6.2 Một ví dụ về quy trình quản lý nhân sự tại công ty Fitter Snacker
6.2.3Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự sau khi tuyển dụng
Bộ phận nhân sự có những trách nhiệm liên tục ngồi việc tuyển dụng và bắt đầu cơng việc của một nhân viên. Bộ phận nhân sự phải duy trì liên lạc liên tục với nhân viên và người giám sát của họ để đảm bảo rằng nhân viên đang làm việc tốt.
Fitter Snacker, giống như hầu hết các công ty, đưa ra đánh giá hiệu suất cho nhân viên mới và hiện tại. Là một phần của quy trình, người giám sát thực hiện đánh giá và xem xét bản đánh giá với nhân viên. Sau khi xem xét, người giám sát có thể sửa đổi bản đánh giá, mà cả người giám sát và nhân viên sau đó đều ký tên. Nhân viên cũng có thể gửi phản hồi bằng văn bản cho việc xem xét, liệt kê bất kỳ sự bất đồng hoặc giải thích nào. Người quản lý bộ phận của nhân viên phải xem xét đánh giá hiệu suất và phản hồi của nhân viên, đồng thời có thể thêm một nhận xét bằng văn bản riêng biệt. Sau đó, hồ sơ đánh giá được chuyển đến Phòng Nhân sự, nơi tất cả các tài liệu trở thành một phần trong hồ sơ của nhân viên. Nếu một nhân viên phải bị chấm dứt hợp đồng, cơng ty cần có đủ tài liệu để chứng minh rằng việc chấm dứt hợp đồng là có hiệu lực; ngược lại, nếu nhân viên kiện công ty về việc chấm dứt sai trái, cơng ty có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh quyết định chấm dứt.
Vì Fitter Snacker khơng có hệ thống thơng tin hiệu quả nên rất khó quản lý dữ liệu đánh giá hiệu suất. Điều này làm cho Bộ phận Nhân sự trở nên khó khăn hơn trong việc xác định các vấn đề với nhân viên và thực hiện hành động khắc phục (chẳng hạn như tư vấn về hiệu suất công việc hoặc thuyên chuyển) trước khi các vấn đề đó dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng. Với hệ thống dựa trên giấy tờ của Fitter Snacker, mỗi người chỉ có thể xem hồ sơ của một nhân viên và có thể mất dấu hồ sơ của nhân viên tạm thời hoặc vĩnh viễn. Ngồi ra, rất khó để duy trì kiểm sốt thích hợp thơng tin cá nhân nhạy cảm khi nó được lưu trữ trong các tệp giấy.
141 / 189 Sự luân chuyển của nhân viên có thể là một vấn đề đáng kể đối với một cơng ty. Chi phí th một nhân viên đã được ước tính từ hàng ngàn $ đến hơn $ 50.000. Khi đánh giá chi phí thuê nhân viên, một cơng ty nên xem xét cả chi phí trực tiếp của việc thuê nhân viên và chi phí hữu hình ít xảy ra trong năm đầu tiên của nhân viên mới hoặc lâu hơn. Ví dụ, trong khi nhân viên mới đang học công việc của họ, những nhân viên khác phải dành thời gian từ cơng việc bình thường của họ để đào tạo, điều này có thể tác động tiêu cực đến năng suất của họ.
Một chi phí khác rất khó định lượng là kinh nghiệm và kiến thức công việc của nhân viên bị mất đi khi họ rời cơng ty. Ví dụ: nếu người quản lý mua hàng rời khỏi cơng ty, thì tất cả kiến thức của người quản lý về mối quan hệ với nhà cung cấp có thể bị mất. Cơng ty sẽ có hồ sơ về các hợp đồng đã ký với các nhà cung cấp khác nhau, nhưng chi tiết của các cuộc đàm phán dẫn đến từng hợp đồng có thể khơng được ghi lại.
Những chi tiết như vậy có thể rất quan trọng trong việc đàm phán thành công hợp đồng tiếp theo. Người quản lý có thể đã phát triển quan hệ tốt với một nhà cung cấp nhất định và biết liên hệ với ai khi có vấn đề phát sinh. Những mối quan hệ này không được chỉ định như một phần của vị trí giám đốc mua hàng mà tích lũy theo thời gian với cá nhân nắm giữ vị trí này. Khi các công ty trải qua tỷ lệ doanh thu cao, họ sẽ mất đi kiến thức và kỹ năng có thể quan trọng để duy trì khả năng cạnh tranh của họ.
Sự thay đổi của nhân viên gắn liền chặt chẽ với sự hài lịng trong cơng việc và lương thưởng. Nếu nhân viên có cơng việc thỏa mãn và được trả cơng xứng đáng, họ sẽ ít có khả năng rời bỏ cơng ty hơn.
Bộ phận nhân sự có thể giúp duy trì một mơi trường làm việc thỏa mãn thông qua một số cách như tổ chức các chương trình đào tạo cho người giám sát và quản lý, thực hiện các cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên định kỳ và thu thập dữ liệu từ các cuộc khảo sát về việc rời bỏ của nhân viên. Bộ phận nhân sự cũng đóng một vai trị quan trọng trong việc trả lương, điều này phải liên quan đến các kỹ năng và nhiệm vụ theo yêu cầu của công việc và kết quả hoạt động của nhân viên. Một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là đảm bảo mức lương thưởng cạnh tranh và được áp dụng công bằng cho tất cả nhân viên.
142 / 189