THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM
2.2.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu trong các công ty chứng khoán Việt Nam
trong các công ty chứng khoán Việt Nam
Thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu của kế toán là khâu đầu tiên trong qui trình kế toán nhằm sản xuất thông tin hữu ích phục vụ công tác quản lý nói chung, quản trị công ty nói riêng và được thể hiện khái quát qua sơ đồ 2.1.
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tượng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các CTCK được qui định tại Thông tư số 95/2008/TT- BTC ngày 24/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán CTCK và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, gồm: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Tuỳ từng CTCK và trên cơ sở từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, qui mô khác nhau, yêu cầu quản lý của các công ty cũng khác nhau, do đó kế toán mỗi công ty sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế ở các CTCK, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì nhân viên kế toán công ty phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của qui trình kế toán. Tuỳ thuộc vào loại nghiệp vụ kinh doanh thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ công ty kinh doanh để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp. Ngoài hệ thống chứng từ kế toán đã được Nhà nước ban hành và có mẫu in sẵn, các CTCK còn sử dụng nhiều loại chứng từ phục vụ quản
lý và hạch toán do công ty thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty như các loại phiếu lệnh mua (bán) chứng khoán, giấy biên nhận, giấy xác nhận giao dịch,... để chứng minh các nghiệp vụ phát sinh đã hoàn thành.
* Thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước
Qua khảo sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành theo Thông tư số 95/2008/TT-BTC với tổng số có 53 mẫu chứng từ các loại ở một số CTCKViệt Nam tính đến tháng 12 năm 2010 như sau: BVSC, HSC, SSI và BSC sử dụng khoảng 32-35/53 (trung bình 64,2%) chứng từ các loại (trong đó chứng từ về lao động tiền lương sử dụng khoảng 6-7/12, chứng từ về hàng tồn kho 0/5, chứng từ về chứng khoán 11/11, chứng từ về tiền tệ khoảng 7-9/10, chứng từ về TSCĐ khoảng 4/6, các loại chứng từ khác khoảng 4/9); TLS, SSJ sử dụng khoảng 25- 27/53 (trung bình 49,1%) chứng từ các loại (trong đó chứng từ về lao động tiền lương sử dụng khoảng 4-5/12, chứng từ về hàng tồn kho 0/5, chứng từ về chứng khoán 6- 7/11, chứng từ về tiền tệ khoảng 7/10, chứng từ về TSCĐ khoảng 4/6, các loại chứng từ khác khoảng 4/9); VCBS, SHS sử dụng khoảng 35-37/53 (trung bình 67,9%) chứng từ các loại (trong đó chứng từ về lao động tiền lương 6-7/12, chứng từ về hàng tồn kho 3/5, chứng từ về chứng khoán 11/11, chứng từ về tiền tệ khoảng 7-9/10, chứng từ về TSCĐ khoảng 4/6, các loại chứng từ khác khoảng 4/9),... Số liệu tổng hợp về chứng từ được sử dụng trong một số CTCK được nêu trong Bảng 2.3.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp số chứng từ các CTCK sử dụng STT Tên công ty Chứng từ sử dụng Chứng từ KTQT Ghi chú Số lượng Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 5 6 1 BVSC 34 64,1 9 2 HSC 33 62,2 8 3 SSI 35 66,0 10 4 BSC 32 60,3 7 5 TLS 25 47,1 5 6 SSJ 26 49,0 6 7 VCBS 37 69,8 8 8 SHS 36 67.9 11 * Nguồn: Tổng hợp từ các CTCK năm 2010
Kế toán CTCK tổ chức thu nhận thông tin kế toán và hạch toán ban đầu, kiểm tra, phân loại và lưu trữ chứng từ kế toán theo những nội dung cơ bản như sau:
Một là, các CTCK đều tổ chức thu nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đầy đủ, kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý đối với từng bộ phận; theo từng loại nghiệp vụ kinh doanh và phục vụ khách hàng với chất lượng ngày càng cao. Việc thu nhận thông tin ban đầu từ chứng từ gốc có thể từ bên ngoài hoặc do CTCK lập, tổ chức hạch toán ban đầu chặt chẽ, đúng mẫu qui định và phản ánh đầy đủ, rõ ràng thông tin các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, người kiểm soát, chủ tài khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Hai là, các CTCK đều áp dụng đúng chế độ kế toán cho loại hình này, xong thực tế vận dụng hệ thống chứng từ chỉ sử dụng một phần lớn chứng từ qui định (khoảng 62%) trong mỗi kỳ hạch toán là do những nguyên nhân cơ bản sau: (1) Do trong kỳ không phát sinh hoặc rất ít các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan như các loại chứng từ thuộc nhóm hàng tồn kho (phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ,…); nhóm lao động tiền lương (bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán,…). (2) Do không phù hợp với loại hình CTCK hoặc mẫu không phù hợp nên không áp dụng như Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho gửi hàng đại lý,…
