6.2 Một ví dụ về quy trình quản lý nhân sự tại công ty Fitter Snacker
6.2.2 Quy trình phỏng vấn và thuê
Tại Fitter Snacker, bộ phận yêu cầu phát triển một danh sách ngắn các ứng viên cho vị trí bằng cách chọn tối đa ba ứng viên, dựa trên dữ liệu do Bộ phận Nhân sự cung cấp. Bộ phận Nhân sự liên hệ với các ứng viên trong danh sách ngắn, lên lịch phỏng vấn và tạo hồ sơ cho từng ứng viên. Hồ sơ của ứng viên bao gồm biểu mẫu cho biết thời
138 / 189 điểm nhận được đơn đăng ký, (các) vị trí ứng viên đã nộp đơn và ngày giờ của bất kỳ cuộc phỏng vấn nào. Nếu đây không phải là lần đầu tiên ứng viên nộp đơn xin việc với công ty, biểu mẫu cho biết tình trạng gần đây của ứng viên: ứng viên có được phỏng vấn và bị từ chối hay khơng, ứng viên có từ chối lời mời làm việc hay không, v.v.
Nếu một ứng viên chấp nhận lời đề nghị phỏng vấn, Bộ phận Nhân sự sẽ sắp xếp cho ứng viên công việc, bao gồm sắp xếp việc đi lại và lịch trình các hoạt động phỏng vấn. Đại diện từ Bộ phận Nhân sự thực hiện một cuộc phỏng vấn bao gồm thảo luận về kinh nghiệm của ứng viên và các câu hỏi liên quan đến vị trí mà ứng viên đã ứng tuyển. Người giám sát của bộ phận cũng phỏng vấn ứng viên và các nhân viên khác trong bộ phận cũng thường được dành thời gian để nói chuyện với ứng viên. Đối với hầu hết các vị trí chun mơn tại Fitter, ứng viên được phỏng vấn bởi giám đốc nhà máy và thường xuyên là chủ tịch công ty.
Sau quá trình phỏng vấn ban đầu, nhân viên của Bộ phận Nhân sự cập nhật hồ sơ của ứng viên để cho biết liệu họ có cịn khả năng được tuyển dụng hay không. Trong một số trường hợp, một cuộc phỏng vấn thứ hai được lên lịch. Sau khi đã phỏng vấn tất cả các ứng viên trong danh sách ngắn, đại diện của Bộ phận Nhân sự và người giám sát của bộ phận yêu cầu sẽ xếp hạng các ứng viên trong danh sách ngắn. Nếu có một ứng viên được chấp nhận, nhân viên Bộ phận Nhân sự sẽ đưa ra lời mời làm việc bằng lời nói qua điện thoại cho người đó. Nếu ứng viên chấp nhận lời đề nghị, một thư mời bằng văn bản sẽ được gửi đi, ứng viên phải ký tên và gửi lại. Khi ứng viên chính thức chấp nhận lời đề nghị bằng văn bản, hồ sơ của họ sẽ được cập nhật một lần nữa, cho thấy rằng ứng viên đã chấp nhận lời đề nghị. Sau đó, nhân viên Nhân sự lên lịch kiểm tra lý lịch và kiểm tra ma tuý cho ứng viên, xác định ngày bắt đầu của nhân viên và lập kế hoạch cho buổi định hướng của nhân viên mới.
Nếu khơng tìm thấy ứng viên nào được chấp nhận hoặc nếu không ai trong số họ chấp nhận lời mời làm việc, thì quy trình này phải được lặp lại, tối thiểu sẽ yêu cầu phát triển một danh sách ngắn mới nhưng có thể bao gồm việc bắt đầu lại với một tin tuyển dụng mới.
