3.3 Quản trị chuỗi cung ứng và sản xuất trong hệ thống SAP ERP
3.3.2Lập kế hoạch Bán hàng và Hoạt động
Lập kế hoạch bán hàng và hoạt động (SOP) là bước tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch sản xuất. Đầu vào cho bước này là dự báo bán hàng do Tiếp thị và Bán hàng cung cấp. Sản lượng là một kế hoạch sản xuất được thiết kế để cân bằng nhu cầu với khả năng sản xuất. Kế hoạch sản xuất trở thành đầu vào cho bước tiếp theo, quản lý nhu cầu. Mục tiêu là phát triển một kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu mà khơng vượt q cơng suất và duy trì mức tồn kho “hợp lý” (không quá cao cũng không quá thấp). Q trình này địi hỏi khả năng phán đốn và kinh nghiệm.
Kế hoạch bán hàng và hoạt động được phát triển từ dự báo bán hàng và nó xác định cách Sản xuất có thể sản xuất đủ hàng hóa để đáp ứng doanh số dự kiến một cách hiệu quả. Trong trường hợp của Fitter, khơng có cách nào để xác định điều này, bởi vì Fitter khơng đưa ra ước tính chính thức về doanh số bán hàng. Nếu Fitter có hệ thống ERP, việc tính tốn sẽ được thực hiện như mô tả ở đây.
Fitter có thể sản xuất 200 thanh mỗi phút, vì vậy có thể ước tính năng lực sản xuất theo yêu cầu của dự báo bán hàng.
Bảng 5: Kế hoạch bán hàng và hoạt động của Fitter từ tháng 1 đến tháng 6
Lên kế hoạch bán hàng và hoạt động Tháng 12 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1) Dự báo bán hàng 5906 5998 6061 6318 6476 7128 2) Kế hoạch sản xuất 5906 5998 6061 6318 6650 6950 3) Tồn kho 100 100 100 100 100 274 96 4) Số ngày làm việc 21 20 23 21 21 22 5) Khả năng (Số thùng vận chuyển) 6999 6666 7666 6999 6999 7333 6) Sử dụng 84% 90% 79% 90% 95% 95% 7) NRG-A (thùng) 70% 4143 4199 4243 4423 4655 4865 8) NRG-B (thùng) 30% 1772 1799 1818 1895 1995 2085
54 / 189
Dòng đầu tiên trong bảng là dự báo bán hàng, là đầu ra của q trình dự báo bán
hàng. Dịng thứ hai là kế hoạch sản xuất mà người lập kế hoạch sản xuất phát triển - theo kiểu thử và sai - bằng cách quan sát ảnh hưởng của số lượng sản xuất khác nhau trên các dây chuyền trong bảng tính để tính tốn mức tồn kho và mức sử dụng công suất (lượng công suất của nhà máy đang được tiêu thụ). Dòng thứ ba, hàng tồn kho, tính
tốn lượng hàng tồn kho cần dựa trên số lượng hàng tồn kho của các kỳ trước, dự báo bán hàng và kế hoạch sản xuất. Kế hoạch trong ví dụ này giả định số lượng hàng tồn kho là 100 thùng vào cuối tháng 12. Cộng sản lượng 5.906 thùng vào hàng tồn kho này và trừ đi doanh số dự báo là 5.906 thùng sẽ để lại hàng tồn kho là 100 trường hợp vào cuối tháng 1, nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Người lập kế hoạch sản xuất đã phát triển một kế hoạch duy trì lượng hàng tồn kho theo kế hoạch tối thiểu là khoảng 100 thùng. Hàng tồn kho này, được gọi là tồn kho dự trữ an toàn, được lập kế hoạch nên nếu nhu cầu bán hàng vượt quá dự báo không quá 100 thùng, doanh số có thể được đáp ứng mà khơng làm thay đổi kế hoạch sản xuất. Nhận thấy rằng trong tháng 5, kế hoạch sản xuất lớn hơn dự báo doanh số tháng 5 và lượng hàng tồn kho là 274. Tại sao? Bởi vì nhà lập kế hoạch muốn tích trữ hàng tồn kho để xử lý nhu cầu gia tăng trong tháng 6, do doanh số bán thức ăn nhanh tăng theo mùa bình thường và nhu cầu bổ sung từ các hoạt động khuyến mại đã lên kế hoạch.
