6.2.1 Quy trình tuyển dụng
Trong Fitter Snacker, khi một bộ phận có nhu cầu nhân sự mới, giám sát bộ phận sẽ thông báo nhu cầu này cho Bộ phận Nhân sự bằng cách điền vào một mẫu đơn xin việc bằng giấy mô tả vị trí, liệt kê các bằng cấp mà ứng viên phải có, chỉ định loại vị trí. (tạm thời, bán thời gian, toàn thời gian hoặc thực tập) và cho biết khi nào vị trí này sẽ khả dụng. Sử dụng thông tin này, Bộ phận Nhân sự sẽ nhận được sự chấp thuận cuối cùng của chủ tịch Fitter để bắt đầu quá trình tuyển dụng.
Bởi vì không có hệ thống thông tin trung tâm, các chi tiết trên mẫu đơn xin việc thường không thống nhất giữa, và đôi khi trong các phòng ban. Thông thường, ban đầu một công việc được đăng nội bộđể nhân viên hiện tại có cơ hội đầu tiên ứng tuyển vào vị trí này. Nếu không có nhân viên hiện tại nào được chấp nhận cho vị trí này, thì Fitter Snacker sẽđăng vị trí đó ra bên ngoài.
Các vấn đề có thể xảy ra trong suốt quá trình tuyển dụng của Fitter Snacker. Thứ nhất, bản mô tả về các tiêu chuẩn công việc cần thiết có thể không đầy đủ hoặc không chính xác đôi khi do người giám sát vội vàng, đôi khi do người quản lý không nhận thức được tất cả các chức năng cần thiết cho vị trí, và đôi khi vì người giám sát cho rằng tất cả các ứng viên sẽ có những kỹ năng cơ bản nhất định. Thứ hai, nếu mẫu vị trí tuyển dụng bị thất lạc hoặc không được định tuyến đúng cách, Bộ phận Nhân sự sẽ không biết rằng vị trí đó còn trống, trong khi người giám sát cho rằng thủ tục giấy tờ đang được xử lý. Khi điều này xảy ra, bộ phận có thể bị hụt hẫng, tạo ra các vấn đề về năng suất cũng như khả năng xảy ra căng thẳng hoặc thù địch giữa các bộ phận. Rõ ràng, vấn đề này
137 / 189 có nhiều khả năng xảy ra hơn khi các cơ hội việc làm được luân chuyển bằng giấy. Với hệ thống thông tin tích hợp, thông tin công việc được cung cấp ngay lập tức và dễ dàng theo dõi hơn.
Một vấn đề tuyển dụng nghiêm trọng khác liên quan đến quy trình tuyển dụng dựa trên giấy tờ là khả năng mất đi một ứng viên giỏi do các hoạt động tuyển dụng kéo dài hoặc dữ liệu bị mất. Mặc dù Fitter Snacker không sử dụng các công ty tuyển dụng hoặc các trang web việc làm trên Internet như Monster.com để tìm ứng viên, nhưng nó sử dụng một số phương pháp khác. Công ty đăng các vị trí tuyển dụng trên trang Web của công ty, trên các tờ báo địa phương và trong trường hợp là các vị trí quản lý, trên các ấn phẩm quốc gia. Ngoài ra, một đại diện từ Bộ phận Nhân sự tham dự các hội chợ nghề nghiệp và tuyển dụng trong khuôn viên trường đại học cho các ứng viên tương lai. Đôi khi, các nhân viên khác của Fitter được giới thiệu và đôi khi các cá nhân đang tìm kiếm các vị trí đang mở tại Fitter lại gửi bản lý lịch không được yêu cầu.
Nộp và theo dõi lý lịch và đơn xin việc là một thách thức liên tục. Fitter Snacker có hàng tá công việc với các chức danh và mô tả khác nhau, và công ty nhận được hàng chục bản lý lịch và đơn xin việc mỗi ngày. Bộ phận Nhân sự phải phân loại và nộp tất cả các đơn xin việc và lý lịch theo mô tả phù hợp.
