3.5 Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ mua sắm đến thanh toán
3.5.2Quy trình từ sản xuất đến nhập kho
Trong phần này, hướng dẫn tóm tắt các thao tác thực hiện quản lý quy trình sản xuất đến nhập kho trên phần mềm SS4U ERP Express.
Hình 22: Quy trình từ sản xuất đến nhập kho
Bước 1: Phịng kế hoạch tiếp nhận đơn hàng từ phòng bán hàng và tiến hành tính
nhu cầu nguyên vật liệu (MRP).
Bước 2: Phòng Kế hoạch cân đối nguyên liệu và gửi yêu cầu mua hàng cho phòng
Mua hàng tiến hành mua hàng.
Bước 3: Khi nguyên liệu đầy đủ, phòng Kế hoạch tiến hành lập đề nghị sản xuất gửi
nhà máy duyệt.
Hình 23: Lập đề nghị sản xuất cho đơn hàng
Bước 4: Nhà máy xác nhận đề nghị sản xuất và tạo lệnh sản xuất tổng hợp - Lệnh sản xuất chi tiết.
74 / 189
Hình 24: Lệnh sản xuất tổng hợp
Hình 25: Lệnh sản xuất chi tiết
Bước 5: Thống kê nhà máy lập yêu cầu cấp phát nguyên liệu.
Hình 26: Yêu cầu cấp phát nguyên liệu
75 / 189
Hình 27: QA duyệt yêu cầu cấp phát nguyên liệu
Bước 7: Bộ phận kho tiến hành cấp phát nguyên liệu. In phiếu xuất kho.
Hình 28: Xuất kho nguyên liệu
Bước 8: Thống kê xưởng lập đề nghị nhập kho thành phẩm.
Hình 29: Đề nghị nhập kho thành phẩm
76 / 189
Hình 30: Nhập kho thành phẩm
3.6 Câu hỏi ôn tập và bài tập Bài tập 1: Bài tập 1:
a. Một chuỗi cửa hàng tiện lợi đề nghị mua một số lượng rất lớn thanh bảo vệ sức khỏe thương hiệu cửa hàng của họ (thanh NRG-B với bao bọc tùy chỉnh). Chuỗi muốn có giá thấp hơn bình thường vì đơn đặt hàng được đề xuất có quy mơ gấp bốn lần đơn đặt hàng thông thường. Giám đốc tiếp thị hỏi các nhà quản lý từ Sản xuất, Mua hàng và Kế toán xem các điều khoản của thỏa thuận được đề xuất có mang lại lợi nhuận hay khơng. Câu hỏi: Liệu các nhà quản lý ở những khu vực này có thể đưa ra câu trả lời đáng tin cậy trong một thông báo ngắn không?
b. Giám đốc sản xuất lưu ý rằng mức tồn kho hiện tại khá cao, vì vậy dây chuyền sản xuất khơng cần phải chạy đủ tám giờ mỗi ngày trong tuần tới. Tuy nhiên, vì một số lý do, cơ vẫn dự định chạy dây chuyền 8 tiếng một ngày. Nếu dây chuyền ngừng hoạt động, công nhân vẫn cần được trả lương trong thời gian nhàn rỗi và chi phí chung cũng sẽ tiếp tục phát sinh. Chạy dây chuyền toàn thời gian làm giảm chi phí trung bình của các thanh thực tế được sản xuất (chi phí gián tiếp có thể được phân bổ trên nhiều thanh hơn). Ngoài ra, một số nguyên liệu thô được nhập kho sẽ hư hỏng nếu chúng không được sử dụng sớm.
Câu hỏi: Lập luận của giám đốc sản xuất có logic khơng? Tại sao, hoặc tại sao không?
