THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM
2.2.5.1. Thực trạng vận dụng tổ chức bộ máy kế toán
Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các CTCK Việt Nam luôn có bộ phận kế toán thuộc khối quản trị; khu vực tham mưu, hỗ trợ cho hoạt động của công ty. Bộ máy kế toán CTCK là tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cùng cộng tác thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê và công tác tài chính theo sự phân công của Kế toán trưởng. Mỗi công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh khác nhau, qui mô hoạt động, mức độ phân cấp quản lý nội bộ, trình độ trang bị kỹ thuật, trình độ nhân viên kế toán và biên chế bộ máy kế toán khác nhau; vì vậy, từng CTCK phải xây dựng mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm và điều kiện của công ty.
Qua khảo sát thực tế ở một số công ty BVSC, HSC, SSI, BSC, TLS, SSJ, VCBS,…cho thấy thực tế tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Một là, tên gọi phòng kế toán ở các công ty có khác nhau: BSC gọi là Phòng
Kế toán thanh toán; BVSC gọi là Phòng Tài chính kế toán; HSC, SSI gọi là Phòng Tài chính, kế toán; SHS gọi là Ban Kế toán - Thống kê - Tài chính; NVS, SSJ gọi là Phòng Kế toán tài chính;... Mặc dù tên gọi có khác nhau nhưng nhìn chung bộ máy kế toán của các CTCK được tổ chức với chức năng và nhiệm vụ chính như sau:
Phòng Kế toán là đơn vị trực thuộc CTCK, do Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị ra quyết định thành lập trên cơ sở phê duyệt của cơ quan chủ quản.
Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty về tổ chức thực hiện công tác kế toán theo đúng Luật Kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán CTCK hiện hành và các qui định về chính sách, chế độ kinh tế tài chính của Nhà nước; tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán; phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính, chỉ tiêu lợi nhuận của công ty và chi nhánh; tham mưu về việc tổ chức thực hiện các chế độ quản lý tài chính, kế toán theo qui định của pháp luật.
Trong tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức lập, kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán và lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng qui định hiện hành; mở đủ các loại tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, yêu cầu quản lý của công ty; lập các Báo cáo tài chính và báo cáo thống kê trong kỳ kế toán theo qui định hiện hành của đơn vị chủ quản và UBCKNN.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban chức năng liên quan để xây dựng và tổng hợp kế hoạch tài chính quí, năm cho toàn công ty; theo dõi và phân tích kết quả thực hiện kế hoạch và đề xuất để điều chỉnh các chỉ tiêu kế hoạch cho phù hợp.
Thực hiện quản lý kinh tế tài chính như nghiên cứu, đề xuất các phương án sử dụng nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi của công ty có hiệu quả; lựa chọn các phương án đầu tư ngắn hạn và dài hạn; thực hiện trích các khoản dự phòng theo qui định của pháp luật; phối hợp với các phòng, ban chức năng tổ chức mua sắm, sửa chữa, xây dựng đúng qui trình; xây dựng hệ thống chỉ tiêu định mức kinh tế, hệ thống tiêu chí của công ty về doanh thu, chi phí và kết quả; trích lập và đề xuất phương án phân bổ các quỹ theo đúng chế độ, phù hợp với đóng góp của người lao động trong công ty.
Nghiên cứu, xây dựng và hướng dẫn các chi nhánh, phòng giao dịch, Hội sở trong việc thực hiện chế độ kế toán và chế độ thu, chi tài chính trong hoạt động kinh doanh theo sự phân công, phân nhiệm và đúng chế độ hiện hành; đảm bảo thống nhất về công tác kế toán giữa Hội sở chính với các chi nhánh trực thuộc, các phòng giao dịch hoặc thống nhất giữa chi nhánh với các phòng giao dịch thuộc chi nhánh.
Hai là, phòng kế toán gồm Trưởng phòng, một số Phó trưởng phòng và các nhân viên kế toán giúp việc: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc (Tổng giám đốc) về hoạt động chung của Phòng; đại diện Phòng kế toán trong quan hệ với các tổ chức, cá nhân liên quan; trực tiếp chỉ đạo, điều hành, quản lý và phân công công việc trong Phòng; ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền Giám đốc theo chức năng của Phòng khi được Giám đốc uỷ quyền; đánh giá kết quả công tác chuyên môn, ý thức kỷ luật, rèn luyện phẩm chất đạo đức,... của nhân viên trong Phòng và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những đánh giá đó. Các Phó trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng điều hành công việc của Phòng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về phần công việc phụ trách; trực tiếp ký thay Trưởng phòng trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách về các vấn đề thuộc phạm vi nghiệp vụ được giao. Các chuyên viên (nhân viên) kế toán chấp hành sự phân công, chỉ đạo, điều hành của Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và người được phân công phụ trách; thực hiện các phần hành kế toán và các công việc khác, góp ý kiến, đề xuất về xây dựng kế hoạch, phương án đầu tư, điều hành hoạt động của Phòng kế toán.
