GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM
BẢNG KÊ TIỀN LÃI CHO VAY ĐẦU TƯ CHỨNG KHOÁN
12-TT để theo dõi, phản ánh số tiền thu được từ nghiệp vụ CTCK cho nhà đầu tư vay tiền KDCK. Hiện nay, nghiệp vụ này chưa được qui định và pháp luật chưa cho phép các CTCK thực hiện, xong thực tế các công ty đã triển khai cho vay đầu tư chứng khoán đối với những nhà đầu tư có uy tín hoặc quan hệ thân thiết. Khi TTCK phát triển trong tương lai thì đây cũng là một nghiệp vụ kinh doanh của các CTCK giống như nghiệp vụ tín dụng, vì vậy cần phải có chứng từ phản ánh khoản thu này của các CTCK nhằm phản ánh chính xác các khoản doanh thu của CTCK.
Phương pháp lập: Định kỳ hoặc hết hạn hợp đồng cho vay đầu tư chứng
khoán giữa CTCK với nhà đầu tư, nhân viên kế toán căn cứ vào nội dung trong hợp đồng (số tiền cho vay, thời hạn, lãi suất) tính ra số lãi phải thu của từng nhà đầu tư theo từng hợp đồng để ghi vào các dòng và các cột cho phù hợp trong Bảng 3.4, đồng thời phải theo dõi thanh toán để thu về khoản lãi này đối với từng nhà đầu tư.
Công ty:……… Mẫu số: 12-TT
Bộ phận:………
Bảng 3.4
BẢNG KÊ TIỀN LÃI CHO VAY ĐẦU TƯ CHỨNG KHOÁN
Tên nhà đầu tư:...; Mã số:... Tài khoản tiền gửi:...
STT Hợp đồng cho vay Nội dung (theo HĐ) Số tiền cho vay (đ) Thời hạn cho vay Lãi suất (%)
Số tiền lãi cho vay Ghi chú Số Ngày Số phải thu Số đã thu phải thuSố còn
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 -... -... Cộng ………Ngày... tháng... năm... Người lập
Kiến nghị 04: Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán quản trị trong CTCK phục vụ cho công tác quản trị công ty. Về mặt lý luận, KTQT là một bộ phận không thể thiếu trong công tác kế toán và được qui định rõ trong các văn bản pháp luật về kế toán đặc biệt là trong Luật Kế toán Việt Nam số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 cụ thể ở Mục 1, Điều 10 qui định "Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế
toán quản trị"[39] và ở Mục 3, Điều 4 qui định "Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán"[39]; công tác kế toán quản trị trong các doanh nghiệp được cụ thể hoá theo Thông tư số 53/TT-BTC ngày 12/6/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Về mặt thực tiễn, trong công tác kế toán các CTCK hiện nay đã thực hiện vận dụng các loại chứng từ KTQT trong công tác kế toán như các Phiếu lệnh mua/bán chứng khoán, Phiếu huỷ lệnh mua/bán chứng khoán, Phiếu sửa lệnh mua/bán chứng khoán. Tuy nhiên, các CTCK chưa qui định thống nhất cũng như chưa vận dụng đầy đủ trong công tác KTQT. Chính vì vậy, đặt ra yêu cầu xây dựng hệ thống chứng từ KTQT trong CTCK theo nguyên tắc: Được vận dụng, sử dụng, cụ thể hoá, bổ sung một số nội dung cần thiết vào từng chứng từ kế toán đã được nhà nước ban hành; vận dụng các nguyên tắc, phương pháp ghi chép, luân chuyển, quản lý và sử dụng các chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể từng công ty nhằm thu thập thông tin quản trị nội bộ công ty phục vụ cho việc hệ thống hoá, xử lý và cung cấp thông tin quản trị kịp thời cho nhà quản trị. Công ty xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê nội bộ sử dụng trong công tác KTQT mà chưa có trong qui định như các chứng từ về điều hành kinh doanh, Lệnh thực hiện nghiệp vụ cho khách hàng, Phiếu lệnh mua/bán chứng khoán, Bảng kê khối lượng từng loại nghiệp vụ, Bảng kê phiếu lệnh mua, bán được thực hiện trong ngày, Quyết định điều động nhân viên, Biên bản điều tra tình hình kinh doanh,…; các chứng từ quản trị hoạt động nghiệp vụ, Bảng kê chi phí theo từng loại nghiệp vụ kinh doanh theo từng nhân viên thực hiện hay theo từng hợp đồng, Bảng kê doanh thu từng nghiệp vụ kinh doanh trong kỳ, Bảng tính và phân bổ chi phí trực tiếp, Bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp, Bảng kê các sai sót trong thực hiện nghiệp vụ cho nhà đầu tư, đặc biệt là các loại chứng từ phản ánh trị giá ban đầu và quá trình biến động của công cụ phái sinh…; các phương pháp thu thập thông tin quản trị khác như thông tin qua Email, Fax, nhắn tin và các phương tiện khác.