Chủ tàu là người chịu trách nhiệm thu thập và cung cấp các tài liệu, chứng từ liên quan tới sự cố hay tai nạn hàng hải để người phân bổ tổn thất chung xác định và phân bổ tổn thất chung. Thông thường, hồ sơ cần thiết cho việc phân bổ tổn thất chung bao gồm các tài liệu, chứng từ sau:
1. Kháng nghị hàng hải và các báo cáo sự cố của tàu;
2. Trích sao nhật ký hàng hải, nhật ký máy và nhật ký thời tiết;
3. Hợp đồng thuê tàu (nếu có);
4. Bản lược khai hàng hóa và các vận đơn;
5. Bản kết toán giao nhận hàng với tàu;
6. Các tài liệu bảo đảm tổn thất chung: cam kết đóng góp tổn thất chung của chủ hàng (Lloyd‟s Average Bond), bảo lãnh tổn thất chung của người bảo hiểm hàng (Average Guarantee) và bản khai trị giá hàng (Valuation Form) kèm theo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice);
7. Các biên bản giám định tàu, giám định hàng và các hóa đơn thu phí giám định;
8. Các khiếu nại về tổn thất của hàng hóa (nếu có);
100 câu hỏi về hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đ-ờng biển
10. Văn bản định giá tàu của tổ chức thẩm định giá trị tài sản hoặc của hãng môi giới mua bán tàu;
11. Các đặc điểm kỹ thuật của tàu (Ship's particulars);
12. Bản kê lượng dầu FO, DO cịn lại trên tàu và các hóa đơn mua dầu FO, DO;
13. Hợp đồng cứu hộ và các chứng từ, tài liệu liên quan (trong trường hợp cứu hộ);
14. Chứng từ chi phí sửa chữa các tổn thất của tàu và các chứng từ, tài liệu liên quan;
15. Bản kê chi phí vật tư của tàu sử dụng vào việc cứu hộ (nếu có) và các tài liệu, chứng từ liên quan.
16. Cảng phí, đại lý phí, bảng lương và tiền ăn của thuyền viên trong trường hợp tàu ghé vào cảng lánh nạn. Ngoài những tài liệu, chứng từ nêu trên, tùy từng trường hợp cụ thể, chủ tàu sẽ phải cung cấp thêm các chứng từ, tài liệu liên quan khác theo yêu cầu của người phân bổ tổn thất chung.
100 c©u hái về hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đ-ờng biển 273
Trả lời:
Tổn thất chung được phân bổ cho các tài sản liên quan tỷ lệ thuận với trị giá thực tế của từng tài sản tại thời điểm và địa điểm kết thúc hành trình, trên cơ sở tỷ lệ của trị giá tổn thất chung trên tổng trị giá các tài sản cứu được trong hành trình đó. Để dễ hiểu, xin lấy một ví dụ đơn giản minh họa cho việc phân bổ tổn thất chung.
Tàu chở hàng từ cảng A đến cảng B. Trên hành trình tàu bị mắc cạn. Chủ tàu đã phải thuê cứu hộ để đưa tàu cùng hàng hóa trên tàu ra khỏi cạn. Chi phí cứu hộ chủ tàu trả cho người cứu hộ là 60.000 USD. Trị giá tàu là 1.000.000 USD. Trị giá hàng 470.000 USD. Cước phí chủ hàng phải trả cho chủ tàu ở cảng đến là 30.000 USD. Vụ tổn thất chung này được phân bổ như sau:
- Trị giá tổn thất chung: 60.000 USD TÀU - Trị giá tàu: 1.000.000 USD đóng góp tổn thất chung 40.000 USD HÀNG - Trị giá hàng: 470.000 USD đóng góp tổn thất chung 18.800 USD TIỀN CƯỚC - Cước thu ở cảng đến: 30.000 USD đóng góp tổn thất chung 1.200 USD --------------------------------------------------