0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (189 trang)

Cung cấp dữ liệu sản xuất cho kế toán

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 63 -65 )

Kế toán cần biết Sản xuất đã sản xuất những gì và nguồn lực nào đã được sử dụng để sản xuất những sản phẩm đó, để xác định sản phẩm nào, nếu có, đang tạo ra lợi nhuận và sau đó cung cấp thông tin cho ban giám đốc để xác định cách tăng lợi nhuận.

Trong các nhà máy sản xuất, hệ thống ERP không kết nối trực tiếp với máy móc sản xuất. Ví dụ, trong trường hợp của Fitter, SAP ERP không thểđọc trực tiếp số lượng thanh xuất hiện từ phân đoạn đóng gói của dây chuyền thanh thức ăn nhanh. Dữ liệu phải được thu thập theo một cách nào đó và sau đó được nhập vào SAP ERP cho mục đích kế toán hàng tồn kho.

Dữ liệu có thể được nhập vào SAP ERP thông qua PC ở cửa hàng, được quét bằng mã vạch hoặc công nghệ RFID hoặc được nhập bằng thiết bị di động. SAP ERP

64 / 189 là một hệ thống kiến trúc mở, có nghĩa là nó có thể hoạt động với các công cụ thu thập dữ liệu tựđộng được bán bởi các công ty phần cứng và phần mềm bên thứ ba.

Trong một hệ thống ERP tích hợp, tác động kế toán của một giao dịch trọng yếu có thểđược ghi lại tựđộng. Ví dụ, khi một lô hàng yến mạch đến nhà máy Fitter, một người nào đó trong Bộ phận Nhận hàng phải xác minh nguyên liệu và số lượng, chất lượng của lô hàng trước khi được chấp nhận. Sau khi Fitter chấp nhận lô hàng, Bộ phận Nhận hàng phải thông báo cho hệ thống SAP ERP về việc hàng đến và nhận nguyên liệu. Giao tiếp này được thực hiện bằng cách hoàn thành một giao dịch nhận hàng.

Bộ phận Nhận hàng phải khớp phiếu thu hàng với đơn đặt hàng đã khởi tạo, để đảm bảo đã nhận được chính xác nguyên vật liệu đã đặt, để Kế toán có thể thanh toán cho nhà cung cấp. Có thể số lượng nguyên vật liệu nhập trong biên lai hàng hóa khác với số lượng ghi trên đơn đặt hàng. Tùy thuộc vào cài đặt cấu hình, hệ thống SAP ERP có thể chặn việc nhập biên lai nếu sự khác biệt quá lớn. Nếu sự khác biệt nhỏ, thì có thể cho phép xác nhận, với sự khác biệt được đăng vào tài khoản phương sai chính xác, cho phép xử lý giao dịch nhưng lưu giữ hồ sơ để ban quản lý xem xét, để xem liệu có vấn đề nhất quán với nhà cung cấp về việc vận chuyển quá mức hoặc “thiếu hụt” một đơn đặt hàng (luôn vận chuyển ít hơn so với đơn đặt hàng).

Khi biên nhận được ghi nhận thành công, hệ thống SAP ERP ngay lập tức ghi nhận sự gia tăng mức tồn kho của nguyên vật liệu. Về phía Kế toán của hệ thống, điều này làm cho giá trị của hàng tồn kho được thể hiện trên tài khoản sổ cái cũng tựđộng tăng lên. Đây là một tính năng quan trọng của hệ thống thông tin tích hợp: việc nhận hàng được ghi lại một lần, nhưng thông tin được cung cấp ngay lập tức cho cả Sản xuất và Kế toán và thông tin nhất quán. Hệ thống thông tin tích hợp cũng có khả năng điều chỉnh những thay đổi của chi phí nguyên vật liệu. Nếu chi phí nguyên vật liệu thay đổi thường xuyên, hệ thống có thểđược cấu hình đểđánh giá lại giá trị của tất cả các nguyên vật liệu tồn kho mà công ty có.

Ví dụ: giả sử Fitter có 10.000 pound quế mà nó đã mua với giá $ 3 một pound. Công ty sẽđịnh giá lượng quế tồn kho của mình là $ 30.000. Sau đó, giả sử giá quế tăng lên $ 4 một pound, và Fitter mua 1.000 pound quế với giá cao hơn. Giá trị của 11.000 pound quế mà Fitter đang sở hữu là bao nhiêu? Hệ thống SAP ERP có thể được cấu hình để sử dụng công thức trung bình động để đánh giá lại hàng tồn kho dựa trên giá

65 / 189 thị trường hiện tại. Tùy thuộc vào bản chất chính xác của công thức, quế sẽđược định giá ởđâu đó giữa $ 3 mỗi pound được giảđịnh trước đó và $ 4 cho mỗi pound vừa được thanh toán. Hệ thống có thể thực hiện tính toán này tựđộng mỗi khi vật liệu được nhận. Sử dụng hệ thống ERP để ghi dữ liệu không nhất thiết phải làm cho dữ liệu kế toán của cửa hàng chính xác hơn. Hệ thống ERP cho phép nhân viên nhập dữ liệu theo thời gian thực, nhưng hệ thống yêu cầu nhân viên thực hiện theo quy trình nghiệp vụ. Nếu nhân viên có thể lấy vật liệu ra khỏi hàng tồn kho mà không ghi lại giao dịch, thì thông tin thời gian thực trong hệ thống ERP là vô giá trị. Các công nghệ như máy quét mã vạch và thẻ RFID có thể giúp ích trong quá trình này, nhưng dữ liệu chính xác đòi hỏi cả một hệ thống thông tin có năng lực và nhân viên được đào tạo và có động cơ phù hợp. Tuy nhiên, khi được thực hiện chính xác, việc thu thập dữ liệu cho mục đích sản xuất và kiểm kê ở cửa hàng có nghĩa là dữ liệu được thu thập đồng thời cho mục đích kế toán và quản lý hàng tồn kho - loại bỏ mọi nhu cầu đối chiếu bản ghi Kế toán và Sản xuất.

Một phần của tài liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 2250_011003 (Trang 63 -65 )

×