0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (189 trang)

Các khu vực chức năng và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 33 -36 )

Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách thức các quy trình nghiệp vụ liên quan đến nhiều khu vực chức năng, sử dụng một cửa hàng cà phê làm ví dụ. Chúng ta sẽ xem xét các quy trình nghiệp vụ của quán cà phê và xem tại sao việc phối hợp các khu vực chức năng lại giúp đạt được quy trình nghiệp vụ hiệu quả và hiệu năng. Việc điều phối các hoạt động trong các khu vực chức năng khác nhau địi hỏi phải có thơng tin chính xác và kịp thời.

2.2.1 Quản lý chuỗi cung ứng

Các chức năng trong Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) bao gồm phát triển kế hoạch sản xuất, đặt hàng nguyên liệu thô từ nhà cung cấp, nhận nguyên liệu thô vào cơ sở, sản xuất sản phẩm, bảo trì cơ sở vật chất và vận chuyển sản phẩm đến khách hàng. Trong ví dụ về quán cà phê, các chức năng Quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến việc pha cà phê (sản xuất / sản xuất) và mua nguyên liệu thô (thu mua). Sản xuất được lên kế hoạch sao cho càng nhiều càng tốt, cà phê có sẵn khi cần thiết mà khơng cần phải thải bỏ lượng dư thừa. Việc lập kế hoạch này yêu cầu các dự báo bán hàng từ khu vực chức năng Tiếp thị và Bán hàng. Dự báo bán hàng là những ước tính về nhu cầu sản phẩm trong tương lai, là số lượng sản phẩm mà khách hàng sẽ muốn mua. Độ chính xác của dự báo sẽ được cải thiện nếu dựa trên số liệu bán hàng lịch sử (ví dụ: các yếu tố như thời tiết lạnh hoặc các sự kiện xã hội ở trung tâm thành phố sẽ ảnh hưởng đến dự báo

34 / 189 trong một khoảng thời gian nhất định). Như vậy, các dự báo từ Tiếp thị và Bán hàng đóng một vai trị quan trọng trong q trình lập kế hoạch sản xuất.

Kế hoạch sản xuất cũng được sử dụng để phát triển các yêu cầu đối với nguyên liệu (hạt cà phê, túi trà, chất làm ngọt, kem và sữa) và bao bì (cốc, máy khuấy, ống hút, đĩa và khăn ăn). Bạn phải tạo đơn đặt hàng nguyên liệu và đóng gói từ những yêu cầu này. Nếu các dự báo là chính xác, cửa hàng sẽ không bị mất doanh số bán hàng vì thiếu ngun liệu, cũng như khơng bị tồn kho quá nhiều có thể làm hỏng.

Quản lý chuỗi cung ứng, Tiếp thị và Bán hàng phải chọn công thức cho từng sản phẩm đồ uống được bán, chẳng hạn như số lượng hạt cà phê được sử dụng để pha mỗi bình cà phê. Cơng thức chuẩn là yếu tố đầu vào quan trọng để quyết định số lượng đặt hàng của từng nguyên liệu thô, đây là một chức năng mua hàng. Việc tiếp cận công thức này cũng cần thiết để lưu giữ hồ sơ sản xuất tốt, cho phép các nhà quản lý trong khu vực chức năng Quản lý chuỗi cung ứng (làm việc với những người trong khu vực Kế tốn và Tài chính) để chia nhỏ chi phí thành chi phí từng cốc. Sau đó, các nhà quản lý có thể so sánh chi phí thực sự để pha một tách cà phê so với cơng thức phải có giá bao nhiêu.

2.2.2 Tiếp thị và bán hàng

Các chức năng Tiếp thị và Bán hàng bao gồm phát triển sản phẩm, xác định giá cả, quảng bá sản phẩm cho khách hàng và nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Tiếp thị và Bán hàng cũng giúp tạo ra một dự báo bán hàng để đảm bảo hoạt động thành công của quán cà phê.

Phần lớn, đây là hoạt động kinh doanh tiền mặt, nhưng vẫn cần theo dõi khách hàng để có thể gửi tờ rơi hoặc lời cảm ơn không thường xuyên cho những khách hàng lặp lại. Vì vậy, hồ sơ khơng chỉ phải hiển thị số lượng bán hàng, mà còn xác định khách hàng lặp lại.

