5.5 Phân tích lợi nhuận
5.5.2 Hệ thống tính giá hàng tồn kho khơng chính xác
Tính tốn chính xác chi phí hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ kế toán quan trọng và đầy thách thức trong bất kỳ công ty sản xuất nào. Các nhà quản lý cần biết chi phí để làm ra từng sản phẩm riêng lẻ là bao nhiêu, để họ có thể xác định sản phẩm nào sinh lời và sản phẩm nào không.
Cơ sở kế tốn chi phí hàng tồn kho
Chi phí của một mặt hàng được sản xuất có ba yếu tố: (1) chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, (2) chi phí lao động trực tiếp và (3) chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung bao gồm tiện ích nhà máy, lao động chung của nhà máy (như người trông coi, nhân viên bảo vệ,…), tiền lương của người quản lý nhà máy, lưu kho, bảo hiểm và các chi phí liên quan đến sản xuất khác.
Các chi phí trực tiếp có thể được ước tính khá chính xác. Mặt khác, các khoản mục chi phí chung là chi phí gián tiếp, khó liên kết với một sản phẩm cụ thể hoặc một lô sản phẩm cụ thể. Nói cách khác, mối quan hệ nhân - quả trực tiếp giữa chi phí chung (chẳng hạn như chi phí nhiệt và ánh sáng) và việc tạo ra một sản phẩm cụ thể (thanh NRG-A) là khó thiết lập.
Tuy nhiên, chi phí chung là một phần của việc tạo ra sản phẩm, vì vậy các cơng ty phải có một số cách để phân bổ các chi phí gián tiếp này cho các sản phẩm mà họ sản xuất ra. Một phương pháp phổ biến là sử dụng tổng số giờ máy móc, với giả định rằng chi phí phát sinh để vận hành máy móc tạo ra sản phẩm. Với cách tiếp cận này, chi phí chung cho một khoảng thời gian nhất định được cộng lại và sau đó chia cho tổng số giờ máy dự kiến trong khoảng thời gian đó để có được tỷ lệ chi phí trên mỗi giờ máy.
122 / 189 Giá trị này sau đó được sử dụng để phân bổ chi phí chung cho các sản phẩm. Giả sử Fitter đã sử dụng phương pháp này và tính tốn tỷ lệ chi phí của nó là $ 1.000 mỗi giờ máy. Nếu Fitter có thể tạo ra 10.000 thanh trong một giờ, thì mỗi thanh sẽ được phân bổ chi phí $ 0,1 ($ 1.000 ÷ 10.000). Chi phí cũng có thể được phân bổ cho một sản phẩm bằng cách sử dụng giờ lao động trực tiếp hoặc chi phí vật liệu. Một cơng ty đưa ra quyết định về cách phân bổ chi phí chung dựa trên những gì có ý nghĩa nhất trong mơi trường sản xuất của mình.
Các cơng ty như Fitter sản xuất hàng tồn kho thường ghi nhận chi phí sản xuất trong thời kỳ theo chi phí chuẩn (standard cost). Chi phí chuẩn cho một sản phẩm được thiết lập bằng cách nghiên cứu các mẫu chi phí trực tiếp và gián tiếp trong lịch sử của một cơng ty và có tính đến ảnh hưởng của những thay đổi trong sản xuất hiện tại. Vào cuối kỳ kế toán, nếu chi phí thực tế khác với chi phí chuẩn thì phải điều chỉnh các tài khoản để thể hiện giá vốn thực tế của hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và giá vốn hàng tồn kho đã bán trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Nếu chi phí thực tế trong tháng bằng với chi phí chuẩn, thì khơng cần điều chỉnh bảng cân đối kế tốn hoặc báo cáo thu nhập. Tuy nhiên, chi phí thực tế khơng bao giờ chính xác bằng chi phí kỳ vọng, do đó, hầu như ln ln cần điều chỉnh. Sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn được gọi là phương sai chi phí (cost variances). Lưu ý rằng các phương sai chi phí có thể phát sinh với cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Các phương sai này được tính bằng cách so sánh chi phí thực tế cho vật liệu, nhân cơng, tiện ích, tiền th nhà, v.v. với chi phí chuẩn dự đốn.
Nếu cơng ty lưu giữ hồ sơ cho các yếu tố khác nhau một cách riêng biệt, việc thực hiện các điều chỉnh phương sai có thể khó khăn. Nếu sản phẩm được tạo ra bằng cách lắp ráp các bộ phận được sản xuất tại các địa điểm sản xuất khác nhau và các địa điểm này sử dụng các hệ thống thơng tin khác nhau, thì các điều chỉnh có thể rất khơng chính xác.
ERP và Kế tốn chi phí hàng tồn kho
Nhiều cơng ty có hệ thống kế tốn khơng tích hợp phân tích các phương sai chi phí khơng thường xun vì khó khăn khi làm như vậy. Do đó, các cơng ty này thường khơng biết chi phí thực sự để sản xuất một đơn vị sản phẩm là bao nhiêu.
123 / 189 Nếu Fitter có hệ thống ERP, các nhân viên trong tồn cơng ty sẽ ghi lại chi phí trong cơ sở dữ liệu của tồn cơng ty khi chúng xảy ra. Các phương pháp phân bổ chi phí cho sản phẩm và cho các phương sai tính tốn sẽ được tích hợp sẵn trong hệ thống khi nó được cấu hình. Do đó, hệ thống có thể tự động tính tốn các phương sai khi cần thiết. Điều này sẽ đơn giản hóa q trình điều chỉnh tài khoản và ban quản lý của Fitter sẽ ln có thơng tin chính xác, cập nhật về các phương sai chi phí. Hơn nữa, với một quy trình lập kế hoạch hoạt động và bán hàng được vận hành đúng cách, Fitter có thể xác định xem liệu mình có đủ năng lực để hồn thành đơn đặt hàng đúng hạn hay khơng. Nếu yêu cầu làm thêm giờ để hoàn thành đơn hàng, thì các nhà phân tích có thể sử dụng khả năng lập kế hoạch của hệ thống ERP để đánh giá chi phí sử dụng sản xuất ngồi giờ.
