f) Các hoạt động khác
1.2.3.2. Tổ chức hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán CTCK
Hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ kế toán là nhằm cung cấp thông tin hữu ích, đáng tin cậy phục vụ quản lý và ra quyết định kinh tế vĩ mô và vi mô; đồng thời đáp ứng yêu cầu công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính trong công ty. Vì vậy, hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán CTCK cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hệ thống hoá phải đảm bảo bao trùm toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính ở công ty. Kế toán phải hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo địa điểm, theo các trung tâm giai đoạn và theo trình tự thời gian hay ghi nhật ký.
- Hệ thống hoá thông tin kế toán phải tuân theo nội dung các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý, đánh giá và điều hành công ty.
- Hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán từ chứng từ kế toán đến khi lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán phải đảm bảo chính xác và thống nhất. Số liệu kế toán tổng hợp từ chứng từ phải khớp đúng giữa số liệu ghi theo trình tự thời gian và ghi theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp; giữa chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp và các chỉ tiêu chi tiết, cụ thể theo từng đối tượng kế toán trong công ty.
- Hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán có thể chi tiết, tổng hợp đến mức độ nào là tuỳ thuộc vào khả năng của công ty, nhưng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế.
Kế toán sử dụng các phương pháp kế toán để hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán, cụ thể là vận dụng phương pháp tài khoản kế toán; phương pháp tính giá và tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán đã thu nhận.
* Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán CTCK
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán không đơn thuần là các CTCK sử dụng tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành vào công tác kế toán; xét theo tính độc lập tương đối thì các nội dung của tổ chức công tác kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do đó nghiên cứu nội dung về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán CTCK phải đặt trong mối quan hệ với các nội dung khác như sau:
Một là, tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý, nguồn số liệu để hạch toán vào các tài khoản kế toán tương ứng phù hợp. Tuỳ theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu mà nhân viên kế toán có thể phản ánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp trước khi phản ánh vào các tài khoản kế toán theo từng đối tượng kế toán.
Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và xây dựng hệ thống tài khoản KTQT: Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán để phân loại,
hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các CTCK hiện nay được ban hành theo Thông tư số 95/2008/TT-BTC ngày 24/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán CTCK (Phụ lục số 02). Hệ thống tài khoản kế toán CTCK gồm 10 loại và được qui định đến tài khoản cấp 3, gồm: 77 tài khoản cấp 01 trong bảng và 10 tài khoản cấp 01 ngoài bảng; 122 tài khoản cấp 02 trong bảng và 16 tài khoản cấp 02 ngoài bảng; 16 tài khoản cấp 03 trong bảng và 56 tài khoản cấp 03 ngoài bảng. Hệ thống tài khoản kế toán này áp dụng bắt buộc đối với các CTCK, do vậy các CTCK căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính qui định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong công ty mình cho phù hợp với đặc điểm, qui mô, lĩnh vực kinh doanh, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Đối với hệ thống tài khoản KTQT được các CTCK xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản KTTC được chi tiết hoá đến tài khoản cấp 4, cấp 5,…tuỳ thuộc vào khả năng và nhu cầu quản trị của từng công ty.
Việc lựa chọn hợp lý các tài khoản sẽ giúp bộ máy kế toán công ty xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, hữu ích, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu quản lý của công ty. Đối với từng tài khoản, công ty có thể qui định chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán.
Ba là, xử lý sơ bộ, hệ thống hoá và tổng hợp thông tin kế toán: Việc hệ thống hoá và tổng hợp thông tin kế toán có thể được tổng hợp báo cáo từ bộ phận hạch toán ban đầu, cũng có thể nhân viên kế toán phải xử lý tổng hợp theo từng đối tượng kế toán để phản ánh vào các tài khoản phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý.
Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo kế toán: Sau khi phân
loại, hệ thống hoá và tổng hợp thông tin thu nhận từ các chứng từ kế toán trong kỳ, nhân viên kế toán phải tổng hợp theo từng đối tượng kế toán trên từng tài khoản kế toán để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán.
