Chí phí và lợi ích của ERP
Chi phí triển khai ERP bao gồm:
• Phí cấp phép phần mềm - Phần mềm ERP khá đắt, và hầu hết các nhà cung cấp ERP đều tính phí cấp phép hàng năm dựa trên số lượng người dùng.
• Phí tư vấn - Việc triển khai ERP yêu cầu sử dụng các chun gia tư vấn có kỹ năng cấu hình phần mềm để hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ của cơng ty. Các chun gia tư vấn giỏi có nhiều kinh nghiệm về cách thức hoạt động của hệ thống ERP trong thực tế và họ có thể giúp các công ty đưa ra quyết định tránh nhập quá nhiều dữ liệu, đồng thời nắm bắt thông tin cần thiết để đưa ra quyết định của cấp quản lý.
• Thời gian của thành viên nhóm dự án - Các dự án ERP yêu cầu những người chủ chốt trong công ty hướng dẫn thực hiện. Đây là những thành viên trong nhóm có kiến thức chi tiết về hoạt động kinh doanh của công ty. Họ làm việc chặt chẽ với các nhà tư vấn để đảm bảo cấu hình của phần mềm ERP hỗ trợ nhu cầu của cơng ty, điều này có nghĩa là những nhân viên này thường xuyên bị loại bỏ khỏi trách nhiệm hàng ngày của họ. • Đào tạo nhân viên - Các thành viên trong nhóm dự án cần được đào tạo về phần mềm ERP để họ có thể làm việc thành công với các chuyên gia tư vấn trong q trình triển khai. Các thành viên trong nhóm này cũng thường xuyên làm việc với các nhà tư vấn đào tạo để phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo cụ thể của cơng ty cho tất cả nhân viên.
• Mất năng suất - Cho dù việc triển khai ERP diễn ra suôn sẻ đến đâu, các công ty thường mất năng suất trong những tuần và tháng đầu tiên sau khi chuyển sang hệ thống ERP mới.
Để biện minh cho các chi phí liên quan đến hệ thống ERP, một công ty phải xác định được lợi ích tài chính đáng kể sẽ được tạo ra khi sử dụng phần mềm, nhưng cách duy nhất một công ty có thể tiết kiệm tiền với hệ thống ERP là sử dụng nó để hỗ trợ hiệu quả hơn và quy trình nghiệp vụ hiệu quả. Điều này có nghĩa là một dự án triển khai không nên chỉ tạo lại các quy trình nghiệp vụ và hệ thống thơng tin hiện tại của cơng ty, mặc dù đó là một khả năng vì SAP cung cấp mã nguồn cùng với gói ERP của nó.
Một cơng ty có thể chọn thay đổi gói thơng qua ngơn ngữ lập trình nội bộ của SAP, được gọi là Lập trình Ứng dụng Doanh nghiệp Nâng cao (ABAP). Với quyền truy
167 / 189 cập vào mã nguồn SAP ERP, một cơng ty có thể chi một khoản tiền đáng kể vào việc phát triển mã phần mềm để tránh thay đổi quy trình nghiệp vụ thành quy trình thực hành tốt nhất được thiết kế trong phần mềm ERP.
Nhiều cơng ty gặp khó khăn trong việc xử lý sự thay đổi và thích tiếp tục hoạt động kinh doanh như họ ln có hơn là áp dụng các phương pháp hay nhất được tích hợp trong hệ thống ERP. Là một phần của việc triển khai, một công ty cũng phải quản lý việc chuyển dữ liệu từ hệ thống máy tính cũ sang hệ thống ERP mới. Ngồi việc quản lý dữ liệu chính như dữ liệu nguyên vật liệu, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhà cung cấp, v.v., một công ty cũng phải chuyển dữ liệu giao dịch, bao gồm cả đơn bán hàng và đơn mua hàng, nhiều trong số đó có khả năng đang ở các giai đoạn xử lý khác nhau - một nhiệm vụ đầy thử thách.
Hệ thống ERP thay đổi cách mọi người làm việc và để hệ thống hoạt động hiệu quả, sự thay đổi có thể phải rất ấn tượng, vượt xa cách nhân viên tương tác với phần mềm và cách họ thực hiện nhiệm vụ của mình. Hơn nữa, các quy trình nghiệp vụ hiệu quả hơn cần ít người hơn. Một số nhân viên sẽ khơng cịn cần thiết nữa. Việc yêu cầu mọi người tham gia vào một q trình khơng chỉ thay đổi hoạt động hàng ngày của họ mà cịn có thể loại bỏ công việc hiện tại của họ là một việc khơng hề nhỏ.
