f) Các hoạt động khác
1.2.3.5. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin và bảo mật thông tin kế toán trong tổ chức công tác kế toán CTCK
bảo mật thông tin kế toán trong tổ chức công tác kế toán CTCK
CTCK hoạt động trong nề kinh tế thị trường và ngày càng mở rộng về qui mô, địa bàn kinh doanh; chất lượng dịch vụ ngày càng cao; thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và phức tạp hơn. Để tồn tại và phát triển, các nhà quản lý điều hành CTCK cần phải nắm bắt thông tin chính xác và xử lý thông tin nhanh nhạy, kịp thời để đề ra các quyết định kinh doanh, tận dụng được thời cơ và có hiệu quả. Việc tính toán và xử lý một lượng thông tin lớn, nhiều chiều trong một thời gian hạn chế thì cần có điều kiện về cơ sở vật chât, sự trợ giúp của công nghệ thông tin, máy vi tính và phần mềm kế toán nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán cung cấp.
Một là, xây dựng cơ sở vật chất riêng cho bộ phận kế toán như nơi làm việc hợp
lý và khoa học; đồ dùng đầy đủ, hiện đại và chuyên dụng; trang bị và lắp đặt hệ thống mạng, đường truyền, hệ thống máy tính hiện đại bao gồm trang bị lắp đặt máy tính, thiết bị ngoại vi, thiết kế hệ thống đảm bảo an toàn, chế độ kiểm tra bảo dưỡng.
Hai là, lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm phần mềm hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm chương trình kế toán phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán; có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ được bút toán trùng lắp; đảm bảo bản quyền, khai thác, bảo mật thông tin của kế toán.
Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công được thể hiện: Từ nhập dữ liệu chứng từ đầu vào qua bàn phím hoặc máy quét; tự động tính toán, phân bổ, ghi sổ, lập báo cáo kế toán theo chương trình phền mềm; độ chính xác của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác của số liệu nhập đầu vào; tự động lưu trữ dưới dạng tệp tin có dung lượng lớn và kích thước nhỏ hoặc có thể in ra để lưu; tính cập nhật số liệu và thông tin, tính đa dạng theo yêu cầu quản trị; tìm thông tin và xử lý sai sót nhanh bằng máy; tự động kết xuất các báo cáo kế toán và truyền thông tin qua mạng gửi tới các nhà quản trị hoặc lưu vào các loại đĩa; tính chuyên nghiệp cao.
Ba là, xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hoá đối tượng quản lý đầy đủ, khoa học và phù hợp. Mã hóa là đăc trưng của phền mềm kế toán nên phải xây dựng hệ thống mã hóa chi tiết nhất đến từng đối tượng quản lý.
Bốn là, tổ chức bố trí, phân công nhân viên kế toán thực hiện thu nhận, kiểm tra, đối chiếu, nhập liệu và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo qui định; tổ chức hợp lý quản trị người sử dụng phần mềm; phân rõ quyền được khai thác thông tin kế toán, định kỳ kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và in các sổ kế toán, báo cáo kế toán.
Năm là, xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính của các CTCK, nhất là bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán như bảo mật bằng các bức tường lửa, bằng các file ẩn, mật mã; chế độ bảo dưỡng, bảo hành; cơ chế diệt virut,…