5.5 Phân tích lợi nhuận
5.5.1 Lưu trữ hồ sơ không nhất quán
Mỗi bộ phận bán hàng của Fitter duy trì bản ghi riêng và theo dõi dữ liệu bán hàng theo cách khác nhau. Biểu mẫu đơn đặt hàng của Bộ phận Bán hàng Trực tiếp bao gồm mã cho khu vực bán hàng thích hợp (Đơng Bắc, Đơng Nam, v.v.). Biểu mẫu đơn đặt hàng của Bộ phận bán lẻ bao gồm một mã cho tiểu bang. Giả sử rằng một giám đốc điều hành của Fitter yêu cầu một báo cáo tóm tắt số tiền bán hàng hàng tháng cho tất cả các bang Trung Đại Tây Dương (tức là một số bang từ khu vực bán hàng Đông Bắc của Fitter và một số bang từ khu vực Đông Nam) cho mỗi tháng của năm trước. Cả hai hồ sơ của bộ phận đều không được thiết lập để dễ dàng trả lời câu hỏi đó. Thay vào đó, một kế tốn viên của Fitter sẽ cần phải tìm đến các chứng từ bán hàng từ Bộ phận Bán hàng Trực tiếp và bằng cách xem địa chỉ giao hàng, xác định xem liệu việc bán hàng có phải cho một công ty ở bang Trung Đại Tây Dương hay khơng. Nếu vậy, kế tốn cần phải thêm thủ công các thông tin liên quan cho việc bán hàng này vào một bảng tính điện tử. Đối với Bộ phận bán lẻ, kế tốn có thể chạy báo cáo tóm tắt bán hàng cho từng tiểu bang trong khu vực Trung Đại Tây Dương theo tháng và thêm dữ liệu này theo cách thủ công vào báo cáo bảng tính. Khi tất cả dữ liệu đã được thu thập, nó có thể được định dạng để tạo các báo cáo mong muốn.
Bây giờ, giả sử ban quản lý của Fitter muốn đánh giá hiệu quả hoạt động của Sản xuất. Sản xuất sử dụng hồ sơ giấy, do đó, một lần nữa, dữ liệu phải được lấy từ hồ sơ giấy và nhập vào bảng tính. Như thường lệ, những hồ sơ giấy đó có thể khơng chính xác hoặc bị thiếu, làm cho tính hợp lệ của báo cáo cuối cùng bị nghi ngờ và việc tạo báo cáo mất nhiều thời gian.
121 / 189 Với một hệ thống ERP, loại nỗ lực này được giảm thiểu hoặc loại bỏ vì cả hai bộ phận đều ghi lại và lưu trữ dữ liệu của họ theo cùng một cách, trong cùng một cơ sở dữ liệu. Lý tưởng nhất là các quy trình của cơng ty sẽ được thay đổi để phù hợp với các phương pháp hay nhất của phần mềm khi phần mềm được cài đặt. Là một phần của quá trình cấu hình hệ thống, các nhà quản lý của mỗi bộ phận sẽ thống nhất về cách dữ liệu sẽ được thu thập và lưu trữ. Sau đó, các câu hỏi liên quan đến hoạt động của cơng ty có thể được trả lời trong vài phút bởi bất kỳ kế toán nào (hoặc người quản lý hoặc nhân viên bán hàng, đối với vấn đề đó), những người hiểu cách thực hiện truy vấn bằng ngôn ngữ cơ sở dữ liệu hoặc cách sử dụng các công cụ báo cáo quản lý tích hợp sẵn.
