f) Các hoạt động khác
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Theo hình thức này, công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm trên máy tính đã định sẵn và sổ kế toán là kết quả do phần mềm in ra. Phần mềm kế toán không hiển thị qui trình ghi sổ nhưng phải in được đủ các sổ kế toán và các báo cáo kế toán theo qui định. Trình tự ghi sổ kế toán như sơ đồ 1.8.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ kế toán, báo cáo cuối kỳ, cuối tháng, cuối quí, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra.
1.2.3.3. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán trong các CTCK
Cung cấp thông tin kế toán là sản phẩm của từng giai đoạn qui trình hoặc toàn bộ qui trình kế toán từ khi thu nhận; tổng hợp, hệ thống hoá; xử lý các thông tin kế toán và cuối cùng là cung cấp thông tin kế toán bằng các chỉ tiêu kinh tế tài chính nhất định, phục vụ cho nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau với mức độ và yêu cầu khác nhau qua hệ thống các Báo cáo kế toán. Hiện nay, hệ thống Báo cáo kế toán của CTCK gồm hệ thống Báo cáo tài chính và Báo cáo KTQT.
Bộ máy kế toán – Nhân viên kế toán
- Vận dụng hệ thống sổ kế toán của NN - Xây dựng hệ thống sổ KTQT - Hệ thống tiêu chí. - Phân loại, xử lý theo từng đối tượng - Tổng hợp, ghi sổ kế toán - Báo cáo - Phân tích - Kiểm tra.
Sơ đồ 1.7: Nội dung, qui trình tổ chức hệ thống sổ kế toán
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN KẾ TOÁN
Máy vi tính
* Hệ thống Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là một hệ thống Báo cáo kế toán, tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp; phản ánh có hệ thống, tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm; tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh; tình hình lưu chuyển tiền tệ và tình hình quản lý, sử dụng vốn…của CTCK trong một thời kỳ nhất định; nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán và ra các quyết định cần thiết. Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính CTCK phải đảm bảo các yêu cầu về tính trung thực và hợp lý; lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với qui định hiện hành; thông tin kế toán cung cấp cần đảm bảo chất lượng, rõ ràng, dễ hiểu, thích hợp và nhất quán; số liệu các chỉ tiêu kinh tế tài chính phải đảm bảo độ tin cậy và hữu ích. Để đạt được các yêu cầu đó, bộ máy kế toán thực hiện toàn bộ qui trình kế toán từ thu nhận thông tin; tổng hợp, hệ thống hoá và xử lý thông tin phải tuân theo các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành; sử dụng có hiệu quả các phương pháp kế toán nhằm phản ánh thực tế khách quan mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở công ty. Để thông tin trên các BCTC cung cấp cho các đối tượng sử dụng đảm bảo chính xác, đầy đủ, có hệ thống và đáng tin cậy về tình hình tài chính của công ty, tình hình biến động của từng đối tượng kế toán, từng hoạt động kinh doanh thì từng nhân viên kế toán các bộ phận phải thực hiện đầy đủ các nội dung của tổ chức công tác kế toán và cung cấp cho bộ phận kế toán tổng hợp hoặc nhân viên kế toán phụ trách lập Báo cáo tài chính theo đúng qui định.
Theo Luật Kế toán và Thông tư số 95/2008/TT-BTC ngày 24/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán CTCK, qui định hệ thống báo cáo tài chính CTCK gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ (Phụ lục số 04).
Báo cáo tài chính năm gồm 4 biểu báo cáo sau:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - CTCK
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - CTCK - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - CTCK
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - CTCK
CTCK phải lập 4 biểu báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ như sau:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02a - CTCK giữa niên độ (dạng đầy đủ)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03a - CTCK giữa niên độ (dạng đầy đủ)
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc Mẫu số B 09a - CTCK
Hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp gồm 4 biểu mẫu báo cáo sau:
- Bảng cân đối kế toán tổng hợp Mẫu số B 01 - CTCK - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tổng hợp Mẫu số B 02 - CTCK - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tổng hợp Mẫu số B 03 - CTCK - Bản thuyết minh báo cáo tài chính tổng hợp Mẫu số B 09 - CTCK Báo cáo tài chính của CTCK phải nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và công khai theo qui định của pháp luật. Các CTCK phải tuân thủ phương pháp lập, nội dung và thời hạn nộp Báo cáo tài chính theo qui định của Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán và chính sách chế độ kế toán hiện hành; các nội dung, hình thức và thời hạn công khai Báo cáo tài chính theo qui định về công bố thông tin kế toán.
Nội dung công khai báo cáo tài chính của CTCK gồm: Tình hình tài sản và
nguồn hình thành tài sản; kết quả hoạt động kinh doanh; vốn chủ sở hữu, tình hình đầu tư, vốn vay; tình hình trích lập và sử dụng các quỹ; thu nhập của người lao động,…
Việc công khai Báo cáo tài chính được thực hiện theo các hình thức: Phát
hành ấn phẩm; thông báo bằng văn bản; niêm yết trên trang điện tử của UBCKNN và tại CTCK; các hình thức công bố khác theo qui định của pháp luật hiện hành.
Tổ chức công tác kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác có liên quan nhằm xác nhận chính xác tài sản và trách nhiệm của từng bộ phận trong công ty và hạn chế những rủi ro phát sinh trong KDCK. Kiểm tra các căn cứ, công tác chuẩn bị và quá trình khoá sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính nhằm đảm bảo cho những thông tin cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời, khách quan và hữu ích đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng.
