3.3 Quản trị chuỗi cung ứng và sản xuất trong hệ thống SAP ERP
3.3.6Cung cấp dữ liệu sản xuất cho kế toán
Kế toán cần biết Sản xuất đã sản xuất những gì và nguồn lực nào đã được sử dụng để sản xuất những sản phẩm đó, để xác định sản phẩm nào, nếu có, đang tạo ra lợi nhuận và sau đó cung cấp thơng tin cho ban giám đốc để xác định cách tăng lợi nhuận.
Trong các nhà máy sản xuất, hệ thống ERP không kết nối trực tiếp với máy móc sản xuất. Ví dụ, trong trường hợp của Fitter, SAP ERP không thể đọc trực tiếp số lượng thanh xuất hiện từ phân đoạn đóng gói của dây chuyền thanh thức ăn nhanh. Dữ liệu phải được thu thập theo một cách nào đó và sau đó được nhập vào SAP ERP cho mục đích kế tốn hàng tồn kho.
Dữ liệu có thể được nhập vào SAP ERP thông qua PC ở cửa hàng, được quét bằng mã vạch hoặc công nghệ RFID hoặc được nhập bằng thiết bị di động. SAP ERP
64 / 189 là một hệ thống kiến trúc mở, có nghĩa là nó có thể hoạt động với các cơng cụ thu thập dữ liệu tự động được bán bởi các công ty phần cứng và phần mềm bên thứ ba.
Trong một hệ thống ERP tích hợp, tác động kế tốn của một giao dịch trọng yếu có thể được ghi lại tự động. Ví dụ, khi một lơ hàng yến mạch đến nhà máy Fitter, một người nào đó trong Bộ phận Nhận hàng phải xác minh nguyên liệu và số lượng, chất lượng của lô hàng trước khi được chấp nhận. Sau khi Fitter chấp nhận lô hàng, Bộ phận Nhận hàng phải thông báo cho hệ thống SAP ERP về việc hàng đến và nhận nguyên liệu. Giao tiếp này được thực hiện bằng cách hoàn thành một giao dịch nhận hàng.
Bộ phận Nhận hàng phải khớp phiếu thu hàng với đơn đặt hàng đã khởi tạo, để đảm bảo đã nhận được chính xác ngun vật liệu đã đặt, để Kế tốn có thể thanh tốn cho nhà cung cấp. Có thể số lượng nguyên vật liệu nhập trong biên lai hàng hóa khác với số lượng ghi trên đơn đặt hàng. Tùy thuộc vào cài đặt cấu hình, hệ thống SAP ERP có thể chặn việc nhập biên lai nếu sự khác biệt q lớn. Nếu sự khác biệt nhỏ, thì có thể cho phép xác nhận, với sự khác biệt được đăng vào tài khoản phương sai chính xác, cho phép xử lý giao dịch nhưng lưu giữ hồ sơ để ban quản lý xem xét, để xem liệu có vấn đề nhất quán với nhà cung cấp về việc vận chuyển quá mức hoặc “thiếu hụt” một đơn đặt hàng (luôn vận chuyển ít hơn so với đơn đặt hàng).
Khi biên nhận được ghi nhận thành công, hệ thống SAP ERP ngay lập tức ghi nhận sự gia tăng mức tồn kho của ngun vật liệu. Về phía Kế tốn của hệ thống, điều này làm cho giá trị của hàng tồn kho được thể hiện trên tài khoản sổ cái cũng tự động tăng lên. Đây là một tính năng quan trọng của hệ thống thơng tin tích hợp: việc nhận hàng được ghi lại một lần, nhưng thông tin được cung cấp ngay lập tức cho cả Sản xuất và Kế tốn và thơng tin nhất quán. Hệ thống thơng tin tích hợp cũng có khả năng điều chỉnh những thay đổi của chi phí nguyên vật liệu. Nếu chi phí nguyên vật liệu thay đổi thường xuyên, hệ thống có thể được cấu hình để đánh giá lại giá trị của tất cả các nguyên vật liệu tồn kho mà cơng ty có.
Ví dụ: giả sử Fitter có 10.000 pound quế mà nó đã mua với giá $ 3 một pound. Công ty sẽ định giá lượng quế tồn kho của mình là $ 30.000. Sau đó, giả sử giá quế tăng lên $ 4 một pound, và Fitter mua 1.000 pound quế với giá cao hơn. Giá trị của 11.000 pound quế mà Fitter đang sở hữu là bao nhiêu? Hệ thống SAP ERP có thể được cấu hình để sử dụng cơng thức trung bình động để đánh giá lại hàng tồn kho dựa trên giá
65 / 189 thị trường hiện tại. Tùy thuộc vào bản chất chính xác của cơng thức, quế sẽ được định giá ở đâu đó giữa $ 3 mỗi pound được giả định trước đó và $ 4 cho mỗi pound vừa được thanh tốn. Hệ thống có thể thực hiện tính tốn này tự động mỗi khi vật liệu được nhận. Sử dụng hệ thống ERP để ghi dữ liệu không nhất thiết phải làm cho dữ liệu kế tốn của cửa hàng chính xác hơn. Hệ thống ERP cho phép nhân viên nhập dữ liệu theo thời gian thực, nhưng hệ thống yêu cầu nhân viên thực hiện theo quy trình nghiệp vụ. Nếu nhân viên có thể lấy vật liệu ra khỏi hàng tồn kho mà khơng ghi lại giao dịch, thì thơng tin thời gian thực trong hệ thống ERP là vô giá trị. Các công nghệ như máy quét mã vạch và thẻ RFID có thể giúp ích trong q trình này, nhưng dữ liệu chính xác địi hỏi cả một hệ thống thơng tin có năng lực và nhân viên được đào tạo và có động cơ phù hợp. Tuy nhiên, khi được thực hiện chính xác, việc thu thập dữ liệu cho mục đích sản xuất và kiểm kê ở cửa hàng có nghĩa là dữ liệu được thu thập đồng thời cho mục đích kế tốn và quản lý hàng tồn kho - loại bỏ mọi nhu cầu đối chiếu bản ghi Kế toán và Sản xuất.