Quản lý các khía cạnh hành vi con người của thay đổi tổ chức được gọi là quản lý thay đổi tổ chức (OCM). Một trong những chìa khóa để quản lý OCM là nhận ra rằng hầu hết mọi người không ngại thay đổi, họ ngại bị thay đổi. Nếu việc triển khai ERP là một dự án bị ép buộc đối với nhân viên, họ sẽ chống lại nó. Nếu nhân viên coi đó là cơ hội để làm cho công ty hoạt động hiệu quả hơn bằng cách cải tiến các quy trình nghiệp vụ và nếu những cải tiến quy trình nghiệp vụ này sẽ làm cho cơng ty có lợi hơn và do đó cung cấp nhiều cơng việc hơn thì khả năng nhân viên sẽ ủng hộ các nỗ lực thực hiện sẽ cao hơn.
Cách tốt nhất để cải thiện quy trình nghiệp vụ là để những người quen thuộc nhất với quy trình nghiệp vụ tận dụng kinh nghiệm và sự sáng tạo của họ để phát triển các ý tưởng cải tiến quy trình nghiệp vụ. Khi nhân viên đã đóng góp vào sự thay đổi quy trình nghiệp vụ, họ có cảm giác làm chủ và có nhiều khả năng sẽ ủng hộ sự thay đổi đó.
168 / 189 SAP cung cấp Solution Manager, một bộ công cụ và thông tin giúp các công ty quản lý việc triển khai SAP ERP. Trong Solution Manager, dự án triển khai ERP được trình bày trong một Lộ trình triển khai, bao gồm năm giai đoạn sau:
Chuẩn bị dự án (Project Preparation) (15 đến 20 ngày): Một số nhiệm vụ trong giai
đoạn Chuẩn bị Dự án bao gồm tổ chức đội kỹ thuật, xác định bối cảnh hệ thống (máy chủ máy tính, phần cứng mạng và thiết bị ngoại vi cần thiết để vận hành hệ thống ERP), lựa chọn nhà cung cấp phần cứng và cơ sở dữ liệu, và quan trọng nhất là xác định phạm vi của dự án mà dự án sẽ hoàn thành. Một vấn đề phổ biến trong việc triển khai ERP là phạm vi mở rộng, là sự mở rộng ngoài kế hoạch của các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Phạm vi thay đổi khiến dự án vượt quá thời gian và vượt quá ngân sách và làm tăng nguy cơ triển khai không thành công. Việc xác định phạm vi của dự án trước thời hạn giúp ngăn ngừa vấn đề này.
Phác thảo hệ thống (Business Blueprint) (25 đến 40 ngày): Các thành viên trong nhóm
dự án đưa ra tài liệu chi tiết về các yêu cầu quy trình nghiệp vụ của công ty. Giai đoạn này dẫn đến mô tả chi tiết về cách công ty dự định điều hành hoạt động kinh doanh của mình với hệ thống SAP ERP. Lập bản đồ quy trình nghiệp vụ là rất quan trọng trong giai đoạn này. Kết quả của giai đoạn này sẽ hướng dẫn các nhà tư vấn và thành viên nhóm dự án trong việc cấu hình hệ thống SAP ERP (diễn ra trong giai đoạn thứ ba). Trong giai đoạn này, các thành viên nhóm kỹ thuật xác định phương pháp truyền dữ liệu từ hệ thống máy tính hiện có của cơng ty (được gọi là hệ thống kế thừa), hệ thống này có thể được thay thế bằng hệ thống ERP hoặc có thể tiếp tục hoạt động với hệ thống ERP thông qua một giao diện.
Hiện thực hóa (Realization) (55 đến 80 ngày): Các thành viên trong nhóm dự án làm việc với chuyên gia tư vấn để cấu hình phần mềm ERP trong hệ thống phát triển. Trong quá trình triển khai SAP, một công ty sử dụng ba hệ thống SAP riêng biệt trong suốt quá trình thực hiện, một hệ thống phát triển để định cấu hình phần mềm SAP cho phù hợp với Phác thảo hệ thống, một hệ thống kiểm tra (hoặc đảm bảo chất lượng) để đánh giá cấu hình phần mềm và sản xuất hệ thống mà cơng ty chạy phần mềm cuối cùng.