Dòng thứ tư hiển thị số ngày làm việc trong một tháng nhất định, một đầu vào
dựa trên lịch của công ty. Sử dụng số ngày làm việc trong tháng, cơng suất khả dụng mỗi tháng được tính theo số thùng vận chuyển:
• 200 thanh / phút × 60 phút / giờ × 8 giờ / ngày = 96.000 thanh / ngày
• 96.000 thanh / ngày ÷ 24 thanh / hộp ÷ 12 hộp / thùng = 333,3 thùng / ngày • Nhân số ngày làm việc trong tháng với năng lực sản xuất của 333,3 thùng vận
chuyển mỗi ngày sẽ cho ra công suất hàng tháng trong các thùng vận chuyển, được thể hiện trong dịng thứ năm.
Với cơng suất khả dụng (giả sử không tăng ca) hiện nay được thể hiện trong các thùng vận chuyển, có thể xác định mức sử dụng công suất cho mỗi tháng bằng cách chia số lượng kế hoạch sản xuất (dịng 2) cho cơng suất khả dụng (dòng 5). Kết quả được biểu thị bằng phần trăm sử dụng (dịng 6). Tính tốn cơng suất này cho thấy liệu Fitter có đủ năng lực cần thiết để đáp ứng kế hoạch sản xuất hay không. Mặc dù mức sử dụng
55 / 189 cơng suất cao hơn có nghĩa là Fitter đang sản xuất nhiều hơn với nguồn lực sản xuất của mình, tỷ lệ này phải được giữ ở mức dưới 100% để tránh tổn thất sản xuất do thay đổi sản phẩm, sự cố thiết bị và các vấn đề sản xuất không mong muốn khác. Kế hoạch bán hàng và hoạt động trong hình trên cho thấy mức độ sử dụng công suất cao nhất của Fitter là 95% vào tháng 5 và tháng 6.
Bước cuối cùng trong lập kế hoạch bán hàng và hoạt động là chia nhỏ kế hoạch, tức là chia nhỏ thành kế hoạch cho các sản phẩm riêng lẻ. Dòng 7 và 8 phân tách sản lượng theo kế hoạch được thể hiện trong dịng 2, dựa trên cơ sở phân tích 70% thanh NRG-A và 30% thanh NRG-B. Bảng phân tích 70/30 này được thiết lập bằng cách sử dụng dữ liệu bán hàng trước đó cho các sản phẩm này. Số lượng sản xuất hàng tháng ở dòng 7 và 8 là đầu ra của quá trình lập kế hoạch bán hàng và hoạt động, và chúng là đầu vào chính cho q trình quản lý nhu cầu.
Số lượng sản xuất hàng tháng (ở dòng 7 và 8) tạo ra một số hàng tồn kho vào tháng 5 để đáp ứng doanh số bán hàng của tháng 6; Ngoài ra, một số hoạt động sản xuất ngồi giờ có thể xảy ra vào tháng 5 và tháng 6 vì cơng suất sử dụng đạt hơn 90%.
Ví dụ này minh họa giá trị của một hệ thống tích hợp: nó cung cấp một công cụ để kết hợp dữ liệu từ Tiếp thị và Bán hàng và Sản xuất và để đánh giá các kế hoạch khác nhau. Trong khi Tiếp thị và Bán hàng có thể muốn tăng doanh số bán hàng, cơng ty có thể khơng tăng lợi nhuận của mình nếu chi phí làm thêm giờ hoặc chi phí dự trữ hàng tồn kho quá cao. Việc lập kế hoạch kiểu này rất khó thực hiện nếu khơng có hệ thống thơng tin tích hợp, ngay cả đối với các cơng ty nhỏ như Fitter. Có một hệ thống thơng tin tích hợp giúp các nhà quản lý của tất cả các khu vực chức năng đạt được mục tiêu lợi nhuận của công ty.