THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM
2.2.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hoá và xử lýthông tin kế toán ở các công ty chứng khoán
Các CTCK Việt Nam bắt đầu từ năm tài chính 2009 áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 95/2008/TT-BTC và căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, số
lượng các nghiệp vụ KDCK đăng ký được cấp phép hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể để xác định số lượng tài khoản cấp I, cấp II, cấp III và các tài khoản chi tiết phục vụ cho việc ghi chép kế toán, hệ thống hoá các thông tin kế toán đã thu nhận, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cho nhà quản lý. Qua khảo sát một số CTCK về sử dụng tài khoản kế toán cho thấy một số nội dung như sau:
Các CTCK Việt Nam đều trình bày rất rõ trong Thuyết minh báo cáo tài chính về chính sách kế toán áp dụng, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán là chế độ kế toán áp dụng đối với CTCK và thực tế thì từng kỳ hạch toán số lượng các tài khoản thực tế được sử dụng khác nhau, cụ thể kỳ hạch toán là quí IV năm tài chính 2010 một số công ty sử dụng các tài khoản như sau: BVSC, HSC, SSI và BSC sử dụng khoảng từ 52 đến 56 tài khoản cấp I trong bảng và từ 20 đến 24 tài khoản ngoài bảng; TLS, SSJ sử dụng khoảng từ 34 đến 36 tài khoản cấp I trong bảng và từ 03 đến 04 tài khoản ngoài bảng; VCBS, SHS sử dụng khoảng từ 45 đến 47 tài khoản cấp I trong bảng và từ 06 đến 08 tài khoản ngoài bảng. Số liệu về số lượng các tài khoản kế toán được một số CTCK sử dụng được nêu trong bảng 2.4.
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp số tài khoản các CTCK sử dụng
STT Tên công ty Tài khoản
trong bảng Tài khoản ngoài bảng Ghi chú Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 5 6 7 1 CTCK Bảo Việt (BVSC) 55 71,4 24 19,6 2 CTCK TP. Hồ Chí Minh (HSC) 53 68,8 22 18,0 3 CTCK Sài Gòn (SSI) 56 72,7 23 18,8 4 CTCK NH ĐT và PT VN (BSC) 52 67,5 20 16,4 5 CTCK Thăng Long (TLS) 36 46,7 04 3,3 6 CTCK STANDARD (SSJ) 34 44,2 03 2,3 7 CTCK NH NT Việt Nam (VCBS) 45 58,4 06 4,9 8 CTCK Sài Gòn - Hà Nội (SHS) 47 61,0 08 6,6 * Nguồn: Tổng hợp từ các CTCK năm 2010
*Căn cứ ghi chép: Trên cơ sở các chứng từ kế toán đã thu nhận và hạch toán ban đầu, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã thực sự hoàn thành; từng bộ phận kế toán, nhân viên kế toán theo sự phân công, phân nhiệm của lãnh đạo
bộ phận kế toán hoặc kế toán trưởng công ty tiến hành ghi sổ kế toán hoặc kết xuất các sổ kế toán theo yêu cầu quản lý. Thực chất là các nhân viên kế toán phụ trách từng nội dung công việc đã vận dụng phương pháp chứng từ để làm căn cứ ghi vào các tài khoản kế toán như: Kế toán bộ phận môi giới, kế toán bộ phận tư vấn, kế toán bộ phận tự doanh, kế toán chứng khoán lưu ký, kế toán đầu tư tài chính,… Ở các CTCK như BVSC, HSC, SSI và SSJ thì theo từng bộ phận kế toán, các nhân viên kế toán đồng thời thực hiện việc thu nhận thông tin kế toán ban đầu, ghi chép, kiểm tra chứng từ kế toán và thực hiện ghi chép vào các tài khoản kế toán hoặc nhập vào máy tính từ các chứng từ trong trường hợp ứng dụng phần mềm kế toán.
