0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (189 trang)

SaaS: Phần mềm như là một dịch vụ

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 181 -189 )

Phần mềm như một dịch vụ (SaaS) là một mô hình phân phối phần mềm trong đó một sản phẩm phần mềm được lưu trữ bởi một công ty như SAP trên các máy chủ của họ và được khách hàng truy cập thông qua trình duyệt Web.

Trong khi có các định nghĩa khác nhau về SaaS, cuốn sách này coi SaaS như một tập hợp con của điện toán đám mây. Ví dụ: Amazon và Apple đang thúc đẩy lưu trữ dữ liệu “trên đám mây”, nhưng các ứng dụng sử dụng dữ liệu đó được lưu trữ trên thiết bị, được cập nhật thường xuyên từđám mây (Internet).

SAP Business ByDesign

Một ví dụ về SaaS cho thị trường ERP là Business ByDesign. Được phát hành lần đầu tiên vào năm 2007, Business ByDesign là một hệ thống ERP đầy đủđược cung cấp cho khách hàng thông qua đám mây. Đối với các công ty vừa và nhỏ, nó làm giảm tổng chi phí sở hữu phần mềm và cho phép triển khai nhanh chóng và trơn tru. Khách

182 / 189 hàng có thể chọn để SAP xử lý việc triển khai Business ByDesign hoặc họ có thể tự quản lý việc triển khai.

Các tổ chức nhỏ như PlaNet Finance, cung cấp các khoản vay nhỏ cho khách hàng tại 30 văn phòng quốc tế, thường thấy rằng Business ByDesign phù hợp với nhu cầu của họ. Với Business ByDesign, PlaNet có thể giảm chi phí trong khi cải thiện việc báo cáo cho các nhà tài trợ. Về chi phí, gói Business ByDesign đầy đủ sẽđiều hành một công ty với khoảng $ 90 mỗi tháng cho mỗi người dùng. Có nhiều khía cạnh khác nhau của Business ByDesign.

Các thuận lợi của việc sử dụng SaaS

Kh năng chi tr ban đầu: Các công ty trước đây không đủ khả năng mua một hệ thống ERP hoặc một ứng dụng khác thì nay có thể “cho thuê” một hệ thống hàng tháng, tránh chi phí cao cho việc mua phần cứng và phần mềm cũng như thuê và đào tạo nhân viên hỗ trợ, do đó giảm TCO (Tổng chi phí sở hữu). Chi phí thấp hơn để triển khai phần

Hỗ trợ quản lý điều hành Quản lý tài chính Quản lý quan hệ khách hàng Quản lý nguồn nhân lực Quản lý chuỗi cung ứng Quản lý dự án Quản lý quan hệ nhà cung cấp Quản lý tuân thủ

Phân tích kinh doanh có sẵn

Các dịch vụ và hỗ trợ có sẵn

183 / 189 mềm được cung cấp thông qua SaaS có nghĩa là các công ty có thể khám phá liệu một gói phần mềm cụ thể có phù hợp với họ hay không mà không cần chi phí trả trước lớn.

Thi gian thc hin ngn hơn: Thời gian thực hiện thường ngắn hơn với mô hình SaaS vì người dùng không phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật; nhà cung cấp đã có sẵn máy chủ, hệ thống viễn thông và nhân viên được đào tạo chuyên sâu. Nhà cung cấp SaaS xử lý tất cả việc bảo trì, bao gồm thực hiện sao lưu, đào tạo và tùy chỉnh hệ thống.

Gim chi phí h trđộ phc tp: Các công ty sử dụng mô hình SaaS không cần phải thuê thêm nhân viên CNTT để triển khai các hệ thống và ứng dụng mới. Các nhà cung cấp SaaS cũng có thể chạy hệ thống thông tin hiệu quả hơn vì họ làm việc đó trên quy mô lớn; họ có thể phân bổ chi phí cố định cho nhiều người dùng, do đó đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô dẫn đến tổng chi phí sở hữu thấp hơn. Ngoài ra, một nhà cung cấp SaaS thường có thời gian thu hút, đào tạo và giữ chân lực lượng lao động tài năng dễ dàng hơn so với một công ty sản xuất nhỏ như Fitter.

Các hạn chế của việc sử dụng SaaS

Bo mt: Các công ty sử dụng SaaS đang chuyển giao hệ thống thông tin của họ cho bên thứ ba. Họ phải tự tin rằng nhà cung cấp SaaS có mức độ bảo mật cao. Một nhà cung cấp SaaS thường sẽ có dữ liệu từ nhiều máy khách trên một phần cứng. Dữ liệu của mỗi khách hàng phải được bảo vệ khỏi các khách hàng khác. Mặc dù đây là một khía cạnh quan tâm hợp lýđối với những khách hàng đang muốn chuyển sang mô hình SaaS, nhưng thực tế là các nhà cung cấp SaaS thường có sẵn hệ thống bảo mật tốt hơn so với nhiều công ty nhỏ.