Năm là, tổ chức kiểm tra kế toán: Để phản ánh các thông tin kế toán vào hệ
thống tài khoản CTCK đã lựa chọn, nhân viên kế toán phải kiểm tra các thông tin trên chứng từ, kiểm tra báo cáo theo từng đối tượng chi tiết và tổng hợp, kiểm tra tính đúng đắn khi ghi chép vào tài khoản, xác định số dư các tài khoản. Ngoài ra, CTCK
còn phải tiến hành kiểm tra chéo giữa các bộ phận liên quan với bộ phận kế toán nhằm giảm thiểu những rủi ro trong hoạt động kinh doanh của CTCK.
Sáu là, tổ chức bố trí nhân viên kế toán hạch toán vào tài khoản kế toán: Với
các nội dung trên đây có thể quyết định đến tổ chức, bố trí nhân viên kế toán thực hiện vận dụng phương pháp tài khoản để hệ thống hoá, xử lý và tổng hợp thông tin kế toán cung cấp cho bộ phận kế toán tổng hợp lập báo cáo kế toán. Tuỳ theo qui mô và khối lượng nghiệp vụ kế toán trong từng bộ phận kế toán mà bố trí mỗi nhân viên kế toán phụ trách một, hai hoặc một số tài khoản có nội dung tương tự để thuận lợi cho công tác hạch toán và báo cáo. Có thể khái quát nội dung vận dụng hệ thống tài khoản kế toán nhằm hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán theo sơ đồ 1.6.
Bảy là, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán: Trong trường hợp này, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản phải
được mã hóa cả tài khoản KTTC và tài khoản KTQT trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ kế toán qui định được bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, 5, 6,… đảm bảo tính thống nhất trong toàn công ty; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt. Các nội dung về phân loại, xử lý, tổng hợp và báo cáo được thực hiện bởi phần mềm kế toán theo yêu cầu của nhân viên kế toán và nhà quản trị.
* Vận dụng phương pháp tính giá để xử lý thông tin kế toán
Quá trình hệ thống hoá các thông tin liên quan đến các đối tượng cần xác định trị giá vốn như: Các loại tài sản công ty mua về phục vụ hoạt động kinh doanh; các hàng hoá trên TTCK công ty tự kinh doanh;... Kế toán phải vận dụng phương pháp tính giá để xác định trị giá vốn của nó phục vụ quản lý và là cơ sở để hạch toán kế toán. Để
Bộ máy kế toán – Nhân viên kế toán
- Vận dụng hệ thống tài khoản của NN - Xây dựng hệ thống tài khoản KTQT - Hệ thống tiêu chí. - Phân loại, xử lý theo từng đối tượng - Tổng hợp, hệ thống hóa. - Báo cáo - Phân tích - Kiểm tra.
tính giá các đối tượng được chính xác và thống nhất giữa các kỳ hạch toán cũng như giữa các bộ phận phải tôn trọng các nguyên tắc: Nguyên tắc giá gốc hay giá vốn thực tế; nguyên tắc phù hợp;.... Đồng thời cần qui định rõ về chi phí cấu thành, lựa chọn tiêu thức hợp lý để phân bổ chi phí chung cho các đối tượng cần tính giá. Trên cơ sở các nguyên tắc chung kế toán vận dụng các phương pháp tính giá như: Phương pháp tổng hợp chi phí, phương pháp bình quân, phương pháp giá đích danh để xác định, xử lý các thông tin ban đầu về các đối tượng kế toán là cơ sở để xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của công ty. Đối với các bộ phận liên quan đến đối tượng cần tính giá sẽ thực hiện việc tính giá tại thời điểm tính giá hoặc cuối kỳ kế toán trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ, tài khoản phản ánh từng đối tượng; tổng hợp xác định chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp; nhân viên kế toán thực hiện phân bổ chi phí và xác định giá tài sản theo phương pháp đã xác định phục vụ cho công tác kế toán như lập báo cáo, phân tích và đánh giá kết quả kinh doanh.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin kế toán
Sổ kế toán là tổ hợp các tờ sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo trình tự thời gian gọi là sổ nhật ký, ghi theo phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh gọi là sổ cái tài khoản. Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hoá và xử lý các thông tin kế toán đã thu nhận trong kỳ nhằm phục vụ quản lý vĩ mô và vi mô về kinh tế tài chính. Tổ chức hệ thống sổ kế toán cần đáp ứng yêu cầu sau:
- Đảm bảo mối quan hệ giữa trình tự ghi sổ theo thời gian và ghi theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở công ty.