*Phương pháp ghi chép: Các CTCK đều tuân thủ theo đúng nội dung, kết cấu được hướng dẫn tại Thông tư số 95/2008/TT-BTC đối với các tài khoản kế toán sử dụng và hệ thống hoá theo các chỉ tiêu kinh tế phù hợp với các tài khoản cấp I, cấp II, cấp III cũng như các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Ở các công ty như BVSC, HSC, SSI, BSC, TLS đều ứng dụng phần mềm kế toán nên việc hệ thống hoá và xử lý số liệu được thực hiện theo qui trình phần mềm kế toán và nhân viên kế toán có thể lấy kết quả ghi chép trên tài khoản tổng hợp, chi tiết các tài khoản theo yêu cầu quản lý; còn một số công ty vẫn thực hiện một phần kế toán thủ công như NVS, SSJ thì nhân viên kế toán phải thực hiện hệ thống hoá và xử lý các thông tin kế toán theo từng tài khoản kế toán, từng nội dung kinh tế tài chính để cung cấp thông tin cho các nhà quản trị công ty. Ví dụ như các loại doanh thu trong kỳ được hạch toán vào tài khoản 511 chi tiết theo loại hoạt động kinh doanh là môi giới, bảo lãnh phát hành, tự doanh,...; các loại chi phí kinh doanh trong kỳ được phản ánh vào tài khoản 631 chi tiết theo loại từng hoạt động,…
Mặc dù, các CTCK đều vận dụng và hạch toán đúng phương pháp ghi chép trên tài khoản theo chế độ hiện hành nhưng trong một kỳ kế toán các CTCK chỉ sử dụng một số tài khoản nhất định có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, còn một số tài khoản không sử dụng là do trong kỳ hạch toán không phát sinh hoặc không phù hợp như các nghiệp vụ liên quan đến “Hàng tồn kho”- Tài khoản 152, 153, 154; “Tài sản dài hạn” – Tài khoản 241, 244; Các tài khoản ngoài bảng như Chứng khoán tạm giữ của thành viên lưu ký, chứng khoán phong tỏa chờ rút, chứng khoán lưu ký công ty đại chúng chưa niêm yết,… Ngoài ra, có một số nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chưa được hướng dẫn hạch toán trong chế độ kế toán CTCK như các nghiệp vụ
liên quan đến chứng khoán phái sinh, tài sản tài chính, Repo chứng khoán, nhận ủy thác đầu tư,… Đối với chứng khoán phái sinh chưa được phát triển và sử dụng rộng rãi ở các CTCK Việt Nam, tuy nhiên một số ngân hàng đã triển khai thực hiện nghiệp vụ phái sinh tiền tệ từ tháng 4/2005 như ngân hàng ACB, Techcombank, BIDV, Eximbank, Gpbank, Vietcombank và Công ty chứng khoán Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (VCBS) được thực hiện nghiệp vụ quyền chọn chứng khoán (quyền chọn cổ phiếu). Hiện nay, các CTCK hạch toán nghiệp vụ này không thống nhất và chưa có qui trình xử lý kế toán mà khi mua tài sản là công cụ tài chính phái sinh công ty sẽ ghi nhận theo giá gốc; quá trình nắm giữ, nếu giảm giá thì có thể lập dự phòng rủi ro; khi bán và tất toán công cụ tài chính phái sinh, xác định chênh lệch và ghi nhận vào thu nhập khác hoặc chi phí khác; đối với một số ngân hàng, tổ chức tín dụng đang thực hiện thí điểm nghiệp vụ mua/bán chứng khoán phái sinh phải tự vận dụng Chuẩn mực kế toán quốc tế cho việc ghi chép kế toán và xác định kết quả kinh doanh. Các nghiệp vụ Repo chứng khoán, nhận ủy thác đầu tư và cho vay hỗ trợ đầu tư chứng khoán cũng được kế toán các CTCK hạch toán tương tự, vì vậy chưa có những chỉ tiêu kinh tế tài chính về các đối tượng này được trình bày trên Báo cáo tài chính cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
* Báo cáo cho nhà quản trị, người quản lý: Các nhân viên kế toán thực hiện ghi chép, hệ thống hoá thông tin trên hệ thống tài khoản kế toán thường xuyên phải tổng hợp báo cáo tình hình hàng ngày hoặc định kỳ về kết quả giao dịch trong ngày từng khách hàng cũng như toàn bộ thị trường, toàn công ty đối với nghiệp vụ môi giới chứng khoán; kết quả hoạt động tư vấn đầu tư chứng khoán theo từng khách hàng, từng hợp đồng tư vấn như tư vấn chuyển đổi doanh nghiệp, tư vấn quản lý, tư vấn tài chính, tư vấn đầu tư, tư vấn phát hành chứng khoán; báo cáo tình hình mua bán chứng khoán tự doanh về mã chứng khoán, số lượng chứng khoán, giá vốn mua vào, tỷ lệ trên vốn chủ sở hữu của công ty, tỷ lệ tổng giá trị đầu tư tự doanh hiện tại trên tổng vốn chủ sở hữu và tổng tài sản của CTCK để theo dõi thanh toán và đối chiếu chéo với các bộ phận nghiệp vụ liên quan, phục vụ công tác quản lý và có cơ sở ra quyết định đầu tư hợp lý, đúng qui định được thực hiện ở hầu hết các CTCK. Các công ty BVSC, HSC, SSI, BSC, TLS có ứng dụng phần mềm kế toán, việc kết xuất các báo cáo kế toán phục vụ công tác quản trị công ty được thực hiện trên máy tính; tuy nhiên, giữa các CTCK từ việc mã hóa chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán cũng như
khả năng cung cấp đầu ra, xử lý số liệu của phần mềm kế toán rất khác nhau điều đó gây khó khăn cho công tác quản lý ngành, các cơ quan kiểm tra giám sát.
