Hoạt động lưu ký chứng khoán là việc lưu giữ, bảo quản chứng khoán của khách hàng và giúp khách hàng thực hiện các quyền đối với số chứng khoán lưu ký. Pháp luật về chứng khoán các nước đều bắt buộc phải lưu ký trong các giao dịch chứng khoán, vì khi khách hàng tiến hành giao dịch chứng khoán trên thị trường tập trung là thực hiện theo hình thức giao dịch ghi sổ, khách hàng phải ký gửi chứng khoán tại thành viên lưu ký. Thực hiện hoạt động lưu ký chứng khoán thì CTCK sẽ thu được một khoản phí gọi là phí lưu ký chứng khoán bao gồm phí gửi chứng khoán, phí rút chứng khoán và phí chuyển nhượng chứng khoán cho khách hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi của nhà đầu tư thành viên lưu ký phải mở tài khoản lưu ký chứng khoán chi tiết và quản lý tách bạch tài sản của từng nhà đầu tư và của thành viên lưu ký. CTCK cũng phải chi ra các khoản chi phí để lưu ký chứng khoán của nhà đầu tư tại TTLKCK; chi phí lưu trữ, bảo quản chứng khoán trong thời gian chờ luân chuyển; chi phí cho nhân viên lưu ký và các chi phí khác liên quan. Qui trình lưu ký chứng khoán tại TTLKCK thực hiện theo sơ đồ 1.4.
* Đặc điểm và qui trình hoạt động lưu ký chứng khoán ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong CTCK
Nghiệp vụ lưu ký chứng khoán là nghiệp vụ giữ hộ khách hàng các loại chứng khoán không phải tài sản của CTCK. Tuy nhiên, việc CTCK giữ và bảo quản chứng khoán khác với việc giữ hộ các hàng hoá thông thường khác là nó có thể sinh lợi từ chứng khoán lưu ký; CTCK còn thực hiện nhập, xuất, chuyển nhượng và thực hiện các quyền đối với chứng khoán lưu ký cho khách hàng. Do đó, tổ chức công tác kế toán CTCK cần phải tổ chức hệ thống các chứng từ nhập, xuất, kiểm kê tồn chứng khoán lưu ký rõ ràng, chi tiết và đầy đủ; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán chi tiết để phản ánh kịp thời các khoản phí thu được, các khoản chi phí cho hoạt động lưu ký nhằm hạch toán chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn đến từng loại chứng khoán theo từng khách hàng; tổ chức thường xuyên công tác kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu số liệu các loại chứng khoán lưu ký tại CTCK. Hiện nay, ở Việt Nam đã thực hiện lưu ký trên từng khách hàng (một cấp) và thực hiện thanh toán T + 3 có trường hợp thanh toán T + 1 (giao dịch lô lớn ở Hà Nội, giao dịch trái phiếu), do đó ảnh hưởng đến thời điểm quản lý, theo dõi và hạch toán trong tổ chức công tác kế toán bộ phận này.
Tóm lại, hoạt động lưu ký chứng khoán có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán CTCK về tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Đặc biệt khi CTCK thực hiện phân bổ quyền về chứng khoán lưu ký cho khách hàng; phân bổ chi phí lưu ký giữa công ty với TTLKCK; thực hiện việc chuyển tiền và chứng khoán vào tài khoản của từng khách hàng và thông báo đến từng khách hàng của công ty.
Nhân viên lưu ký
Trung tâm LKCK
Phòng kế toán – lưu ký
Sơ đồ 1.4: Qui trình lưu ký chứng khoán