- Đảm bảo quan hệ giữa ghi sổ cái với các sổ kế toán chi tiết.
- Đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với nhau nhằm nâng cao chất lượng hệ thống hoá thông tin kế toán.
Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán nhằm tổng hợp, xử lý và hệ thống hoá thông tin kế toán thu nhận ban đầu nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý; nhân viên kế toán phải thực hiện việc ghi sổ trong mối quan hệ giữa các nội dung sau:
Một là, tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và nguồn số liệu để kế toán ghi
chép vào các sổ kế toán tương ứng phù hợp. Tuỳ theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán thực hiện vận dụng hệ thống chứng từ và
hạch toán ban đầu; kế toán đã phân loại và phản ánh trên các tài khoản kế toán liên quan mà nhân viên kế toán có thể ghi trực tiếp vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp, xử lý số liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán theo qui định của Nhà nước: Để
tổ chức hệ thống sổ kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, kế toán công ty cần lựa chọn mô hình tổ chức hệ thống sổ kế toán (hay hình thức kế toán) thích hợp với số lượng sổ, nội dung, kết cấu các loại sổ phù hợp với đặc điểm các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở công ty. Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ; mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung cấp các tài liệu, số liệu liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ việc lập các báo cáo tài chính của công ty.
Mỗi hình thức kế toán qui định một hệ thống sổ kế toán nhất định, công ty căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính qui định để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn. Các CTCK Việt Nam đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo qui định của Luật Kế toán và Thông tư số 95/2008/TT-BTC ngày 24/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán CTCK (Phụ lục số 03). Đối với từng sổ kế toán, các CTCK có thể cụ thể hoá theo hình thức kế toán đã chọn, đảm bảo phù hợp với qui mô, đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật tính toán. CTCK mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm và các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được thu nhận, xử lý, tổng hợp, phản ánh, ghi chép vào sổ kế toán đầy đủ, thường xuyên, liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ gốc.
Đối với tổ chức công tác KTQT trong các CTCK, Nhà nước không qui định bắt buộc mà chủ yếu do CTCK tự xây dựng hoặc vận dụng hệ thống sổ kế toán do Nhà nước ban hành vào việc xử lý, tổng hợp và hệ thống hoá thông tin kế toán nhưng được chi tiết, cụ thể hoá, bổ sung thêm một số cột, dòng để phản ánh các tiêu thức phục vụ công tác quản trị công ty. Theo qui định của Thông tư số 95/2008/TT-BTC hiện nay các CTCK được lựa chọn áp dụng một trong hai hình thức kế toán là: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán trên máy vi tính.
Ba là, tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: Theo hình thức kế
cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng quản lý chi tiết; theo từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị. Tổng hợp số liệu sổ kế toán chi tiết lập các sổ kế toán tổng hợp theo từng loại, nhóm đối tượng kế toán phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích và lập báo cáo kế toán.
Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin từ các sổ kế toán: Tuỳ theo yêu cầu quản
trị ở từng bộ phận, theo từng đối tượng; kế toán có thể cung cấp thông tin ở những mức độ nhất định cho các nhà quản lý từ khâu tổng hợp ghi sổ kế toán như về số lượng, sự biến động của từng thứ, từng loại, từng nhóm đối tượng kế toán hoặc theo từng loại nghiệp vụ kinh doanh phục vụ công tác phân tích, đánh giá thông tin kế toán để có những biện pháp điều chỉnh trong quản lý và điều hành trực tiếp phù hợp.
Năm là, tổ chức kiểm tra kế toán của nhân viên ghi sổ kế toán: Để ghi sổ kế