*Công tác kiểm tra và bảo mật thông tin: Kiểm tra kế toán đối với khâu hệ thống hoá thông tin trên các tài khoản kế toán được thực hiện thường xuyên do nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện phục vụ cho công tác báo cáo bộ phận và lãnh đạo kế toán. Ngoài ra, bộ phận kế toán hoặc kế toán trưởng các CTCK cũng tiến hành kiểm tra định kỳ công tác ghi chép trên tài khoản kế toán; kiểm tra các nghiệp vụ phân bổ theo thời gian; tính hiện thực của các khoản thanh toán; kiểm tra độ tin cậy của số liệu trên các tài khoản nhất là trước khi lập báo cáo tài chính. Thực tế công tác bảo mật thông tin được các CTCK rất chú trọng và được qui định rõ trong bản điều lệ của công ty như Công ty cổ phần chứng khoán Sài Gòn - Hà Nội qui định "Công ty phải
có trách nhiệm bảo mật các thông tin liên quan đến sở hữu chứng khoán và tiền của khách hàng, từ chối việc điều tra, phong toả, cầm giữ, trích chuyển tài sản của khách hàng mà không có sự đồng ý của khách hàng" [20, tr.9]. Đối với từng nghiệp vụ kinh
doanh được qui định cụ thể hơn để các nhân viên thực hiện và nhân viên kế toán thực hiện hệ thống hoá thông tin trên các tài khoản kế toán không được tiết lộ thông tin liên quan đến giao dịch của khách hàng, tình hình hiện có về tiền gửi thanh toán bù trừ giao dịch chứng khoán, số lượng chứng khoán lưu ký của khách hàng; nhân viên kế toán không được thảo luận bất kỳ thông tin nào về khách hàng; không được lợi dụng, sử dụng tiền và chứng khoán của khách hàng để kinh doanh cho công ty hoặc cá nhân. CTCK khi thực hiện một nghiệp vụ kinh doanh, cung cấp dịch vụ cho khách hàng có liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty, do đó ngoài công tác bảo mật của nhân viên kế toán còn qui định bảo mật thông tin giữa các bộ phận chức năng để hạn chế dò rỉ thông tin sang bộ phận khác. Thực hiện công việc này các công ty đều xây dựng hoặc bố trí Phòng kế toán tách biệt hẳn với các phòng khác nhằm hạn chế nhân viên các phòng khác đi lại trong Phòng kế toán. Đối với các công ty quản lý qua hệ thống mạng và phần mềm kế toán, hầu hết chưa qui định thiết lập bức tường lửa giữa các phòng chức năng và giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận, nhất là bộ phận kế toán nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin trên cơ sở nền tảng là qui trình làm việc, phân công và phân nhiệm cụ thể với yêu cầu và nguyên tắc nhất định phục vụ công tác quản trị công ty.
*Tổ chức bố trí nhân viên kế toán thực hiện hệ thống hoá thông tin kế toán: Tất cả những nội dung về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán nhằm hệ thống hoá và xử lý thông tin sẽ quyết định đến việc tổ chức bố trí số lượng và chất lượng nhân viên kế toán thực hiện theo từng bộ phận, từng công việc do kế toán trưởng phân công. Các CTCK như BVSC, HSC, SSI, BSC, TLS thường bố trí từ 01 đến 03 nhân viên kế toán thực hiện hạch toán theo bộ phận chức năng như về môi giới chứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, bộ phận tự doanh của công ty,… Hàng ngày hoặc định kỳ nhân viên kế toán phải xử lý, hệ thống hoá các thông tin kế toán nhận được vào hệ thống tài khoản kế toán để báo cáo người phụ trách bộ phận và kế toán trưởng hoặc kết xuất từ cơ sở dữ liệu trong máy tính để in ra và báo cáo.
*Tổ chức tài khoản kế toán quản trị: Các CTCK hầu hết sử dụng máy vi tính trợ giúp công tác kế toán trong việc ghi chép, tổng hợp và báo cáo phù hợp với đặc điểm của từng công ty, nhất là yêu cầu về thông tin phục vụ quản trị công ty. Từ thực tế về đặc điểm các nghiệp vụ kinh doanh đã đăng ký, qui mô hoạt động mà các CTCK sử dụng chỉ một số tài khoản hoặc mở thêm các tài khoản chi tiết để hệ thống hoá các thông tin phục vụ công tác quản trị. Hầu hết các CTCK kể cả những công ty lớn, có danh tiếng trên TTCK như BVSC, HSC, SSI, BSC, TLS, cũng chưa xây dựng được hệ thống tài khoản KTQT mà chủ yếu sử dụng các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản kế toán thuộc KTTC để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và quản trị công ty. Đối với các công ty ứng dụng phần mềm kế toán, các tài khoản KTQT được mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán đến từng loại, nhóm và thứ theo từng nghiệp vụ, đối với từng nhà đầu tư.