Bài tập 2:
77 / 189 Dự báo bán hàng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Năm trước (thùng) 5734 5823 5884 6134 6587 6735 Khuyến mãi bán hàng (thùng) 300 300
Cơ sở năm trước (thùng) 5734 5823 5884 6134 6287 6435 Tăng trưởng: 3.0 % 172 175 177 184 189 193 Chiếu cơ sở (thùng) 5906 5998 6061 6318 6476 6628 Khuyến mãi 500 Dự báo bán hàng (thùng) 5906 5998 6061 6318 6476 7128
Hãy phát triển một bảng tính để dự báo doanh số bán hàng của Fitter từ tháng 7 đến tháng 12. Tính tốn dự báo cơ sở bằng cách sử dụng các giá trị của năm trước và nhân tố trong tỷ lệ tăng trưởng ước tính 3%. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khối lượng bán hàng Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Năm trước 6702 6327 6215 6007 5954 5813
Giả sử rằng chương trình khuyến mại tiếp thị đặc biệt năm ngoái dẫn đến việc tăng doanh số bán hàng là 200 trường hợp cho tháng 7 và chương trình khuyến mại tiếp thị đặc biệt trong năm nay sẽ dẫn đến tăng doanh số bán hàng cho tháng 7 là 400 trường hợp.
Bài tập 3: Sử dụng dự báo bán hàng của Fitter cho tháng 7 đến tháng 12 đã tạo trong
bài tập 2, phát triển một bảng tính để lập kế hoạch bán hàng và hoạt động cho những tháng đó. Sử dụng định dạng của bảng sau: Lên kế hoạch bán hàng và hoạt động Tháng 12 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1) Dự báo bán hàng 5906 5998 6061 6318 6476 7128 2) Kế hoạch sản xuất 5906 5998 6061 6318 6650 6950 3) Tồn kho 100 100 100 100 100 274 96 4) Số ngày làm việc 21 20 23 21 21 22 5) Khả năng (Số thùng vận chuyển) 6999 6666 7666 6999 6999 7333
78 / 189 6) Sử dụng 84% 90% 79% 90% 95% 95% 7) NRG-A (thùng) 70.0% 4143 4199 4243 4423 4655 4865 8) NRG-B (thùng) 30.0% 1772 1799 1818 1895 1995 2085
Số ngày làm việc cho mỗi tháng được thể hiện trong hình sau đây:
Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Số ngày làm
việc
20 23 21 21 20 21
Đối với kế hoạch sản xuất của bạn, hãy cố gắng duy trì việc sử dụng công suất ở mức 95% trở xuống. Để tách kế hoạch của nhóm thành kế hoạch cho thanh NRG-A và NRG-B, sử dụng 70% doanh thu cho thanh NRG-A và 30% cho thanh NRG-B.
Bài tập 4: Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tuần cho tháng 8, giống như kế hoạch cho
tháng 1 được thể hiện trong hình sau:
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Quản lý nhu cầu 03/1 -
07/1 10/1 - 14/1 17/1 - 21/1 24/1 - 28/1 31/1 01/2 - 04/2
Nhu cầu tháng NRG-A 4134 4134 4134 4134 4134 4199 NRG-B 1772 1772 1772 1772 1772 1799
Số ngày làm việc trong tuần Số ngày làm việc trong tháng
5 21 5 21 5 21 5 21 1 21 4 20 MPS Nhu cầu hàng tuần NRG-A NRG-B 984 422 984 422 984 422 984 422 984 422 1037 444
Quản lý nhu cầu 3-1 4-1 5-1 6-1 7-1 Nhu cầu tháng NRG-A
NRG-B 4134 1772 4134 1772 4134 1772 4134 1772 4134 1772
Số ngày làm việc trong tháng 21 21 21 21 21
MPS Nhu cầu hàng ngày NRG-A NRG-B 197 84 197 84 197 84 197 84 197 84
79 / 189 Đối với các giai đoạn bán hàng hàng tuần, tuần cuối cùng sẽ bao gồm hai ngày trong tháng 9. Thông tin về lịch của nhà máy được thể hiện trong hình sau:
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Quản lý nhu cầu 01/8 –
05/8 08/8 – 12/8 15/8 – 19/8 22/8 – 26/8 29/8 – 31/8 01/9 – 02/9
Số ngày làm việc trong tuần
4 5 5 5 3 2
Số ngày làm việc trong tháng
20 20 20 20 20 23
Bài tập 5: Chính sách mua hàng của Fitter là mang theo lượng hàng tồn kho cao để tránh hết hàng. Tại sao mức tồn kho có thể thấp hơn với hệ thống ERP tích hợp và mua hàng dựa trên MRP? Nếu bạn phải tính tốn lợi thế tài chính của sự thay đổi này, bạn sẽ làm như thế nào?
