f) Các hoạt động khác
1.2.3.4. Tổ chức bộ máy kế toán công ty chứng khoán
Tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán, là tập hợp một số nhân viên kế toán cùng các phương pháp kỹ thuật để thực hiện công tác kế toán từ ghi chép, tính toán, tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý. Tổ chức bộ máy kế toán phải tiết kiệm chi phí và phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ các đối tượng sử dụng. CTCK tổ chức bộ máy kế toán như thế nào chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán nào, vì vậy mỗi công ty phải tự xây dựng mô hình bộ máy kế toán cho phù hợp. Căn cứ vào điều kiện cụ thể về qui mô, phạm vi và địa bàn hoạt động kinh doanh; đặc điểm phân cấp quản lý; trình độ nhân viên kế toán, trang bị phương tiện kỹ thuật để lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích hợp.
Hiện nay, các CTCK có thể tổ chức công tác kế toán theo những hình thức: - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Toàn bộ công việc kế toán do bộ phận kế toán công ty thực hiện; các đơn vị trực thuộc chỉ bố trí nhân viên kế toán thực hiện hướng dẫn lập chứng từ hạch toán ban đầu, thu nhận và tổng hợp.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Công việc kế toán được thực hiện cả ở bộ phận kế toán công ty và ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc công ty.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Hình thức này là sự kết hợp hai hình thức trên (hình thức tập trung và hình thức phân tán).
CTCK lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm của công ty trong từng giai đoạn phát triển. Tuy nhiên, khi CTCK ứng dụng phần mềm kế toán (hoàn hảo) thì việc vận dụng hình thức bộ máy kế toán nào không còn là khoảng cách. Khi đó, vấn đề quan trọng là tổ chức tìm phần mềm và vận hành; trình độ nhân viên; tổ chức mối quan hệ trong bộ máy kế toán; phân công, phân nhiệm từng phần hành; cơ chế khai thác, truy cập, kiểm soát và tính bảo mật thông tin.
Trong điều kiện nền kinh tế không ngừng biến đổi theo xu hướng hội nhập quốc tế thì hệ thống các công cụ quản lý, giám sát kinh tế tài chính đối với các CTCK phải được chuẩn hoá về cơ cấu, linh hoạt về cơ chế, vững chắc về nền tảng. Các nhà quản trị cần có khả năng nhận định xu hướng phát triển và quyết định kinh tế kịp thời, đạt hiệu quả cao và khác biệt. Một trong những công cụ quản lý kinh tế tài chính có thể đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản trị đó là kế toán quản trị. Tuy nhiên, việc
tổ chức bộ máy KTQT như thế nào trong bộ máy kế toán chung để vừa đảm bảo khoa học, tiết kiệm và hiệu quả là nội dung quan trọng mỗi công ty cần xác định. Hiện nay, các CTCK có thể lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán theo những mô hình:
Một là, mô hình kết hợp KTTC và KTQT: CTCK áp dụng mô hình này khi
KTTC và KTQT đều được thiết lập là kế toán động và trường hợp này bộ phận kế toán công ty sử dụng một hệ thống tài khoản và một hệ thống sổ kế toán thống nhất để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán theo yêu của KTTC và KTQT đáp ứng yêu cầu quản lý. Để ghi chép, hệ thống hoá và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý và quản trị ra các quyết định kịp thời và hiệu quả, tổ chức công tác kế toán công ty mà đứng đầu là kế toán trưởng cần thực hiện đầy đủ các nội dung sau:
- Xây dựng danh mục, qui trình và phương pháp hạch toán các tài khoản chi tiết cần phải mở cho các tài khoản tổng hợp, đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kinh tế tài chính nhằm hệ thống hoá thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị công ty.
- Xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ hạch toán nghiệp vụ và bảng tính toán, các bảng kê, bảng phân bổ để tính toán, xác định các chỉ tiêu chi tiết mà sổ kế toán chi tiết không đáp ứng hoặc chưa đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị công ty.
Bộ máy kế toán theo mô hình này không phân chia thành bộ phận KTTC, bộ phận kế toán quản trị mà tổ chức thành các bộ phận kế toán thực hiện từng phần hành kế toán theo chức năng, trách nhiệm được phân công; những bộ phận kế toán này đồng thời vừa thực hiện công việc KTTC vừa thực hiện công việc KTQT.
Theo mô hình này, KTQT thực hiện vai trò chức năng theo hai phần: Cung cấp và phân tích thông tin quá khứ chi tiết cho nhu cầu quản trị, chi tiết hoá các đối tượng phù hợp với đối tượng KTTC và cung cấp, phân tích thông tin tương lai phục vụ cho lựa chọn phương án, dự toán và ra các quyết định kinh tế trong quản trị công ty.
Hai là, mô hình tách biệt KTTC với KTQT: CTCK áp dụng mô hình này trong
điều kiện KTTC được thiết lập trên nền tảng kế toán tĩnh và KTQT được thiết lập trên cơ sở nền tảng kế toán động. Trong trường hợp này, có hai hệ thống tài khoản tách biệt: KTTC sử dụng hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành để tổng hợp số liệu lập các báo cáo tài chính theo qui định. KTQT sử dụng hệ thống tài khoản riêng do ngành hoặc công ty xây dựng để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị công ty và tổ chức hệ thống sổ kế toán quản trị riêng phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán nội bộ. Ngoài ra, KTQT còn sử dụng các sổ hạch toán nghiệp vụ, các bảng tính toán, bảng kê, bảng phân bổ,… để thu nhận thông tin chi tiết bằng những phương pháp khác.
Theo mô hình này, bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình này được phân chia thành hai bộ phận chính tách biệt là bộ phận KTTC và bộ phận KTQT. Tuy nhiên, CTCK mặc dù tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị theo mô hình nào thì thông tin KTTC và thông tin KTQT cung cấp phải phù hợp, thống nhất với nhau; có mối quan hệ chặt chẽ, vì cơ sở để ghi chép, xử lý và hệ thống hoá và cung cấp thông tin là từ các chứng từ kế toán và cùng phục vụ mục tiêu chung của quản trị công ty.