c) Xây dựng tiêu chuẩn nội bộ và hệ thống báo cáo lợi nhuận CTCK
3.3.2.6. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán và kiểm soát nội bộ
Công tác kiểm tra kế toán và kiểm soát nội bộ CTCK là nội dung không thể thiếu của tổ chức công tác kế toán, quản trị công ty. Thực hiện tốt công tác này góp phần quan trọng vào việc chấp hành các qui định của công ty, qui trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh; chính sách của nhà nước về tài chính; hạn chế những rủi ro nghiệp vụ, rủi ro thất thoát tài sản; đảm bảo qui trình kế toán và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, ở các CTCK Việt Nam hiện nay công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ chưa được thực hiện thường xuyên, đồng bộ theo những qui trình đã được xây dựng thống nhất trong CTCK, do đó làm hạn chế vai trò quan trọng của nó trong công tác quản lý các hoạt động của CTCK, vì vậy cần hoàn thiện theo các nội dung sau:
Bộ phận kế toán quản trị
Phòng kế toán
(Kế toán trưởng)
Bộ phận kế toán tài chính
Sơ đồ 3.2: Mô hình bộ máy kế toán quản trị trong CTCK qui mô nhỏ và vừa
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị Nhóm nhân viên xây
dựng thông tin chứng minh các quyết định quản trị
Nhóm nhân viên xây dựng thông tin định hướng, kết quả, thông
tin biến động
Hệ thống báo cáo tài chính
Kiến nghị 01: Đối với từng nhân viên kế toán, nhân viên công ty: Tất cả các
nhân viên trong CTCK phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các qui định, qui trình nội bộ liên quan đến công việc thực hiện. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm trước bộ phận, công ty và pháp luật về kết quả thực hiện nghiệp vụ kinh doanh được phân công thực hiện. Riêng đối với nhân viên kế toán phải thường xuyên, liên tục kiểm tra các điều kiện, bằng chứng xác thực của nghiệp vụ phát sinh để phản ánh ban đầu trên các chứng từ kế toán; kiểm tra phương pháp tính toán, xác định cơ sở khoa học và pháp lý nhằm khẳng định tính trung thực, khách quan, chính xác của số liệu được phản ánh trên các chứng từ kế toán làm cơ sở để hạch toán, tổng hợp và báo cáo ở các giai đoạn sau nhất là cuối kỳ kế toán.
Kiến nghị 02: Đối với các bộ phận, đơn vị và kế toán trưởng: Tất cả các bộ
phận, đơn vị trong CTCK phải qui định rõ qui trình tác nghiệp và quản lý rủi ro đối với từng nghiệp vụ, từng công việc và từng nhân viên thực hiện trên cơ sở các văn bản pháp qui và các tiêu chuẩn công ty qui định nhằm định dạng, đánh giá rủi ro có thể phát sinh trong qui trình hoạt động, đồng thời có biện pháp ngăn chặn và giải quyết kịp thời. Riêng đối với kế toán trưởng công ty và kế toán phụ trách các nghiệp vụ kinh doanh phải qui định cho từng nhân viên kế toán những trọng tâm cần kiểm tra trên tài khoản kế toán và các sổ kế toán, đối chiếu với các bộ phận khác; đồng thời nhân viên kế toán phụ trách các bộ phận theo sự phân công của Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính trung thực, kịp thời của số liệu kế toán thuộc bộ phận quản lý. Thường xuyên hay định kỳ tiến hành kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán, các bộ phận cùng thực hiện một qui trình nghiệp vụ kinh doanh; xây dựng cơ chế phân cấp quản lý và hạch toán rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các nhân viên kế toán, bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán. Duy trì chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất với phụ trách bộ phận, lãnh đạo bộ phận kế toán, Kế toán trưởng và lãnh đạo công ty về kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong toàn công ty. Tổ chức phân tích, đánh giá về qui trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm rà soát, sửa đổi và xác định rõ các trọng tâm kiểm tra, qui trình thực hiện cho phù hợp với sự phát triển của TTCK và của nền kinh tế theo từng giai đoạn.