Bài tập 6: Kịch bản thực hành quy trình từ mua sắm đến thanh tốn2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/01/2020, Phịng Kế hoạch sản xuất lập yêu cầu mua NVL cho Xưởng cơ khí gửi cho phịng cung ứng
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Ngày cần Ghi chú
1 Thép phi 22.1 - 0.8 CÂY 1,000 04/01/2020 2 Thép phi 22.1 - 1.2 CÂY 1,500 04/01/2020 3 Sơn tĩnh điện KG 100 04/01/2020
4 Móc treo CÁI 300 04/01/2020
5 Bulong, long đền BỘ 500 04/01/2020
Nghiệp vụ 2: Ngày 02/01/2020, phòng cung ứng lập hỏi giá (RFQ) cho đề nghị mua hàng ở nghiệp vụ 1 gửi đến các nhà cung cấp Lidovit và SS4U với điều kiện báo giá thùng carton, loại 1, nhận hàng tại kho, phương thức thanh toán trả chậm 60 ngày. Nghiệp vụ 3: Ngày 03/01/2020, Công ty Lidovit gửi báo giá cho hỏi giá ngày 02/01/2020 như sau:
80 / 189
STT Tên mặt hàng ĐVT Đơn giá Ngày giao Ghi chú
1 Thép phi 22.1 - 0.8 CÂY 51,000 04/01/2020 2 Thép phi 22.1 - 1.2 CÂY 50,000 04/01/2020 3 Sơn tĩnh điện KG 250,000 04/01/2020
4 Móc treo KG 4,500 04/01/2020
5 Bulong, long đền BỘ 10,500 04/01/2020
Điều kiện: đóng gói thùng carton, loại 1, nhận hàng tại kho, phương thức thanh toán trả chậm 90 ngày.
Ngày 03/01/2020, Công ty SS4U Express gửi báo giá cho hỏi giá ngày 02/01/2020 như sau:
STT Tên mặt hàng ĐVT Đơn giá Ngày giao Ghi chú
1 Thép phi 22.1 - 0.8 CÂY 50,000 04/01/2020 2 Thép phi 22.1 - 1.2 CÂY 52,000 04/01/2020 3 Sơn tĩnh điện KG 245,000 04/01/2020
4 Móc treo KG 5,000 04/01/2020
5 Bulong, long đền BỘ 11,000 04/01/2020
Điều kiện: đóng gói bao tải, loại 1, nhận hàng tại kho, phương thức thanh toán trả chậm 30 ngày.
Nghiệp vụ 4: Phòng cung ứng so sánh 2 nhà cung cấp để lựa chọn phù hợp. Chiều ngày 03/01/2020, đặt hàng Lidovit. Người lập đơn hàng trình lãnh đạo công ty ký duyệt trên ERP hoặc điện thoại để hoàn tất đơn hàng.
Nghiệp vụ 5: Ngày 05/01/2020, nhận hàng và nhập kho 100% mặt hàng đặt mua của LIDOVIT. Số hóa đơn là MSSV, Số Seri: LIDO/2020. Số lô là MSSV.
