Dựa vào tư cách pháp lý và vai trò trong thực hiện thủ tục hành chính, các chủ thể của thủ tục hành chính thường được phân chia làm hai nhóm: (i) chủ thể thực hiện và (ii) chủ
thể tham gia thủ tục hành chính.
(i) Chủ thể thực hiện thủ tục hành chính: là những cơ quan hành chính, cán bộ, công
chức trong cơ quan đó và các cơ quan, cá nhân được nhà nước trao quyền thực hiện thủ tục hành chính để giải quyết các công việc của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
(ii) Chủ thể tham gia thủ tục hành chính: Chủ thể tham gia thủ tục hành chính
thường là cá nhân, tổ chức, hoặc cũng có thể là cơ quan nhà nước. Chủ thể tham gia không hành động nhân danh nhà nước.
Các chủ thể cụ thể trong thủ tục hành chính gồm:
1. Cơ quan hành chính nhà nước
Cơ quan hành chính nhà nước (và cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính) có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động hành chính nhà nước, bởi vậy thường giữ vai trò là chủ thể thực hiện thủ tục hành chính. Sự hiện diện của cơ quan hành chính là bắt buộc để một thủ tục hành chính được tiến hành. Thông thường, cơ quan hành chính dựa vào quy định pháp luật chung để áp dụng vào một trường hợp cụ thể - theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức hoặc khi có vi phạm pháp luật; hoặc khi pháp luật quy định buộc phải áp dụng pháp luật. Nhưng ngoại lệ cũng có trường hợp cơ quan hành chính lại là chủ thể tham gia trong thủ tục hành chính – đó là khi họ không giữ vai trò quyết định, bắt buộc trong thực hiện thủ tục (ví dụ: khi quyết định của cơ quan hành chính bị khiếu nại lên cấp trên thì trong quá trình giải quyết khiếu nại, cơ quan hành chính có thể tham gia vào thủ tục nhưng không phải là chủ thể thực hiện); hoặc khi cơ quan hành chính không nhân danh Nhà nước để hành động trong thủ tục hành chính (ví dụ: cơ quan hành chính bị xử phạt vì vi phạm quy định pháp luật về phòng cháy chữa cháy).
2. Cơ quan quyền lực nhà nước, tòa án nhân dân, viện kiểm sát nhân dân, kiểmtoán nhà nước toán nhà nước
Các cơ quan quyền lực nhà nước, tòa án nhân dân, viện kiểm sát nhân dân thường có vai trò là chủ thể tham gia.
Nhưng cơ quan quyền lực nhà nước cũng có thể là chủ thể thực hiện thủ tục hành chính – trong trường hợp các cơ quan này thực hiện các hoạt động quản lý hành chính. Đó là trong hoạt động xây dựng, tổ chức nội bộ của các cơ quan này, ví dụ như bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.v.v. Đó cũng là trường hợp các cơ quan kể trên được pháp luật trao quyền thực hiện thủ tục hành chính, ví dụ: trường hợp thẩm phán chủ tọa phiên tòa có quyền xử phạt vi phạm hành chính.
3. Tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội
Tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội giữ vai trò là chủ thể tham gia trong thủ tục hành chính. Ví dụ: tham gia vào thủ tục đăng ký thành lập hội; thủ tục đăng ký kin doanh; thủ tục kê
khai nộp thuế.v.v. Các tổ chức chính trị xã hội cũng tham gia vào một số thủ tục hành chính đặc biệt như thủ tục xử lý kỷ luật cán bộ công chức chức.v.v. Trong một số trường hợp đặc biệt,
một số tổ chức xã hội có thể là chủ thể thực hiện thủ tục hành chính khi họ được trao quyền
thực hiện thủ tục hành chính, ví dụ: Công đoàn trong thanh tra về an toàn lao động.v.v.
4. Cá nhân
nhân; hoặc theo yêu cầu, sáng kiến của họ (ví dụ thủ tục đăng ký kết hôn; thủ tục khiếu nại); hoặc xuất phát từ phía cơ quan hành chính (ví dụ thủ tục xử phạt vi phạm hành chính).