D = (Q x t) /T
Chương 3: PHĐN TÍCH CÔNG VIỆC
3.3. Câc phương phâp thu thập thông tin trong phđn tích công việc
Khi thu thập thông tin phđn tích công việc, cần lưu ý lă không những cần lăm rõ những gì người lao động đang thực hiện mă quan trọng hơn lă phải lăm rõ những gì người lao động cần phải thực hiện. Có thể sử dụng nhiều phương phâp để thu thập thông tin phđn tích công việc như quan sât, ghi chĩp câc sự kiện quan trọng, nhật kí công việc, phỏng vấn, sử dụng bảng cđu hỏi, hội thảo chuyín gia. Không có phương phâp năo lă phù hợp với mọi tình huống, bởi vì mỗi phương phâp có những ưu điểm vă nhược điểm riíng.
3.3.1. Phỏng vấn
Phỏng vấn thu thập thông tin phđn tích công việc có thể thực hiện trực tiếp tới từng câ nhđn, với nhóm nhđn viín thực hiện cùng một công việc hoặc cùng với cân bộ phụ trâch nhđn viín thực hiện công việc đó. Phương phâp năy được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phđn tích công việc lă xđy dựng tiíu chuẩn mẫu đânh giâ năng lực thực hiín
công việc của nhđn viín, xâc định nhu cầu đăo tạo vă xâc định giâ trị của công việc. Phỏng vấn cho phĩp phât hiện ra nhiều thông tin về câc hoạt động vă câc mối quan hệ quan trọng trong phđn tích công việc mă câc phương phâp khâc không thể tìm ra. Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích câc yíu cầu vă chức năng của công việc. Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn phđn tích công việc lă người bị phỏng vấn có thể cung cấp câc thông tin sai lệnh hoặc không muốn trả lời đầy đủ câc cđu hỏi của người phỏng vấn. Nhđn viín thường cảm thấy rằng việc phđn tích công việc được sử dụng như măn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biín chế, nđng cao định mức, v.v…do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao trâch nhiệm vă những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại, giảm thấp mức độ vă tầm quan trọng trong công việc của người khâc. Thím văo đó, phỏng vấn đòi hỏi cân bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian lăm việc với từng nhđn viín.
Để nđng cao chất lượng của phỏng vấn phđn tích công việc, nín chú ý:
Nghiín cứu công việc trước khi thực phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng câc cđu hỏi cần thiết.
Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất vă chọn người có khả năng mô tả quyền hạn, trâch nhiệm, câch thức thực hiện công việc giỏi nhất.
Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt đối với người bị phỏng vấn vă giải thích cho họ rõ răng về mục đích của phỏng vấn.
Đặt những cđu hỏi rõ răng vă gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả lời
Cơ cấu của câc thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.
Kiểm tra lai tính chính xâc của câc thông tin với người bị phỏng vấn.