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn sử dụng phương pháp chứng từ để thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong các CTCK hiện nay, cho thấy một số nội dung và các yếu tố của một số chứng từ kế toán hiện hành chưa đáp ứng được hoạt động thực tiễn và yêu cầu quản lý của nhà quản trị. Từ đó, chúng tôi đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng trong các CTCK từ mẫu biểu, phương pháp ghi chép, điều kiện áp dụng đảm bảo việc thu nhận đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin kế toán liên quan đến các đối tượng kế toán trong công ty, phục vụ cho quá trình hệ thống hoá, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, đặc biệt là về hệ thống chứng từ trong KTQT công ty.
Hai là, về hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng từ: Đối với các chứng từ
kế toán, công tác hạch toán ban đầu quyết định tính chính xác của toàn bộ công tác kế toán sau đó và ở các CTCK hiện nay cần phải bổ sung thêm trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên các chứng từ kế toán. CTCK cần xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ theo hình thức song song đến các bộ phận liên quan nhằm đáp ứng tính kịp thời và nguyên tắc đồng kiểm soát, kiểm tra chéo và cùng khai thác thông tin kế toán trong hoạt động kinh doanh, công tác quản lý và quản trị công ty.
Ba là, về ứng dụng phần mềm kế toán: Các CTCK ứng dụng phần mềm kế
toán cần hoàn thiện các nội dung cơ bản về chứng từ và hạch toán ban đầu như sau: - Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và qui định rõ hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ hoặc có thể thêm những nội dung cần thiết theo yêu cầu quản lý; chứng từ bắt buộc theo mẫu qui định, còn chứng từ hướng dẫn thì công ty thiết kế mẫu, chỉ tiêu và phương pháp lập cho phù hợp; kế toán phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung của công tác kế toán. Trong kế toán máy cần phân biệt nguồn gốc của chứng từ kế toán là do bên ngoài công ty, bộ phận kế toán hay bộ phận kinh doanh khác của công ty lập để công tác nhập liệu chống trùng.
- Phân công nhiệm vụ bộ phận kế toán và luân chuyển chứng từ trong kế toán máy có thể theo cách là các bộ phận kế toán thực hiện tất cả các khâu từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu vào máy đến khái thác và kết xuất báo cáo liên quan; hoặc trong bộ máy kế toán tổ chức một bộ phận chuyên xử lý chứng từ và nhập dữ liệu vào máy, các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ khai thác số liệu và kết xuất báo cáo.
- Công tác sửa chữa sai sót, trùng lắp; trường hợp sai sót “thừa“ hoặc “thiếu“ và quan hệ tài khoản đúng thì kế toán lập “Chứng từ ghi bổ sung“ để ghi cho khớp đúng; nếu sai sót những chưa ghi sổ và báo cáo kế toán thì kế toán thực hiện sửa/xóa trên chứng từ. Đối với nghiệp vụ phát sinh có từ hai (02) chứng từ trở lên đều có thể vào máy số liệu như nhau (trùng lắp) thì kế toán chỉ nhập một (01) chứng từ có tính pháp lý cao hơn hoặc chứng từ ưu tiên theo qui định cụ thể của công ty.