Ba là, CTCK thường tổ chức các Hội sở, phòng giao dịch và các chi nhánh ở
trí nhân viên kế toán để thực hiện thu nhận và hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại các chi nhánh đó. Thực tế tại BVSC có Hội sở tại Thành phố Hồ Chí Minh; VCBS có chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Cần Thơ. Đối với các chi nhánh, Phòng kế toán CTCK là đầu mối chỉ đạo, điều hành về công tác kế toán; chi nhánh phải cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo chức năng, nhiệm vụ và qui định của Phòng kế toán.
Bốn là, tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong các CTCK: Phần lý luận và các văn bản pháp qui cũng đã khẳng định KTQT là một bộ phận không thể thiếu trong công tác kế toán và thông tin KTQT cung cấp ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với quản trị công ty. Thực tế ở các CTCK hiện nay như, HSC, SSI, BSC, TLS, SSJ, VCBS,… đang áp dụng mô hình một bộ máy kế toán, và theo mô hình này kế toán gồm: KTTC là bộ phận kế toán pháp qui, kế toán động và những thông tin, số liệu được công bố công khai; KTQT là bộ phận kế toán không mang tính bắt buộc, kế toán động, bí mật và tự do, thuộc về nội bộ công ty; nó được vận dụng linh hoạt phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị. Tổ chức công tác KTTC và KTQT trong các CTCK đều sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán qui định theo Thông tư số 95/2008/TT- BTC về chế độ kế toán áp dụng đối với CTCK. Thực tế ở các CTCK công tác KTQT chưa được qui định thành văn bản cụ thể, rõ ràng mà chủ yếu là do nhu cầu quản lý và đáp ứng yêu cầu báo cáo lãnh đạo, yêu cầu công tác quản trị công ty mà các nhân viên kế toán tiến hành hạch toán chi tiết các đối tượng quản lý, các dịch vụ cung cấp và hình thành nên KTQT. Tuy nhiên, KTQT trong các CTCK cũng được tổ chức tương đối đồng nhất ở chỗ chủ yếu là sử dụng thông tin của kế toán chi tiết thuộc KTTC mà chưa sử dụng thông tin tương lai, dự toán tương lai.
Tóm lại, bộ máy kế toán là một bộ phận cấu thành bộ máy tổ chức quản lý của CTCK và tổ chức bộ máy kế toán trong các CTCK Việt Nam được các nhà quản trị vận dụng linh hoạt theo từng giai đoạn nhằm kết hợp hài hoà giữa các nội dung công tác kế toán với cơ chế vận hành nhân viên kế toán trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tuỳ vào những giai đoạn phát triển khác nhau như: Giai đoạn sơ khai, mới thành lập; giai đoạn công ty đang phát triển, mở rộng kinh doanh đến ổn định và giai đoạn suy thoái, thu hẹp kinh doanh; mà bộ máy kế toán được cơ cấu phù hợp đã được khái quát trong Bảng 2.6.
Bảng 2.6: Vận dụng tổ chức bộ máy kế toán CTCK B ộ m áy k ế to án Giai đoạn
hình thành Giai đoạn phát triển, ổn định Giai đoạn suy thoái
- Sơ khai - Luôn biến động - Nhiều khó khăn - Mới thành lập - Phát triển, mở rộng - Thu hẹp hoạt động - Bộ máy kế toán đơn
giản - Bộ máy kế toán phức tạp - Không phù hợp, thu hẹp kinh doanh + Ít bộ phận + Nhiều bộ phận, chi
nhánh
+ Cắt giảm một số bộ phận, chi nhánh
+ Ít nhân viên KT + Nhiều nhân viên KT + Giảm nhân viên KT - Tổ chức tập trung - Tổ chức phân tán,
nhân sự luôn thay đổi
- Tổ chức chuyển đổi hình thức (tập trung)
Pháp Luật Kế toán, chế độ kế toán