- BP Kho nhập số lượng nhận hàng, nhập kho và số hóa đơn - Chuyển thơng tin cho kế tốn
- Kế tốn bổ sung thơng tin,, hồn thành nghiệp vụ nhập kho - Khai thác báo cáo mua hàng, tồn kho, cơng nợ
Nghiệp vụ 6: Ngày 07/01/2020, thanh tốn hết số tiền mua hàng cho công ty LIDOVIT qua ngân hàng ACB (đã tạo sẵn tài khoản ngân hàng trong hệ thống ERP). Đề nghị thực hiện đầy đủ quy trình thanh tốn hóa đơn cơng nợ mua hàng bằng tài khoản ngân hàng ACB chi nhánh Sài Gòn (Đã tạo trước tài khoản).
81 / 189 Nghiệp vụ 7: Ngày 06/01/2020, Lập đơn hàng nhập khẩu NVL cho xưởng gỗ của GLOBALASIA, với các nội dung sau:
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (USD) Ngày về
1 Gỗ tròn 19.5x400 M3 200 0.5 07/01/2020 2 Nan gỗ 12x30x59 Cái 2,000 0.2 07/01/2020 3 Sơn lót NC 325 Kg 1,000 1.5 07/01/2020
Ngày 07/01/2020, nhận hàng và nhập kho đợt 1 là 80% đơn hàng nhập khẩu. Thuế NK 20%, Thuế VAT NK 10%. Tỷ giá hải quan 23.500, tỷ giá mua hàng 23.400 VND/USD. Hóa đơn số TKHQ_MSSV, số Seri: NK01/2020, kí hiệu mẫu HĐ: TKNK, ngày hóa đơn 07/01/2020, số lơ là MSSV.
Nghiệp vụ 8: Ngày 08/01/2020, thanh toán 1,500 USD số tiền mua hàng nhập khẩu cho Global Asia Material Co., Limited.
- Thanh toán bằng tiền gửi ngoại tệ USD ở ngân hàng VCB chi nhánh Sài Gòn theo tỷ giá xuất bình quân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đề nghị thực hiện đầy đủ quy trình thanh tốn hóa đơn công nợ mua hàng bằng tài khoản ngân hàng VCB Chi nhánh Sài Gòn (Đã tạo trước tài khoản).
Nghiệp vụ 9: Ngày 09/01/2020, Nhận hàng và nhập kho NVL cho xưởng may nhưng không lập Đơn đặt hàng.
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Ngày giao
1 Vải hồng BB1 Mét 200 24,000 09/01/2020 2 Lưới mùng BB1 Mét 300 5,400 09/01/2020 3 Chỉ Coton hồng nhạt Cuộn 50 9,000 09/01/2020
4 Mouss BB1 Cái 500 60,000 09/01/2020
5 Khóa nhựa XAB 2.5cm Cái 1000 6,000 09/01/2020
Số hóa đơn là MSSV, ngày 09/01/2020,mẫu hóa đơn 2LL, Số Seri: ML/2020, Số lô là MSSV, Thuế VAT 10%. Thời hạn thanh tốn cho cơng ty TNHH Minh Lâm là 45 ngày. Nghiệp vụ 10: Ngày 15/01/2020, Thanh tốn 20 triệu đồng tiền mua hàng cho Cơng ty Minh Lâm từ nguồn vay ngắn hạn ở ngân hàng ACB.
82 / 189 - Số tiền giải ngân: 20,000,000 VNĐ
- Hợp đồng vay: HĐTD1.2006.0001 - Hạn mức vay: 100,000,000 VNĐ
Bài tập 7: Kịch bản thực hành quy trình từ sản xuất đến nhập kho
Nghiệp vụ 1: Ngày 31/12/2019, Phòng Kinh doanh lập kế hoạch bán hàng tháng 1 năm 2020 như sau:
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Ghi chú
1 Nôi giường cũi 4 sao Cái 100
2 Nôi gỗ đa năng Cái 50
3 Xe nhún ăn bột có vách Cái 30 4 Ghế xem tivi + ăn bột cho bé Cái 10
Kế hoạch kinh doanh do Phịng Kinh doanh lập thủ cơng hoặc tính tốn tự động dựa vào các thơng tin: Kế hoạch (thực tế) kỳ trước, % tăng trưởng, mùa vụ,....