Băng thông / thi gian đáp ng: Kênh viễn thông từ nhà cung cấp SaaS đến khách hàng của họ phải đủ nhanh để xử lý nhiều người dùng và SaaS phải có đủ phần cứng để cung cấp các khả năng xử lý máy tính cần thiết.

Tính linh hot: Nhà cung cấp SaaS phải linh hoạt trong việc làm việc với người dùng và đáp ứng các yêu cầu của họ về các sửa đổi và cải tiến phần mềm.

Không rườm rà: Các nhà cung cấp phần mềm SaaS thường có thể cung cấp tốt các hệ thống cơ bản, nhưng việc yêu cầu các cấu hình bất thường có thể gây ra sự cố và nhà cung cấp SaaS có thể không cho phép các tiện ích bổ sung của bên thứ ba. Hơn nữa, nhà cung cấp có thể không muốn phát triển phần mềm tùy chỉnh, hoặc nó có thể không hợp túi tiền đối với một công ty nhỏ.

184 / 189

K thut, không phi trng tâm kinh doanh: Nhà cung cấp SaaS sẽ hiểu các khía cạnh kỹ thuật của phần mềm mà họđang cung cấp, nhưng có thể không có đủ kiến thức về quy trình nghiệp vụ, trong trường hợp đó, khách hàng sẽ cần xác định các quy trình nghiệp vụ và đưa ra quyết định cấu hình.

Tùy chọn 1: Mua Máy tính và Bản quyền Phần mềm cho Hệ thống ERP

Máy chủ cơ sở dữ liệu: Máy chủ sẽ có giá $ 70.000.

Máy chủứng dụng: Fitter cần một máy chủđể chạy ứng dụng ERP, giá khoảng $ 40.000.

PC: Một số PC hiện có của Fitter có thểđược tải bằng GUI của phần mềm ERP và được sử dụng để truy cập hệ thống. Vì sẽ có nhiều nhân viên của Fitter được kết nối với hệ thống mới, tuy nhiên, Fitter sẽ cần thêm 10 máy tính. Tổng chi phí cho các PC sẽ là $ 15.000.

Bảo trì máy tính: Fitter cần đảm bảo tất cả các PC và máy chủ của nó chạy bình thường. Để làm điều này, Fitter sẽ mua một hợp đồng bảo trì để bao gồm tất cả phần cứng. Hợp đồng này sẽ có giá khoảng $ 1.000 một tháng, hoặc $ 12.000 hàng năm, và cộng với bất kỳ chi phí nào mà Fitter hiện phải chịu để duy trì phần cứng hiện có của mình.

Quyền cấp phép: Quyền cấp phép phần mềm ERP cho tất cả người dùng trong 5 năm sẽ có giá $ 500.000. CIO không biết liệu có cần phải chi thêm sau năm thứ năm hay không, và do đó đang giới hạn phân tích trong các năm từ 2013 đến 2017.

Cài đặt: Nhà cung cấp ERP sẽ giúp cài đặt hệ thống, nhưng Fitter cũng cần thuê tư vấn để triển khai trong sáu tháng. Với $ 3.000 mỗi ngày, chi phí ước tính là $ 486.000.

Đào tạo người dùng:Đi kèm với việc mua bản quyền phần mềm ERP là đào tạo tại một trung tâm đào tạo địa phương cho các nhân sự chủ chốt tham gia vào dự án triển khai ERP. Tuy nhiên, Fitter muốn được đào tạo thêm về các hoạt động kinh doanh cụ thể của Fitter. Việc đào tạo bổ sung sẽ tốn $ 2.000 mỗi ngày trong hai tuần. Điều này bao gồm một cố vấn đào tạo để điều hành các lớp học tại trụ sở chính của Fitter. Với việc đi lại và ăn ở, tổng chi phí là $ 23.000.

Tư vấn liên tục: Sau khi hệ thống bắt đầu và hoạt động, Fitter sẽ cần phải trả tiền cho các chuyên gia tư vấn để giúp bảo trì hệ thống. Fitter tin rằng việc có các chuyên gia tư vấn đến mỗi tháng một lần là đủđể xử lý các vấn đề đang diễn ra như giải quyết lỗi và cập nhật nhỏ cho hệ thống. Phí tư vấn ước tính là $ 3.000 mỗi ngày, với tổng chi phí hàng năm là $ 36.000.