Lưu giữ dữ liệu của ứng viên trên một biểu mẫu giấy có nghĩa là việc truy xuất dữ liệu vềứng viên và sử dụng nó đểđánh giá ứng viên cũng là một thách thức. Để tạo ra một danh sách các ứng viên tiềm năng, Bộ phận Nhân sự sẽđánh giá lý lịch và đơn xin việc mà họ nhận được để trả lời một tin tuyển dụng; họ cũng xem xét các ứng viên đã được nộp hồ sơ dưới một năm. Những bản lý lịch và đơn xin việc này phải được sao chụp và sau đó được luân chuyển qua bộ phận thực hiện yêu cầu công việc. Thông thường, nhiều người trong bộ phận yêu cầu xem xét các đơn đăng ký và vì dữ liệu về người nộp đơn là trên giấy, các nhà quản lý sẽ xem xét các hồ sơ của người nộp đơn một cách tuần tự, làm chậm quá trình xem xét.
6.2.2 Quy trình phỏng vấn và thuê
Tại Fitter Snacker, bộ phận yêu cầu phát triển một danh sách ngắn các ứng viên cho vị trí bằng cách chọn tối đa ba ứng viên, dựa trên dữ liệu do Bộ phận Nhân sự cung cấp. Bộ phận Nhân sự liên hệ với các ứng viên trong danh sách ngắn, lên lịch phỏng vấn và tạo hồ sơ cho từng ứng viên. Hồ sơ của ứng viên bao gồm biểu mẫu cho biết thời
138 / 189 điểm nhận được đơn đăng ký, (các)vị trí ứng viên đã nộp đơn và ngày giờ của bất kỳ cuộc phỏng vấn nào. Nếu đây không phải là lần đầu tiên ứng viên nộp đơn xin việc với công ty, biểu mẫu cho biết tình trạng gần đây của ứng viên: ứng viên có được phỏng vấn và bị từ chối hay không, ứng viên có từ chối lời mời làm việc hay không, v.v.
Nếu một ứng viên chấp nhận lời đề nghị phỏng vấn, Bộ phận Nhân sự sẽ sắp xếp cho ứng viên công việc, bao gồm sắp xếp việc đi lại và lịch trình các hoạt động phỏng vấn. Đại diện từ Bộ phận Nhân sự thực hiện một cuộc phỏng vấn bao gồm thảo luận về kinh nghiệm của ứng viên và các câu hỏi liên quan đến vị trí mà ứng viên đã ứng tuyển. Người giám sát của bộ phận cũng phỏng vấn ứng viên và các nhân viên khác trong bộ phận cũng thường được dành thời gian để nói chuyện với ứng viên. Đối với hầu hết các vị trí chuyên môn tại Fitter, ứng viên được phỏng vấn bởi giám đốc nhà máy và thường xuyên là chủ tịch công ty.
Sau quá trình phỏng vấn ban đầu, nhân viên của Bộ phận Nhân sự cập nhật hồ sơ của ứng viên để cho biết liệu họ có còn khả năng được tuyển dụng hay không. Trong một số trường hợp, một cuộc phỏng vấn thứ hai được lên lịch. Sau khi đã phỏng vấn tất cả các ứng viên trong danh sách ngắn, đại diện của Bộ phận Nhân sự và người giám sát của bộ phận yêu cầu sẽ xếp hạng các ứng viên trong danh sách ngắn. Nếu có một ứng viên được chấp nhận, nhân viên Bộ phận Nhân sự sẽđưa ra lời mời làm việc bằng lời nói qua điện thoại cho người đó. Nếu ứng viên chấp nhận lời đề nghị, một thư mời bằng văn bản sẽđược gửi đi, ứng viên phải ký tên và gửi lại. Khi ứng viên chính thức chấp nhận lời đề nghị bằng văn bản, hồ sơ của họ sẽ được cập nhật một lần nữa, cho thấy rằng ứng viên đã chấp nhận lời đề nghị. Sau đó, nhân viên Nhân sự lên lịch kiểm tra lý lịch và kiểm tra ma tuý cho ứng viên, xác định ngày bắt đầu của nhân viên và lập kế hoạch cho buổi định hướng của nhân viên mới.
Nếu không tìm thấy ứng viên nào được chấp nhận hoặc nếu không ai trong số họ chấp nhận lời mời làm việc, thì quy trình này phải được lặp lại, tối thiểu sẽ yêu cầu phát triển một danh sách ngắn mới nhưng có thể bao gồm việc bắt đầu lại với một tin tuyển dụng mới.
