4.5 Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ bán hàng đến thu tiền trên
4.5.3 Các bước thực hiện quản lý quy trình bán hàng trên phần mềm SS4U
Nguồn: Công ty Cổ phần Phần mềm SS4U
4.5.3 Các bước thực hiện quản lý quy trình bán hàng trên phần mềm SS4U ERP Express ERP Express
Bước 1. Lập đơn hàng bán (Đường dẫn: Phân hệ bán hàng (OM)/Đơn đặt hàng/Đơn hàng) Hình 34: Màn hình Tạo đơn hàng Phân hệ bán hàng Quản lý khách hàng, nhà cung cấp Bán hàng đa công ty Bán hàng xuất khẩu Bán hàng trong nước Quản lý bảng giá, khuyến mại, chiết khấu Quản lý đơn hàng, hóa đơn, xuất kho Báo cáo, phiếu in
100 / 189
Hình 35: Màn hình chi tiết đơn hàng
Sau khi thỏa thuận hợp đồng đặt hàng, nhân viên Phòng kinh doanh vào màn hình Đơn hàng để lập đơn hàng bán, lập loại đơn hàng theo loại hợp đồng đã thỏa thuận.
Nếu đơn hàng loại SO Standard: thực hiện theo quy trình bán hàng khơng qua sản xuất (MTS), lưu ý đối với loại SO Standard. Nếu đơn hàng loại SO Planned: thực hiện theo quy trình bán hàng có sản xuất (MTO), dùng cho trường hợp kho hàng hóa khơng đủ đáp ứng cho đơn hàng thì tiến hành sản xuất.
Bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu thao tác sử dụng sẽ tương tự nhau nhưng được phân biệt khi chọn mục loại tiền là đơn vị tiền nội tệ hoặc đơn vị tiền ngoại tệ.
Nhân viên phịng Kinh doanh nhập thơng tin đơn hàng (Mã khách hàng, Phương thức bán hàng, diễn giải, nơi giao hàng, loại đơn hàng, loại tiền, tỷ giá, bảng giá (nếu có); Trên đơn hàng chi tiết: nhập thông tin chi tiết các mặt hàng, số lượng, đơn giá (nếu có),…) trên màn hình Đơn đặt hàng để lập Đơn hàng bán. Nếu đơn hàng đủ điều kiện áp dụng chương trình khuyến mãi, sau khi nhập thông tin trên đơn hàng chi tiết, bấm Lấy khuyến mãi hệ thống tự động tính khuyến mãi cho đơn hàng này theo chương trình khuyến mãi đã tạo trước đó.
Sau khi hồn thành nhập thơng tin chứng từ, lưu lại và chuyển cho ban lãnh đạo duyệt trên hệ thống. Hệ thống hỗ trợ in Đơn hàng bán để trình ban lãnh đạo ký duyệt lưu ký bên ngồi, màn hình phiếu in xem phía dưới. Ban lãnh đạo nhận đơn hàng và kiểm tra xác nhận, nếu đồng ý, thực hiện “Duyệt SO”. Nếu không đồng ý, thực hiện “Trả lại SO” và ghi nhận kèm lý do trả.
101 / 189
Lưu ý:
Khi chọn loại đơn hàng Standard, hệ thống tự động kiểm tra tồn kho của các mã hàng trên đơn hàng và cảnh báo nếu lượng hàng sẵn sàng trong kho không đáp ứng đủ số lượng trên đơn hàng do loại đơn hàng này bắt buộc trong kho đủ hàng bán. (1. Loại đơn hàng Standard bắt buộc nhập số lượng, giá bán. 2. Loại đơn hàng Planned bắt buộc nhập giá bán, không bắt buộc nhập số lượng.)
Bước 2: Lập đề nghị giao hàng (Đường dẫn: Phân hệ bán hàng (OM)/Đề nghị giao hàng, xuất hóa đơn/Đề nghị giao hàng)
Sau khi thành phẩm sản xuất của đơn hàng đã hồn thành nhập kho, nhân viên phịng kinh doanh thực hiện đề nghị giao hàng cho khách hàng. Hoặc nếu các mặt hàng trên Đơn đặt hàng ban đầu còn tồn kho (SO loại Standard), nhân viên phòng Kinh doanh lập luôn đề nghị giao hàng. Nếu tạo đề nghị giao hàng từ đơn hàng đã có thì chỉ cần biết thơng tin khách hàng, là có thể tìm và chọn được đơn hàng cần tạo.
Hình 36: Màn hình Lập đề nghị giao hàng
Người dùng vào màn hình Đề nghị giao hàng, nhập thơng tin khách hàng và số đơn hàng để tìm kiếm SO và tạo Đề nghị giao hàng, tại bước này hệ thống tự động kiểm tra tồn kho một lần nữa và cảnh báo nếu hàng trong kho vẫn chưa đủ số lượng.
102 / 189 Các thông tin trên đơn hàng tự động cập nhật sang màn hình đề nghị giao hàng: thông tin khách hàng, phương thức bán hàng, số lượng, đơn giá,…
Nếu nhập trực tiếp đề nghị giao hàng thì cần nhập đầy đủ thơng tin khách hàng, nghiệp vụ bán hàng, phương thức bán, mặt hàng, số lượng, bảng giá… Đề nghị giao hàng sau khi được lập, chuyển Phịng kế tốn duyệt. Hệ thống hỗ trợ in phiếu đề nghị giao hàng trình duyệt và lưu ký, màn hình phiếu in xem bên dưới.
Bước 3: Duyệt đề nghị giao hàng (Đường dẫn: Phân hệ bán hàng (OM)/Đề nghị giao hàng, xuất hóa đơn/Duyệt đề nghị giao hàng)
Phịng Tài chính Kế tốn nhận và kiểm tra đề nghị giao hàng, nếu đồng ý duyệt và chuyển sang Bộ phận kho, nếu không đồng ý duyệt, bấm Trả lại và ghi nhận lý do trả.
Bước 4: Xuất kho hàng bán (Đường dẫn: Phân hệ bán hàng (OM)/Đề nghị giao hàng, xuất hóa đơn/Xuất kho bán hàng)
Hình 37: Màn hình Xuất kho bán hàng
Bộ phận kho sau khi nhận đề nghị xuất kho/giao hàng được duyệt, tiến hành thực hiện xuất kho bán hàng.