Kế tốn có thể “giữ sổ sách”, tức là duy trì bản ghi của tất cả các giao dịch tài chính. Tuy nhiên, việc chia sẻ dữ liệu thường khơng diễn ra trong thời gian thực, vì vậy dữ liệu của Kế tốn thường lỗi thời. Hơn nữa, vì dữ liệu được chia sẻ thường không phải là thông tin duy nhất mà Kế toán cần để lập báo cáo cho ban giám đốc, kế toán và thư ký khu vực chức năng thường phải dành thời gian đáng kể để nghiên cứu thêm để tạo ra các báo cáo đó.
Hệ thống ERP với cơ sở dữ liệu tập trung sẽ tránh được những vấn đề này. Ví dụ, giả sử hàng hóa thành phẩm được chuyển từ dây chuyền lắp ráp đến nhà kho. Một nhân viên trong kho có thể dễ dàng ghi lại giao dịch bằng cách sử dụng thiết bị đầu cuối hoặc máy quét mã vạch. Trong SAP ERP, mô-đun Quản lý Vật tư sẽ xem sự kiện chuyển giao hàng từ nhà cung cấp là sự gia tăng hàng tồn kho thành phẩm có sẵn để vận chuyển; mơ-đun Kế tốn sẽ xem sự kiện này là sự gia tăng giá trị tiền tệ của hàng tồn kho thành phẩm. Với ERP, mọi người đều sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu để ghi lại dữ liệu hoạt động. Cơ sở dữ liệu này sau đó được sử dụng để tạo báo cáo quản trị, lập báo cáo tài chính và lập ngân sách.
Trong kế toán, các tài khoản của một công ty được lưu giữ trong một bản ghi gọi là sổ cái. Trong hệ thống SAP ERP, việc nhập vào sổ cái diễn ra đồng thời với giao dịch kinh doanh trong phân hệ cụ thể. Nhiều mô đun ERP của SAP khiến dữ liệu giao dịch được nhập vào sổ cái chung, bao gồm:
• Bán hàng và phân phối (SD): Mô-đun SD ghi lại một khoản bán hàng và sau đó tạo một mục nhập khoản phải thu (một tài liệu sổ cái tổng hợp cho biết khách hàng nợ tiền hàng mà khách hàng đã nhận).
• Quản lý Vật liệu (MM): Mơ-đun MM kiểm sốt việc mua hàng và ghi lại các thay đổi trong kho. Việc nhận hàng từ một đơn đặt hàng tạo ra một bút toán phải trả trên sổ cái, cho biết cơng ty có nghĩa vụ thanh tốn cho hàng hóa mà họ đã nhận. Bất cứ khi nào nguyên vật liệu chuyển vào hoặc hết hàng tồn kho (nguyên vật liệu mua đến từ nhà cung cấp, nguyên liệu thô được đưa ra khỏi kho để hỗ trợ sản xuất, hoặc thành phẩm chuyển từ nơi sản xuất đến hàng tồn kho), tài khoản sổ cái sẽ bị ảnh hưởng.
• Kế tốn tài chính (FI): Phân hệ FI quản lý các khoản phải thu và các khoản phải trả được tạo trong phân hệ SD và MM tương ứng. Mô-đun FI cũng là nơi các tài khoản
117 / 189 sổ cái được đóng vào cuối kỳ tài chính (q hoặc năm) và nó được sử dụng để tạo báo cáo tài chính.
• Kiểm sốt (CO): Mơ đun CO theo dõi các chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm. Để tạo ra lợi nhuận, một cơng ty phải có một bức tranh chính xác về giá thành sản phẩm của mình để có thể đưa ra các quyết định chính xác về việc định giá và khuyến mãi sản phẩm, cũng như đầu tư vốn.
• Nhân sự (HR): Mơ đun nhân sự quản lý việc tuyển dụng, thuê mướn, bồi thường, thôi việc và cho thôi việc của nhân viên; phân hệ nhân sự cũng quản lý lợi ích và tạo bảng lương.
• Quản lý Tài sản (AM): Mô đun AM quản lý việc mua tài sản cố định (nhà máy và máy móc) và khấu hao liên quan.