THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM
2.2.7. Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán trong các công ty chứng khoán Việt Nam
khoán Việt Nam
Kiểm tra kế toán là một nội dung, một chức năng thiết yếu không thể thiếu được của tổ chức công tác kế toán cũng như công tác quản lý. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ nặng nề đối với các nhân viên kế toán, phụ trách bộ phận kế toán và kế toán trưởng công ty; rộng hơn là nhiệm vụ của các thanh tra viên, tổ chức thanh tra độc lập và cơ quan quản lý của Nhà nước. Kiểm tra kế toán là một biện pháp tích cực, có hiệu quả của bộ phận kế toán, CTCK trong việc thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động kế toán và hoạt động kinh doanh của CTCK. Kiểm tra kế toán được thực hiện với tất cả các đối tượng phản ánh trong hệ thống tài khoản mà CTCK vận dụng trong hoạt động của công ty; tuy nhiên tuỳ theo mức độ, mục tiêu cụ thể, mục đích và yêu cầu của công tác quản lý mà chủ thể kiểm tra, đối tượng kiểm tra, tính chất và phương pháp kiểm tra khác nhau. Thực tế khảo sát công tác kiểm tra kế toán ở các công ty như BVSC, HSC, SSI, BSC, TLS, SSJ, VCBS, SHS,... đã được thực
hiện thường xuyên tại các bộ phận kế toán trong công ty bởi nhân viên kế toán cũng như nhân viên phụ trách các bộ phận đó qua các nội dung sau:
Kiểm tra chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý, là văn bản gốc cung cấp số liệu ban đầu để kế toán ghi sổ kế toán và cũng là căn cứ để phát hiện những hành vi tham ô, tham nhũng, chiếm đoạt tài sản của công ty và khách hàng. Các công ty đã tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán; kiểm tra tình trạng kỹ thuật của chứng từ kế toán như ghi đầy đủ các mục qui định trên chứng từ, chứng từ có bị tẩy xoá không, tính trung thực, khách quan, chính xác của số liệu trên chứng từ để loại bỏ những chứng từ giả mạo, không hợp lệ,…
Kiểm tra việc ghi sổ kế toán và tài khoản kế toán: Trên cơ sở chứng từ kế toán đã thu nhận, kế toán ghi chép vào hệ thống tài khoản kế toán, ghi sổ kế toán theo hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán công ty đang áp dụng. Công tác kiểm tra các sổ kế toán, tài khoản kế toán đang sử dụng của công ty như sổ kế toán tổng hợp (Sổ kế toán tổng hợp doanh thu, chi phí), tài khoản kế toán tổng hợp (Sổ cái tài khoản 511, 631,…); sổ kế toán chi tiết, tài khoản kế toán chi tiết (Sổ chi tiết doanh thu hoạt động môi giới chứng khoán – TK 5111; chi phí hoạt động môi giới chứng khoán – TK 6311, …), xem có đúng với hệ thống kế toán công ty áp dụng hay không, đúng Luật Kế toán không, có phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty không. Các nhân viên kế toán đều thường xuyên kiểm tra các số liệu ghi chép trên sổ kế toán chi tiết, tài khoản kế toán chi tiết; sổ kế toán tổng hợp, tài khoản kế toán tổng hợp để kịp thời phát hiện sai phạm cần điều chỉnh, sửa chữa; kiểm tra và xác nhận số dư các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp phục vụ công tác lập báo cáo tài chính.
Kiểm tra các báo cáo kế toán: CTCK thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh trên TTCK và được pháp luật qui định chặt chẽ về chế độ báo cáo tài chính và công bố thông tin. Do đó, các CTCK luôn xác định đây là nhiệm vụ quan trọng và đã thực hiện nghiêm túc các qui định của pháp luật như thực hiện kiểm tra việc chấp hành chế độ báo cáo định kỳ bắt buộc; chế độ công bố thông tin theo qui định; kiểm tra các chỉ tiêu và số liệu trên các báo cáo công bố thông tin về tính trung thực, khách quan, chính xác, tính lịch sử (đúng kỳ hạch toán). Nhân viên kế toán tổng hợp đã tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa báo cáo kế toán với các sổ kế toán, tài khoản kế toán để điều chỉnh kịp thời những sai sót; xem xét mối quan hệ giữa các chỉ tiêu kinh tế tài chính trong
từng báo cáo và giữa các báo cáo kế toán với nhau đảm bảo thông tin báo cáo kế toán cung cấp và công bố thông tin chính xác, minh bạch và hữu ích đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng thông tin ra các quyết định kinh tế của đối tượng sử dụng.
Kiểm tra việc tổ chức công tác kế toán: Tất cả các CTCK đã xem xét trên đây đều thường xuyên kiểm tra tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, qui trình luân chuyển chứng từ, xử lý chứng từ thống nhất trong công ty; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ sách kế toán thích hợp với đặc điểm của công ty nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và hiệu quả cho các nhà quản trị và công tác lập Báo cáo tài chính.
Kiểm tra tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức nhằm thực hiện các nội dung của tổ chức công tác kế toán và quyết định đến chất lượng của công tác kế toán, cơ chế vận hành bộ máy kế toán phải phù hợp với cơ chế vận hành của công tác kế toán. Bộ máy kế toán trong các CTCK thường được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, được chia thành các bộ phận, tổ, nhóm nghiệp vụ giao dịch trên cơ sở đặc điểm, qui mô, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của công ty. CTCK thường xuyên rà soát, kiểm tra tính khoa học và hợp lý trong hoạt động của bộ máy kế toán; kiểm tra khả năng đáp ứng kịp thời cung cấp thông tin phục vụ quản trị công ty; kiểm tra việc bố trí các nhân viên kế toán về chức danh, tiêu chuẩn, tính hợp lý trong bố trí nhân sự kế toán từng bộ phận, từng vị trí; kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ về các nội dung tổ chức công tác kế toán đối với từng nhân viên kế toán; kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và có kế hoạch tuyển dụng hay điều chuyển kịp thời; kiểm tra các trang bị phương tiện kỹ thuật, hệ thống máy tính, máy chủ cho công tác kế toán để bổ sung, hiện đại hoá cho phù hợp; kiểm tra tình hình bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán đúng qui định, khoa học và dễ truy cập.
Tóm lại, tổ chức công tác kiểm tra kế toán trong các CTCK là một nội dung của tổ chức công tác kế toán và được tiến hành thường xuyên, liên tục; được thực hiện ở mọi khâu, mọi qui trình kế toán theo từng nội dung của công tác kế toán. Công tác kiểm tra được thực hiện bởi từng nhân viên kế toán từ khi thu nhận thông tin ban đầu trên chứng từ kế toán; phân tổ tổng hợp, xử lý và hệ thống hoá trên sổ kế toán hoặc tài khoản kế toán; quá trình tính toán, phân bổ và xác định trị giá từng đối tượng khác nhau; đến khi tổng hợp lập và trình bày hệ thống Báo cáo kế toán (Báo cáo tài chính, Báo cáo KTQT) như vậy sẽ đảm bảo tính chính xác, khách quan và hữu ích
của cơ sở dữ liệu cũng như thông tin kế toán cung cấp. Ngoài ra, bộ phận kế toán có thể tiến hành kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ các nội dung tổ chức công tác kế toán trong công ty nhằm đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong công tác kế toán.