Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách thức các quy trình nghiệp vụ liên quan đến nhiều khu vực chức năng, sử dụng một cửa hàng cà phê làm ví dụ. Chúng ta sẽ xem xét các quy trình nghiệp vụ của quán cà phê và xem tại sao việc phối hợp các khu vực chức năng lại giúp đạt được quy trình nghiệp vụ hiệu quả và hiệu năng. Việc điều phối các hoạt động trong các khu vực chức năng khác nhau đòi hỏi phải có thông tin chính xác và kịp thời.
2.2.1 Quản lý chuỗi cung ứng
Các chức năng trong Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) bao gồm phát triển kế hoạch sản xuất, đặt hàng nguyên liệu thô từ nhà cung cấp, nhận nguyên liệu thô vào cơ sở, sản xuất sản phẩm, bảo trì cơ sở vật chất và vận chuyển sản phẩm đến khách hàng. Trong ví dụ về quán cà phê, các chức năng Quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến việc pha cà phê (sản xuất / sản xuất) và mua nguyên liệu thô (thu mua). Sản xuất được lên kế hoạch sao cho càng nhiều càng tốt, cà phê có sẵn khi cần thiết mà không cần phải thải bỏ lượng dư thừa. Việc lập kế hoạch này yêu cầu các dự báo bán hàng từ khu vực chức năng Tiếp thị và Bán hàng. Dự báo bán hàng là những ước tính về nhu cầu sản phẩm trong tương lai, là số lượng sản phẩm mà khách hàng sẽ muốn mua. Độ chính xác của dự báo sẽ được cải thiện nếu dựa trên số liệu bán hàng lịch sử (ví dụ: các yếu tố như thời tiết lạnh hoặc các sự kiện xã hội ở trung tâm thành phố sẽảnh hưởng đến dự báo
34 / 189 trong một khoảng thời gian nhất định). Như vậy, các dự báo từ Tiếp thị và Bán hàng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch sản xuất cũng được sử dụng để phát triển các yêu cầu đối với nguyên liệu (hạt cà phê, túi trà, chất làm ngọt, kem và sữa) và bao bì (cốc, máy khuấy, ống hút, đĩa và khăn ăn). Bạn phải tạo đơn đặt hàng nguyên liệu và đóng gói từ những yêu cầu này. Nếu các dự báo là chính xác, cửa hàng sẽ không bị mất doanh số bán hàng vì thiếu nguyên liệu, cũng như không bị tồn kho quá nhiều có thể làm hỏng.
Quản lý chuỗi cung ứng, Tiếp thị và Bán hàng phải chọn công thức cho từng sản phẩm đồ uống được bán, chẳng hạn như số lượng hạt cà phê được sử dụng để pha mỗi bình cà phê. Công thức chuẩn là yếu tốđầu vào quan trọng để quyết định số lượng đặt hàng của từng nguyên liệu thô, đây là một chức năng mua hàng. Việc tiếp cận công thức này cũng cần thiết để lưu giữ hồ sơ sản xuất tốt, cho phép các nhà quản lý trong khu vực chức năng Quản lý chuỗi cung ứng (làm việc với những người trong khu vực Kế toán và Tài chính) để chia nhỏ chi phí thành chi phí từng cốc. Sau đó, các nhà quản lý có thể so sánh chi phí thực sựđể pha một tách cà phê so với công thức phải có giá bao nhiêu.