Trong điều kiện hiện nay phần lớn các CTCK đều sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán và các chứng từ được lập trên máy vi tính như Phiếu thu, Phiếu chi,... Tuy nhiên, việc lập chứng từ trên máy ở hầu hết các CTCK chưa thực hiện đúng các bước qui định về ký nhận cũng như số liên của chứng từ. Thường các công ty chỉ lập hai (02) liên Phiếu thu (một liên có đủ chữ ký lưu tại bộ phận kế toán, một liên chỉ có chữ ký của thủ quĩ và người nộp tiền giao cho người nộp tiền), Phiếu chi tiền thường chỉ lập một (01) liên có đầy đủ chữ ký và lưu tại bộ phận kế toán, còn người nhận tiền không giữ một liên theo qui định. Các CTCK cũng có trường hợp tự lập chứng từ phục vụ quá trình quản lý và phục vụ khác hàng như Bảng kê loại tiền nộp vào hoặc rút ra, các chứng từ xác nhận lệnh của nhà đầu tư Phiếu nhận lệnh, huỷ lệnh và sửa chữa lệnh,… Các chứng từ tự lập của các CTCK đáp ứng yêu cầu quản lý
và hoạt động của công ty, đồng thời cũng tuân thủ đầy đủ các nội dung qui định của Luật Kế toán về trình bày nội dung chứng từ kế toán.
Ba là, công tác kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tổng hợp, xử lý và báo cáo; đặc biệt là kiểm tra tính tuân thủ các tiêu chí, định mức và điều kiện thu nhận chứng từ hoặc tiến hành nhập số liệu vào máy tính được nhân viên kế toán ở từng bộ phận nghiệp vụ tiến hành thường xuyên trên từng chứng từ kế toán nên đảm bảo yêu cầu hợp lý, chính xác của số liệu, tài liệu kế toán và thông tin kế toán cung cấp.
Bốn là, đối với các CTCK có Chi nhánh, Hội sở ở các tỉnh, thành phố; bộ phận kế toán công ty (trách nhiệm của Kế toán trưởng) đã tổ chức hướng dẫn các nhân viên kế toán ở các chi nhánh, phòng giao dịch về hệ thống chứng từ kế toán áp dụng và công tác thu nhận, hạch toán ban đầu cụ thể và thống nhất trong toàn công ty làm căn cứ ghi sổ kế toán hoặc thực hiện nhánh cây phân cấp phần mềm kế toán và tổng hợp số liệu theo các loại nghiệp vụ thống nhất, kịp thời và chính xác.
Năm là, công tác bảo quản chứng từ, lưu trữ chứng từ ở các CTCK được thực
hiện theo đúng chế độ qui định, tổ chức lưu trữ và bảo quản khoa học, có hệ thống theo từng thời kỳ thống nhất là tháng, quí, sáu tháng và năm. Các nhân viên kế toán có nhiệm vụ sắp xếp, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán khoa học theo từng nghiệp vụ (chứng từ, điều kiện và minh chứng nghiệp vụ), loại nghiệp vụ; theo nội dung kinh tế; theo đối tượng kế toán; theo từng thời kỳ để phục vụ công tác đối chiếu kiểm tra, đồng thời cũng có thể sơ bộ xử lý, tổng hợp và báo cáo. Đối với công ty ứng dụng phềm mềm kế toán còn lưu trữ, bảo quản trong máy tính và đĩa.
Sáu là, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán quản trị. Thực tế ở hầu hết các CTCK chưa có qui định rõ ràng, chặt chẽ hệ thống chứng từ áp dụng cho KTQT, xuất phát từ việc tổ chức công tác KTQT chưa rõ ràng mà mới chỉ là sử dụng thông tin kế toán chi tiết thuộc KTTC để cung cấp thông tin về đối tượng kế toán cần quản lý. Do đó, các chứng từ được sử dụng trong KTQT chủ yếu là được chi tiết hoá từ các chứng từ kế toán hướng dẫn và vẫn tuân theo chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành. Một số loại chứng từ sử dụng do các công ty chứng khoán tự thiết kế và sử dụng trong công tác kế toán được coi như chứng từ phục vụ KTQT như: Phiếu nhập hoặc phiếu xuất chứng khoán tự doanh, phiếu lệnh mua hoặc bán chứng khoán, phiếu sửa lệnh mua hoặc bán chứng khoán, phiếu huỷ lệnh mua hoặc bán chứng khoán,…
Tóm lại, TTCK và các CTCK Việt Nam ngày càng phát triển cả về qui mô và chất lượng; nhiều nghiệp vụ kinh doanh, dịch vụ hỗ trợ phục vụ nhà đầu tư ngày càng tốt hơn, đồng thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong các CTCK phát sinh càng nhiều, đa dạng và phong phú nên số lượng chứng từ kế toán sử dụng ngày càng lớn với nhiều loại khác nhau. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với việc thu nhận thông tin kế toán và hạch toán ban đầu ở từng bộ phận, phòng giao dịch, chi nhánh nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán.
* Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán: Do các nghiệp vụ kinh doanh
chứng khoán liên quan trực tiếp đến thu nhập của CTCK và quyền lợi của khách hàng, mà chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để hạch toán, tổng hợp và xác định các khoản thu nhập và lợi ích của khách hàng nên đòi hỏi các chứng từ kế toán phải rất rõ ràng, đầy đủ và đúng pháp luật. Việc kiểm tra các thông tin, yếu tố trên chứng từ, điều kiện và minh chứng nghiệp vụ trước khi hạch toán ghi sổ là rất cần thiết, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, trung thực, chính xác và đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Các nhân viên kế toán CTCK đã thực hiện tốt việc kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán làm căn cứ để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh cũng như xử lý, tổng hợp và ghi sổ kế toán tuân thủ đúng chế độ kế toán CTCK hiện hành, kỷ luật thanh toán giữa công ty với khách hàng, với TTLKCK, SGDCK.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: CTCK bố trí các nhân viên kế toán
để thu nhận, kiểm tra điều kiện ghi nhận, tính hợp pháp hợp lệ thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính và phản ánh trên các chứng từ kế toán, tiến hành luân chuyển chứng từ theo những qui trình nhất định cho từng loại chứng từ kế toán; vừa đảm bảo công tác hạch toán kịp thời vừa đảm bảo yêu cầu bảo vệ tài sản của khách hàng cũng như của công ty đến khi đưa chứng từ đến bộ phận bảo quản, lưu trữ. Qua khảo sát hầu hết các CTCK chưa xây dựng được qui trình luân chuyển cho từng loại chứng từ chuẩn; do đó chứng từ được luân chuyển chủ yếu theo thói quen, tùy tiện, làm ảnh hưởng đến xử lý thông tin và thực hiện nghiệp vụ của các bộ phận. Hơn nữa, các CTCK chỉ chú trọng đến chứng từ bắt buộc, bỏ qua vai trò quan trọng của chứng từ lệnh, chứng từ tự lập, minh chứng kèm theo để thực hiện và kiểm soát nghiệp vụ. Đối với CTCK ứng dụng phần mềm kế toán thì chứng từ gốc có thể luân chuyển đến từng bộ phận hoặc đến bộ phận chuyên nhập chứng từ vào máy để xử lý, hoàn chỉnh, khai báo nhập dữ liệu vào máy tính và lưu chứng từ trong máy hoặc đĩa.
* Tổ chức bố trí nhân viên kế toán thực hiện vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu
Nội dung tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu của các CTCK là cơ sở nền tảng quyết định đến việc bố trí nhân viên kế toán thực hiện những nội dung đó. Ngược lại, việc tổ chức nhân viên kế toán phải hướng đến đảm bảo sự phù hợp, tiết kiệm và triển khai tốt các nội dung kế toán. Vì vậy, từng CTCK có sự bố trí số lượng, qui định chức trách nhiệm vụ từng nhân viên kế toán thực hiện các nội dung vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Ở một số CTCK đã khảo sát cho thấy đều tổ chức các nhân viên tại những bộ phận nghiệp vụ để thu nhận chứng từ ban đầu, sau đó được chuyển đến nhân viên kế toán phụ trách để kiểm tra, tổng hợp, xử lý và thanh toán theo qui định; tuỳ theo tính chất và qui mô hoạt động nghiệp vụ mà CTCK có thể bố trí một, hai hoặc nhóm nhân viên kế toán thực hiện một loại nghiệp vụ KDCK đảm bảo tính chuyên môn hoá, xử lý nhanh các tình huống phát sinh và thanh toán kịp thời cho khách hàng. Những công ty ứng dụng phần mềm kế toán như SSI, SSJ, BVSC thì nhân viên từng bộ phận nghiệp vụ nhập dữ liệu vào máy.