Nhóm cũng phát triển bất kỳ mã ABAP cần thiết nào hoặc các cơng cụ khác (như gói phần mềm của bên thứ ba) và tạo các kết nối cần thiết với các hệ thống kế thừa.
169 / 189
Chuẩn bị cuối cùng (Final Preparation) (35 đến 55 ngày): rất quan trọng đối với sự
thành công của dự án thực hiện. Các nhiệm vụ trong giai đoạn này bao gồm:
• Kiểm tra thơng lượng của hệ thống cho các quy trình nghiệp vụ quan trọng (xác định xem nó có thể xử lý khối lượng giao dịch hay khơng) trong hệ thống đảm bảo chất lượng
• Thiết lập bàn trợ giúp nơi người dùng cuối có thể nhận được sự hỗ trợ
• Thiết lập hoạt động của hệ thống sản xuất và chuyển dữ liệu từ các hệ thống kế thừa
• Tiến hành đào tạo người dùng cuối • Đặt ngày phát trực tiếp
Chạy thực tế và hỗ trợ (Go Live and Support) (20 đến 24 ngày): Công ty bắt đầu sử
dụng hệ thống ERP mới. Các nhà quản lý khôn ngoan cố gắng lên lịch cho ngày Go Live vào khoảng thời gian mà cơng ty ít bận nhất. Bàn trợ giúp có nhân viên phù hợp là rất quan trọng cho sự thành công của giai đoạn Go Live vì người dùng có nhiều câu hỏi nhất trong vài tuần đầu tiên làm việc với một hệ thống mới. Các thành viên và chuyên gia tư vấn của nhóm dự án SAP ERP nên được sắp xếp để làm việc với bộ phận trợ giúp trong vài tuần đầu tiên của giai đoạn Go Live.
Cuối cùng, điều quan trọng là phải đặt ngày hoàn thành cho dự án. Bất kỳ cải tiến hoặc mở rộng nào đối với hệ thống phải được quản lý như các dự án riêng biệt, không phải là các phần mở rộng của dự án triển khai ban đầu.
Khái niệm quan cảnh (Landscape) hệ thống
Trong quan cảnh hệ thống này, có ba hệ thống SAP hoàn toàn riêng biệt, được chỉ định là Phát triển (DEV), Đảm bảo chất lượng (QAS) và Sản xuất (PROD).
Hình 54: Quan cảnh cho triển khai hệ thống SAP ERP
170 / 189 Hệ thống Phát triển (DEV) được sử dụng để phát triển các cài đặt cấu hình cho hệ thống, cũng như các cải tiến đặc biệt bằng cách sử dụng mã ABAP. Những thay đổi này được tự động ghi lại trong thư mục truyền tải, là vị trí tệp dữ liệu đặc biệt trên máy chủ DEV.
Những thay đổi được ghi lại trong hệ thống DEV được nhập vào hệ thống Đảm bảo Chất lượng (QAS), nơi chúng được kiểm tra để đảm bảo chúng hoạt động bình thường. Nếu cần bất kỳ hiệu chỉnh nào, chúng sẽ được thực hiện trong hệ thống DEV và sau đó được vận chuyển lại đến hệ thống QAS để kiểm tra.
Sau khi cài đặt cấu hình và chương trình ABAP vượt qua thử nghiệm trong hệ thống QAS, tất cả cài đặt, chương trình và thay đổi sẽ được chuyển đến hệ thống Sản xuất (PROD), là hệ thống mà cơng ty sẽ sử dụng để chạy các quy trình nghiệp vụ của mình.
7.5 Câu hỏi ơn tập và bài tập
Bài tập 1: Trong phần lý thuyết, sơ đồ quy trình nghiệp vụ cho quy trình báo cáo chi
phí Fitter Snacker chỉ mơ hình phần đầu. Hãy sử dụng mơ tả quy trình nghiệp vụ được cung cấp trong chương này và các ký hiệu ánh xạ quy trình nghiệp vụ để hồn thành sơ đồ quy trình nghiệp vụ báo cáo chi phí của Fitter Snacker.