185 / 189

Quản trị viên mạng và cơ sở dữ liệu: Fitter sẽ cần một quản trị viên mạng và cơ sở dữ liệu toàn thời gian để chạy hệ thống. Mức lương, bao gồm cả phúc lợi, cho một người có tay nghề cao là $ 200.000 mỗi năm.

Tùy chọn 2: Sử dụng Nhà cung cấp SaaS để cung cấp Phần mềm ERP

PC: Fitter ước tính rằng vẫn cần mua 10 PC mới với tùy chọn này vì giờđây sẽ có nhiều người dùng hơn đang truy cập vào hệ thống máy tính. Mỗi chiếc PC có giá 1.500 USD, tổng cộng là 15.000 USD.

Bảo trì máy tính: Hợp đồng bảo trì trên các PC bổ sung sẽ là $ 600 mỗi tháng, hoặc $ 7.200 hàng năm. Vì Fitter không cần mua thêm máy chủ nên chi phí bảo trì sẽ ít hơn với tùy chọn này.

Phần mềm thông qua nhà cung cấp SaaS: Chi phí hàng tháng để cung cấp phần mềm ERP cho Fitter qua Web là $ 33.333 hoặc $ 400.000 hàng năm.

Đào tạo người dùng: Việc đào tạo nhân viên của Fitter được cung cấp bởi nhà cung cấp SaaS như một phần của phí phần mềm hàng tháng.

Tính NPV và đưa ra đề xuất

NPV là một cách để xác định xem một khoản đầu tư có sinh lời hay không, hoặc trong trường hợp này, để so sánh kinh phí từ phương pháp này với phương pháp khác. NPV đề cập đến giá trị thời gian của tiền, được trả $ 1 ngày hôm nay đáng giá hơn việc được trả $ 1 mỗi năm kể từ bây giờ.

Khi phân tích một khoản đầu tư, một công ty phải xem xét giá trị thời gian của tiền và thực hiện phép tính NPV là cách phổ biến để thực hiện điều đó bằng cách điều chỉnh thu nhập hoặc chi phí trong tương lai dựa trên lãi suất giảđịnh.

Khi tính toán hai lựa chọn đầu tư khác nhau, phép tính NPV cho phép các khoản chi phí hoặc thu nhập khác nhau trong tương lai được tính như một số tiền tương đương trong thời điểm hiện tại. Ví dụ: kiếm được $ 10.000 một năm kể từ bây giờ có thể tương đương với việc có $ 9.345,79 ngày hôm nay.

NPV có thểđược tính trong một số năm; trong trường hợp này cần một khoản kinh phí 5 năm dành cho dự án ERP. Trong bảng tính Excel, cú pháp của phép tính NPV là = NPV (t l phn trăm lãi sut, dãy giá tr). Các giá trị trong dãy có thể là số dương hoặc số âm. Trong trường hợp ERP, chúng đều là dòng chảy ra, nhưng có thể làm việc với chúng dưới dạng số dương. Tỷ lệ lãi suất là tỷ lệ chiết khấu trong thời gian

186 / 189 và nó là tỷ suất sinh lợi tối thiểu có thể chấp nhận được trên một dự án mà một công ty sẽ chấp nhận. Đối với ví dụ này, giả sử tỷ lệ lãi suất là 20%.

Bảng 11: So sánh chi phí theo hai tuỳ chọn triển khai hệ thống ERP

Tuỳ chọn mua phần mềm ERP

Tuỳ chọn 1: Mua máy tính và bản quyền phần mềm

Các mục 2013 2014 2015 2016 2017 Máy chủ cơ sở dữ liệu 70000 Máy chủứng dụng 40000 10 PC 15000 Phần mềm 500000 Tư vấn – Khởi tạo (6 tháng) 486000 Đào tạo (2 tuần) 23000 Tư vấn – Duy trì (1 ngày / tháng) 36000 36000 36000 36000 Duy trì PC 12000 12000 12000 12000 Quản trị mạng 200000 200000 200000 200000 200000 Tổng cộng 1334000 248000 248000 248000 248000 NPV $ 1646671,81 Tuỳ chọn 2: Sử dụng SaaS Máy tính 15000 Duy trì máy tính 7200 7200 7200 7200 Chi phí nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng 400000 400000 400000 400000 400000 Tổng chi phí 415000 407200 407200 407200 407200 NPV $ 1224277,26 Lãi suất 20%

187 / 189

8.7 Câu hỏi ôn tập và bài tập

Bài tập 1: Bạn đã đọc về các tính năng NetWeaver của SAP và đã biết cách Amy Sanchez và Donald Brown thực hiện nhiệm vụ của họ tại Fitter Snacker, hãy cố gắng thuyết phục Giám đốc điều hành của Fitter triển khai NetWeaver trong toàn tổ chức. Viết một bản ghi nhớ cho Giám đốc điều hành về các lập luận của bạn.

