0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (189 trang)

Quản lý đi lại

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 144 -145 )

Nhiều công ty chi một số tiền đáng kể cho việc đi lại của nhân viên, và quản lý việc đi lại và các chi phí liên quan có thể là một nhiệm vụ quan trọng. Yêu cầu đi lại, có thể xuất phát từ nhân viên hoặc người quản lý của nhân viên, là bước đầu tiên trong

145 / 189 quy trình quản lýđi lại. Yêu cầu đi lại thường cần sự chấp thuận của ban quản lý và cấp tổ chức mà việc đi lại phải được phê duyệt có thể phụ thuộc vào thời gian, địa điểm và chi phí của chuyến đi.

Sau khi ban quản lýđã phê duyệt chuyến đi, nhân viên phải đặt trước chuyến đi của họ. Vì chi phí vé máy bay, khách sạn và thuê xe có thể rất khác nhau, các công ty thường yêu cầu nhân viên đặt chỗ trước thông qua văn phòng du lịch của công ty hoặc đại lý du lịch có hợp đồng với công ty. Nhân viên phải giữ biên lai cho các chi phí phát sinh trong chuyến đi để hoàn thành báo cáo chi phí và nhận được khoản hoàn lại. Hệ thống Quản lýđi lại của SAP ERP tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình này bằng cách duy trì dữ liệu đi lại cho từng nhân viên bao gồm sở thích chuyến bay, khách sạn và xe hơi và tích hợp dữ liệu này với mô đun Payroll (để quản lý các khoản bồi hoàn) và với các mô đun Kiểm soát và Kế toán tài chính (để ghi lại hành trình một cách chính xác chi phí). Các công ty sử dụng hệ thống Quản lýđi lại của SAP ERP cũng có thể sử dụng một ứng dụng dựa trên Web cho phép nhân viên gửi báo cáo chi phí thông qua trình duyệt Web.

Việc quản lýđi lại cũng trở nên dễ dàng hơn và di động hơn với sản phẩm Travel OnDemand của SAP, được lưu trữ bởi SAP và được truy cập qua Internet. Với Travel OnDemand, nhân viên có thể sử dụng điện thoại thông minh của họ để tự động phân loại chi phí đi lại của họ bằng cách chỉ cần chụp ảnh mỗi biên lai. Sau đó, hệ thống sẽ đọc biên lai và đưa nó vào danh mục chi phí chính xác. Ví dụ, biên lai từ một nhà hàng sẽđược phân loại theo bữa ăn, trong khi biên lai vé tàu sẽđược phân loại theo phương tiện vận chuyển. Khi nhân viên trở lại văn phòng sau một chuyến đi, báo cáo chi phí đã gần như hoàn tất. Đây là một trợ giúp rất lớn cho những nhân viên dành phần lớn thời gian của họ trên đường; Sự phức tạp của việc thu thập biên lai và điền vào các thủ tục giấy tờ thường là nguồn gốc gây ra sự không hài lòng về công việc đối với những nhân viên thường xuyên phải đi công tác. Ngoài ra, nhân viên sử dụng Travel OnDemand có thể truy vấn hệ thống về các chính sách chi phí và đi lai, chẳng hạn như chính sách của công ty về việc đưa khách hàng đi ăn tối.

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 144 -145 )

×