Cấu hình hệ thống ERP cho phép các nhà phân tích theo dõi chi phí bằng cách sử dụng nhiều cơ sở - theo công việc, khu vực làm việc hoặc theo hoạt động sản xuất. Điều này có nghĩa là chi phí đơn vị có thể được tính tốn bằng cách sử dụng các cơ sở phân bổ chi phí khác nhau, cho phép nhà phân tích thử "what-if" với các quyết định về lợi nhuận của sản phẩm. Trong một hệ thống chưa được tích hợp, việc theo dõi nhiều mặt như vậy sẽ rất tốn thời gian và khó khăn.
Phân tích chi phí sản phẩm trong SAP ERP
Trong SAP ERP, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định từ hóa đơn nguyên vật liệu (BOM), được quản lý trong phân hệ Lập kế hoạch sản xuất (PP). Chi phí nhân cơng trực tiếp được xác định từ việc định tuyến sản phẩm, trong đó ghi lại các máy móc và trung tâm làm việc được sử dụng để sản xuất một sản phẩm - cùng với thời gian thiết lập thiết bị, tốc độ sản xuất và yêu cầu lao động. BOM và thông tin định tuyến, kết hợp với các dữ liệu khác được duy trì trong mơ đun Lập kế hoạch sản xuất, cho phép hệ thống SAP ERP xác định số lượng nguyên liệu trực tiếp và lao động trực tiếp được sử dụng trong một sản phẩm. Dữ liệu sản xuất này, kết hợp với thơng tin chi phí ngun vật liệu được lưu trữ trong phân hệ Kế tốn tài chính, tạo cơ sở cho việc phân tích giá thành sản phẩm.
Trong hệ thống SAP ERP, giá thành sản phẩm dựa trên một biến thể giá thành sản phẩm (product cost variant). Trong SAP ERP, thuật ngữ biến thể được sử dụng để chỉ một phiên bản của kế hoạch hoặc phân tích. Biến thể giá thành sản phẩm về cơ bản
124 / 189 là quy trình phát triển bản phân tích giá thành sản phẩm; nhiều biến thể có thể được tạo ra cho các yêu cầu lập kế hoạch khác nhau. Khi một biến thể giá thành sản phẩm được phát triển, chỉ mất vài giây để hệ thống SAP ERP thu thập thơng tin cần thiết để tạo ước tính chi phí sản phẩm.
Cơng cụ chi phí sản phẩm của SAP ERP giúp giảm đáng kể thời gian cần thiết để phát triển các ước tính chi phí và tăng độ chính xác của chúng vì nó lấy dữ liệu trực tiếp từ các mô đun hệ thống, nơi dữ liệu là thời gian thực.
Chi phí dựa trên hoạt động và ERP
Trong chi phí theo hoạt động, chi phí chung được ấn định cho các sản phẩm dựa trên các hoạt động sản xuất đã làm phát sinh chi phí. Kế tốn xác định các hoạt động liên quan đến phát sinh chi phí chung và sau đó lưu giữ hồ sơ về chi phí và các hoạt động.
Trong nỗ lực phân bổ chi phí chính xác hơn cho các sản phẩm riêng lẻ, chi phí dựa trên hoạt động cố gắng tránh các thủ tục phân bổ thơ. Mặc dù khơng phải tất cả các chi phí chung đều có thể được liên kết với các sản phẩm bởi các hoạt động của chúng, nhưng nhiều sản phẩm có thể như vậy. Chi phí dựa trên hoạt động thường được sử dụng khi cạnh tranh gay gắt, chi phí chung cao và sản phẩm đa dạng. Một cơng ty sử dụng chi phí dựa trên hoạt động có thể xác định sản phẩm nào có tỷ suất lợi nhuận cao nhất, thông tin rất quan trọng để đưa ra quyết định chiến lược đối với các dòng sản phẩm.
Chi phí dựa trên hoạt động yêu cầu ghi sổ kế toán nhiều hơn so với các phương pháp lập chi phí truyền thống bởi vì một cơng ty phải tính chi phí dựa trên hoạt động ngồi chi phí truyền thống và bởi vì chi phí dựa trên hoạt động địi hỏi một cơng ty phải theo dõi các trường hợp của các hoạt động chứ không chỉ chi phí. Đối với nhiều cơng ty, chi phí và nỗ lực cần thiết để thực hiện chi phí dựa trên hoạt động được chứng minh bằng giá trị của thông tin thu được. Các công ty thường sử dụng chi phí dựa trên hoạt động cho các mục đích chiến lược, trong khi sử dụng chi phí truyền thống để ghi sổ và thuế. Có một hệ thống thơng tin tích hợp cho phép một cơng ty thực hiện cả hai loại kế toán dễ dàng hơn nhiều. Một nghiên cứu về các cơng ty có và khơng sử dụng hệ thống ERP cho thấy: (1) các cơng ty ERP có số lượng cơ sở phân bổ chi phí cao hơn gần gấp đơi để sử dụng trong việc ra quyết định quản lý và (2) các nhà quản lý của các công ty
125 / 189 ERP đánh giá hệ thống kế tốn chi phí của họ cao hơn nhiều. Các công ty ERP cũng tin tưởng hơn vào những con số từ hệ thống kế toán của họ.