Việc phát triển sản phẩm có thể được thực hiện một cách khơng chính thức trong một công việc kinh doanh đơn giản như vậy; thu thập thông tin về những người mua loại cà phê nào và lưu ý những gì khách hàng nói về mỗi sản phẩm. Bạn cũng phân tích hồ sơ bán hàng lịch sử để phát hiện các xu hướng không rõ ràng. Quyết định có bán một sản phẩm hay khơng cũng phụ thuộc vào chi phí sản xuất sản phẩm đó. Ví dụ: một số khách hàng có thể u cầu một loại cà phê không chứa caffein hoặc trà chai. Để xác

35 / 189 định liệu sản phẩm mới có thể được sản xuất và bán có lãi hay khơng, bạn có thể phân tích dữ liệu từ Quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm thông tin sản xuất (chẳng hạn như chi phí mua thêm một máy pha cà phê để tạo ra loại cà phê không chứa caffein) và dữ liệu quản lý nguyên liệu (chi phí khử caffein hạt cà phê và trà chai).

Đây là một quán cà phê rất nhỏ, và chủ cửa hàng biết hầu hết các khách hàng của mình. Do đó, mặc dù điều hành một cơng việc kinh doanh bằng tiền mặt, nhưng những khách hàng lặp lại tốt được chấp nhận mua chịu đến một mức nhất định. Vì vậy, hồ sơ phải cho thấy mỗi khách hàng nợ bao nhiêu cũng như tín dụng hiện có của họ. Điều rất quan trọng là dữ liệu phải có sẵn và chính xác tại thời điểm khách hàng u cầu tín dụng. Vì các hồ sơ Kế tốn và Tài chính phải được truy cập như một phần của quy trình bán hàng, nên chức năng kế tốn có vai trị quan trọng trong quy trình bán hàng.

2.2.3 Kế tốn và tài chính

Kế tốn và Tài chính thực hiện kế tốn tài chính để cung cấp tóm tắt dữ liệu hoạt động trong các báo cáo của người quản lý, đồng thời chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ như kiểm soát tài khoản, lập kế hoạch và lập ngân sách cũng như quản lý dịng tiền. Chức năng Kế tốn và Tài chính bao gồm ghi lại dữ liệu thô về các giao dịch bán hàng, mua nguyên liệu, tính lương và nhận tiền mặt từ khách hàng. Dữ liệu thô chỉ đơn giản là những con số được thu thập từ hoạt động bán hàng, sản xuất và các hoạt động khác - khơng có bất kỳ thao tác, tính tốn hoặc sắp xếp nào để trình bày. Những dữ liệu đó sau đó được tóm tắt theo những cách có ý nghĩa để xác định lợi nhuận của quán cà phê và hỗ trợ việc ra quyết định.

Lưu ý rằng dữ liệu từ Kế tốn và Tài chính được sử dụng bởi Tiếp thị và Bán hàng cũng như Quản lý chuỗi cung ứng. Hồ sơ bán hàng là một thành phần quan trọng của dự báo bán hàng, được sử dụng để đưa ra các quyết định về nhân sự và lập kế hoạch sản xuất. Hồ sơ từ các khoản phải thu được sử dụng để xác định xem có cấp tín dụng cho một khách hàng cụ thể hay không, cũng được sử dụng để theo dõi chính sách cấp tín dụng tổng thể của quán cà phê. Cần chắc chắn rằng có đủ tiền mặt để mua nguyên liệu thô, cũng mua thiết bị mới.

36 / 189

2.2.4 Nguồn nhân lực

Ngay cả một doanh nghiệp đơn giản cũng cần nhân viên hỗ trợ các khu vực chức năng Tiếp thị và Bán hàng và Quản lý Chuỗi Cung ứng, có nghĩa là doanh nghiệp phải tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và bồi thường cho nhân viên. Đây là các chức năng của bộ phận Nhân sự (HR).

Tại quán cà phê, số lượng nhân viên cần thiết và thời gian tuyển dụng phụ thuộc vào mức độ bán cà phê và trà. Bộ phận Nhân sự sử dụng dự báo bán hàng để hoạch định nhu cầu nhân sự. Người trợ giúp bán thời gian có thể cần thiết vào những giờ hoặc ngày cao điểm đã dự báo trước, nhưng người trợ giúp bán thời gian nên được trả bao nhiêu? Điều đó phụ thuộc vào các điều kiện thị trường việc làm phổ biến và luật pháp, và nhiệm vụ của Bộ phận Nhân sự là giám sát các điều kiện đó.

Doanh số bán hàng tăng có thể biện minh cho việc thuê một nhân viên bán thời gian với mức lương hiện hành không? Hoặc, nên nghĩ đến việc có được những cách pha cà phê tự động hơn, để một người làm việc một mình có thể điều hành cửa hàng? Giải quyết những câu hỏi này yêu cầu đầu vào từ Tiếp thị và Bán hàng, Quản lý Chuỗi Cung ứng, Kế tốn và Tài chính.

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 33 -36 )

×