Nhiều vấn đề của Fitter Snacker trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng liên quan đến luồng thông tin và giao tiếp. Fitter Snacker không có phần mềm lịch cuộc hẹn nhóm, điều này sẽ cho phép nhân viên Nhân sự dễ dàng tìm thấy thời gian mà tất cả các
139 / 189 nhân sự chủ chốt sẽ có mặt để phỏng vấn một ứng viên. Lịch cuộc hẹn nhóm (có sẵn trong hệ thống email và hệ thống ERP như SAP) cho phép người dùng kiểm tra lịch của những người khác để lên lịch họp. Nếu không có công cụ lịch như vậy, việc lên lịch phỏng vấn thường là một quy trình rườm rà, đòi hỏi nhân viên Bộ phận Nhân sự phải điều phối lịch phỏng vấn giữa ứng viên và nhân sự phù hợp tại Fitter Snacker. Bởi vì việc này được thực hiện qua email và điện thoại, có thể mất vài ngày và đôi khi vài tuần để lên lịch phỏng vấn. Một vấn đề tương tự xảy ra sau khi các cuộc phỏng vấn đã hoàn thành. Việc thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan và xếp hạng các ứng cử viên mất nhiều thời gian và có thể yêu cầu nhiều cuộc họp. Quản lý việc sắp xếp đi lại và hoàn trả chi phí đi lại của ứng viên cũng là những nhiệm vụ nặng nề. Đã hơn một lần, Fitter để mất một ứng viên triển vọng vào tay một công ty khác vì sự chậm trễ trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng của Fitter Snacker.
Fitter Snacker thuê một công ty tư vấn nhân sựđể thực hiện xét nghiệm ma túy và tiến hành kiểm tra lý lịch để xác minh rằng các ứng viên không làm sai lệch thông tin và không có tiền án tiền sự nghiêm trọng. Fitter Snacker thuê ngoài công việc này vì các kỹ năng đặc biệt cần thiết. Nếu việc kiểm tra lý lịch và kiểm tra ma túy đạt yêu cầu, thông tin này sẽđược thêm vào hồ sơ của ứng viên và lời mời làm việc sẽ có hiệu lực. Nếu nhà tư vấn tìm thấy bằng chứng về thông tin giả mạo hoặc rắc rối pháp lý hoặc ứng viên không đạt yêu cầu kiểm tra ma túy, hồ sơ cũng được cập nhật và lời mời làm việc sẽ bị hủy bỏ kèm theo lời giải thích bằng văn bản.
Vào ngày đầu tiên làm việc của nhân viên mới, họ sẽ tham dự một cuộc họp định hướng, bao gồm việc hoàn thành các thủ tục giấy tờ bổ sung gồm các điều khoản và điều kiện tuyển dụng, khấu trừ thuế và phúc lợi. Tất cả nhân viên của Fitter Snacker phải ký vào một biểu mẫu nói rằng nhân viên đó đã được cung cấp một bản sao và đồng ý tuân theo các chính sách và thủ tục của công ty. Nhân viên mới phải hoàn thành biểu mẫu IRS W-4, mẫu đơn này cho chủ doanh nghiệp biết số tiền thuế chính xác phải khấu trừ từ phiếu lương của nhân viên. Tiếp theo, đại diện Bộ phận Nhân sự xem xét kế hoạch phúc lợi của Fitter Snacker. Fitter Snacker cung cấp một kế hoạch phúc lợi toàn diện mang đến cho nhân viên nhiều lựa chọn cho các kế hoạch chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, kế hoạch hưu trí và tài khoản tiết kiệm y tế. Những người phụ thuộc của nhân
140 / 189 viên cũng có thể được bảo hiểm theo chương trình bảo hiểm sức khỏe của Fitter Snacker.
Bởi vì nhân viên phải cung cấp một lượng lớn dữ liệu chi tiết để quản lý hợp lý lương thưởng và phúc lợi, không có gì ngạc nhiên khi Fitter Snacker thường xuyên gặp vấn đề trong việc tuyển dụng nhân viên mới theo đúng kế hoạch phúc lợi và thiết lập các khoản khấu trừ lương phù hợp. Thường có thể mất hàng tháng để quản lý chính xác các khoản bồi thường và phúc lợi của nhân viên mới.
6.2.3 Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự sau khi tuyển dụng
Bộ phận nhân sự có những trách nhiệm liên tục ngoài việc tuyển dụng và bắt đầu công việc của một nhân viên. Bộ phận nhân sự phải duy trì liên lạc liên tục với nhân viên và người giám sát của họđể đảm bảo rằng nhân viên đang làm việc tốt.