Bốn là, bổ sung các chứng từ phản ánh công cụ tài chính phái sinh: Thị
trường các công cụ tài chính phái sinh đã hình thành ở Việt Nam, tuy nhiên chưa phổ biến và chủ yếu các ngân hàng thực hiện các công cụ phái sinh tiền tệ; một số CTCK được UBCKNN cho phép thí điểm thực hiện Quyền chọn cổ phiếu như BVSC, VCBS. Việc phát triển thị trường phái sinh hiện nay là rất cần thiết nhằm hạn chế rủi ro đối với nhà đầu tư và CTCK có thể thực hiện kinh doanh các sản phẩm phái sinh hoặc làm môi giới cho các nhà đầu tư. Hiện nay, chế độ kế toán chưa qui định các loại chứng từ để làm căn cứ hạch toán công cụ tài chính phái sinh, vì vậy cần thiết phải bổ sung và hoàn thiện chứng từ kế toán cho đối tượng này.
- Bảng kê chi tiết công cụ tài chính phái sinh (Mẫu số - CKPS): Chứng từ này được lập theo từng hợp đồng đối với từng loại công cụ tài chính phái sinh và CTCK có thể xây dựng với những nội dung cơ bản cho từng loại như sau: (1) Đối với
“Bảng kê chi tiết hợp đồng tương lai“ và “Bảng kê chi tiết hợp đồng kỳ hạn“ cần
nêu rõ ngày hiệu lực, tên các bên tham gia, nhà môi giới, ngày đáo hạn, thời hạn hợp đồng, tài sản cơ sở, giá trị tài sản cơ sở qui định trong hợp đồng, diễn giải nội dung hợp đồng, số lãi phải thu/lãi phải trả, chữ ký của người lập biểu, người kiểm soát, người phụ trách,... (2) Đối với “Bảng kê chi tiết hợp đồng hoán đổi“ cần nêu rõ ngày hiệu lực, tên các bên tham gia, nhà môi giới, ngày đáo hạn, thời hạn hợp đồng, tài sản hoán đổi đi, tài sản hoán đổi đến, diễn giải nội dung hợp đồng, số lãi phải thu/lãi phải trả (cả tài sản hoán đổi đi, tài sản hoán đổi đến), chữ ký của người lập biểu, người kiểm soát, người phụ trách,...(3) Đối với “Bảng kê chi tiết hợp đồng quyền chọn
mua/bán“ cần nêu rõ ngày hiệu lực, ngày đáo hạn, thời hạn hợp đồng, diễn giải nội
dung hợp đồng quyền chọn, số lượng tài sản cơ sở quyền chọn mua/bán, giá trị tài sản cơ sở theo hợp đồng, phí quyền chọn phải trả/phải thu,...
Trên cơ sở nguyên tắc và nội dung cơ bản xây dựng các loại chứng từ phản ánh công cụ tài chính phái sinh phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng CTCK. Tuy
nhiên, theo tác giả hiện nay có thể xây dựng hệ thống chứng từ này bao gồm: Bảng kê chi tiết hợp đồng tương lai mua tiền tệ (ngoại tệ/lãi suất); Bảng kê chi tiết hợp đồng tương lai bán tiền tệ (ngoại tệ/lãi suất); Bảng kê chi tiết hợp đồng tương lai mua hàng hóa; Bảng kê chi tiết hợp đồng tương lai bán hàng hóa; Bảng kê chi tiết hợp đồng tương lai mua chứng khoán; Bảng kê chi tiết hợp đồng tương lai bán chứng khoán. Bảng kê chi tiết hợp đồng mua tiền tệ (ngoại tệ/lãi suất) kỳ hạn; Bảng kê chi tiết hợp đồng bán tiền tệ (ngoại tệ/lãi suất) kỳ hạn; Bảng kê chi tiết hợp đồng chuyển đổi tiền tệ (ngoại tệ/lãi suất) kỳ hạn; Bảng kê chi tiết hợp đồng mua/bán hàng hóa kỳ hạn; Bảng kê chi tiết hợp đồng mua/bán chứng khoán kỳ hạn. Bảng kê chi tiết hợp đồng hoán đổi tiền tệ; Bảng kê chi tiết hợp đồng hoán đổi lãi suất; Bảng kê chi tiết hợp đồng hoán đổi hàng hóa; Bảng kê chi tiết hợp đồng hoán đổi chứng khoán. Bảng kê chi tiết hợp đồng mua quyền chọn mua tiền tệ; Bảng kê chi tiết hợp đồng mua quyền chọn bán tiền tệ; Bảng kê chi tiết hợp đồng bán quyền chọn mua tiền tệ; Bảng kê chi tiết hợp đồng bán quyền chọn bán tiền tệ; Bảng kê về không thực hiện hợp đồng mua quyền chọn mua/bán tiền tệ; Bảng kê về không thực hiện hợp đồng bán quyền chọn mua/bán tiền tệ; Bảng kê về thực hiện hợp đồng mua quyền chọn mua/bán tiền tệ; Bảng kê về thực hiện hợp đồng bán quyền chọn mua/bán tiền tệ; Bảng kê chi tiết hợp đồng quyền chọn hàng hóa; Bảng kê chi tiết hợp đồng quyền chọn chứng khoán; Bảng kê chi tiết hợp đồng quyền chọn lãi suất.
