Kế toán mỹ sử dụng các tài liệu in sẵn theo qui định trong quá trình hoàn tất các thủ tục kinh doanh gọi là chứng từ kinh doanh như hoá đơn bán hàng, séc, lệnh mua hàng, hoá đơn tính tiền, phiếu bán hàng, băng giấy in của máy đếm tiền,... Các chứng từ cung cấp bằng chứng của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra và đã hoàn thành, và chứng từ là căn cứ ghi sổ kế toán và chúng được gọi là chứng từ gốc.
2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trong kế toán Mỹ, tài khoản kế toán là một bộ phận của hệ thống kế toán được sử dụng để phân loại và hệ thống hoá sự tăng, giảm và số dư của mỗi loại tài
sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí. Hệ thống kế toán Mỹ không có hệ thống tài khoản kế toán với số hiệu và tên gọi bắt buộc, nghĩa là các kế toán viên được quyền đặt tên và số hiệu cho các tài khoản sử dụng để phản ánh các đối tượng kế toán. Số lượng tài khoản sử dụng trong hệ thống kế toán các công ty phụ thuộc vào đặc điểm và loại hình công ty, phạm vi hoạt động, yêu cầu của quản lý về thông tin kế toán cung cấp. Mỗi tài khoản kế toán phải đáp ứng đầy đủ các thông tin có ích cho nhà quản lý là yêu cầu cơ bản của tài khoản. Do vậy, các tài khoản sử dụng bao gồm các tài khoản phản ánh tài sản, công nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí. Các công ty căn cứ vào qui mô, loại hình kinh doanh và yêu cầu quản lý, trên cơ sở khung hệ thống tài khoản do chế độ qui định để xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán riêng, tuy nhiên để nắm vững kết cấu, phương pháp ghi chép trên từng tài khoản phải phân loại tài khoản thành các nhóm, loại theo các đặc trưng nhất định.
3. Vận dụng hệ thống sổ kế toán
Theo chế độ kế toán Mỹ hiện nay hình thức kế toán được áp dụng là hình thức Nhật ký chung bao gồm: Nhật ký chung; sổ cái; sổ cái ba cột; bảng cân đối thử.
Nhật ký chung được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, sau đó từng khoản Nợ và Có của bút toán sẽ được chuyển vào Sổ cái. Phương pháp ghi Nhật ký chung như sau: Ghi các nghiệp vụ theo trình tự thời gian (nếu trong cùng ngày có nhiều nghiệp vụ phát sinh thì không cần ghi lại ngày mà ghi theo trình tự phát sinh); ghi tài khoản Nợ và Có sau đó giải thích các nghiệp vụ; không ghi vào cột đối chiếu cho tới khi chuyển vào Sổ cái (Phụ lục số 08).
Sổ cái là sự tập hợp đầy đủ các tài khoản sử dụng trong công ty, mỗi tài khoản được mở một trang riêng trên sổ cái; sổ cái có thể là sổ tờ rời, sổ đóng thành quyển hoặc một trang trong bộ nhớ máy tính. Phương pháp ghi vào Sổ cái như sau: Hàng ngày hoặc định kỳ chuyển từ Nhật ký chung vào Sổ cái theo các bước là xác định tên tài khoản ghi Nợ, Có trong Nhật ký chung; ghi vào cột thời gian và ghi vào cột đối chiếu số trang của Nhật ký chung; ghi vào cột Nợ số tiền bên Nợ, ghi vào cột Có số tiền bên Có trong Nhật ký chung; Tính toán và rút số dư; ngược lại ghi xong bên sổ cái thì vào số hiệu tài khoản trong cột đối chiếu trên Nhật ký chung (Phụ lục số 08).
Bảng cân đối thử là sự liệt kê các tài khoản trong sổ cái và số dư Nợ hoặc số dư Có của các tài khoản đó nhằm xác định tính cân đối của tổng Nợ và tổng Có
trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ cái. Bảng cân đối thử chỉ kiểm tra tính cân đối của các bút toán, không phát hiện được trường hợp sử dụng sai tài khoản, phân tích các nghiệp vụ sai hoặc bỏ sót hoặc ghi trùng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra tính cân đối của Bảng cân đối thử từ việc đặt nhầm vào bên Nợ hoặc bên Có; tính sai số dư các tài khoản; sai từ việc chuyển số dư tài khoản lên Bảng cân đối thử; cộng sai Bảng cân đối thử (Phụ lục số 08).
Bảng kế toán nháp được lập giúp kế toán viên phát hiện các sai sót hoặc bỏ sót nghiệp vụ ảnh hưởng đến thông tin trên báo cáo tài chính của công ty (Phụ lục số 08).