Fitter Snacker, giống như hầu hết các công ty, đưa ra đánh giá hiệu suất cho nhân viên mới và hiện tại. Là một phần của quy trình, người giám sát thực hiện đánh giá và xem xét bản đánh giá với nhân viên. Sau khi xem xét, người giám sát có thể sửa đổi bản đánh giá, mà cả người giám sát và nhân viên sau đó đều ký tên. Nhân viên cũng có thể gửi phản hồi bằng văn bản cho việc xem xét, liệt kê bất kỳ sự bất đồng hoặc giải thích nào. Người quản lý bộ phận của nhân viên phải xem xét đánh giá hiệu suất và phản hồi của nhân viên, đồng thời có thể thêm một nhận xét bằng văn bản riêng biệt. Sau đó, hồ sơđánh giá được chuyển đến Phòng Nhân sự, nơi tất cả các tài liệu trở thành một phần trong hồ sơ của nhân viên. Nếu một nhân viên phải bị chấm dứt hợp đồng, công ty cần có đủ tài liệu để chứng minh rằng việc chấm dứt hợp đồng là có hiệu lực; ngược lại, nếu nhân viên kiện công ty về việc chấm dứt sai trái, công ty có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh quyết định chấm dứt.
Vì Fitter Snacker không có hệ thống thông tin hiệu quả nên rất khó quản lý dữ liệu đánh giá hiệu suất. Điều này làm cho Bộ phận Nhân sự trở nên khó khăn hơn trong việc xác định các vấn đề với nhân viên và thực hiện hành động khắc phục (chẳng hạn như tư vấn về hiệu suất công việc hoặc thuyên chuyển) trước khi các vấn đềđó dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng. Với hệ thống dựa trên giấy tờ của Fitter Snacker, mỗi người chỉ có thể xem hồ sơ của một nhân viên và có thể mất dấu hồ sơ của nhân viên tạm thời hoặc vĩnh viễn. Ngoài ra, rất khó để duy trì kiểm soát thích hợp thông tin cá nhân nhạy cảm khi nó được lưu trữ trong các tệp giấy.
141 / 189 Sự luân chuyển của nhân viên có thể là một vấn đềđáng kểđối với một công ty. Chi phí thuê một nhân viên đã được ước tính từ hàng ngàn $ đến hơn $ 50.000. Khi đánh giá chi phí thuê nhân viên, một công ty nên xem xét cả chi phí trực tiếp của việc thuê nhân viên và chi phí hữu hình ít xảy ra trong năm đầu tiên của nhân viên mới hoặc lâu hơn. Ví dụ, trong khi nhân viên mới đang học công việc của họ, những nhân viên khác phải dành thời gian từ công việc bình thường của họ để đào tạo, điều này có thể tác động tiêu cực đến năng suất của họ.
Một chi phí khác rất khó định lượng là kinh nghiệm và kiến thức công việc của nhân viên bị mất đi khi họ rời công ty. Ví dụ: nếu người quản lý mua hàng rời khỏi công ty, thì tất cả kiến thức của người quản lý về mối quan hệ với nhà cung cấp có thể bị mất. Công ty sẽ có hồ sơ về các hợp đồng đã ký với các nhà cung cấp khác nhau, nhưng chi tiết của các cuộc đàm phán dẫn đến từng hợp đồng có thể không được ghi lại.
Những chi tiết như vậy có thể rất quan trọng trong việc đàm phán thành công hợp đồng tiếp theo. Người quản lý có thể đã phát triển quan hệ tốt với một nhà cung cấp nhất định và biết liên hệ với ai khi có vấn đề phát sinh. Những mối quan hệ này không được chỉđịnh như một phần của vị trí giám đốc mua hàng mà tích lũy theo thời gian với cá nhân nắm giữ vị trí này. Khi các công ty trải qua tỷ lệ doanh thu cao, họ sẽ mất đi kiến thức và kỹ năng có thể quan trọng để duy trì khả năng cạnh tranh của họ.
Sự thay đổi của nhân viên gắn liền chặt chẽ với sự hài lòng trong công việc và lương thưởng. Nếu nhân viên có công việc thỏa mãn và được trả công xứng đáng, họ sẽ ít có khả năng rời bỏ công ty hơn.
Bộ phận nhân sự có thể giúp duy trì một môi trường làm việc thỏa mãn thông qua một số cách như tổ chức các chương trình đào tạo cho người giám sát và quản lý, thực hiện các cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên định kỳ và thu thập dữ liệu từ các cuộc khảo sát về việc rời bỏ của nhân viên. Bộ phận nhân sự cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc trả lương, điều này phải liên quan đến các kỹ năng và nhiệm vụ