Bài tập 2: Giám đốc điều hành rất ấn tượng với công việc của bạn nhưng đã yêu cầu bạn phân tích ROI (lợi tức đầu tư). Làm thế nào bạn sẽ bắt đầu làm điều đó? Bạn cần những con số nào, và ai là những người bạn sẽ phải phỏng vấn để có được những con sốđó?

Bài tập 3: Giả định rằng dưới quyền CIO mới được bổ nhiệm, Fitter đã đưa ra quyết định mua một hệ thống ERP. Bây giờ CIO phải quyết định cách triển khai hệ thống. Sau khi trao đổi với các nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau, CIO đã xác định rằng Fitter có hai lựa chọn để triển khai phần mềm ERP:

1. Mua giấy phép bản quyền cho phần mềm ERP, mua phần cứng cần thiết để chạy nó, thuê và đào tạo quản trị viên hệ thống.

2. Chạy hệ thống ERP của Fitter qua Web thông qua nhà cung cấp SaaS, nhà cung cấp này sẽ cung cấp dịch vụ ERP với một khoản phí hàng tháng.

Cả hai loại triển khai đều có ưu điểm và nhược điểm như bạn đã thấy. Đối với phần đầu tiên của bài tập này, bạn phải viết một bản ghi nhớ cho CIO liệt kê những ưu và nhược điểm của từng phương pháp.

Sau khi xem xét bản ghi nhớ của bạn, CIO đã yêu cầu bạn cung cấp một số dữ liệu tài chính để giúp anh ta đưa ra quyết định. Anh ấy muốn bạn chuẩn bị một bảng phân tích tác động tài chính của cả hai tình huống. Bạn cần so sánh chi phí hàng tháng của việc sử dụng nhà cung cấp SaaS với tổng chi phí mua một hệ thống ERP sẽ chạy trên các máy chủ của Fitter. Cân nhắc ưu và nhược điểm của từng phương pháp, sau đó đưa ra đề xuất mà CIO sẽ trình bày với giám đốc tài chính của Fitter. Khi thực hiện các phép tính này, hãy nhớ rằng thu nhập ròng của Fitter là $ 3,4 triệu.

Để hoàn thành phần này của bài tập, hãy thực hiện các bước sau:

1. Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong năm năm. Sử dụng tính toán NPV để tham chiếu tỷ lệ lãi suất được hiển thịở cuối bảng tính. Thay đổi tỷ lệ lãi suất, theo các chỉ dẫn mà người hướng dẫn của bạn cung cấp.

188 / 189 2. Cân nhắc sử dụng các tỷ lệ lãi suất khác nhau cho mỗi lựa chọn. Tại sao các tỷ lệ lãi suất khác nhau có thể áp dụng cho quyết định này?

3. Viết một bản ghi nhớ có đính kèm bảng tính của bạn cho CIO. Trả lời câu hỏi này: Fitter nên chọn phương pháp nào, và tại sao? Cân nhắc ưu và nhược điểm của từng phương pháp và đưa ra đề xuất mà CIO sẽ trình bày với giám đốc tài chính của Fitter. Đảm bảo xem xét cả khía cạnh định tính và khía cạnh định lượng của sự lựa chọn.

Người hướng dẫn của bạn có thể chỉđịnh các bài tập bổ sung sau:

1. Sử dụng Internet hoặc tài nguyên thư viện để nghiên cứu việc sử dụng các nhà cung cấp SaaS. Tìm các trường hợp công ty đã thành công trong việc sử dụng hệ thống ERP thông qua nhà cung cấp SaaS. Mô tả một câu chuyện thành công trong báo cáo cho người hướng dẫn của bạn.

2. Hãy suy nghĩ xem bạn sẽđưa ra lời khuyên khác với một công ty nhỏ hơn so với một công ty quy mô vừa hay một công ty lớn, về việc sử dụng các nhà cung cấp SaaS. Tại sao?

Bài tập 4: Liệt kê những lợi thế của việc sử dụng thiết bị di động theo quan điểm của một nhân viên bán hàng của Fitter. Tiếp theo, liệt kê những thách thức của việc phát triển và hỗ trợ các ứng dụng di động đó theo quan điểm của nhân viên công nghệ thông tin của Fitter. Giả sử công ty đang lưu trữ hệ thống ERP của riêng mình. Chiến lược của công ty nên là gì? Tại sao?

Bài tập 5: Công nghệđiện toán trong bộ nhớ đang thay đổi bộ mặt của BI. Tạo tập tin

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 181 -189 )

×