3.5 Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ mua sắm đến thanh toán
3.5.1Quy trình từ mua sắm đến thanh toán
Phân hệ bán hàng bao gồm một số chức năng như quản lý yêu cầu mua hàng, hỏi giá nhà cung cấp, nhận báo giá từ nhà cung cấp, quản lý đơn mua hàng, nhập kho, trả hàng, quản lý bảng giá, báo cáo, …
Hình 9: Sơ đồ chức năng của Phân hệ mua hàng
Nguồn: Công ty Cổ phần Phần mềm SS4U
a) Thực hiện quản lý quy trình mua hàng trên phần mềm SS4U ERP Express:
Khi các bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm, nhân viên bộ phận Mua hàng lập yêu cầu mua hàng và gửi quản lý duyệt. Sau khi yêu cầu mua hàng được duyệt, nhận viên
bộ phận Mua hàng sẽ gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp, sau đó sẽ nhận báo giá từ nhà cung cấp.
Hình 10: Lập yêu cầu mua hàng
Phân hệ mua hàng Yêu cầu mua
hàng Yêu cầu mua
hàng (PR) Yêu cầu xuất
hàng
Truy vấn PR
Đóng PR
Xem lịch sử duyệt PR
Thư hỏi giá Tạo hỏi giá
từ PR Lập hỏi giá Nhận báo giá Nhận báo giá từ nhà cung cấp So sánh báo giá Chọn nhà cung cấp Đơn mua hàng Tạp PO từ PR Quản lý PO Truy vấn PO Đóng PO Nhập kho Nhận hàng PO - Kho Nhận hàng PO - Kế toán Nhập hàng khác Truy vấn nhập kho Trả hàng Quản lý nghiệp vụ trả hàng Khai báo lý do trả hàng Trả hàng do nhà cung cấp Quản lý bảng giá Quản lý giá mua Quản lý giá kế toán Hệ thống phiếu in, báo
69 / 189 Có thể tạo hỏi giá tự động từ chứng từ yêu cầu mua hàng đã có trong hệ thống (Yêu cầu mua hàng đã được duyệt và chưa tạo báo giá cho nó). Hệ thống sẽ tự phát sinh số hỏi giá.
Hình 11: Tạo hỏi giá từ yêu cầu mua hàng (PR)
Hình 12: Lập hỏi giá
Có thể thực hiện tạo báo giá của nhà cung cấp trên hệ thống bằng cách sao chép các thơng tin từ màn hình hỏi giá.
Hình 13: Báo giá
Nhân viên bộ phận Mua hàng có thể tạo đơn hàng mua bằng cách vào màn hình Báo giá sao chép các thơng tin.
70 / 189
Hình 14: Sao chép báo giá sang đơn hàng mua
Hình 15: Đơn hàng mua
Sau khi kiểm tra đầy đủ các thông tin, trưởng bộ phận Mua hàng nếu đồng ý sẽ thực hiện duyệt PO, nếu không đồng ý sẽ Trả lại PO và ghi nhận lý do trả lại. Đến ngày hẹn, nhà cung cấp giao hàng đến công ty, bộ phận Nhận hàng đối chiếu biên nhận của nhà cung cấp và đơn hàng mua, nếu khớp sẽ tiến hành kiểm tra hàng và nhận hàng.
71 / 189 Sau khi kiểm tra hàng hoá đạt yêu cầu và đủ số lượng như đơn hàng, bộ phận Kho tiến hàng nhập hàng vào kho.
Hình 17: Nhập kho hàng mua
Sau khi tiến hành đối chiếu hoá đơn nhà cung cấp và chứng từ nhập kho, bộ phận Kế tốn phải trả tiến hành xác nhận cơng nợ phải trả.
Hình 18: Xác nhận cơng nợ
b) Thực hiện quản lý quy trình thanh tốn trên phần mềm SS4U ERP Express: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán phải trả tiến hành lập chứng từ Đề nghị thanh toán trên hệ thống, ghi nhận các thơng tin về khoản thanh tốn cho nhà cung cấp cụ thể như số hoá đơn chứng từ, số tiền, … Đề nghị thanh toán sẽ được chuyển để trình Kế tốn trưởng và Tổng giám đốc / Người được uỷ quyền ký duyệt.
Sau khi Đề nghị thanh toán được duyệt, Kế toán tiến hành thanh tốn cho nhà cung cấp thơng qua các hình thức như tiền mặt hoặc qua ngân hàng.
72 / 189
Hình 19: Thanh tốn cho nhà cung cấp bằng tiền mặt
Hình 20: Thanh tốn cho nhà cung cấp bằng Uỷ nhiệm chi
73 / 189