Cơng cụ dịng cơng việc (workflow) là các chương trình phần mềm tự động hóa việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ và giải quyết tất cả các khía cạnh của quy trình nghiệp vụ, bao gồm quy trình xử lý (các bước hợp lý trong quy trình nghiệp vụ), những người liên quan (tổ chức) và các hiệu ứng (thơng tin quy trình ghi tài liệu các bước của quy trình nghiệp vụ). Phần mềm ERP cung cấp một hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ hỗ trợ và tăng tốc các quy trình nghiệp vụ. Nó cho phép nhân viên thực hiện các quy trình nghiệp vụ phức tạp và theo dõi trạng thái hiện tại của quy trình nghiệp vụ bất kỳ lúc nào.
Cơng cụ dịng cơng việc của SAP ERP, được gọi là SAP Business Workflow, liên kết nhân viên với các giao dịch kinh doanh cần được thực hiện. Trong một quy trình kinh doanh thơng thường, một nhân viên sử dụng kiến thức của mình để xác định những giao dịch cần xử lý vào thời điểm nào. Đôi khi công việc này được kích hoạt bởi một nguồn bên ngồi (như cuộc gọi của khách hàng) khiến nhân viên bán hàng thực hiện giao dịch tạo đơn hàng bán hàng. Trong các trường hợp khác, một nhân viên sử dụng công cụ báo cáo để xác định những giao dịch nào cần được xử lý.
165 / 189 Trong trường hợp các quy trình rời rạc, cơng cụ SAP Business Workflow chủ động kết nối nhân viên với các giao dịch kinh doanh bằng cách sử dụng hệ thống email nội bộ của SAP và các nhiệm vụ của dòng cơng việc, là các thơng điệp email có thể bao gồm thông tin cơ bản, ghi chú và chứng từ cũng như các liên kết trực tiếp đến các giao dịch kinh doanh . Hệ thống SAP có thể giám sát các nhiệm vụ và nếu các nhiệm vụ không được hoàn thành đúng thời hạn, hệ thống dịng cơng việc có thể tự động thực hiện các hành động khác nhau, bao gồm thay đổi mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và gửi email nhắc nhở đến các nhân viên chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ.
Business Workplace là giao diện để truy cập nhiều chức năng SAP, bao gồm email, lịch và dịng cơng việc tương tự như các gói phần mềm cộng tác và giao tiếp toàn diện khác như Microsoft Outlook hoặc phần mềm Lotus Notes của IBM. Yêu cầu và phản hồi các tác vụ dịng cơng việc hiển thị trong hộp thư đến Workflow của Business Workplace người quản lý.
Công cụ dịng cơng việc của SAP cung cấp một số tính năng hữu ích. Nhân viên có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ mà họ quan tâm, xem xét trạng thái của chúng bất cứ lúc nào. Hệ thống có thể được lập trình để gửi lời nhắc đến (các) nhân viên chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ sau một khoảng thời gian định trước. Người quản lý cũng có thể xây dựng tính linh hoạt trong các nhiệm vụ về việc ai có thể thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ: giả sử rằng Bộ phận kế tốn phải thu (A/R) có ba nhân viên có thể đặt giới hạn nợ. Người quản lý A/R có thể tạo nhiệm vụ đặt hạn mức nợ của khách hàng mới và gửi đến hộp thư đến trong mơ đun Dịng công việc của cả ba nhân viên A/R. Khi một trong các nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, hệ thống sẽ xóa nhiệm vụ đó khỏi cả ba hộp thư đến trong mô đun Dịng cơng việc. Người quản lý cũng có thể tạo thống kê về số lượng nhiệm vụ được xử lý bởi mỗi nhân viên và thời gian trung bình để hồn thành nhiệm vụ, dẫn đến các quyết định bố trí nhân viên tốt hơn.
Đối với các quy trình nghiệp vụ thường xuyên, hàng ngày, các công cụ dịng cơng việc không bắt buộc. Nhưng đối với các quy trình nghiệp vụ lẻ tẻ, những quy trình được lặp đi lặp lại đủ thường xuyên để phù hợp với chi phí phát triển, các cơng cụ dịng cơng việc là một cách mạnh mẽ để cải thiện hiệu quả và hiệu năng của quy trình nghiệp vụ.
166 / 189
