f) Các hoạt động khác
1.2.3.7. Tổ chức kiểm kê tài sản, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán
Kế toán các đơn vị nói chung, CTCK nói riêng phải tổ chức kiểm kê thực tế tài sản nhằm cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị các loại tài sản, tiền vốn, các loại chứng khoán hiện có tại thời điểm kiểm kê. Đối với CTCK cần đặc biệt công tác kiểm kê các loại tiền; chứng khoán; chứng khoán phái sinh; tài sản khác công ty đang nắm giữ và phải tách riêng thuộc sở hữu của công ty với của khách hàng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán; xác nhận quyền và nghĩa vụ các bên liên quan; đảm bảo cho thông tin kế toán phản ánh đúng thực tế, tin cậy và hữu ích. Công tác kiểm kê tại các CTCK có thể tổ chức kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất trong một số trường hợp sau: Cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính (tháng, quí, năm); khi CTCK chuẩn bị chia, tách, hợp nhất, giải thể, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán hoặc cho thuê công ty; chuyển đổi hình thức sở hữu công ty; cổ phần hoá doanh nghiệp; bị hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác; đánh giá lại tài sản theo qui định của Nhà nước; các trường hợp khác theo qui định của pháp luật. Sau khi có kết quả kiểm kê, kế toán CTCK phải lập báo cáo kết quả kiểm kê về từng loại tài sản kiểm kê của công ty và của khách hàng; nếu có chênh lệch giữa số thực tế kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán hoặc số liệu của khách hàng thì phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xác định số chênh lệch, thông báo kết quả kiểm kê đến khách hàng (đối với tài sản, chứng khoán của khách hàng), kết quả xử lý được ghi sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính; qui trách nhiệm cá nhân đối với kết quả kiểm kê.
Tài liệu kế toán CTCK sau khi sử dụng cho công tác hạch toán phải tổ chức bảo quản, lưu trữ đầy đủ, an toàn theo qui định của Luật Kế toán Việt Nam. Luật Kế toán, Điều 40, Khoản 2 nêu rõ “Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường
hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; néu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận”[39]. Người đại diện pháp luật của CTCK chịu trách nhiệm tổ
chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thời hạn lưu trữ tối thiểu là năm (05) năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý điều hành công ty, không trực tiếp sử dụng để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính; tối thiểu là mười năm (10) đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm; lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Đối với tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại thì kế toán phải kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân và thông báo cho các tổ chức, cá nhân, khách hàng có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền được biết; tổ chức phục hồi lại những tài liệu kế toán hư hỏng; xác nhận hoặc sao chụp lại những tài liệu kế toán liên quan đến các cá nhân, tổ chức có quan hệ giao dịch với công ty. Đối với những CTCK sử dụng phần mềm kế toán và sử dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thì đồng thời với việc lưu trữ, bảo quản trong máy vi tính theo tệp tin, trên các loại đĩa phải lưu trữ tài liệu kế toán trên giấy theo qui định.
Kết luận chương 01: Nội dung chương 01 của luận án đã hệ thống hóa và
làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các CTCK; từng nội dung được giải quyết gắn với chức năng của kế toán và chủ thể quản lý. Luận án đã đi sâu vào phân tích mục đích, yêu cầu, tác dụng và nguyên tắc tổ chức cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán; đặc biệt là phân tích rõ đặc điểm của hoạt động kinh doanh chứng khoán, yêu cầu quản lý và giám sát của
Nhà nước, của nhà đầu tư trong nền kinh tế thị trường ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán CTCK theo từng nội dung cụ thể, gồm tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và phương pháp kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán, công tác kiểm tra kế toán, bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán, tổ chức kế toán quản trị phục vụ các nhà quản
trị CTCK…; đây là cơ sở lý luận quan trọng của luận án làm nền tảng cho việc tìm hiểu, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các CTCK hiện nay
Chương 2