phù hợp đến khu vực đóng gói đơn hàng lớn. Công nhân dán nhãn để vận chuyển, xếp chúng lên pallet và gắn chúng vào pallet bằng nhựa bọc co ngót để bảo vệ. Các pallet này được vận chuyển bằng một trong hai xe tải giao hàng của Fitter hoặc bằng một hãng vận tải thông thường có trọng tải thấp hơn (LTL).
Fitter sử dụng chương trình cơ sở dữ liệu PC để quản lý mức tồn kho trong kho. Chương trình điều chỉnh số liệu mức tồn kho hàng ngày, sử dụng dữ liệu từ hồ sơ sản xuất (hiển thị những gì đã được thêm vào kho), danh sách đóng gói (hiển thị những gì đã được vận chuyển từ kho) và bất kỳ nguồn dữ liệu bổ sung nào (như vận chuyển các thùng đã được mở để đưa qua các hộp trưng bày). Mỗi tháng, nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế để so sánh lượng tồn kho thực tế bằng tay (on hand) với những bản ghi hàng tồn kho trong cơ sở dữ liệu hiển thị. Số lượng hàng tồn kho hàng tháng của Fitter cho thấy rằng các bản ghi hàng tồn kho chính xác hơn 95%. Mặc dù độ chính xác 95% nghe có vẻ khơng quá tệ, nhưng việc có sai số 5% có nghĩa là Fitter thường xuyên gặp vấn đề trong việc hoàn tất đơn đặt hàng.
91 / 189 Vì các thanh thức ăn nhanh có phần dễ hư hỏng, Fitter giữ mức tồn kho khá thấp. Mức tồn kho thay đổi nhanh chóng trong ngày và hệ thống hiện tại của Fitter không cung cấp phương pháp tốt để kiểm tra tính sẵn có của hàng tồn kho. Do đó, người chọn có thể đi đến các kệ để chọn hàng cho một đơn đặt hàng và phát hiện ra rằng khơng có đủ thanh thức ăn nhanh để hồn tất đơn đặt hàng. Trong trường hợp này, có một số kết quả có thể xảy ra:
• Có thể có nhiều loại thanh đó trong khu vực sản xuất sẵn sàng được chuyển đến kho, trong trường hợp đó người lấy hàng có thể đợi cho đến khi nhận được hàng vào kho để hồn tất việc chọn hàng.
• Đối với một khách hàng quan trọng mua thanh thức ăn nhanh có thương hiệu tại cửa hàng, bộ phận sản xuất có thể thay đổi bao bì và nhãn hộp trưng bày hiện có trên dây chuyền sản xuất thành thương hiệu của khách hàng để sản xuất đủ thanh để hồn thành đơn đặt hàng.
• Trong các tình huống khác, khách hàng có thể sẵn sàng nhận một lơ hàng bao gồm bất cứ thứ gì có trong tay, phần cịn lại được vận chuyển khi có hàng, được gọi là đơn hàng đặt trước.
• Hoặc, khách hàng có thể muốn nhận hàng với số lượng Fitter đang có, hủy số dư của đơn hàng và đặt hàng mới sau đó.
• Nếu cơng ty của khách hàng có đủ hàng tồn kho, khách hàng có thể muốn đợi cho đến khi toàn bộ đơn hàng có thể được vận chuyển, do đó tiết kiệm phí giao hàng.
Để xác định phải làm gì trong tình huống này, người chọn đơn hàng có thể nói chuyện với giám sát kho, giám sát sản xuất và nhân viên bán hàng. Dù quyết định cuối cùng là gì, giám sát kho phải liên hệ với nhân viên bán hàng để cơ ấy có thể thơng báo cho khách hàng (điều này không phải lúc nào cũng xảy ra khi có việc bận) và bộ phận Kế tốn để họ có thể thay đổi hóa đơn.