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2019, Phòng Kinh doanh tạo một đơn hàng bán dựa trên hợp đồng đã kí kết với Công ty CP Con Cưng. Nghiệp vụ “Bán thành phẩm trong nước VAT 10%”.
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Giá chưa VAT Ngày giao hàng
1 Nôi giường cũi 4 sao cái 5 2,100,000 09/01/2020
2 Nôi gỗ đa năng cái 2 4,000,000 09/01/2020
- Thực hiện in đơn hàng, trình ký, duyệt đơn hàng.
Nghiệp vụ 3: Ngày 02/01/2020 tính kế hoạch sản xuất (MPS) tháng 01/2020 dựa vào kế hoạch kinh doanh tháng 1 và đơn hàng bán cho công ty CP Con Cưng
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Tính các bán thành phẩm cần sản xuất
- Tính số lượng nguyên vật liệu cần mua cho MPS tháng 1
Nghiệp vụ 4: Ngày 03/01/2020, tạo lệnh sản xuất từ kế hoạch sản xuất ở nghiệp vụ số 3.
Có thể thực hiện cách tiếp cận khác: Giải pháp tạo đề nghị sản xuất từ đơn hàng, rồi từ đề nghị sản xuất tạo lệnh sản xuất.
Nghiệp vụ 5: Ngày 03/01/2020, Phòng Kế hoạch sản xuất duyệt lệnh sản xuất cha và tạo LSX cho 02 sản phẩm của đơn hàng CON CƯNG
83 / 189
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng
Ngày bắt đầu Ngày hồn tất Phiên bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 Nơi giường cũi 4 sao cái 5 04/01/2020 05/01/2020 1 2 Nôi gỗ đa năng cái 2 04/01/2020 05/01/2020 1 - In lệnh sản xuất tổng
- In lệnh sản xuất chi tiết
- Chuyển bộ chứng từ cho bộ phận sản xuất bán thành phẩm - Chuyển bộ chứng từ cho xưởng lắp ráp
Nghiệp vụ 6: Ngày 04/01/2020, Xưởng Lắp ráp tính và lập phiếu yêu cầu cấp phát NVL, HH, BTP đủ theo LSX cho đơn hàng CON CƯNG theo định mức đã thiết lập trong BOM
- QA / Quản lý sản xuất duyệt phiếu yêu cầu cấp phát nguyên vật liệu - In phiếu ký nhận
- Thiết lập quy trình duyệt trong ERP
- Chuyển bộ phận kho để xuất kho nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 7: Ngày 05/01/2020, các kho liên quan tiến hành xuất kho theo yêu cầu của Xưởng lắp ráp. Xem các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ này.
Yêu cầu: In phiếu xuất kho thành 3 liên: 1 liên lưu ở Xưởng, 1 liên lưu ở Kho, 1 liên chuyển lên phịng Kế tốn.
Nghiệp vụ 8: Ngày 05/01/2020, sau khi hoàn thành sản xuất lập phiếu báo đề nghị kiểm tra chất lượng báo QC kiểm tra. Lô hàng đạt chất lượng và tiến hành nhập kho 100%. Số lô là MSSV.
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng nhập
Kho nhập Ghi chú
1 Nôi giường cũi 4 sao cái 5 Kho thành phẩm tại xưởng 2 Nôi gỗ đa năng cái 2 Kho thành phầm tại xưởng - Thống kê xưởng, kéo chi phí nguyên vật liệu.
- Thống kê xưởng, kéo chi phí sản xuất.
84 / 189 Nghiệp vụ 9: Xem báo cáo giá thành kế hoạch của 2 thành phẩm vừa sản xuất nhập kho.