f) Các hoạt động khác
1.2.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ, thu nhận và hạch toán ban đầu thông tin kế toán trong các công ty chứng khoán
tin kế toán trong các công ty chứng khoán
Thông tin kế toán là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ qui trình kế toán. Chất lượng của
thông tin ban đầu kế toán thu nhận được có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực, chính xác, khách quan của số liệu kế toán và các báo cáo kế toán; đây cũng là căn cứ pháp lý cho công tác kiểm tra, thanh tra hoạt động kinh tế tài chính của công ty. Do vậy, thu nhận thông tin kế toán CTCK cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự đã hoàn thành của CTCK theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính ở từng công ty.
- Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và qui trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó khi cần thiết.
- Ghi nhận, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính tác động đến tài sản của CTCK và của khách hàng; trình bày rõ căn cứ tính toán xác định đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán cung cấp và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động tài chính từng công ty.
- Ghi nhận thông tin kế toán phải chính xác, kịp thời nhằm phản ánh đúng tình hình tài sản và sự biến động của tài sản phục vụ công tác quản lý của CTCK.
Để thu nhận được thông tin kế toán toàn diện, đáng tin cậy và hữu ích thì bộ phận kế toán CTCK phải tổ chức vận dụng các phương pháp của kế toán để thực hiện các nội dung công tác kế toán, trong đó phương pháp chứng từ kế toán được vận dụng để thu nhận ban đầu thông tin kế toán trong CTCKvới các nội dung sau:
Một là, tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ: Chứng từ kế toán là những minh
chứng bằng giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành. Hiện nay, các CTCK Việt Nam căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 95/2008/TT-BTC ngày 24/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (Phụ lục số 01); mỗi công ty lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm thực tế kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Việc vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, qui trình lập và mẫu biểu theo qui định đối với chứng từ bắt buộc; còn các chứng từ hướng dẫn thì các CTCK có thể vận dụng linh hoạt cho phù hợp và thuận lợi cho công tác kế toán. Đối với công tác KTQT, CTCK phải xây dựng hệ thống chứng từ KTQT sử dụng trong nội bộ công ty; việc xây dựng hệ thống chứng từ này có thể sử dụng các chứng từ do Nhà nước ban hành nhưng có bổ sung một
số chỉ tiêu và phần mã hoá để phục vụ nhu cầu quản lý; đồng thời cũng có thể sử dụng một số loại chứng từ nghiệp vụ, chứng từ tính toán trung gian do công ty xây dựng để sử dụng trong tổ chức công tác KTQT,…
Hai là, hướng dẫn ghi chép, phân loại, xử lý tổng hợp: Bộ phận kế toán qui
định và hướng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung qui định trên mẫu. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau đòi hỏi kế toán phải qui định, hướng dẫn cách ghi chép trên các chứng từ kế toán một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà nước làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Định kỳ theo ngày, tuần, tháng hoặc quí kế toán phải phân loại chứng từ đã thu nhận; tiến hành xử lý các sai sót, các thủ tục giấy tờ liên quan và tổng hợp theo từng nội dung kinh tế hoặc theo từng đối tượng kế toán để theo dõi và ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
Ba là, tổ chức cung cấp thông tin và phân tích số liệu kế toán: Tuỳ theo yêu cầu
quản lý mà khi tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ còn phải tổng hợp báo cáo về số lượng chứng từ phát sinh, giá trị từng đối tượng, tình hình thu nhận và sử dụng các chứng từ nội sinh, ngoại sinh theo từng bộ phận; từng loại hoạt động của CTCK. Qua đó phân tích sơ bộ về tình hình vận dụng hệ thống chứng từ, những bất cập cần khắc phục trong mẫu biểu các loại chứng từ nhất là chứng từ sử dụng trong KTQT.
Bốn là, tổ chức công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ: Các bộ phận của CTCK
luôn là trung tâm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung nghiệp vụ đã được phản ánh trên chứng từ nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trong chứng từ. Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ toàn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán và phải qui định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Năm là, tổ chức bố trí nhân viên kế toán và luân chuyển chứng từ: Chứng từ
kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và được qui định luân chuyển để ghi vào các sổ kế toán theo trình tự khoa học, hợp lý để thu nhận, tổng hợp và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý. Kế toán các công ty qui định việc lưu trữ, bảo quản an toàn chứng từ kế toán theo qui định của pháp luật.
Các yêu cầu và nội dung của tổ chức hệ thống chứng từ, thu nhận và hạch toán ban đầu thông tin kế toán là nhân tố quyết định đến việc bố trí nhân viên kế toán phù hợp để thực hiện các nội dung trên và mối quan hệ cung cấp số liệu với các bộ phận khác trong công ty. Bởi vì, mọi công việc từ lựa chọn và xây dựng hệ thống chứng từ, ghi chép phản ánh, tổng hợp xử lý, báo cáo tình hình và kiểm tra kế toán đều do các nhân viên kế toán tiến hành; do đó, từng CTCK có qui mô, đặc điểm kinh doanh và mức độ sử dụng các loại chứng từ khác nhau nên việc bố trí nhân viên kế toán thực hiện cũng khác nhau về trình độ, số lượng và mức độ kiêm nhiệm trong khi thực hiện hạch toán nghiệp vụ. Có thể khái quát nội dung tổ chức hệ thống chứng từ, thu nhận và hạch toán ban đầu thông tin kế toán theo sơ đồ 1.5.
Sáu là, tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán: Các CTCK sử dụng phần mềm kế toán thì chứng từ được phân loại
nguồn gốc và bộ phận lập; được mã hóa theo tệp tin trên cơ sở từng loại và theo từng chứng từ nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ tổng hợp và phải đảm bảo tính bảo mật dữ liệu. Căn cứ vào trình độ và tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm tổ chức kinh doanh, khối lượng công việc kế toán để Lãnh đạo bộ phận kế toán phân công phân nhiệm, qui định nhân viện lập và kiểm tra chứng từ, trình tự lập; nhân viên nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, qui trình luân chuyển và kiểm soát qui trình nhập liệu; xử lý trùng lắp (khử trùng) và lưu trữ chứng từ kế toán.
Bộ máy kế toán – Nhân viên kế toán
- Vận dụng hệ thống chứng từ của NN - Xây dựng hệ thống chứng từ KTQT - Hệ thống tiêu chí - Phân loại, xử lý chứng từ - Tổng hợp, hệ thống hóa, luân chuyển c.từ - Báo cáo - Phân tích - Kiểm tra