Nhiều vấn đề của Fitter Snacker trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng liên quan đến luồng thông tin và giao tiếp. Fitter Snacker khơng có phần mềm lịch cuộc hẹn nhóm, điều này sẽ cho phép nhân viên Nhân sự dễ dàng tìm thấy thời gian mà tất cả các
139 / 189 nhân sự chủ chốt sẽ có mặt để phỏng vấn một ứng viên. Lịch cuộc hẹn nhóm (có sẵn trong hệ thống email và hệ thống ERP như SAP) cho phép người dùng kiểm tra lịch của những người khác để lên lịch họp. Nếu khơng có cơng cụ lịch như vậy, việc lên lịch phỏng vấn thường là một quy trình rườm rà, địi hỏi nhân viên Bộ phận Nhân sự phải điều phối lịch phỏng vấn giữa ứng viên và nhân sự phù hợp tại Fitter Snacker. Bởi vì việc này được thực hiện qua email và điện thoại, có thể mất vài ngày và đôi khi vài tuần để lên lịch phỏng vấn. Một vấn đề tương tự xảy ra sau khi các cuộc phỏng vấn đã hoàn thành. Việc thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan và xếp hạng các ứng cử viên mất nhiều thời gian và có thể yêu cầu nhiều cuộc họp. Quản lý việc sắp xếp đi lại và hồn trả chi phí đi lại của ứng viên cũng là những nhiệm vụ nặng nề. Đã hơn một lần, Fitter để mất một ứng viên triển vọng vào tay một cơng ty khác vì sự chậm trễ trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng của Fitter Snacker.
Fitter Snacker thuê một công ty tư vấn nhân sự để thực hiện xét nghiệm ma túy và tiến hành kiểm tra lý lịch để xác minh rằng các ứng viên không làm sai lệch thông tin và khơng có tiền án tiền sự nghiêm trọng. Fitter Snacker th ngồi cơng việc này vì các kỹ năng đặc biệt cần thiết. Nếu việc kiểm tra lý lịch và kiểm tra ma túy đạt yêu cầu, thông tin này sẽ được thêm vào hồ sơ của ứng viên và lời mời làm việc sẽ có hiệu lực. Nếu nhà tư vấn tìm thấy bằng chứng về thơng tin giả mạo hoặc rắc rối pháp lý hoặc ứng viên không đạt yêu cầu kiểm tra ma túy, hồ sơ cũng được cập nhật và lời mời làm việc sẽ bị hủy bỏ kèm theo lời giải thích bằng văn bản.
Vào ngày đầu tiên làm việc của nhân viên mới, họ sẽ tham dự một cuộc họp định hướng, bao gồm việc hoàn thành các thủ tục giấy tờ bổ sung gồm các điều khoản và điều kiện tuyển dụng, khấu trừ thuế và phúc lợi. Tất cả nhân viên của Fitter Snacker phải ký vào một biểu mẫu nói rằng nhân viên đó đã được cung cấp một bản sao và đồng ý tuân theo các chính sách và thủ tục của công ty. Nhân viên mới phải hoàn thành biểu mẫu IRS W-4, mẫu đơn này cho chủ doanh nghiệp biết số tiền thuế chính xác phải khấu trừ từ phiếu lương của nhân viên. Tiếp theo, đại diện Bộ phận Nhân sự xem xét kế hoạch phúc lợi của Fitter Snacker. Fitter Snacker cung cấp một kế hoạch phúc lợi toàn diện mang đến cho nhân viên nhiều lựa chọn cho các kế hoạch chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, kế hoạch hưu trí và tài khoản tiết kiệm y tế. Những người phụ thuộc của nhân
140 / 189 viên cũng có thể được bảo hiểm theo chương trình bảo hiểm sức khỏe của Fitter Snacker.
Bởi vì nhân viên phải cung cấp một lượng lớn dữ liệu chi tiết để quản lý hợp lý lương thưởng và phúc lợi, khơng có gì ngạc nhiên khi Fitter Snacker thường xuyên gặp vấn đề trong việc tuyển dụng nhân viên mới theo đúng kế hoạch phúc lợi và thiết lập các khoản khấu trừ lương phù hợp. Thường có thể mất hàng tháng để quản lý chính xác các khoản bồi thường và phúc lợi của nhân viên mới.