THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM
2.2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán ở các công ty chứng khoán Việt Nam
thông tin kế toán ở các công ty chứng khoán Việt Nam
Hiện nay, theo chế độ kế toán áp dụng đối với CTCK tại Thông tư số 95/2008/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng đối với CTCK, qui định CTCK lựa chọn áp dụng một trong hai hình thức kế toán là hình thức kế toán Nhật ký chung và hình thức kế toán trên máy vi tính. Tuy nhiên, trên thực tế thì tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng công ty để sử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phù hợp. Qua
tìm hiểu thực tế một số CTCK như BVSC, HSC, SSI, BSC, TLS, SSJ, VCBS, SHS,... cho thấy một số nội dung về vận dụng hệ thống sổ kế toán như sau:
*Căn cứ ghi chép: Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã thu nhận và hạch toán ban đầu theo từng bộ phận nghiệp vụ, kế toán theo sự phân công, phân nhiệm thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ kế toán. Ở các CTCK hiện nay công tác ghi sổ kế toán theo từng bộ phận kế toán và được phân công cho từng nhân viên kế toán đồng thời thực hiện việc thu nhận thông tin ban đầu, ghi chép, kiểm tra chứng từ kế toán và thực hiện ghi chép vào các sổ kế toán phù hợp hoặc nhập dữ liệu vào máy tính trong trường hợp áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính (ứng dụng phần mềm kế toán), sau đó nhân viên kế toán có thể kết xuất các sổ kế toán theo yêu cầu quản lý đến từng đối tượng hạch toán dựa vào phần mềm kế toán công ty sử dụng.
*Phương pháp ghi sổ: Hiện nay, hầu hết CTCK Việt Nam đều tuân thủ đúng việc hệ thống hoá các thông tin kế toán trên sổ kế toán phù hợp với chế độ kế toán qui định tại Thông tư số 95/2008/TT-BTC, tuy nhiên còn có công ty vẫn áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán đó là Công ty cổ phần chứng khoán STANDARD (SSJ). Các CTCK đã sử dụng công nghệ thông tin, truyền thông hiện đại trong tổ chức kinh doanh và công tác kế toán, hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh; trang bị máy vi tính trong công tác kế toán và chủ yếu sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung để tổng hợp, hệ thống hoá thông tin kế toán đã thu nhận trên hệ thống sổ kế toán phục vụ công tác quản lý. Do đó, các loại sổ tổng hợp được sử dụng để tổng hợp và hệ thống hoá thông tin kế toán là sổ nhật ký chung; sổ cái, đồng thời cũng sử dụng một số sổ kế toán chi tiết để theo dõi và hệ thống hoá chi tiết đối với thông tin kế toán liên quan đến từng nghiệp vụ phát sinh như: Sổ chi tiết các loại tiền (tiền mặt; tiền gửi ngân hàng,…); Sổ chi tiết tiền gửi của nhà đầu tư về giao dịch chứng khoán; Sổ chi tiết thanh toán với người mua hoặc người bán; Sổ chi tiết chứng khoán tự doanh; Sổ chi tiết TSCĐ hữu hình, các sổ chi tiết khác,…
Ngoài các sổ kế toán qui định theo Thông tư 95/TT-BTC, các công ty chứng khoán còn sử dụng một số mẫu sổ đặc thù phục vụ cho công tác quản lý như Sổ chi tiết chứng khoán chờ thanh toán hoặc chờ giao dịch, Sổ chi tiết chứng khoán chưa niêm yết, Sổ chi tiết cho vay hỗ trợ mua chứng khoán,… Đối với các CTCK có vốn đầu tư nước ngoài hoặc CTCK niêm yết trên TTCK nước ngoài thì đồng thời với việc ghi sổ kế toán theo Luật Kế toán Việt Nam còn phải ghi sổ kế toán phục vụ nhà đầu
tư, công ty mẹ ở nước ngoài hoặc Sở GDCK theo qui định Kế toán của nước ngoài (Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán theo Chuẩn mực kế toán quốc tế hoặc chuyển đổi sổ kế toán sang đơn vị tiền tệ nước ngoài theo yêu cầu của nhà đầu tư).
* Tổ chức công tác kiểm tra và bảo mật thông tin: Kiểm tra kế toán đối với khâu hệ thống hoá thông tin trên các sổ kế toán được thực hiện thường xuyên do nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện. Ngoài ra, bộ phận kế toán hoặc kế toán trưởng cũng tiến hành kiểm tra định kỳ công tác ghi chép trên các sổ kế toán, kiểm tra các nghiệp vụ tính toán phân bổ, tính hiện thực của các khoản chi phí, chế độ thanh toán cho khách hàng, kiểm tra độ tin cậy của số liệu trên các sổ kế toán và đối chiếu với các tài khoản liên quan. Công tác bảo mật thông tin được các CTCK rất chú trọng và được qui định rõ trong bản điều lệ của các công ty và theo đó các bộ phận, nhân viên phải thực hiện. Đối với nhân viên kế toán thực hiện hệ thống hoá thông tin trên các sổ kế toán không được tiết lộ thông tin liên quan đến giao dịch mua/bán của khách hàng, tình hình hiện có về tiền, số lượng chứng khoán lưu ký của khách hàng; nhân viên kế toán không được thảo luận bất kỳ thông tin nào về khách hàng; không được lợi dụng, sử dụng tiền và chứng khoán của khách hàng để kinh doanh.
* Tổ chức bố trí nhân viên kế toán thực hiện hệ thống hoá thông tin kế toán: Những nội dung về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán quyết định đến việc tổ chức bố trí nhân viên kế toán cho phù hợp. Các CTCK thường bố trí từ 01 đến 03 nhân viên kế toán thực hiện hạch toán theo bộ phận chức năng như về môi giới chứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, bộ phận tự doanh của công ty,… Hàng ngày hoặc định kỳ nhân viên kế toán phải hệ thống hoá các thông tin kế toán nhận được hoặc kết xuất từ máy tính để báo cáo cho người phụ trách và kế toán trưởng.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán quản trị: Các CTCK Việt Nam hiện nay chưa xây dựng được hệ thống sổ sách KTQT hay chưa qui định cụ thể các loại sổ kế toán cho từng nội dung KTQT trong công tác kế toán mà chủ yếu thu nhận thông tin, hệ thống hoá và cung cấp thông tin từ các sổ kế toán chi tiết thuộc KTTC, phục vụ nhu cầu thông tin về từng đối tượng cụ thể của nhà quản lý và quản trị công ty. Một số công ty ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán, do vậy sổ kế toán chi tiết được thiết kế lại cho phù hợp với thực tế bằng cách thêm hoặc bớt một hay một số cột, một số chỉ tiêu trên sổ kế toán qui định trong chế độ kế toán CTCK. Điều này
vừa tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán tổng hợp, vừa đảm bảo quá trình thu nhận, hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán nhanh, khoa học và phù hợp với thực tiễn yêu cầu quản lý của công ty, đảm bảo trách nhiệm của người liên quan.