- Bảng kê xác định và phân bổ lãi phải thu/lãi phải trả các giao dịch công cụ tài chính phái sinh (Mẫu số - CKPS): Chứng từ này được lập cho từng loại chứng khoán phái sinh theo từng hợp đồng, định kỳ (cuối ngày/ cuối tháng/ cuối quí) tùy thuộc vào điều kiện và khả năng của công ty kế toán xác định số lãi phải thu hoặc lãi phải trả của các hợp đồng công cụ tài chính phái sinh để phân bổ vào chi phí hoặc thu nhập cho phù hợp. CTCK có thể xây dựng các chứng từ trên với nội dung cơ bản sau: (1) Đối với “Bảng kê xác định và phân bổ lãi phải thu/lãi phải trả các giao dịch hợp đồng tương lai hoặc hợp đồng kỳ hạn“ cần nêu rõ ngày hạch toán (ngày xác định và phân bổ), diễn giải nội dụng hợp đồng, loại giao dịch, số lượng và giá trị tài sản cơ sở, ngày hiệu lực hợp đồng, thời hạn hợp đồng, giá trị tài sản cơ sở ngay ngày hiệu lực hợp đồng, giá trị tài sản hợp đồng tương lai hoặc hợp đồng kỳ hạn, tổng số lãi chênh lệch phải thu/phải trả, số lãi phân bổ kỳ này. (2) Đối với “Bảng kê xác định và phân bổ lãi phải thu/lãi phải trả các giao dịch hợp đồng hoán đổi“ cần nêu rõ số hợp
đồng và diễn giải nội dung hợp đồng, thời hạn hợp đồng, chênh lệch phụ trội/chiết khấu hoán đổi, số lượng hoán đổi đầu kỳ, số lượng nhận lại khi đáo hạn, số phụ trội/chiết khấu phải phân bổ, số phân bổ kỳ này. (3) Đối với “Bảng kê xác định và phân bổ phí mua/bán quyền chọn“ cần tách riêng hợp đồng mua quyền chọn và hợp đồng bán quyền chọn với các nội dung như ngày hạch toán, số hợp đồng và diễn giải nội dung hợp đồng, số lượng tài sản giao dịch, ngày hiệu lực hợp đồng, phí mua/bán quyền chọn (đơn giá, tổng phí), số phí phân bổ kỳ này. Đối với “Bảng kê xác định lãi/lỗ các giao dịch quyền chọn“ cần xác định ngày đánh giá, giá thị trường ngày đánh giá, diễn giải nội dụng hợp đồng, số lượng tài sản, ngày hiệu lực hợp đồng, giá trị tài sản gốc, thời hạn của hợp đồng, giá trị tài sản ngày hiệu lực hợp đồng, giá trị tài sản dự kiến của hợp đồng, lãi/lỗ ghi nhận kỳ trước, lãi/lỗ xác định lại kỳ này, số chênh lệch lãi/lỗ, chữ ký của các bên liên quan.