Kiến nghị 03: Đối với kiểm tra của các cơ quan chức năng nhà nước: Đây là
công tác kiểm tra ngoài được tiến hành định kỳ hay đột xuất do các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện như Bộ Tài chính, UBCKNN, kiểm toán nhà nước. Nội dung chủ yếu của kiểm tra này là kiểm tra tính tuân thủ của CTCK với các qui định chế độ, chính sách về kinh tế tài chính, chứng khoán và tổ chức hoạt động kinh doanh chứng khoán, các tổ chức tham gia TTCK,… Thực tế năm 2009 và những tháng đầu năm 2010, UBCKNN đã tiến hành kiểm tra một số CTCK và đã phát hiện nhiều sai sót trong việc tuân thủ các qui định của Chính phủ, của Bộ Tài chính và UBCKNN như: Công ty cổ phần chứng khoán An Thành vi phạm qui định tại Khoản 3 Điều 27 Qui chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22/10/2007 của Bộ Tài chính; vì đã cho một số khách hàng bán chứng khoán vào trước ngày T+4, khi chứng khoán chưa được Trung tâm lưu ký hạch toán vào tài khoản chứng khoán giao dịch thành viên. Công ty đã cho khách hàng trực tiếp nộp tiền và rút tiền giao dịch chứng khoán tại công ty, vi phạm qui định tại Điểm a Khoản 1 Điều 32 Qui chế tổ chức và hoạt động của CTCK ban hành theo Quyết định số 27/2007/QĐ-BTC ngày 24/4/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Bộ phận kiểm soát nội bộ của Công ty không thực hiện tốt chức năng giám sát, tuân thủ qui định của pháp luật, vi phạm qui định tại Khoản 3 Điều 21 Quyết định số 27/2007/QĐ- BTC. Vì vậy, UBCKNN đã xử phạt vi phạm hành chính đối với ba (03) lỗi của Công ty cổ phần chứng khoán An Thành là 105 triệu đồng. Công ty cổ phần chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh vi phạm Quyết định số 27/2007/QĐ-BTC, vì chưa thực hiện quản lý tiền gửi giao dịch chứng khoán của khách hàng tách biệt khỏi tiền của chính CTCK, mức phạt là 15 triệu đồng; Công ty cổ phần chứng khoán Nam Việt vi phạm Quyết định số 27/2007/QĐ-BTC, vì chậm nộp Báo cáo tài chính, mức phạt là cảnh cáo; Công ty cổ phần chứng khoán Hoà Bình vi phạm Quyết định số 27/2007/QĐ- BTC, vì thời điểm ngày 31/12/2009 đã đầu tư 2,94 tỷ đồng (chiếm 49% vốn điều lệ) vào Công ty TNHH Bất Động Sản Vimedimex Hoà Bình; đầu tư dài hạn 45 tỷ đồng (chiếm 24% vốn điều lệ) vào Công ty cổ phần Y Dược phẩm Vimedimex, vì vậy Công ty đã góp vốn vượt quá 15% tổng số vốn góp của một công ty TNHH và đầu tư vượt quá 15% tổng số cổ phiếu đang lưu hành của một tổ chức chưa niêm yết, mức phát là 20 triệu đồng. Ngoài ra, Công ty cổ phần chứng khoán Trường Sơn; Công ty cổ phần chứng khoán An Phát cũng vi phạm những lỗi tương tự và bị UBCKNN xử phạt hành
chính theo qui định của pháp luật. Xuất phát từ yêu cầu của công tác kiểm tra, giám sát đối với hoạt động KDCK trên TTCK và thực tế công tác kiểm tra của UBCKNN tại một số CTCK cần thiết phải hoàn thiện công tác kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước đối với hoạt động của CTCK trên các mặt:
Một là, tăng cường thanh tra, kiểm tra, giám sát ở tất cả các CTCK về tính tuân thủ pháp luật đối với các qui định liên quan đến hoạt động; nghiệp vụ kinh doanh được cấp phép; qui trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, nhằm đảm bảo duy trì sự thống nhất tuân thủ pháp luật; phát hiện sớm, điều chỉnh kịp thời những hành vi sai sót, lợi dụng làm ảnh hưởng đến tính minh bạch, cạnh tranh trên TTCK.
Hai là, kiểm tra công tác quản lý tài sản tại CTCK nhất là tài sản của khách hàng phải tách biệt với tài sản của công ty; tuân thủ chặt chẽ qui trình thu nộp, gửi rút tiền và chứng khoán của khách hàng đảm bảo tính khách quan, công bằng và tính trung gian, tính bảo mật thông tin của CTCK. Tăng cường quyền hạn về kiểm tra, giám sat và xử lý đối với từng phần hành nghiệp vụ liên quan đến CTCK và nhà đầu tư cho các SGDCK và TTLKCK để có thể kiểm tra trước, trong và sau khi phát sinh.
Ba là, kiểm tra về tài chính kế toán CTCK. Các cơ quan nhà nước chưa tổ chức kiểm tra nội dung từng phần hành công tác kế toán CTCK mà mới chỉ căn cứ vào báo cáo của tổ chức kiểm toán độc lập được chọn vào cuối niên độ kế toán. Định kỳ hay hàng năm các CTCK phải báo cáo và đồng thời phải có giám sát, kiểm tra tính chính xác, trung thực các chỉ tiêu đánh giá năng lực tài chính của công ty; các chỉ tiêu về tính thanh khoản; chỉ tiêu lợi nhuận; các chỉ tiêu giám sát đầu tư tài chính, đầu tư góp vốn, đầu tư TSCĐ; kiểm tra chặt chẽ các biện pháp quản lý và phòng ngừa rủi ro các công ty áp dụng; chỉ tiêu vốn khả dụng điều chỉnh theo qui định của pháp luật đảm bảo ổn định, an toàn của TTCK. Kiểm tra các nội dung về chi phí, doanh thu các hoạt động của CTCK, đảm bảo lợi nhuận xác định chính xác, khách quan; kiểm tra quá trình phân phối lợi nhuận, trả lãi vốn góp cho các chủ sở hữu theo qui định của công ty và pháp luật. Đặc biệt phải kiểm tra, giám sát rất chặt chẽ các CTCK nước ngoài tránh việc làm giá, chuyển vốn giữa các công ty mẹ con.
Tóm lại, công tác kiểm tra kế toán tại các CTCK cần được tiến hành thường
xuyên, liên tục ngay từ khâu thu nhận chứng từ, hệ thống hoá, xử lý và cung cấp thông tin kế toán về toàn bộ nội dung tổ chức công tác kế toán; kiểm tra bởi mỗi nhân viên kế toán, bộ phận kế toán, kế toán trưởng và các cơ quan chức năng nhà nước.