Bài tập 2: Sử dụng mô tả về quy trình nghiệp vụ được cung cấp trong chương này, hãy
hoàn thành lược đồ EPC của quy trình báo cáo chi phí Fitter được trình bày trong chương này. Thêm cả các yếu tố logic (sự kiện, chức năng và đầu nối) và các yếu tố tổ chức.
Bài tập 3: Xây dựng sơ đồ chuỗi sự kiện (EPC) cho quy trình tuyển dụng sau đây tại
Yellow Brook Photography:
• Quy trình tuyển dụng hiện tại của Yellow Brook Photography mất khoảng 90 ngày. Nó bắt đầu khi một người quản lý hồn thành yêu cầu và gửi nó cho Bộ phận Nhân sự. Bộ phận Nhân sự rà soát và chỉ định một số cho yêu cầu và trả lại cho người quản lý phê duyệt. Người đó chấp thuận, có được chữ ký chấp thuận cần thiết, và sau đó trả lại nó cho Bộ phận Nhân sự.
• Tiếp theo, Bộ phận Nhân sự viết một bài đăng việc làm và thơng báo vị trí nội bộ thơng qua mạng nội bộ của công ty, bảng tin, hoặc một liên kết mở việc làm hiện tại. Bộ phận Nhân sự thu thập phản hồi nội bộ trong 8 ngày. Sau đó, Bộ
171 / 189 phận Nhân sự lấy các hồ sơ cá nhân từ nguồn bên ngoài bằng cách quảng cáo trên báo chí và trên mạng. Bộ phận Nhân sự sau đó sẽ kiểm tra hồ sơ cá nhân và chuyển tiếp thông tin về các ứng cử viên đủ tiêu chuẩn đến người quản lý tuyển dụng để xem xét. Người quản lý tuyển dụng thông báo với Bộ phận Nhân sự các ứng viên sẽ được phỏng vấn. Bộ phận Nhân sự tiến hành các cuộc phỏng vấn ngắn qua điện thoại của những ứng cử viên được giới thiệu bởi người quản lý tuyển dụng; nếu cuộc phỏng vấn qua điện thoại đầy hứa hẹn, Bộ phận Nhân sự sẽ lên lịch phỏng vấn tại chỗ. Ứng viên phỏng vấn với người quản lý tuyển dụng và nhân viên nhân sự. Bộ phận Nhân sự ghi lại các cuộc phỏng vấn trong nhật ký của người nộp đơn.
• Một khi ứng cử viên được chọn tuyển dụng, Bộ phận Nhân sự và người quản lý tuyển dụng chuẩn bị một đề nghị, và một cuộc kiểm tra nền về ứng cử viên được bắt đầu. Sau đó, người quản lý tuyển dụng phải chấp thuận lời đề nghị và nhận được các chữ ký chấp thuận cần thiết trên một mẫu chấp thuận việc làm. Sau đó, người quản lý tuyển dụng mở rộng đề nghị (offer - lương bổng) với ứng viên, trong khi Bộ phận Nhân sự gửi đề nghị, gồm cả ngày bắt đầu làm việc. Một khi người nộp đơn chấp nhận đề nghị, một cuộc kiểm tra ma túy sẽ được lên lịch cho ứng cử viên. Ứng cử viên cũng phải ký thư đề nghị và trả lại cho Bộ phận Nhân sự. Tại thời điểm đó, Bộ phận Nhân sự thơng báo cho người quản lý tuyển dụng về sự chấp nhận của ứng viên. Cuối cùng, nếu xét nghiệm ma túy âm tính, nhân viên mới hoàn thành định hướng thuê mới vào ngày làm việc đầu tiên.
172 / 189
CHƯƠNG 8: CÁC CÔNG NGHỆ TRONG HỆ THỐNG HOẠCH
ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP Mục tiêu chương:
Sau khi học xong chương này, người học sẽ đạt được các kiến thức sau:
- Biết được các công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), kinh doanh thơng minh, tính tốn trong bộ nhớ, điện tốn di động.
- Hiểu được sự thay đổi trong cách thức triển khai hệ thống từ cho phép Internet đến điện toán đám mây.
- Nắm được một số vấn đề về mơ hình phần mềm như là một dịch vụ (SaaS).