Tổ chức bố trí nhân viên kế toán thực hiện cung cấp thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý và theo qui định của pháp luật. Các nhân viên kế toán được bố trí thực hiện từng nội dung công tác kế toán đều phải có các báo cáo cung cấp thông tin theo những mức độ khác nhau cho các nhà quản trị bộ phận hay toàn công ty; còn đối với
nhân viên kế toán lập báo cáo tài chính phải có trình độ tổng hợp rất cao (kế toán tổng hợp hoặc Kế toán trưởng) để tổng hợp lập Báo cáo tài chính công ty được chính xác, kịp thời, đúng qui định đảm bảo chất lượng thông tin kế toán cung cấp.
* Hệ thống Báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị là các báo cáo kế toán chi tiết, phản ánh và đánh giá cụ thể tình hình hoạt động kinh doanh của CTCK theo từng chỉ tiêu chi tiết nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý cụ thể ở các cấp độ khác nhau. Các Báo cáo KTQT còn cung cấp số liệu, tài liệu để phân tích thương xuyên tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính; cung cấp thông tin cần thiết cho công tác xây dựng kế hoạch, dự toán và đánh giá lựa chọn các phương án đầu tư kinh doanh tối ưu nhất; góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán từng bộ phận của công ty, cung cấp nguồn thông tin đáng tin cậy, hữu ích và kịp thời phục vụ yêu cầu quản trị công ty.
Báo cáo KTQT là nguồn thông tin cần thiết cho các nhà quản trị công ty ở các cấp độ khác nhau, trên cơ sở đó nhà quản trị có thể hoạch định, kiểm soát và tổ chức thực hiện để đạt được các mục tiêu trong ngắn hạn đã đề ra trong từng phương án kinh doanh nhằm mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích nhất; thích hợp với mục tiêu hoạt động của từng công ty; phù hợp với phạm vi cung cấp thông tin của KTQT, phục vụ cho chức năng quản lý của nhà quản trị. Để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý đáp ứng các mục tiêu trên và phục vụ việc chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, việc lập và trình bày Báo cáo KTQT cần đạt được các yêu cầu sau: Các chỉ tiêu kinh tế tài chính được phản ánh trên Báo cáo KTQT phải thống nhất với các chỉ tiêu của Báo cáo tài chính và các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán về phương pháp tính toán xác định, đơn vị tính và giá cả nhằm đảm bảo nguyên tắc có thể so sánh được; trên báo cáo KTQT phải phán ánh cả chỉ tiêu kế hoạch và thực hiện, phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm cụ thể từng CTCK; số liệu các chỉ tiêu được phản ánh trên các Báo cáo KTQT phải đảm bảo thống nhất, chính xác, trung thực và kịp thời; các mẫu biểu của Báo cáo KTQT phải được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm từng CTCK. KTQT phục vụ trực tiếp cho yêu cầu quản lý nội bộ CTCK, vì vậy hệ thống Báo cáo KTQT cần được tổ chức đầy đủ các báo cáo phản ánh chi tiết theo yêu cầu quản lý của CTCK. Mỗi CTCK phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể để
xác định một hệ thống Báo cáo KTQT phù hợp bao gồm nhiều báo cáo khác nhau, phản ánh quá trình đầu tư kinh doanh, chi tiết theo từng loại nghiệp vụ đăng ký nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác quản trị công ty. Nhìn chung, hệ thống Báo cáo KTQT trong các CTCK thường gồm các loại báo cáo sau:
(1) Báo cáo doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh: Báo cáo này có thể được lập và trình bày riêng theo từng chỉ tiêu doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh; đối với từng báo cáo có thể chi tiết theo từng loại nghiệp vụ kinh doanh và theo từng bộ phận thực hiện hoặc từng loại dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Các loại báo cáo về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh đều có thể xây dựng và trình bày theo hai loại là Báo cáo dự toán phục vụ chức năng hoạch định và Báo cáo thực hiện phục vụ công tác kiểm soát, đánh giá và ra quyết định của nhà quản trị công ty.
(2) Báo cáo chi phí hoạt động kinh doanh: Báo cáo này phản ánh toàn bộ chi phí kinh doanh theo từng loại hoạt động hoặc theo từng bộ phận kinh doanh trong nội bộ công ty; phản ánh riêng chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và chi phí dự phòng giảm giá chứng khoán để phục vụ công tác phân tích, đánh giá.
(3) Báo cáo tình hình nhân sự và thu nhập của người lao động: Báo cáo này phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán nhân sự và thu nhập của người lao động trong toàn công ty, đồng thời chi tiết theo từng bộ phận, từng loại lao động.
(4) Các Báo cáo khác theo yêu cầu của nhà quản trị như Báo cáo bộ phận, Báo các trung tâm trách nhiệm, Báo cáo các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định,… Có thể khái quát nội dung, chu trình xử lý lập báo cáo kế toán theo sơ đồ 1.9.
Bộ máy kế toán – Nhân viên kế toán
- Vận dụng hệ thống BCTC của NN - Xây dựng hệ thống báo cáo KTQT - Lập chứng từ - Phân loại, hệ thống hoá - Tổng hợp, ghi sổ kế toán - Báo cáo tài chính - báo cáo KTQT - Phân tích